Inventurpositionen verbuchen

Nachdem die Istbestände zu den Inventurpositionen erfasst wurden, können die Inventurpositionen verbucht werden. Durch das Verbuchen werden die Inventurdifferenzen ermittelt, die Lagerbestände korrigiert und die Inventurpositionen abgeschlossen. Durch die Bestandskorrekturen können Buchungen auf die Bestandskonten in der Finanzbuchhaltung ausgelöst werden, sodass auch die Bestandskonten berichtigt werden.

Das Verbuchen aller Inventurpositionen einer Inventuraufnahme ist Voraussetzung für das Abschließen der Inventuraufnahme.

Voraussetzungen für das Verbuchen der Inventurpositionen

Voraussetzungen für das Verbuchen einer Inventurposition

Erläuterungen

Der Lagerort der Inventurposition hat keine Buchungssperre.

Im Lagerortestamm sowie in der Teile-Lagerorte-Beziehung ist das Kontrollkästchen Buchungssperre nicht aktiv.

Zu der Inventurposition ist ein Istbestand erfasst.

Zu der Inventurposition ist entweder ein Istbestand oder ein Nullbestand erfasst.

Die Inventuraufnahme ist noch nicht abgeschlossen.

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Für die Verbuchung ist genügend Lagerbestand verfügbar.

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Die entsprechende Buchungsperiode in der Materialwirtschaft ist geöffnet.

Beim Verbuchen von Inventurpositionen wird geprüft, ob die Buchungsperiode geöffnet ist, die dem Monat des Buchungsdatums entspricht. Als Buchungsdatum wird das Inventurdatum der Inventuraufnahme verwendet.

Hinweis: Erläuterungen zu den Gründen für nicht verbuchte Inventurpositionen finden Sie im Thema "Mögliche Gründe für nicht verbuchte Inventurpositionen".

Inventurpositionen verbuchen

Nachdem ein Istbestand zu einer Inventurposition erfasst wurde, kann die Inventurposition verbucht werden, sofern die Voraussetzungen dafür erfüllt sind. Je nach Inventur kann die Verbuchung manuell oder automatisch erfolgen.

Themen:

Beim Verbuchen einer Inventurposition wird der dazu erfasste Istbestand dem Sollbestand gegenübergestellt und die daraus resultierende Inventurdifferenz berechnet. Wenn Inventurpositionen Inventurdifferenzen aufweisen, dann werden die Lagerbestände (Bestandsmengen und Bestandswerte) beim Verbuchen automatisch korrigiert. Dazu werden Buchungen für Bestandskorrekturen durchgeführt. Als Buchungsdatum wird das Inventurdatum der Inventuraufnahme verwendet. Bestandskorrekturen erkennen Sie anhand der Buchungsschlüssel.

  • Buchungsschlüssel: INV (Inventur BestandsKorr)

  • Buchungsschlüssel: FINV (Inventur BestandsKorr Fremd)

Bei der Korrektur der Lagerbestände können je nach Inventurdifferenzen Abgangsbuchungen oder Zugangsbuchungen erfolgen. Bei einer positiven Inventurdifferenz entsteht eine Zugangsbuchung. Bei einer negativen Inventurdifferenz entsteht eine Abgangsbuchung, sofern der verfügbare Lagerbestand ausreicht (verfügbar 1 (LO)). Für die Abgangsbuchungen und Zugangsbuchungen wird je Inventurposition der Durchschnittspreis verwendet, der in der Inventurposition gespeichert ist. Ausnahmen sind Inventurpositionen zu Fremdlägern, in denen keine Durchschnittspreise gespeichert werden.

Nach der Korrektur stimmen die tatsächlich vorhandenen Lagerbestände mit den in proALPHA erfassten Lagerbeständen wieder überein. So sind die korrigierten Lagerbestände die Basis für nachfolgende Lagerbuchungen, sodass die nachfolgenden Lagerbuchungen auf den zum Inventurdatum korrigierten Lagerbeständen aufsetzen.

Eine verbuchte Inventurposition erhält den Inventurstatus "abgeschlossen". Den Inventurstatus der einzelnen Inventurpositionen sehen Sie im Fenster Positionen der Inventuraufnahme (Spalte Inventurstatus). Zu einer abgeschlossenen Inventurposition können Sie keine weiteren Istbestände mehr erfassen. Auch können Sie den Istbestand in der Buchungshistorie nicht mehr löschen.

Nachdem eine Inventurposition verbucht wurde, wird der dazu erfasste Istbestand in der Spalte Istmenge angezeigt.

Inventurpositionen der Stichtagsinventur verbuchen

Die Verbuchung starten Sie im Inventurkopf der Inventuraufnahme. Sie können die Verbuchung für die Inventurpositionen aller Lagerorte starten oder auch nur für bestimmte Lagerorte. Die gewünschten Lagerorte können Sie im Vorlauf eingrenzen. So können Sie z.B. auch die Inventurpositionen einzelner Lagerorte in mehreren Buchungsläufen nacheinander verbuchen.

Beim Verbuchen der Inventurpositionen eines Lagerorts werden nur die Inventurpositionen des Lagerorts berücksichtigt, zu denen jeweils ein Istbestand oder ein Nullbestand erfasst ist.

Verbuchung in der Inventuraufnahme starten

  1. Öffnen Sie das Fenster Inventuraufnahme.

  2. Suchen Sie die gewünschte Inventuraufnahme.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Die Felder werden zur Bearbeitung geöffnet.

  4. Wählen Sie den Menüpunkt Extras | Verbuchen.

    Der Vorlauf Verbuchen nach Lagerort wird geöffnet.

  5. Bestimmen Sie in den dafür vorgesehenen Feldern die Selektionskriterien, um die Verbuchung einzugrenzen.

  6. Bestätigen Sie mit OK.

Inventurpositionen der permanenten Inventur verbuchen

Anhand des Anwendungsparameters ML_ImmedPostingCycleCount ist konfiguriert, zu welchem Zeitpunkt die Inventurpositionen der permanenten Inventur verbucht werden.

Anwendungsfälle

Erläuterungen

Inventurpositionen werden durch das Erfassen der Istbestände automatisch verbucht.

(Konfiguration: Yes)

Dies trifft jedoch nur dann zu, wenn Sie die Istbestände zu den Inventurvorschlägen in den folgenden Fenstern erfassen:

  • Fenster Permanente Inventur für Istbestände zu konventionell verwalteten Lagerorten

  • Fenster Permanente Inventur chaotisches Lager für Istbestände zu chaotisch verwalteten Lagerorten

Wenn Sie einen Istbestand zu einem Inventurvorschlag erfasst haben und den Inventurvorschlag speichern, dann wird die zugehörige Inventurposition automatisch verbucht. Dabei wird wie folgt unterschieden:

  • Zu dem Inventurvorschlag wurde noch keine Inventurposition erzeugt.

    In diesem Fall wird beim Speichern des Inventurvorschlags eine Inventurposition erzeugt und automatisch verbucht.

  • Zu dem Inventurvorschlag wurde durch das Kopieren des Sollbestands bereits eine Inventurposition erzeugt.

    In diesem Fall wird beim Speichern des Inventurvorschlags die bestehende Inventurposition automatisch verbucht.

Durch das automatische Verbuchen kann zu einem Inventurvorschlag nur ein Istbestand erfasst werden. Daher wird der Inventurvorschlag automatisch gelöscht, nachdem die zugehörige Inventurposition verbucht wurde.

Inventurpositionen werden nicht automatisch verbucht.

Sie starten die Verbuchung für einzelne Inventurvorschläge.

(Konfiguration: No)

Sie können die Verbuchung in den folgenden Fenstern je Inventurvorschlag starten:

  • Fenster Permanente Inventur für einen Inventurvorschlag zu einem konventionell verwalteten Lagerort (Menüpunkt Extras | Verbuchen)

  • Fenster Permanente Inventur chaotisches Lager für einen Inventurvorschlag zu einem chaotisch verwalteten Lagerort (Menüpunkt Extras | Verbuchen)

Sie können zu einem Inventurvorschlag auch mehrere Istbestände erfassen. Nachdem Sie alle Istbestände zu einem Inventurvorschlag erfasst haben, starten Sie die Verbuchung für den Inventurvorschlag. Dabei wird die Inventurposition verbucht, die zu dem Inventurvorschlag erzeugt wurde. Nachdem die Inventurposition verbucht wurde, wird der zu Grund liegende Inventurvorschlag automatisch gelöscht.

Sie starten die Verbuchung für mehrere Inventurpositionen in der Inventuraufnahme.

(Konfiguration: No)

Die Inventurpositionen der permanenten Inventur werden - wie die Inventurpositionen der Stichtagsinventur - in einer Inventuraufnahme zusammengefasst. Daher können Sie die Verbuchung im Inventurkopf der Inventuraufnahme starten (Menüpunkt Extras | Verbuchen).

Sie können die Verbuchung für die Inventurpositionen aller Lagerorte starten oder auch nur für bestimmte Lagerorte. Die gewünschten Lagerorte können Sie im Vorlauf eingrenzen. So können Sie z.B. auch die Inventurpositionen einzelner Lagerorte in mehreren Buchungsläufen nacheinander verbuchen.

Beim Verbuchen der Inventurpositionen eines Lagerorts werden nur die Inventurpositionen des Lagerorts berücksichtigt, zu denen jeweils ein Istbestand oder ein Nullbestand erfasst ist.

Nachdem die Inventurpositionen verbucht wurden, werden die zu Grunde liegenden Inventurvorschläge automatisch gelöscht.

Verbuchung der Inventurpositionen kontrollieren

Damit eine Inventuraufnahme abgeschlossen werden kann, müssen alle Inventurpositionen der Inventuraufnahme verbucht sein. Daher ist es sinnvoll, nach der Verbuchung zu kontrollieren, ob tatsächlich alle Inventurpositionen verbucht wurden. Dazu sind verschiedene Fenster und Listen verfügbar.

Fenster/Listen

Erläuterungen

Fenster Positionen der Inventuraufnahme

Nicht verbuchte Inventurpositionen erkennen Sie anhand des Inventurstatus "offen". Verbuchte Inventurpositionen haben den Inventurstatus "abgeschlossen".

Im Filter des Fensters können Sie u.a. bestimmen, dass nur nicht verbuchte Inventurpositionen angezeigt werden. Dazu aktivieren Sie das Optionsfeld nur unverbuchte Inventurpositionen.

In dem Fenster werden zu nicht verbuchten Inventurpositionen keine Istbestände und keine Inventurdifferenzen angezeigt. In den Spalten Istmenge und Differenz wird jeweils ein Fragezeichen (?) angezeigt.

Zähllisten

Sie können eine Liste ausgeben, in der nur die nicht verbuchten Inventurpositionen aufgelistet werden. Dazu aktivieren Sie im Druckvorlauf das Optionsfeld nur unverbuchte Inventurpositionen.

Themen:

Listen zur Inventurerfassung

Sie können eine Liste ausgeben, in der nur die nicht verbuchten Inventurpositionen aufgelistet werden. Dazu wählen Sie im Druckvorlauf im Auswahlfeld Auswahl Position den Wert "nur unverbuchte" aus.

Themen:

Mögliche Gründe für nicht verbuchte Inventurpositionen

Gründe

Erläuterungen

Der Lagerort der Inventurposition hat eine Buchungssperre.

In den Stammdaten des Lagerorts und/oder in der Teile-Lagerorte-Beziehung ist das Kontrollkästchen Buchungssperre aktiv.

Bevor die Inventurposition verbucht werden kann, müssen Sie die Buchungssperre aufheben.

Zu der Inventurposition ist kein Istbestand erfasst.

Zu der Inventurposition muss entweder ein Istbestand oder ein Nullbestand erfasst sein. Ob zu einer Inventurposition ein Istbestand erfasst ist, können Sie an verschiedenen Stellen kontrollieren.

Thema: Erfassung der Istbestände und Inventurdifferenzen kontrollieren

Für die Verbuchung einer negativen Inventurdifferenz ist nicht genügend Lagerbestand verfügbar.

Wenn der Istbestand kleiner ist als der Sollbestand, dann resultiert daraus eine negative Inventurdifferenz. Auf Grund der negativen Inventurdifferenz erfolgt beim Verbuchen der Inventurposition eine Lagerabgangsbuchung zwecks Korrektur des Lagerbestands.

Wenn der Lagerbestand nach Abzug der Lagerreservierungen (verfügbar 1 (LO)) für die Abgangsbuchung nicht ausreicht, dann kann durch die Abgangsbuchung ein negativer Lagerbestand entstehen. Dies kann z.B. in folgendem Fall eintreten: Nach dem Erzeugen der Inventurposition und dem Erfassen des Istbestands wurde eine Lagerabgangsbuchung durchgeführt, die den erfassten Istbestand übersteigt.

Das Teil der Inventurposition hat auf dem Lagerplatz des chaotisch verwalteten Lagerorts der Inventurposition einen reservierten Lagerplatzbestand.

Durch die Verbuchung ist nicht mehr genügend Lagerbestand für die Reservierung vorhanden.

Auf einem Lagerplatz eines chaotisch verwalteten Lagerorts kann eine Bestandsmenge reserviert sein.

Die Inventurposition zu dem Lagerplatz wird nicht verbucht, wenn die der aktuelle Lagerplatzbestand zuzüglich der zu verbuchenden Inventurdifferenz unter der reservierten Bestandsmenge liegt. Durch die Verbuchung wäre auf dem Lagerplatz nicht mehr genügend Lagerbestand für die Reservierung vorhanden. Somit würde ein negativer Lagerplatzbestand entstehen.

Bevor die Inventurposition verbucht werden kann, müssen Sie den Lagerbestand auf dem Lagerplatz durch eine manuelle Lagerbuchung berichtigen oder den erfassten Istbestand korrigieren oder die Reservierung ändern.

Hinweis: Der Lagerbestand auf dem Pufferbereich darf durch die Verbuchung einer Inventurposition negativ werden.

Themen:

Die entsprechende Buchungsperiode in der Materialwirtschaft ist nicht geöffnet.

Beim Verbuchen von Inventurpositionen wird geprüft, ob die Buchungsperiode geöffnet ist, die dem Monat des Buchungsdatums entspricht. Als Buchungsdatum wird das Inventurdatum der Inventuraufnahme verwendet.

Bevor die Inventurposition verbucht werden kann, müssen Sie die entsprechende Buchungsperiode öffnen.

Thema: Buchungsperioden Material

Auswirkungen der Verbuchung

Thematik

Auswirkungen

Bestandsbewertung

Wenn während einer laufenden Bestandsbewertung Inventurdifferenzen verbucht werden, dann werden die daraus resultierenden Änderungen nicht automatisch in die Bestandsbewertung übernommen. Die Änderungen können Sie als Nachträge manuell in die laufende Bestandsbewertung übernehmen.

Thema: Nachträge zur Bestandsbewertung

Abschluss der Inventuraufnahme

Je nach Konfiguration wird die Inventuraufnahme durch das Verbuchen der Inventurpositionen abgeschlossen oder im darauffolgenden Tagesabschluss.

Thema: Inventur abschließen

Mengen- und Werteflüsse

Durch das Verbuchen von Inventurpositionen mit Inventurdifferenzen werden die Lagerbestände (Bestandsmengen und Bestandswerte) automatisch korrigiert.

Thema: Mengen- und Werteflüsse durch die Inventur