Budgetierung im Projektmanagement

Die Budgetierung ist neben den Projektkalkulationen ein wichtiges Planungs- und Controllinginstrument des Projektmanagements.

Vor Projektbeginn dient die Budgetierung zur Planung der erforderlichen finanziellen Mittel des Projekts sowie zur Verteilung dieser Mittel auf die einzelnen Teilaufgaben.

Das Budget einer Teilaufgabe bildet während des Projektverlaufs den finanziellen Rahmen, in dem sich die Kosten für die Abarbeitung der jeweiligen Arbeitspakete (Projektvorgänge) bewegen sollten. Die Einhaltung des Budgets kann geprüft und mit der WorkflowAutomation überwacht werden.

Mit den Funktionen der Budgetierung können Sie zudem eine finanzielle Prognose (Forecast) für das Projekt erstellen. Damit ist es u.a. möglich, das ursprünglich erfasste Budget zu einem späteren Zeitpunkt zu aktualisieren.

Die Funktionen der Budgetierung stehen auch in Projektvorlagen zur Verfügung.

Budgetierung durchführen

Arbeitsschritte können u.a. sein:

Budgets erstellen

Thema: Budgets erstellen

Budgets pflegen

Sie können Budgets auf Ebene des Projekts (Projektbudget) als auch auf Ebene der Teilaufgaben (Teilbudgets) pflegen.

Auf Ebene des Projekts können Sie:

Auf Ebene der Teilaufgaben können Sie:

Budgets ausgeben

Budgets können Sie wie folgt ausgeben:

Budgets verwenden

Budgets verwenden Sie zur Kontrolle der Kostenentwicklung des Projekts.

Budgets überwachen

Während des Projektverlaufs können Sie zu jedem beliebigen Zeitpunkt die Kostenentwicklung des Projekts kontrollieren, indem Sie verschiedene Projektwerte prüfen. Je Teilaufgabe werden dazu folgende Werte herangezogen:

  • Budget- und Forecastwerte aus der Budgetierung

  • Sollkosten aus der Planung von Ressourcen, Teilen und sonstigen Kosten

  • Istkosten aus der Rückmeldung von Tätigkeiten, Material und sonstigen Kosten

Die Prüfung der Projektwerte kann manuell (Erfassungsfenster Projekte; Menüpunkt Extras | Projektwerte prüfen) oder automatisch über einen permanenten Job gestartet werden. Das Prüfergebnis kann mit der WorkflowAutomation überwacht werden. Dazu gibt es folgende Ereignisse:

Wenn ein oder mehrere Ereignisse ausgelöst werden, dann wird der zuständige Sachbearbeiter unter Angabe der jeweiligen Teilaufgabe informiert, sodass die kritischen Datensätze korrigiert werden können.

Budgets mit Sollkosten vergleichen

Um die Kostenplanung des Projekts im Blick zu behalten, können Sie die Budgets von Teilaufgaben in der Projektvorkalkulation mit den korrespondierenden Sollkosten vergleichen. Dabei sind folgende Daten des jeweiligen Budgets relevant:

  • Budgetart des Budgetwerts

    Je Budgetart ist eine Kostenart KTr hinterlegt. Anhand der Kostenart ist festgelegt, in welcher Auswertungszeile des Kalkulationsschemas die Budgetwerte angezeigt werden.

  • Kalkulatorische Darstellung des Budgets

    Anhand der kalkulatorischen Darstellung ist festgelegt, in welcher Auswertungsspalte der Projektvorkalkulation die Budgetwerte angezeigt werden.

Budgets beauskunften

Budgets können Sie in verschiedenen Infofenstern oder im Projektstrukturbaum beauskunften.

Budgets in Infofenstern beauskunften

Dazu stehen folgende Infofenster zur Verfügung:

  • Budgetinformationen zu Teilaufgaben (Fenster Budget Teilaufgabe; Menüpunkt Info | Budgetinformation)

    Im Infofenster werden je Teilaufgabe und Budgetart u.a. folgende Informationen angezeigt:

    • Budget Projekt

      Summe der bisher erfassten Teilbudgets

      In Klammern wird der Richtwert für das Gesamtbudget angezeigt

    • Budget geplant

      Aktuell geplanter Budgetwert je Budgetart

    • Budget Rest

      Budget, das für das Projekt noch zur Verfügung steht

  • Kostenübersicht des Projekts (Infofenster Projekte; Menüpunkt Kosten | Kostenübersicht)

    Im Infofenster werden die Budget- oder Forecastwerte je Teilaufgabe angezeigt.

Budgets im Projektstrukturbaum beauskunften

Im Projektstrukturbaum werden die Teilaufgaben und Projektvorgänge als Balken dargestellt. In den Balken für Teilaufgaben werden die zugehörigen Budgets angezeigt. Dabei beinhaltet das Budget einer Teilaufgabe jeweils die Werte der untergeordneten Teilaufgaben. In der obersten Teilaufgabe, dem Projekt, wird somit die Summe aller Teilbudgets angezeigt.

Administration

Objekte

Bedeutung

JB_BudgetCostingView_...

Anzeige von Budgets in Projektvorkalkulationen

JB_BudgetPlanSetting_...

Verfahrensweisen bei der Budgetierung (Budgetplanung)

JB_BudgetTypePlanningType_...

Planungsarten bei der Budgetierung