Dokumentenmanagement konfigurieren

Die zentrale Konfiguration des Dokumentenmanagements nehmen Sie in der DMS-Administration vor (Fenster Administration (DMS)). Darüber hinaus gibt es verschiedene Einstellungen, die Sie in proALPHA konfigurieren. So z.B. die Einstellungen zur Startkonfiguration. Spezielle Einstellungen für die Arbeitssitzungen eines Benutzers können Sie auf dessen Rechner in der Windows-Systemregistrierung hinterlegen.

Hinweis: Dieses Thema behandelt im Wesentlichen Erläuterungen zur Konfiguration, die der Systemverwalter oder Administrator vornehmen kann. Weiterführende Informationen zur Konfiguration finden Sie im proALPHA Wiki. Das proALPHA Wiki ist Bestandteil des proALPHA Kundenportals. Die Zugangsdaten für das proALPHA Kundenportal erhalten Sie vom proALPHA Service.

In der DMS-Administration arbeiten

Wesentliche Aufgaben sind:

Stammdaten konfigurieren

Arbeitsschritte

Themen

Stammdaten des Archivsystems erfassen

Gerätetypen erfassen und pflegen

Medientypen erfassen und pflegen

Stammdaten für die Beschlagwortung erfassen

Dokumenttypen

Schlagworttypen

DMS-Barcodes

Stammdaten für die Archivierung in DMS-Ordnern erfassen

DMS-Ordnerstamm

Archivsysteme definieren und pflegen

Bevor Speicherorte in der DMS-Administration definiert und verwendet werden, muss ein Archivsystem mit einem Gerät, einem Medium, und einem oder mehreren Volumen definiert werden.

In der Rubrik "Archivsystem" werden die aktuell im DMS definierten physikalischen Archivsysteme angezeigt. Ein Archivsystem besteht dabei immer aus einem Gerät sowie Medien, Volumen und Containern. Daher werden beim Definieren eines Archivsystems folgende Arbeitsschritte unterschieden:

Für die Definition und Pflege des Archivsystems stehen Ihnen verschiedene Assistenten zur Verfügung. Diese Assistenten unterstützen Sie bei folgenden Arbeitsschritten:

Arbeitsschritte

Themen

Geräte erfassen und pflegen

Medien erfassen und pflegen

Volumen erfassen und pflegen

Archivsystemassistent

Kollektionen anlegen und pflegen

Kollektionselemente anlegen und pflegen

Kollektionsassistent

Ein Volumen oder mehrere Volumen zu einem Medium anlegen

Volumenassistent

Archivdateien exportieren oder auslagern

Export- und Auslagerungsassistent

DMS-Dokumente verwalten

Thema: Dokumente

Archivdateien verwalten

Thema: Archivdateien

DMS-Administration überwachen

Die Administration des DMS wird mit Hilfe der WorkflowAutomation überwacht. Dieser Workflow basiert nicht auf Workflow-Komponenten (z.B. Ereignisse, Zustände, Geschäftsprozesse), sondern ist fest programmiert. Das bedeutet: Bei kritischen Fehlern im DMS-AppServer, während der DMS-COLD-Verarbeitung oder der DMS-Offline-Synchronisation wird ein Vorgang ohne Ereignis erzeugt. Benutzer, die als DMS-Administratoren bestimmt sind, können z.B. per E-Mail über diesen Vorgang informiert werden. Die DMS-Administratoren werden im Fenster Modulverriegelungen für das Modul Dokumentenmanagement in der Registerkarte Administratoren festgelegt.

Ob und wie die Benachrichtigung der DMS-Administratoren im Fehlerfall erfolgt, ist anhand des Anwendungsparameters O_AdminWorkflowNotification konfiguriert. Mit der entsprechenden Konfiguration können Sie die Benachrichtungsfunktion des Administrationsworkflows deaktivieren.

Dokumentenanalyse konfigurieren

Thema: Dokumentenanalyse

Administration

Startparameter

Thema: Startparameter für das DMS

Compilerkonstanten

Themen:

Anwendungsparameter

Nachfolgend sind die Anwendungsparameter nach ihrem Verwendungszweck aufgeführt.

Benutzungsverriegelung

Wie in proALPHA Fenstern üblich können Sie die Benutzungsverriegelung einrichten.

Die Verriegelung wird sowohl im Fenster Dokumente als auch im Fenster Recherche (DMS) geprüft. Die Prüfung erfolgt bei folgenden Aktionen:

  • Dokumentdatei anzeigen

  • Dokumentdatei auschecken

  • Dokumentdatei einchecken

  • Dokumentdatei speichern unter

  • Dokumentdatei als E-Mail senden

  • Alle Dokumentdateien als E-Mail senden

  • Notiz des DMS-Dokuments bearbeiten (eine Anzeige der Notiz ist aber möglich)

  • Vorgang zur Dokumentdatei erzeugen

  • Vorgang zum DMS-Dokument erzeugen

  • Ereignis zur Dokumentdatei in der WorkflowAutomation auslösen

  • Ereignis zum DMS-Dokument in der WorkflowAutomation auslösen

Hinweis: Direkt im Dokumentenmanagement können Sie keine Zugriffsberechtigungen vergeben.

COLD-Steuerparameter

Thema: COLD-Archivierung

Konfiguration in der Windows-Systemregistrierung

Für das Dokumentenmanagement werden verschiedene Einstellungen in der Windows-Systemregistrierung (Registrierungs-Editor) konfiguriert. Verschiedene Einstellungen, die Sie in der Windows-Systemregistrierung hinterlegen, übersteuern beim Betrieb von proALPHA Einstellungen, die in der Startkonfiguration (Konfigurationsdatei) hinterlegt sind.

In der Windows-Systemregistrierung nehmen Sie Einstellungen im folgenden Verzeichnis vor: Software\proALPHA\Common\DMS.

Erläuterungen zu den Einstellungen in der Windows-Systemregistrierung finden Sie in folgenden Themen: