Änderungshistorien

Im Rahmen des Auditings werden Änderungen am Datenbestand protokolliert. Dies betrifft das Anlegen und Pflegen von Datensätzen durch Benutzer. Die protokollierten Änderungen können in Änderungshistorien eingesehen werden. Die Änderungshistorie zu einem Datensatz können Sie direkt im Fenster des Datensatzes aufrufen. In der Änderungshistorie können Sie z.B. nachvollziehen, welcher Benutzer zuletzt welche Daten in einem Datensatz gepflegt hat.

Änderungshistorien führen

Änderungshistorien können für alle in den proALPHA Datenbanken gespeicherten Daten geführt werden, z.B. für Teilestammdaten oder Einkaufsbelege.

Die Änderungshistorie eines Datensatzes beginnt je nach Konfiguration beim Speichern des neu angelegten Datensatzes und wird beim Pflegen des Datensatzes jeweils aktualisiert.

Änderungen können sowohl auf Ebene der Datensätze als auch auf Ebene der einzelnen Felder protokolliert werden. So kann die Änderungshistorie detaillierte Informationen darüber enthalten, welcher Benutzer welche Felder in einem Datensatz wann geändert hat und welchen Inhalt die Felder vor der Änderung hatten. Anhand dieser Informationen können Sie z.B. Preisänderungen verfolgen.

Für welche Datensatzarten Änderungshistorien geführt werden und welchen Umfang die Protokollierung in den Änderungshistorien hat, ist je Datensatzart anhand von Audit-Richtlinien konfiguriert.

Änderungen mit Änderungsgründen protokollieren

Für verschiedene Datensatzarten kann die Protokollierung mit Angabe von Änderungsgründen erfolgen. Anhand eines Änderungsgrunds können Sie z.B. Art und Anlass der Änderung beschreiben. Dazu erfassen Sie den Änderungsgrund beim Speichern eines neu angelegten oder geänderten Datensatzes. Der Änderungsgrund fließt als zusätzliche Information in die Änderungshistorie ein. Ob die Protokollierung mit Änderungsgründen erfolgt, ist anhand der Compilerkonstante pa_BB_ManAeg konfiguriert.

Änderungsgründe als Stammdaten erfassen

Änderungsgründe werden als Stammdaten zu den einzelnen Datensatzarten geführt (Menüpunkt Stamm | Änderungsgründe im Fenster der Datensatzart). So können Sie z.B. Änderungsgründe speziell für Änderungen an Teilen festlegen und als Stammdaten zum Teilestamm erfassen.

Änderungsgründe können Sie u.a. zu folgenden Datensatzarten führen:

  • Kunden

  • Lieferanten

  • Teile

  • Seriennummern

  • Standardstücklisten

  • Standardarbeitsprozesse

  • Zeichnungen

  • Projekte

Die Änderungsgründe können erweitert werden, sodass sie für weitere Datensatzarten zur Verfügung stehen. Die Funktion wird für Ihr Unternehmen individuell programmiert. Informationen dazu erhalten Sie von Ihrem Berater.

Basiswissen: Stammdaten erfassen

Änderungsgründe beim Speichern von Datensätzen verwenden

Wenn Sie einen Datensatz nach der Neuanlage oder Pflege speichern, dann wird automatisch das Fenster Änderungsgrund geöffnet. In dem Fenster ordnen Sie den gewünschten Änderungsgrund zu und erfassen ggf. eine Bemerkung zur näheren Beschreibung der Änderung.

Änderungshistorien einsehen

Die Änderungshistorie zu einem Datensatz können Sie direkt im Fenster des betreffenden Datensatzes aufrufen, z.B. im Stammdatenfenster eines Teils (Menüpunkt Info | Änderungshistorie). Das Fenster Änderungshistorie ist modal, d.h. solange das Fenster geöffnet ist, können Sie im Fenster des Datensatzes nicht arbeiten. So können Sie aus dem Fenster des Datensatzes keine weiteren Fenster öffnen und auch nicht über Datensätze blättern.

In der Änderungshistorie werden die einzelnen Änderungen mit den jeweils protokollierten Informationen zeilenweise angezeigt. Bei entsprechender Konfiguration können Sie in der Änderungshistorie je Änderung zusätzlich Informationen zu den geänderten Feldern des Datensatzes einsehen (Menüpunkte Info | geänderte Felder und Info | geänderte Felder (Details)).

In der Änderungshistorie zu einem Datensatz wird auch die Neuanlage, Änderung oder Löschung von abhängigen Datensätzen protokolliert. So können Sie z.B. in der Änderungshistorie zu einem Teil auch die Änderungshistorie der zugehörigen Teile-Lieferanten-Beziehungen einsehen.

Voraussetzung dafür ist, dass auch für die abhängige Datensatzart das Auditing konfiguriert ist. Zudem muss im Repository in der Beziehung zwischen den beiden Datensatzarten das Kontrollkästchen Auditkontext aktiv sein. Diese Einstellung des Kontrollkästchens ist für verschiedene Tabellenbeziehungen vordefiniert. Weitere Tabellenbeziehungen kann Ihr Systemverwalter nach Ihren Anforderungen konfigurieren. Dabei ist zu beachten, dass sich mit steigender Anzahl der Tabellenbeziehungen die Performance beim Öffnen der Änderungshistorie verringern kann.

Hinweise:

  • Wenn ein Datensatz gelöscht wurde, dann stehen die Informationen über Neuanlage und Änderungen des Datensatzes nicht mehr in der Änderungshistorie zur Einsicht zur Verfügung.

  • Für die Protokollierung von Änderungen an Textfeldern gilt folgende Restriktion:

    Umfangreiche Texte, z.B. Fließtexte in Belegen, werden in den entsprechenden Datenbanktabellen unter dem Progress-Datentyp CLOB (Character Large Object) gespeichert. Die Inhalte dieser Textobjekte können in den Änderungshistorien nicht dargestellt werden. Daher wird zwar protokolliert, dass ein Text erfasst oder geändert wurde. Neue oder geänderte Textinhalte können jedoch in der Änderungshistorie nicht beauskunftet werden. Gleiches gilt für Binärdaten, die unter dem Progress-Datentyp BLOB (Binary Large Object) gespeichert werden.