Datenübernahme der Kostenrechnung

Werte, die innerhalb eines Unternehmens anfallen, z.B. im Herstellungsprozess, werden in der Regel in den Modulen der Logistik oder in der Finanzbuchhaltung erfasst. Zur Verbuchung dieser Werte werden in den vorgelagerten Modulen entsprechende Buchungen erzeugt. Die Buchungen werden anschließend entweder in der Datenübernahme des jeweiligen Kostenrechnungsmoduls bereitgestellt oder direkt verbucht. Bei direkter Verbuchung werden Buchungen aus der Logistik im Tagesabschluss verbucht, Buchungen aus der Finanzbuchhaltung sofort. Verschiedene Werte werden direkt in den Kostenrechnungsmodulen als Stapelbuchung erfasst und in der jeweiligen Datenübernahme zur Verbuchung bereitgestellt.

Die Buchungen werden in Buchungsstapeln zusammengefasst, wobei nach ihrer Herkunft unterschieden wird, z.B. Buchungsherkunftsart "Vertrieb" für Buchungen aus dem Vertrieb. Welche Buchungen zu einem Buchungsstapel zusammengefasst werden, ist von verschiedenen Faktoren abhängig, u.a. von der Buchungsperiode, in die sie verbucht werden.

Aufbau eines Buchungsstapels

Ein Buchungsstapel besteht aus:

  • Einem Buchungskopf

    Im Buchungskopf sind die allgemeinen Daten hinterlegt. Dazu zählen u.a. Kopfnummer, Buchungsherkunft, Buchungsfreigabe und Buchungsperiode.

    Je Buchungskopf können Sie die Anzahl der enthaltenen Stapelbuchungen und die Buchungssumme einsehen.

    Voraussetzung für die Anzeige der Daten ist, dass im Filter Datenübernahme das Kontrollkästchen erw Datenanzeige aktiv ist.

  • Einer oder mehreren Stapelbuchungen

    In den Stapelbuchungen sind die relevanten Buchungsdaten, u.a. Betrag und Menge hinterlegt.

Besonderheiten hinsichtlich der Kostendimensionen von Teilen

Bei manuellen Lagerbuchungen wird je Kostendimension des Teils (Kostenanteile des Durchschnittspreises) eine Stapelbuchung in der Datenübernahme bereitgestellt.

Jeder Stapelbuchung liegt die komplette Menge der Lagerbuchung zu Grunde. Somit wird die komplette Menge mehrfach in die Kostenrechnung verbucht, jeweils je Kostendimension.

Bei der Übernahme wird eine Belegnummer über alle Kostendimensionen einer Lagerbuchung vergeben, wodurch der Zusammenhang der Buchungen in der Kostenrechnung erkennbar ist.

Buchungsstapel beauskunften

Sie können:

Daten eines Buchungsstapels ändern

Anwendungsfälle

Erläuterungen

Kopfdaten des Buchungsstapels ändern (Menüpunkt Funktion | Kopfdaten)

Sie können u.a. die Buchungsperiode und das Geschäftsjahr ändern. Beim Speichern des Buchungskopfs entscheiden Sie in einer Systemmeldung, ob die geänderten Daten automatisch in die Stapelbuchungen des betreffenden Buchungsstapels übernommen werden.

Hinweis: Buchungsstapel werden zu den Buchungsperioden/Geschäftsjahren angezeigt, die Sie im Filter Datenübernahme eingestellt haben. Sie müssen nach dem Ändern von Buchungsperiode und Geschäftsjahr die Einstellungen im Filter ggf. anpassen, damit der Buchungsstapel angezeigt wird.

Buchungsdaten einer Stapelbuchung ändern, u.a. den Buchungstext (Menüpunkt Funktion | Stapelbuchungen | Funktion | Stapelbuchung Detail)

Beim Ändern der Daten wird geprüft, ob eine abhängige Buchung in einem anderen Modul der Kostenrechnung existiert. Abhängig davon werden folgende Anwendungsfälle unterschieden:

  • Kostenstelle, Kostenträger oder Ergebnisträger ändern.

    Das korrespondierende Referenzobjekt wird in der abhängigen Buchung automatisch geändert.

    Voraussetzung: Die abhängige Buchung ist noch nicht verbucht.

  • Andere Daten ändern.

    Die Daten müssen Sie in der abhängigen Buchung manuell ändern.

    Voraussetzung: Die abhängige Buchung ist noch nicht verbucht.

Buchungsstapel für die Verbuchung sperren und freigeben

Ob ein Buchungsstapel gesperrt oder freigegeben ist, bestimmen Sie in den Kopfdaten des Buchungsstapels. Er ist gesperrt, wenn das Kontrollkästchen Buchungsfreigabe inaktiv ist. Er ist freigegeben, wenn das Kontrollkästchen Buchungsfreigabe aktiv ist.

Hinweis: Entsprechend den Einstellungen im Filter Datenübernahme werden entweder freigegebene oder gesperrte Buchungsstapel angezeigt. Wenn Sie im Belegkopf die Einstellung des Kontrollkästchens ändern, dann wird der Buchungsstapel nicht mehr angezeigt.

Einzelne Stapelbuchungen oder gesamten Buchungsstapel löschen

Sie können:

  • Eine einzelne Stapelbuchung löschen.

  • Einen Buchungsstapel löschen.

Buchungen, die Sie in der Datenübernahme gelöscht haben, müssen ggf. im jeweiligen Kostenrechnungsmodul manuell erfasst werden, sodass die Beträge und/oder Mengen den Kostenobjekten zugerechnet werden.

Besonderheiten zu abhängigen Buchungen

Beim Löschen wird geprüft, ob abhängige Buchungen in einer anderen Datenübernahme der Kostenrechnung bereitstehen. Wenn dies zutreffend ist, dann werden Sie in einer Systemmeldung informiert. Sie können dann bestimmen, ob alle Buchungen gelöscht werden, also auch die abhängigen Buchungen in der anderen Datenübernahme.

Hinweis: Sie werden in einer Systemmeldung informiert, wenn das Löschen in der Datenübernahme nicht mehr möglich ist, weil z.B. die abhängige Buchung bereits verbucht ist.

Buchungen im pAX-Format exportieren und importieren

Für die Abwicklung von systemübergreifenden Geschäftsprozessen können Sie Buchungen (Buchungsköpfe und Stapelbuchungen) exportieren und importieren.

Export durchführen

Den Export starten Sie mit dem Menüpunkt Extras | Export pAX im Fenster Datenübernahme. Exportiert werden die zuvor im Filter Datenübernahme selektierten und freigegebenen Buchungsköpfe inklusive der Stapelbuchungen. Im Exportumfang enthalten sind auch:

  • Freigegebene Buchungsköpfe ohne Stapelbuchungen

  • Freigegebene fehlerhafte Buchungsköpfe und Stapelbuchungen

    Fehler und Fehlerbeschreibung werden nicht exportiert.

Tipp: Die Exportdatei kann automatisch via INWB an einen Empfänger gesendet werden. Dazu werden folgende INWB-Nachrichtentypen unterschieden:

  • pAX-CCtrInterface (Schnittstelle Kostenstellenrechnung)

  • pAX-CDrvInterface (Schnittstelle Kostenträgerrechnung)

  • pAX-IDrvInterface (Schnittstelle Ergebnisrechnung)

Import durchführen

Den Import starten Sie mit dem Menüpunkt Extras | Import pAX im Fenster Datenübernahme.

Voraussetzung: Die Buchungsherkunft ist "pAX".

Besonderheiten

Thematik

Erläuterungen

Abhängige Buchungen

Informationen zu Abhängigkeiten zwischen Buchungen werden nicht exportiert. Die Buchungen werden als Einzelbuchungen betrachtet. Dies betrifft z.B.:

  • Umbuchungen innerhalb eines Kostenrechnungsmoduls

    Die Buchungsart "Umbuchung" bleibt beim Export erhalten.

  • Entlastungsbuchungen und Belastungsbuchungen zwischen zwei Kostenrechnungsmodulen

Der Menüpunkt Info | abhängige Buchungen ist aus den genannten Gründen bei der Buchungsherkunft "pAX" nicht aktiv.

13. Buchungsperiode

(pa_K_OhnePeriode13)

Wenn die Importdatei Buchungen für die 13. Buchungsperiode enthält und diese nicht freigegeben ist, dann erfolgt der Import dennoch. Die Buchungen werden in die 12. Buchungsperiode verbucht bzw. bei einem verkürzten Geschäftsjahr in die maximale Buchungsperiode des Geschäftsjahrs.

Automatische Neuanlage von Kostenstellen-Kostenarten-Kombinationen

KM_AutoEnterCCtrCosItCombination)

Wenn die automatische Neuanlage fehlender Kombinationen konfiguriert ist, dann werden diese beim Verbuchen angelegt und nicht beim Import.

Automatische Neuanlage von Kostenstellen-Bezugsgrößen-Kombinationen

SB_AutomEntryCCtrBMCombination

Ergebnisträgergruppen

Die aktiven Ergebnisträgergruppen in der Eingabedatei müssen mit den aktiven Ergebnisträgergruppen der aktuellen Firma (Importfirma) übereinstimmen.

Stapelbuchung ETr Detail

Über den Menüpunkt Info | Ergebnisträger pAX erhalten Sie eine Übersicht der importierten Ergebnisträger je Ergebnisträgergruppe.

Nur verfügbar, wenn die Buchungsherkunft "pAX" ist.

Ergebnisträgerkombinationen

Fehlende Ergebnisträgerkombinationen werden beim Verbuchen angelegt und nicht beim Import.

Stornobuchungen

Buchungen mit der Buchungsherkunft "pAX" sind Einzelbuchungen, so auch Umbuchungen. Im Falle einer Stornierung muss dies entsprechend berücksichtigt werden.

Buchungsstapel verbuchen

Voraussetzung für das Verbuchen eines Buchungsstapels ist, dass dieser freigegeben ist (aktives Kontrollkästchen Buchungsfreigabe im Buchungskopf).

Folgende Verfahrensweisen werden beim Verbuchen unterschieden:

  • Verbuchung manuell starten

    Wenn mehrere Buchungsstapel vorliegen, dann können Sie entweder einen einzelnen oder alle Buchungsstapel verbuchen. Dazu werden die Schaltflächen einzeln buchen und alle buchen unterschieden.

  • Verbuchung automatisch im Tagesabschluss starten

Die Verfahrensweise ist je Kostenrechnungsmodul anhand eines Anwendungsparameters konfiguriert, z.B. KB_OriginsPostAutomatic für die Datenübernahme in der Kostenstellenrechnung.

Beim Verbuchen eines Buchungsstapels wird je Stapelbuchung eine Buchung durchgeführt.

Automatische Prüfung

Beim Verbuchen wird geprüft, ob eine Stapelbuchung fehlerhaft ist. Fehlerhafte Stapelbuchungen werden nicht verbucht. Sie bleiben in der Datenübernahme stehen und können entsprechend der Fehlerbeschreibung korrigiert werden. Fehlerbeschreibungen können Sie in der Datenübernahme an folgenden Stellen einsehen:

  • In den Kopfdaten, wenn der Fehler den gesamten Buchungsstapel betrifft (Menüpunkt Funktion | Kopfdaten im Fenster Datenübernahme)

  • Je Stapelbuchung, wenn der Fehler eine einzelne Stapelbuchung betrifft (Menüpunkt Funktion | Fehler im Fenster Stapelbuchungen).

Buchungsbelege ausgeben

Nach Beenden der Datenübernahme können Sie Buchungsbelege zu den Buchungen ausgeben. Dazu stehen je Kostenrechnungsmodul folgende Listen zur Verfügung:

Administration

Objekte

Bedeutung

FB_CashDiscount_MGA

Skontobetrag in die Kostenrechnung verbuchen

KB_OriginsPostAutomatic

Festlegung, ob Buchungen aus vorgelagerten Modulen automatisch in die Kostenstellenrechnung übernommen werden

KB_PostingErrDesc_...

Fehlerbeschreibungen in den Kopfdaten

KB_PostZeroValues

Festlegung, wie Nullbuchungen in der Datenübernahme und in manuellen Datenflüssen verarbeitet werden.

RB_OriginsPostAutomatic

Festlegung, ob Buchungen aus vorgelagerten Modulen automatisch in die Ergebnisrechnung übernommen werden

TB_OriginsPostAutomatic

Festlegung, ob Buchungen aus vorgelagerten Modulen automatisch in die Kostenträgerrechnung übernommen werden

DMS-Archivierung

Thema: Dokumente archivieren

DMS-Recherche

Thema: Dokumente recherchieren

INWB

Thema: Integration Workbench