Projekte

Im Projektmanagement ist das Projekt das zentrale Objekt. Im Projekt erfolgt sowohl die Erfassung und Pflege der Rahmendaten des Projekts, als auch die Definition und Pflege der Projektstruktur. Weiterhin werden in den Projekten z.B. die Zeit-, Ressourcen- und Kostenpläne erstellt.

Aufbau und Inhalt von Projekten

Projektkopf

Im Projektkopf sind die allgemeinen Daten des Projekts hinterlegt. Wichtige Daten sind z.B. das Projektstrukturcode-Format und der Projektstatus. So bildet das Projektstrukturcode-Format die Grundlage für den Aufbau der Projektstruktur und des Projektstrukturcodes. Mit dem Projektstatus wird der Bearbeitungsfortschritt des Projekts abgebildet.

Im Projektkopf können zudem Planungspositionen für die Langläuferdisposition hinterlegt sein.

Projektstruktur

Die Projektstruktur besteht aus folgenden Elementen:

Elemente

Erläuterungen

Teilaufgaben

Die Projektstruktur besteht aus einer oder mehreren Teilaufgaben. Die oberste Teilaufgabe in der Projektstruktur ist das Gesamtprojekt. Diese Teilaufgabe wird beim Erfassen des Projektkopfs automatisch angelegt. Jede Teilaufgabe besteht aus weiteren Teilaufgaben und/oder Projektvorgängen. Teilaufgaben werden in der Projektstruktur unter ihrem Projektstrukturcode geführt.

Teilaufgaben repräsentieren kleinere Teilbereiche des Projekts. Für ihre Abarbeitung kann je Teilaufgabe ein Budget hinterlegt werden.

Projektvorgänge

Projektvorgänge können nicht weiter untergliedert werden und repräsentieren die Arbeitspakete, die bei der Abwicklung der übergeordneten Teilaufgabe anfallen. Der Bearbeitungsfortschritt eines Projektvorgangs wird mit dem Projektvorgangsstatus abgebildet.

Zur Durchführung eines Projektvorgangs können folgende Planungen hinterlegt werden:

In der Ablaufplanung eines Projektvorgangs wird hinterlegt, wie der Projektvorgang mit weiteren Projektvorgängen oder Meilensteinen des Projekts zeitlich und logisch in Verbindung steht. Projektvorgänge werden in der Projektstruktur unter ihrem Projektstrukturcode geführt.

Hinweis: Die Struktur des Projekts wird im Erfassungsfenster der Projektstruktur tabellarisch und im Projektstrukturbaum grafisch dargestellt. In der grafischen Darstellung wird die Projektstruktur als hierarchisch gegliederte Baumstruktur visualisiert.

Meilensteine

Je Projekt können für wichtige Projekttermine Meilensteine festgelegt sein. So wird z.B. anhand des Stichtags des Meilensteins festgelegt, zu welchem Datum ein Zwischenziel erreicht oder eine bestimmte Projektphase abgeschlossen sein sollte. Der Bearbeitungsstand eines Meilensteins wird mit dem Meilensteinstatus abgebildet.

Projektelemente erfassen und pflegen

In proALPHA gibt es für das Erfassen und Pflegen von Projektelementen verschiedene Übersichten und Diagramme. Je nach Darstellung können Sie unterschiedliche Daten von Projektelementen erfassen und/oder pflegen.

Folgende Darstellungen werden unterschieden:

Darstellungen

Orte

Themen

Tabellarische Darstellung der Projektstruktur

Erfassungsfenster Projektstruktur

Projektstruktur erfassen

Projektstruktur pflegen

Grafische Darstellung der Projektstruktur

Fenster Projektstrukturbaum

Projektelemente erfassen und pflegen

Grafische Darstellung des Projektablaufs

Fenster Netzplangrafik

Projektelemente erfassen und pflegen

Tabellarische Darstellung der Projekttermine

Fenster Terminübersicht

Projektelemente pflegen

Grafische Darstellung der Projekttermine

Fenster Projektgantt

Projektelemente erfassen und pflegen

Hinweis: Für manuell erfasste Termine in Projekten ist ein Gültigkeitszeitraum anhand von Anwendungsparametern konfiguriert. In dem Anwendungsparameter JB_DatePast ist die maximale Anzahl von Kalendertagen hinterlegt, die ein Termin in der Vergangenheit liegen darf. In dem Anwendungsparameter JB_DateFuture ist die maximale Anzahl von Kalendertagen hinterlegt, die ein Termin in der Zukunft liegen darf.

Projekte suchen

Im Erfassungsfenster Projekte (Projektkopf) können Sie offene oder archivierte Projekte suchen. Archivierte Projekte suchen Sie im Fenster Projekte (nur archivierte) (Menüpunkt Extras | archivierte Projekte anzeigen im Projektkopf).

Für die Suche eines Projekts können Sie im Feld Projekt ...

  • ...über offene oder archivierte Projekte blättern.

  • ...die <Strg + A> Übersicht aufrufen, in der Sie das Projekt wie in Übersichten üblich suchen. In der Übersicht bestimmen Sie, ob offene oder archivierte Projekte angezeigt werden.

  • ...mit <Strg + F> das Fenster zur Suche über Merkmalsleisten aufrufen, in dem Sie das Projekt wie für Merkmalsleisten üblich mit Merkmalen eingrenzen.

Abwicklung von Projekten

Thema: Abwicklung von Projekten

Projekterfassung und Projektabwicklung überwachen

Die Erfassung und die Abwicklung können mit der WorkflowAutomation überwacht werden. Anhand der WorkflowAutomation können Sie:

  • Projekte wiedervorlegen. Projekte können Sie analog zu Belegen wiedervorlegen.

  • Projekte an Sachbearbeiter weiterleiten.

  • Sachbearbeiter über anfallende Arbeitsschritte informieren, wie z.B. die Neuanlage eines Projekts.

    Dazu sind für die WorkflowAutomation für Projekte verschiedene Ereignisse und Vorgänge vordefiniert.

  • Projekte und Projektvorgänge mit Zuständen sperren, z.B. für die Bearbeitung.

Wiedervorlagen sowie Vorgänge, die auf Grund von Ereignissen anfallen, werden in der WorkflowAutomation automatisch in die Aufgabenmonitore der zuständigen Sachbearbeiter gestellt. Dort können die Sachbearbeiter die angefallenen Vorgänge abarbeiten.

Hinweis: Die Pflege von Projekten kann auch umfangreiche Änderungen mit sich bringen. Zur Information der zuständigen Sachbearbeiter können Sie die WorkflowAutomation im Projekt manuell starten.

Daten der Projektstruktur in eine CSV-Datei exportieren

Die Daten der Projektstruktur können Sie über den Export von Listen im CSV-Format bereitstellen, z.B. zur weiteren Bearbeitung in einem externen Projektmanagementprogramm. Den Export der Liste "Projektstruktur" in eine CSV-Datei führen Sie wie für Listen üblich durch.

Im Lieferumfang von proALPHA ist die Listenansicht "Projektstruktur (Export)" enthalten, die alle für Projektmanagementprogramme relevanten Daten berücksichtigt. Es wird empfohlen, diese Listenansicht zu verwenden.

Hinweis: Abhängig vom Projektmanagementprogramm und von dessen Sprachversion werden für Anordnungsbeziehungen unterschiedliche Kurzbezeichnungen benötigt. Um den Datenexport an Ihre Anforderungen anzupassen, können Sie benutzerspezifische Kurzbezeichnungen festlegen. Die Kurzbezeichnungen von Anordnungsbeziehungen sind anhand der Anwendungsparameter JB_ExportSqR... konfiguriert.

Daten der Projektstruktur in eine CSV-Datei exportieren

  1. Öffnen Sie den Druckvorlauf Projektstruktur.

  2. Bestimmen Sie in den dafür vorgesehenen Feldern die Selektionskriterien, um die zu exportierenden Daten einzugrenzen.

  3. Wählen Sie die Listenansicht Projektstruktur (Export).

  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken.

    Das Fenster Ausgabeoptionen wird geöffnet.

  5. Führen Sie den Datenexport wie für CSV-Dateien üblich durch.

    Die Liste "Projektstruktur" wird als CSV-Datei ausgegeben.

Informationen zu Projekten

Thema: Informationen zu Projekten

Administration

Objekte

Bedeutung

JB_CostAllocationPostTextGen

Buchungstexte für Istkostenbelege von Projekten (Kostenrechnungsaufteilung der Finanzbuchhaltung)

JB_DateFuture

Festlegung, wie viele Kalendertage ein manuell erfasster Termin ausgehend vom Tagesdatum in der Zukunft liegen darf.

JB_DatePast

Festlegung, wie viele Kalendertage ein manuell erfasster Termin ausgehend vom Tagesdatum in der Vergangenheit liegen darf.

JB_ExportSqR...

Kurzbezeichnungen von Anordnungsbeziehungen (Listenfeld Vorgänger in der Listenansicht Projektstruktur (Export))

JB_InitialTaskStatus

Vorschlagswert für das Auswahlfeld Projektvorgangsstatus

Defaultwert ist "b", d.h. das Auswahlfeld "beauftragt" ist aktiv.

JB_ProjMilestoneStatus...

Meilensteinstatus

JB_ProjStatus...

Projektstatus und Projektvorgangsstatus

JB_ProvPartsValuesIncluded

Festlegung, ob die Werte der Beistellteile in die Sollkosten und Istkosten der Teile von Teileplanungspositionen eingerechnet werden.

JB_TaskSchedOriginKey

Terminherkunft von Projektvorgängen

JB_ValBaseActCosting

Festlegung, welcher Wertansatz für die Ermittlung der Istkosten herangezogen wird.

JB_ValBasePreCosting

Festlegung, welcher Wertansatz für die Ermittlung der Sollkosten herangezogen wird.

pa_JB_PSCFormat

Format des Projektstrukturcodes (PSC) für Projektvorlagen und Projekte

pa_JB_PSC_Delimiter

Trennzeichen in der Formatierung des Projektstrukturcodes

Hinweis: Die Compilerkonstante ist eine interne Compilerkonstante. Ihre Einstellung darf nicht geändert werden.

pa_JB_PSCFormatMaxDepth

Maximale Anzahl der Hierarchieebenen einer Projektstruktur

Hinweis: Die Compilerkonstante ist eine interne Compilerkonstante. Ihre Einstellung darf nicht geändert werden.