Archivdateien

Im Fenster Administration (DMS) werden in der Rubrik Archivdateien alle Dokumentdateien und Dokumentordner angezeigt, die im DMS archiviert wurden. In der Baumstruktur der Dokumenttypen werden alle Dokumentdateien pro Dokumenttyp aufgelistet. Optional kann die Anzahl der Archivdateien pro Dokumenttyp in Klammern angezeigt werden. In der Baumstruktur der Ordner werden alle Ordnerdateien pro Mandant und Ordner aufgelistet.

Zu einer Archivdatei wechseln

  1. Öffnen Sie das Fenster Administration (DMS) in der Programmauswahl.

  2. Klicken Sie auf den Ordner Archivdateien.

    Die Archivdateien werden aufgelistet.

  3. Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt Suche....

    Das Fenster Suchen und Aufsetzen wird geöffnet.

  4. Geben Sie im Feld Archivdatei-ID die ID der gewünschten Archivdatei ein.

  5. Bestätigen Sie mit OK.

Archivdateien prüfen

Hinweis: Die Prüfung kann sich abhängig vom Umfang der zu prüfenden Daten negativ auf die Performance und das Systemverhalten auswirken. Daher wird empfohlen, Archivdateien nicht im laufenden Betrieb zu prüfen.

  1. Öffnen Sie das Fenster Administration (DMS) in der Programmauswahl.

  2. Wählen Sie den Menüpunkt Extras | Prüfungen | Archivdateien.

    Das Fenster Überprüfung Archivdateien wird geöffnet.

  3. Entscheiden Sie Folgendes:

    • Die Existenz wird geprüft.

      Es wird geprüft, ob alle Archivdateien in der proALPHA Datenbank physikalisch im Archivsystem vorhanden sind.

      • Die Prüfung erfolgt für alle Volumen.

        Aktivieren Sie das Optionsfeld Überprüfung aller Volumen.

      • Die Prüfung wird auf ein bestimmtes Volumen eingeschränkt.

        Deaktivieren Sie das Optionsfeld Überprüfung aller Volumen.

        Geben Sie im Feld Auswahl Volumen das Volumen an, das geprüft wird.

    • Die Redundanz wird geprüft.

      Es wird geprüft, ob im physikalischen Archivsystem redundante Dateien existieren, die nicht in der Datenbank von proALPHA angelegt wurden.

      Die Redundanzprüfung erfolgt zu den jeweils aktiven Archivierungscontainern der Kollektionen.

  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Überprüfung starten.

    Die Prüfung wird gestartet.

    Im Bereich Status wird der Fortschritt der Prüfung angezeigt.

  5. Beenden Sie den Dialog.

  6. Sehen Sie die Fehlerübersicht ein.

  7. Optional: Drucken Sie die Fehler.

Archivdateien anzeigen

  1. Öffnen Sie das Fenster Administration (DMS) in der Programmauswahl.

  2. Klicken Sie auf den OrdnerArchivdateien.

    Die Archivdateien werden aufgelistet.

  3. Klicken Sie auf die gewünschte Archivdatei.

  4. Wählen Sie den Menüpunkt Info | Archivdatei anzeigen.

    Die ausgewählte Archivdatei wird im verknüpften Programm angezeigt.

Archivdateien löschen

  1. Öffnen Sie das Fenster Administration (DMS) in der Programmauswahl.

  2. Klicken Sie auf den OrdnerArchivdateien.

    Die Archivdateien werden aufgelistet.

  3. Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt Löschen.

Ausgecheckte Archivdateien anzeigen

  1. Öffnen Sie das Fenster Administration (DMS) in der Programmauswahl.

  2. Wählen Sie den Menüpunkt Extras | Ausgecheckte Archivdateien anzeigen.

    Im Fenster Ausgecheckte Archivdateien werden die ausgecheckten Archivdateien zeilenweise angezeigt.

Sie können die Archivdateien je Spalte sortieren. Die Spalte, nach der aktuell sortiert ist, wird mit einem Pfeil gekennzeichnet. Der Pfeil gibt die Sortierrichtung an (aufsteigend oder absteigend). Die Sortierrichtung können Sie umkehren.

In den Eigenschaften der Archivdatei werden u.a. folgende zusätzliche Informationen über den Auscheckvorgang angezeigt:

  • Rechnernamen, auf dem die Datei ausgecheckt wurde.

  • Verzeichnis, in der die Datei ausgecheckt wurde.

  • Name der Datei, die ausgecheckt wurde.

  • proALPHA Benutzer, der die Datei ausgecheckt hat.

  • Datum und Uhrzeit, wann die Datei ausgecheckt wurde.

Unsichtbare Archivdateien anzeigen

  1. Öffnen Sie das Fenster Administration (DMS) in der Programmauswahl.

  2. Wählen Sie den Menüpunkt Extras | Unsichtbare Archivdateien anzeigen.

    Im Fenster Unsichtbare Archivdateien werden die als unsichtbar gekennzeichneten Archivdateien zeilenweise angezeigt.

Sie können die Archivdateien je Spalte sortieren. Die Spalte, nach der aktuell sortiert ist, wird mit einem Pfeil gekennzeichnet. Der Pfeil gibt die Sortierrichtung an (aufsteigend oder absteigend). Die Sortierrichtung können Sie umkehren.

Ausgecheckte Archivdateien freigeben

  1. Öffnen Sie das Fenster Administration (DMS) in der Programmauswahl.

  2. Wählen Sie den Menüpunkt Extras | Archivdatei | Ausgecheckte Archivdateien anzeigen.

    Im Fenster Ausgecheckte Archivdateien werden die ausgecheckten Archivdateien zeilenweise angezeigt.

  3. Klicken Sie auf die Archivdatei, die Sie freigeben wollen.

  4. Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt Ausgecheckte Archivdatei freigeben.

Archivierte Dokumentdateien von der Recherche ausschließen

  1. Öffnen Sie das Fenster Administration (DMS) in der Programmauswahl.

  2. Klicken Sie auf die Kategorie Archivdateien.

    Die Archivdateien werden aufgelistet.

  3. Klicken Sie auf die Archivdatei, die Sie von der Recherche ausschließen wollen.

  4. Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt Archivdatei unsichtbar machen.

    Die archivierten Dokumentdateien werden nicht aufgelistet und stehen somit für einen Zugriff (Recherche) nicht zur Verfügung.

    Hinweis: Auch Dokumente, deren Dokumenttyp als steuerrechtlich definiert ist, können Sie von der Recherche ausschließen

Prüfsumme berechnen

Ab proALPHA Version 6.1 wird beim Archivieren von Dateien je Datei eine Prüfsumme erzeugt und zur Datei gespeichert. Für Dateien, die in früheren Versionen archiviert wurden, können Sie nachträglich eine Prüfsumme ermitteln, wenn diese noch nicht vorliegt.

Archivdateien mit identischer Prüfsumme anzeigen

  1. Öffnen Sie das Fenster Administration (DMS) in der Programmauswahl.

  2. Klicken Sie auf den Ordner Archivdateien.

    Die Archivdateien werden aufgelistet.

  3. Klicken Sie auf die Archivdatei, zu der andere Archivdateien mit identischer Prüfsumme ermittelt werden sollen .

  4. Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt Archivdateien mit identischer Prüfsumme.

Informationen zu einer Archivdatei anzeigen

  1. Öffnen Sie das Fenster Administration (DMS) in der Programmauswahl.

  2. Klicken Sie auf die gewünschte Archivdatei.

  3. Wählen Sie den Menüpunkt Info | Details.

    Die Eigenschaften zur Archivdatei werden im Fenster Details Archivdatei angezeigt.

In den Eigenschaften zur Archivdatei werden u.a. folgende Informationen angezeigt:

  • Dateiname

  • Dateiendung

  • Dateigröße

  • Prüfsumme

  • Objekt-ID

  • Dokument-ID

  • Anlagedatum

Prüfsummenrecherche durchführen

  1. Öffnen Sie das Fenster Administration (DMS) in der Programmauswahl.

  2. Wählen Sie den Menüpunkt Extras | Prüfsummenrecherche.

    Das Fenster Prüfsummenrecherche wird geöffnet.

  3. Führen Sie die Prüfsummenrecherche durch.

    Anwendungsfälle:

Finalisierung aufheben

Benutzer können Dokumentdateien, die nicht mehr geändert werden sollen, finalisieren. Das bedeutet, dass eine finalisierte Dokumentdatei die endgültige Version ist und nicht mehr zur Bearbeitung ausgecheckt werden kann. Die Finalisierung einer Dokumentdatei können Sie aufheben, sodass die Dokumentdatei erneut ausgecheckt und bearbeitet werden kann. Finalisierte Dokumentdateien werden mit einem Ausrufezeichen (!) gekennzeichnet.

Archivdateien löschen

  • Öffnen Sie die DMS-Administration über den Menüpunkt Systemverwaltung | Konfiguration | DMS | Administration (DMS).

  • Klicken Sie auf den Ordner Archivdateien.

    Die Archivdateien werden aufgelistet.

  • Klicken Sie auf die Archivdatei, die Sie löschen wollen.

  • Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt Löschen.

    Hinweis:

    • Liegt die Datei auf einem nicht schreibgeschützten Medium, so wird diese ebenfalls physikalisch gelöscht. Ist die Dokumentdatei die einzige Datei des Dokuments, so wird auch das dazugehörige Dokument und die Dokument-Beschlagwortung gelöscht.

    • Der zugehörige Dokumenttyp darf nicht als steuerrechtlich definiert sein.

    • Das Löschen von Dokumentdateien kann im Rahmen des Auditing protokolliert werden. Dazu muss in der Audit-Richtlinie für Applikationsauditereignisse das entsprechende Applikationsauditereignis aktiviert sein.