Projektmanagement

Von der Organisation über die Planung bis hin zur Steuerung und Überwachung aller Tätigkeiten und Ressourcen - proALPHA bietet die umfassende Funktionalität zur Unterstützung sämtlicher projektrelevanter Aufgaben. Mit dem zentralen Projektmanagement lassen sich alle im Projektbereich anfallenden Aufgaben abteilungsübergreifend abwickeln. Dabei ermöglicht proALPHA im Rahmen eines Multiprojektmanagements die globale Betrachtung sämtlicher Projekte des Unternehmens. So lassen sich drohende Ressourcenkonflikte frühzeitig erkennen und gegensteuernde Maßnahmen einleiten.

Projektstrukturierung

Maximale Flexibilität

Einer der ersten und wichtigsten Schritte im Projektmanagement ist die Projektstrukturierung. proALPHA unterstützt Sie mit einem Projektstrukturplan bei der Zerlegung komplexer Projekte in kleinere Teilaufgaben und Arbeitspakete (Projektvorgänge). Dieser Projektstrukturplan lässt sich je nach Einsatzgebiet flexibel aufbauen. So ist eine Strukturierung nach Arbeitspaketen, der unternehmensspezifischen Organisationsstruktur oder einer groben zeitlichen Rasterung genauso möglich wie die Anlehnung an eine Produktstruktur. Hier ist der Benutzer völlig frei und kann nach eigenen Vorstellungen auch Mischformen verwenden.

Ablaufplanung

Von der Projektstruktur zum Netzplan

Projektvorgänge weisen in der Regel untereinander inhaltliche oder technische Abhängigkeiten auf und können daher meist nur in einer ganz bestimmten Reihenfolge abgearbeitet werden. In der Ablaufplanung des Projekts legen Sie die optimale Abfolge der einzelnen Projektvorgänge fest. Durch diese Verknüpfungen entsteht ein Netzplan, den Sie in proALPHA sowohl grafisch als auch tabellarisch komfortabel bearbeiten können.

Thema: Netzplangrafik

Terminplanung

Ein Bild schafft den Überblick

Zusätzlich zur Netzplangrafik steht zur Projektvisualisierung selbstverständlich auch das Gantt-Diagramm zur Verfügung. Das Projektgantt erlaubt allen Projektbeteiligten einen schnellen Überblick über die Zeitplanung des Projekts, die erzielten Fortschritte oder die aufgetretenen Rückstände. Darüber hinaus können Sie direkt im Projektgantt Termine ändern oder das Projekt neu terminieren.

Über die Kernelemente des Gantt-Diagramms hinaus können Sie zusätzliche Informationen für weitergehende Analysen ganz einfach einblenden. So enthält die Darstellung z.B. die Verfügbarkeit des benötigten Materials. Um Terminabweichungen nachzuvollziehen, können Sie im Projektgantt anhand von Terminhistorisierungen auch unterschiedliche Planungsstände des Projekts vergleichen.

Des Weiteren steht im Projektmanagement auch eine tabellarische Terminübersicht zur Verfügung. In der Terminübersicht können Sie z.B. die Start- und Endtermine von Projektvorgängen einsehen und bearbeiten.

Themen:

Ressourcen- und Teileplanung

Transparenz im Konflikt um Ressourcen und Teile

Die für ein Projekt benötigten Ressourcen, z.B. die Mitarbeiter Ihres Unternehmens, werden je Projektvorgang eingeplant und im Hinblick auf Auslastung und Verfügbarkeit optimiert. Dies gilt für alle Ressourcen gleichermaßen. Damit hat jede Terminänderung in einem Projekt einen direkten Einfluss auf die Ressourcenauslastung. Terminänderungen lassen sich aus Sicht einer Ressourcengruppe oder eines einzelnen Arbeitsmittels konsolidiert über alle Projekte betrachten.

In der Teileplanung planen Sie je Projektvorgang, welche Teile zu welchen Terminen in welcher Menge benötigt werden. Im weiteren Verlauf des Projekts bildet die Teileplanung die Grundlage für die Disposition. Zudem ist sie Ausgangspunkt für die Verknüpfung von abhängigen Geschäftsprozessen in Vertrieb, Einkauf oder Produktion.

Später dienen die geplanten Teile und Ressourcen als Basis für die Projektvorkalkulation.

Themen:

Feinplanung

Von der Grobplanung zur Feinplanung

Die meisten Projekte werden zunächst grob geplant und erst im Laufe der Zeit konkretisiert. In proALPHA steht dazu eine grafische Feinplanung zur Verfügung, mit der sich die Ressourcenzuordnungen und die expliziten Ausführungstermine je nach Bedarf variieren lassen. Dabei können Sie z.B. eine Ressourcenzuordnung zunächst auf eine ganze Mitarbeitergruppe beziehen und erst später auf konkrete Personen. Darüber hinaus ist es möglich, Ausführungstermine von Tätigkeiten zu verschieben, z.B. wenn für einen Mitarbeiter irrtümlich mehrere Tätigkeiten für denselben Zeitraum eingeplant wurden. Gleichzeitig können Tätigkeiten auch übertragen oder aufgeteilt werden. Dies kann z.B. erforderlich sein, wenn ein Mitarbeiter zu dem geplanten Zeitraum nicht zur Verfügung steht oder durch einen anderen Mitarbeiter unterstützt wird.

Bei all diesen Feinplanungen wird sichergestellt, dass Änderungen nur innerhalb des jeweiligen Termingerüsts vorgenommen werden, das durch das Projekt und seine Ecktermine vorgegeben ist.

Themen:

Prozessautomatisierung

Das Projekt als steuerndes Element

Verschiedene Funktionen unterstützen Sie in proALPHA bei der Automatisierung und Optimierung Ihrer projektbezogenen Arbeitsabläufe. So gibt das Projektmanagement die Vorgabetermine aus der Projektplanung direkt an die Produktionsaufträge weiter. Von dort aus fließen sie über das Advanced Planning and Scheduling-System (APS) unmittelbar in die Produktionsplanung.

Durch die Einbettung des Projektmanagements in die ERP-Komplettlösung steht zur optimalen Unterstützung Ihrer Geschäftsprozesse auch die systemweite proALPHA WorkflowAutomation zur Verfügung. Diese sorgt für einen aktiven Informationsfluss, sodass sämtliche Informationen, die ein Projekt betreffen, ereignisgesteuert und damit automatisch an die zuständigen Mitarbeiter geleitet werden. Dies ist selbstverständlich auch möglich, wenn die Mitarbeiter nicht direkt im Projekt beteiligt sind.

Thema: WorkflowAutomation für Projekte

Kostenkalkulation

Maximale Kostentransparenz

Im Projektmanagement sind eine Vielzahl von Kalkulationsaufgaben zu lösen. Von der Projektvorkalkulation über die Projektnachkalkulation bis hin zur Projektvergleichskalkulation - proALPHA gibt den Verantwortlichen jederzeit einen umfassenden Überblick über den Kostenstatus eines Projekts.

Aus den Planungen im Vorfeld eines Projekts lässt sich auf Knopfdruck eine Vorkalkulation erstellen. Diese gibt den Kostenrahmen vor, in dem sich das Projekt bewegt. Über die Projektlaufzeit führen dann die einzelnen Prozesse zu realen Kosten, die Sie in der Nachkalkulation jederzeit ermitteln können. Dazu gehören z.B. direkte Eingangsrechnungen aus dem Einkauf oder die Zeitaufwendungen der Mitarbeiter, die über Rückmeldungen in das Projekt einfließen. Darüber hinaus lassen sich mit der Vergleichskalkulation Abweichungen zwischen den geplanten und den tatsächlich entstandenen Projektkosten bestimmen. Bei sämtlichen Kostenkalkulationen wird über selbst definierte Kalkulationsschemas der Detaillierungsgrad direkt auf den jeweiligen Anwendungsfall abgestimmt.

Des Weiteren wird über die verknüpften Bestellungen abgeleitet, welches Obligo mit einem Projekt bereits eingegangen wurde. Dies sind z.B. Bestellwerte für Dienstleistungen oder Materialien, die erst zu einem späteren Zeitpunkt zu Istkosten werden. Ein identisches Vorgehen findet bei geplanten Zeiten sowie den Stücklisten und Herstellungsprozessen verknüpfter Produktionsaufträge statt. Somit gewährleistet das proALPHA Projektmanagement zu jeder Zeit eine transparente Kostenprognose.

Themen:

Nutzung systemweiter Funktionen

Effizienzsteigerung durch Synergieeffekte

Durch den Zugriff auf die Projektdaten im Gesamtsystem stehen immer sämtliche Informationen zur Verfügung. Dies erlaubt dem Benutzer einen "drill-down", z.B. von der übergreifenden Terminsicht des Projekts bis hin zu einer einzelnen Bestellposition. Neben der proALPHA WorkflowAutomation trägt auch das systemweite proALPHA Dokumenten-Management-System (DMS) erheblich zur Effizienzsteigerung bei.

Mit dem proALPHA DMS wird das Projekt zur zentralen Projektakte weitergehender Informationen. Damit werden nicht nur alle Belege wie z.B. Spezifikationen oder Korrespondenzen verwaltet, sondern stehen auch allen Projektbeteiligten jederzeit zur Verfügung.

Prozesse Projektmanagement

Standardprozesse einfach beschrieben

Mit Hilfe unserer Prozessbeschreibungen können Sie sich mit verschiedenen Standardprozessen denkbar einfach vertraut machen.

Thema: Abwicklung von Projekten