Flexible Datenexporte

Die in proALPHA erfassten Daten sind in den Datenbanken als Datensätze gespeichert. Je nach Art der Daten existieren dazu in den Datenbanken unterschiedliche Tabellen, z.B. für Kundenstammdaten oder Teilestammdaten. Mit flexiblen Datenexporten können Daten aus den Tabellen individuell zur Einsicht und Bearbeitung zusammengestellt und exportiert werden. Dazu können beliebig viele Datenexporte definiert werden.

Basiswissen:Datenexporte

Hinweise zu flexiblen Datenexporten

Themen

Hinweise

Einschränkungen bei der Nutzung

Flexible Datenexporte erlauben es im Gegensatz zu vordefinierten (programmierten) Datenexporten, sehr flexibel auf Daten zuzugreifen. Die Nutzung ist jedoch u.a. auf Grund technischer Grenzen verschiedenen Einschränkungen unterworfen, die von der proALPHA Business Solutions GmbH nicht als Softwarefehler eingestuft werden. Eine Übersicht der Einschränkungen finden Sie im Thema Einschränkungen bei der Nutzung.

Datenexporte in CSV-Dateien

Beim Datenexport in CSV-Dateien (Exportformat CSV) werden negative Werte (Vorzeichen "-") gesondert behandelt. Leerzeichen nach einem "-" werden automatisch entfernt. Damit wird verhindert, dass Vorzeichen und Zahlenwert beim Datenexport getrennt werden, sodass die Werte in den weiterverarbeitenden Programmen korrekt interpretiert werden.

Datenexporte mit List & Label

Wenn die Exportstruktur eines Datenexports geändert wurde, dann kann der Datenexport in eine List & Label Druckvorlage ggf. nicht mehr ausgeführt werden. Dies ist z.B. dann der Fall, wenn in der Druckvorlage Felder verwendet werden, die in der Exportstruktur nicht mehr existieren. Über solche Abweichungen zwischen Exportstruktur und Druckvorlage werden Sie beim Starten des Datenexports sowie beim Öffnen des Designers in einer Systemmeldung informiert. In der Systemmeldung sind die Abweichungen aufgelistet, so dass Sie die Druckvorlage anpassen oder auch neu gestalten können.

Zugriffsberechtigungen

Für die Gestaltung und die Verwendung von Datenexporten können Zugriffsberechtigungen konfiguriert sein. Das bedeutet, dass Sie u.a. Datenexporte nur dann definieren können, wenn Sie Zugriffsrechte für das Programm zur Definieren von flexiblen Datenexporten haben. Auch können Sie Datenexporte nur dann ausführen, wenn Sie Zugriffsrechte für die Ausführung des Datenexports haben. Datenexporte, deren Ausführung für Sie gesperrt ist, können Sie in der Übersicht der veröffentlichten Datenexporte zwar sehen, jedoch nicht starten.

Für die Ausführung von Datenexporten sind zusätzlich Zugriffsberechtigungen für die zu exportierenden Daten relevant. Für die Anzeige der Daten in Datensätzen können Zugriffsberechtigungen konfiguriert sein. So werden Daten, deren Felder für die Anzeige gesperrt und daher ausgeblendet sind, auch beim Datenexport durch den betreffenden Benutzer nicht berücksichtigt. Das bedeutet, dass ein Benutzer nur die Daten exportieren kann, für deren Felder er Zugriffsrechte hat. Wenn auf Grund fehlender Zugriffsberechtigungen nicht alle Daten exportiert werden konnten, dann wird der Benutzer im Anschluss an den Datenexport in einer Systemmeldung informiert.

Einschränkungen bei der Nutzung

Flexible Datenexporte erlauben es im Gegensatz zu vordefinierten (programmierten) Datenexporten, sehr flexibel auf Daten zuzugreifen. Die Nutzung ist jedoch u.a. auf Grund technischer Grenzen verschiedenen Einschränkungen unterworfen, die von der proALPHA Business Solutions GmbH nicht als Softwarefehler eingestuft werden. Solche Einschränkungen sind:

Einschränkungen

Erläuterungen

Begrenzung der Ergebnismenge

Die Datenexporte nutzen eine SQL-ähnliche Abfrage und übertragen die Daten in interne Strukturen. Die Ergebnismenge wird typischerweise auf dem Application Server zusammengestellt und dann zum Client übertragen. Die Daten können dabei komplett im Hauptspeicher gehalten werden. Dabei ist auf Grund des begrenzten Adressraums von Progress als 32-Bit-Anwendung die Ergebnismenge begrenzt: Datenexporte im Gigabyte-Bereich können zu einem Speicherüberlauf und damit zum Abbruch der Sitzung führen. Richtwert für einen Datenexport ist eine maximale Größe von 1,6 GByte.

Verringerte Performance bei komplexen Abfragen

Beim Anlegen der Exportstruktur zu einem Datenexport werden mit dem Einfügen von Tabellen auch die Zugriffspfade auf die Datenbank festgelegt. Je nachdem, wie dabei Tabellen verknüpft wurden und wie tief die Verknüpfungen geschachtelt sind, kann beim Export auf dem Datenbankserver auf Grund der Datenbankzugriffe eine sehr hohe Auslastung entstehen. Solche Einbußen bei der Performance können das gesamte System beeinflussen.

Begrenzte Tabellenanzahl in der Abfrage

Die in der Abfrage verwendete Struktur kann maximal 18 Tabellen umfassen (eine Haupttabelle sowie maximal 17 abhängige Tabellen)

Einsprachiger Export

Der Datenexport ist immer auf die im Vorlauf gewählte Exportsprache begrenzt, d.h. Daten, die in mehreren Sprachen erfasst sind, werden jeweils nur in der gewählten Sprache ausgegeben.

Mandantenspezifischer Export

Flexible Datenexporte sind mandantenspezifisch. Daher gilt Folgendes:

  • Exportiert werden immer nur die Daten des aktuellen Mandanten. Eine Selektion der Daten aus anderen Mandanten ist nicht möglich.

  • Ein Datenexport ist nur in dem Mandanten verfügbar, in dem er definiert wurde. Dies gilt z.B. auch für den Fall, dass der Datenexport zum schnellen Zugriff als Favorit bestimmt wurde. Ein Datenexport, der z.B. in einem Mandanten "001" definiert und als Favorit bestimmt wurde, ist in den Favoriten der anderen Mandanten zwar zu sehen, jedoch gesperrt (Schloss-Symbol).

    Die Exportdefinitionen zu Datenexporten können Sie jedoch in anderen Mandanten verfügbar machen. Dazu können Sie die Exportdefinitionen als XML-Dateien exportieren und in andere Mandanten importieren.

Kein Export von Texten

Fließtexte, die in proALPHA erfasst sind, z.B. Texte zu Belegen, können nicht mit flexiblen Datenexporten zusammengestellt oder exportiert werden.

Begrenzung auf darstellbare Formate

Beim Datenexport wird für die Darstellung der exportierten Daten auf das jeweils in der Datenbank hinterlegte Format zugegriffen, sodass die Daten z.B. in CSV-Dateien korrekt dargestellt werden.

Daten können in Datenbanken auch mit Formaten gespeichert sein, die nicht darstellbar sind, z.B. interne Daten, die nicht auf der Oberfläche angezeigt werden. Beim Datenexport führt der Zugriff auf diese Formate zu einem Laufzeitfehler.

Wenn solche Daten dennoch exportiert werden sollen, dann muss das Format der Daten individuell angepasst werden. Durch solche Anpassungen können jedoch unerwünschte Seiteneffekte auftreten. So können sich in manchen Bildschirmmasken Darstellungen verschieben oder Daten nicht mehr vollständig sichtbar sein.

Tipp: Auf Grund der Einschränkungen eignen sich flexible Datenexporte eher für vergleichsweise kleine Datenmengen und einfache Abfragen. Für extrem große Datenmengen und/oder komplexe Abfragen (z.B. für die Datenanalyse im proALPHA Analyzer) sind strukturierte Exportprogramme zu empfehlen. Solche Exportprogramme können für Ihr Unternehmen individuell programmiert werden. Informationen dazu erhalten Sie von Ihrem Berater.

Flexible Datenexporte definieren

Flexible Datenexporte setzen sich zusammen aus der Exportdefinition mit allgemeinen Daten zum Export und der Exportstruktur mit der Festlegung der zu exportierenden Daten. Für die Definition von Datenexporten sind entsprechende Kenntnisse der internen Strukturen von proALPHA notwendig. Daher sollten die Datenexporte nach den Belangen Ihres Unternehmens durch den Systemverwalter definiert werden.

Thema: Flexible Datenexporte definieren

Flexible Datenexporte zum Zusammenstellen von Daten verwenden

Mit Hilfe flexibler Datenexporte können Sie Datensätze in proALPHA in einer Übersicht oder in einem Infoscape des integrierten Analyzers zusammenstellen. Dabei grenzen Sie die Menge der Datensätze im Vorlauf anhand der Selektionskriterien ein.

Voraussetzung für die Verwendung eines Datenexports zum Zusammenstellen von Datensätzen ist, dass der Datenexport veröffentlicht ist. Ob und für welche Art der Zusammenstellung ein Datenexport veröffentlicht wird, bestimmt der Systemverwalter beim Definieren des Datenexports.

In Übersichten können Sie z.B. Datensätze zusammenstellen, die Sie bearbeiten wollen. Für die bequeme Bearbeitung können Sie das entsprechende Programm als benutzerspezifischen Menüpunkt in die Übersicht einbinden. So wird der jeweils in der Übersicht ausgewählte Datensatz parallel im Fenster dieses Programms zur Bearbeitung angezeigt.

Die Zusammenstellung von Daten in einer Übersicht können Sie auch verwenden, um im Vorfeld eines Datenexports zu prüfen, ob dieser Ihren Anforderungen entspricht. Aus der Übersicht können Sie die Daten wie in proALPHA für Übersichten üblich exportieren.

Hinweis: In der Übersicht werden die Spalten entsprechend der in der Exportstruktur festgelegten Reihenfolge angeordnet. Die Spaltenanordnung können Sie nach Ihren Anforderungen ändern. Die Spaltenanordnung wird für diese Übersicht benutzerspezifisch gespeichert, d.h., sie gilt nur für den Export aus der Übersicht. Wenn Sie den Datenexport dagegen aus dem Fenster Datenexport starten, dann werden die Spalten entsprechend der ursprünglichen Reihenfolge aus der Exportstruktur angeordnet.

Daten in einer Übersicht zusammenstellen

  1. Öffnen Sie in der Programmauswahl den Ordner Auswertungen | Datenexporte | Veröffentlichte Datenexporte (Übersichten).

    Doppelklicken Sie auf den gewünschten Datenexport.

  2. Optional: Ein Filter wird geöffnet. Bestimmen Sie in den dafür vorgesehenen Feldern die Selektionskriterien, um die Daten einzugrenzen, und bestätigen Sie mit OK.

    Eine Übersicht mit den Daten wird geöffnet.

  3. Optional: Exportieren Sie die Daten aus der Übersicht.

    Wählen Sie dazu im Kontextmenü der Übersicht den Menüpunkt Datenexport.

Daten in einem Infoscape im integrierten Analyzer zusammenstellen

  1. Öffnen Sie in der Programmauswahl den Ordner Auswertungen | Datenexporte | Veröffentlichte Datenexporte (Analyzer).

  2. Doppelklicken Sie auf den gewünschten Datenexport.

    Das Fenster des integrierten Analyzers wird geöffnet.

    Die Daten werden in einem Infoscape angezeigt.

Flexible Datenexporte ausführen

Der Datenexport kann wie folgt ausgeführt werden:

  • Sie starten den Datenexport manuell.

    Dabei wählen Sie im Vorlauf u.a. das gewünschte Exportformat und grenzen die Menge der Datensätze anhand der Selektionskriterien ein.

  • Der Datenexport wird automatisch ausgeführt.

    Dazu muss der Systemverwalter einen Job einrichten, wobei er die gewünschten Vorlaufeinstellungen bestimmt. Ein solcher Job kann z.B. über Nacht ausgeführt werden.

Flexible Datenexporte können in verschiedenen Sprachen ausgeführt werden. Die gewünschte Exportsprache wird im Vorlauf des Datenexports ausgewählt. Voraussetzung für den Export ist, dass die Bezeichnungen der zu exportierenden Daten in dieser Sprache vorliegen.

Je nach Datenvolumen können flexible Datenexporte zeitintensiv sein. Daher sollten die Datenexporte in der Regel automatisch ausgeführt werden.

Datenexport mit Vorschau ausführen

  1. Öffnen Sie das Fenster Datenexport.

  2. Doppelklicken Sie auf die Zeile des gewünschten Datenexports.

    Alternativ: Klicken Sie auf die Zeile und wählen Sie den Menüpunkt Extras | Export ausführen.

    Der Vorlauf für den Datenexport wird geöffnet.

  3. Bestimmen Sie in den dafür vorgesehenen Feldern die Selektionskriterien, um die Daten für den Export einzugrenzen.

  4. Bestimmen Sie, wie die Daten zu exportieren sind. Wählen Sie dazu u.a. das gewünschte Exportformat.

  5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Vorschau und bestätigen Sie mit OK.

    Das Fenster Vorschau Datenexport wird geöffnet.

    Technisch bedingt zeigt die Vorschau je nach Umfang des Datenexports nur eine Auswahl der zu exportierenden Datensätze. Die Anzahl der tatsächlich exportierten Datensätze kann höher sein.

  6. Optional: Wählen Sie im Feld Exportformat ein anderes Exportformat aus.

  7. Optional: Wählen Sie im Feld Codepage eine andere Codepage aus.

    (Gilt nur für das Exportformat "CSV".)

  8. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Alternativ: Wählen Sie den Menüpunkt Extras | Exportieren.

    Der Datenexport wird ausgeführt.

Hinweis: Beim Datenexport mit dem Exportformat "List & Label" wird die Vorschau des List & Label Designers geöffnet. In der Vorschau stehen verschiedene Optionen für die Datenausgabe zur Verfügung. Hilfestellung finden Sie in der Dokumentation zum List & Label Designer.

Datenexport ohne Vorschau ausführen

  1. Öffnen Sie das Fenster Datenexport.

  2. Doppelklicken Sie auf die Zeile des gewünschten Datenexports.

    Alternativ: Klicken Sie auf die Zeile und wählen Sie den Menüpunkt Extras | Export ausführen.

    Der Vorlauf für den Datenexport wird geöffnet.

  3. Bestimmen Sie in den dafür vorgesehenen Feldern die Selektionskriterien, um die Daten für den Export einzugrenzen.

  4. Bestimmen Sie, wie die Daten zu exportieren sind. Wählen Sie dazu u.a. das gewünschte Exportformat.

  5. Bestätigen Sie mit OK.

    Der Datenexport wird ausgeführt.

Administration

Objekte

Bedeutung

Datenexporte

Unternehmensspezifische Konfiguration der Datenexporte

BM_DynExportTypes_Online

Ausführungsarten je Exportformat für flexible Datenexporte

BM_DynExportTypes_Structured

Formen des Datenexports je Exportformat für flexible Datenexporte

BM_DynFilterTypes_...

Filtertypen zur Eingrenzung von Exportdaten in flexiblen Datenexporten

BM_DynFieldTypes_...

Feldtypen zur Eingrenzung von Feldern (Spalten) beim Einfügen in eine Exportstruktur

BM_DynTableTypes_...

Tabellentypen und Filter zur Eingrenzung von abhängigen Tabellen beim Einfügen in eine Exportstruktur

ExportDir

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA Session

Verzeichnis, in dem Exportdateien mit den Exportformaten "CSV" und "XML" zu speichern sind

DataDir

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA Analyzer

Verzeichnis, in dem Exportdateien mit Exportformat "Analyzer" zu speichern sind

MasterDir

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA Analyzer

Verzeichnis, in dem die Masterdateien für Exportdateien mit Exportformat "Analyzer" gespeichert sind

Convert

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA Analyzer

Batch-Programm, das Exportdateien mit Exportformat "Analyzer" aus FOC-Dateien in FOX-Dateien konvertiert

Zugriffsberechtigungen

Thema: Zugriffsberechtigungen flexible Datenexporte einrichten

Zugriffsberechtigungen flexible Datenexporte einrichten

Für flexible Datenexporte können Sie folgende Zugriffsberechtigungen einrichten:

  • Zugriffsberechtigungen für das Definieren von flexiblen Datenexporten.

    Der Zugriff auf das Programm zum Definieren kann mit der Programmverriegelung gesperrt werden.

  • Zugriffsberechtigungen für das Verwenden und Ausführen von flexiblen Datenexporten

    Einzelne Datenexporte können mit der Benutzungsverriegelung gesperrt werden.

Hinweis: Weiterführende Informationen zur Sicherheit beim Datenexport finden Sie im proALPHA Wiki. Das proALPHA Wiki ist Bestandteil des proALPHA Kundenportals. Die Zugangsdaten für das proALPHA Kundenportal erhalten Sie vom proALPHA Service.