Archivsystem definieren

Im Fenster Administration (DMS) werden in der Rubrik Archivsystem alle physikalischen Archivsysteme angezeigt, die aktuell im DMS definiert sind. Bevor Speicherorte in der DMS-Administration definiert und verwendet werden, muss ein Archivsystem mit einem Gerät, einem Medium und einem oder mehreren Volumen definiert werden.

Daher werden beim Definieren eines Archivsystems folgende Arbeitsschritte unterschieden:

Volumen definieren

Ein Volumen bezeichnet eine Untereinheit eines Mediums. Ein Volumen muss in einem Dateisystem, z.B. Jukebox-Filesystem, für den Zugriff zur Verfügung stehen. Im Falle von doppelseitigen Medien können Sie auf jeder Seite des Mediums jeweils ein Volumen definieren. Im Falle von einseitigen Wechselmedien können Sie für das Medium nur ein Volumen definieren. Im Falle von Festplatten können Sie für ein Medium gleichzeitig mehrere Volumen definieren.

Für ein Volumen können Sie ein Gültigkeitsdatum hinterlegen. Wenn das Gültigkeitsdatum des Volumens in einer Kollektion abgelaufen ist, dann wird automatisch auf das Folgevolumen in der Kollektion gewechselt.

Tipp: In den Eigenschaften können Sie wichtige Informationen des jeweiligen Volumens einsehen, so z.B. die Anzahl und die Speichergröße der auf dem Volumen gespeicherten Archivdateien, sowie die prozentuale Belegung des Volumens.

Volumen definieren

  1. Wählen Sie im Fensterbereich Archivsystem den Knoten Geräte | Gerät | Medium.

    Die Volumen zum Medium werden angezeigt.

  2. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Neues Volumen.

    Alternativ: Kontextmenü eines bestehenden Volumens

    Das Fenster Volumen wird geöffnet.

  3. Geben Sie im Feld Bezeichnung die Bezeichnung des Volumens ein.

    Die Bezeichnung enthält auch das Unterverzeichnis unterhalb des Pfads vom zugehörigen Gerät.

  4. Optional: Geben Sie im Feld Label eine zusätzliche Information zu dem Volumen ein.

  5. Geben Sie im Feld Medium das Medium ein, dem das Volumen zugeordnet ist.

  6. Optional: Wählen Sie im Feld Seite die Seite aus, wenn das Medium ein Wechselmedium ist.

  7. Optional: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Gültig bis und geben Sie im Datumsfeld rechts neben dem Kontrollkästchen das gewünschte Gültigkeitsdatum ein.

  8. Speichern Sie.

  9. Optional: Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Verzeichnis im Explorer öffnen, wenn der angegebene Pfad des Volumens von dem Rechner aus mit Microsoft Windows erreichbar ist. Der Pfad des Volumens wird direkt in einem Windows-Explorer geöffnet, angezeigt und geprüft.

  10. Optional: Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Volumen sperren, um das Volumen zu sperren.

    Das Volumen ist für eine Archivierung und den Zugriff von Archivdateien nicht verfügbar.

  11. Optional: Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Volumensperre, um die Sperre aufzuheben.

Container automatisch anlegen

Die Archivdateien werden aus Geschwindigkeits- und Übersichtlichkeitsgründen nicht direkt in einem Volumen archiviert, sondern in Unterverzeichnissen des Volumens. Die Unterverzeichnisse des Volumens werden im DMS als Container bezeichnet. Wird eine im DMS-Server festgelegte Anzahl von Archivdateien oder eine bestimmte Verzeichnisgröße überschritten, legt das DMS automatisch einen neuen Container im Volumen an. Ein Container kann nicht direkt gepflegt oder gelöscht werden. Wird ein Container selektiert, so werden in der Elementansicht die darin enthaltenen Archivdateien aufgelistet.

Tipp: Ist der angegebene Pfad des Containers von dem Rechner aus mit Microsoft Windows erreichbar, so kann der Pfad des Containers direkt in einem Windows-Explorer geöffnet, angezeigt und geprüft werden. Dazu wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Verzeichnis im Explorer öffnen.

Kollektionen anlegen

Eine Kollektion ist eine Sammlung von Volumen, die für die Archivierung von bestimmten Dokumenten in einem Archivsystem definiert wurden. Anhand der Kollektionen können einzelne Archivsysteme für unterschiedliche Dokumenttypen und Ordner verwendet werden, sodass die Dateien physikalisch in getrennte Speicherorte abgelegt werden. Im Standard ist nur eine Kollektion für alle Dokumenttypen und alle Ordner definiert.

Hinweis: Es muss mindestens eine Standardkollektion definiert sein, die für alle Dokumenttypen gilt.

Die Definition des Archivsystems schließen Sie ab, indem Sie die im DMS definierten Geräte und Volumen in einer Kollektion zusammenfassen.

Hinweis: Verwenden Sie ein Volumen nicht in mehreren Kollektionen. So vermeiden Sie, dass auf dem Volumen Dokumentdateien mit verschiedenen Dokumenttypen abgelegt oder archiviert werden.

Wenn Dokumentdateien eines bestimmten Dokumenttyps, z.B. Zeichnungen, nur auf bestimmte Volumen abgelegt oder archiviert werden sollen, so können Sie dazu eine spezielle Kollektion mit den entsprechenden Volumen definieren und dieser den entsprechenden Dokumenttypen zuordnen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Dokumenttypen-Zuordnung.

    Ein Fenster wird geöffnet.

    Links sehen Sie die nicht zugeordneten Dokumenttypen, rechts sehen Sie die zugeordneten Dokumenttypen.

  2. Ordnen Sie mit den Pfeiltasten die Dokumenttypen entsprechend Ihren Anforderungen zu oder heben Sie die Zuordnung auf.

    Hinweis: Die Zuordnung eines Dokumenttyps zur Standardkollektion können Sie nicht aufheben.

  3. Speichern Sie die Zuordnung.

Damit jederzeit ein mit ausreichender Kapazität vorhandenes Archivsystem gewährleistet ist, sollten einer Kollektion immer mehrere Kollektionselemente (Volumen) zugeordnet werden. Ein Kollektionselement hat folgende Daten:

  • Kollektion-ID

  • Laufende Nummer

  • Zugeordnetes Volumen

    Wenn das aktuelle verwendete Volumen die Kapazität des dazugehörigen Medientyps erreicht hat, dann wird automatisch das nächste Volumen (Folgevolumen) für die Archivierung verwendet.

Welches Volumen für die Archivierung herangezogen wird, können Sie auch manuell bestimmen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Element zum aktuellen Element erklären.

    Die Volumen werden angezeigt.

    Zur Information werden abgeschlossene Volumen, das aktuelle Volumen und gesperrte Volumen mit entsprechenden Symbolen gekennzeichnet.

  2. Wählen Sie das gewünschte Volumen aus.

Mehrere Volumen einer Kollektion zuordnen

  1. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Volumen-Zuordnung.

    Ein Fenster wird geöffnet.

    Links sehen Sie die nicht zugeordneten Volumen, rechts sehen Sie die zugeordneten Volumen.

  2. Ordnen Sie mit den Pfeiltasten die Volumen entsprechend Ihren Anforderungen zu oder heben Sie die Zuordnung auf.

  3. Speichern Sie die Zuordnungen.

    Dabei werden für neu zugeordnete Volumen die entsprechenden Kollektionselemente angelegt und für aufgehobene Zuordnungen die entsprechenden Kollektionselemente gelöscht.