Stammdaten des Finanzwesens

Für Geschäftsvorgänge im Finanzwesen wird eine Vielzahl von Stammdaten herangezogen. Die Stammdaten des Finanzwesens bilden die Grundlage für die Abbildung der Geschäftsvorgänge im proALPHA Finanzwesen. Stammdaten enthalten die wichtigsten Daten, z.B. den Steuerschlüssel als Berechnungsgrundlage für Umsatzsteuern. Für die unterschiedlichen Geschäftsvorgänge in Ihrem Unternehmen werden die entsprechenden Buchungen erzeugt. Dabei werden die erforderlichen Stammdaten ermittelt, sodass die Werte auf die entsprechenden Konten (GuV-Konten, Steuerkonten) gebucht werden können.

Basiswissen: Stammdaten

Grundlegende Stammdaten

Wichtige Stammdaten des Mandanten hinterlegen Sie im Firmenstamm. Diese Stammdaten werden für die Abwicklung von unterschiedlichen Geschäftsvorgängen herangezogen. Im Fibu-Stamm hinterlegen Sie Stammdaten, die für verschiedene Programme in der Finanzbuchhaltung benötigt werden.

Stammdaten für die Sachkontenbuchhaltung

Durch unterschiedliche Geschäftsvorgänge werden die Sachwerte Ihres Unternehmens vermehrt oder gemindert. Solche Sachwerte sind z.B. Erlöse, Aufwendungen, Materialwerte oder Wertminderungen wie Skonti. Diese Sachwerte werden auf die Sachkonten der Finanzbuchhaltung gebucht und somit protokolliert.

Verschiedene Buchungen werden in proALPHA automatisch durchgeführt. Damit proALPHA die automatischen Buchungen durchführen kann, wurden die zu bebuchenden Sachkonten identifiziert und in Form von Sonderkonten vorgegeben.

Forderungen und Verbindlichkeiten fließen über die Bilanzkonten "Forderungen aus Lieferungen und Leistungen" und " Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen" in die Bilanz ein. Diese Sachkonten bebucht proALPHA automatisch, wenn ein Personenkonto bebucht wird. Welche Sachkonten bebucht werden, bestimmen Sie mit Sammelkonten, in denen die Forderungs- und Verbindlichkeitskonten gruppiert sind und die den Personenkonten zugeordnet werden. Mit Hilfe der Zessionskennzeichen können Sie abgetretene Forderungen kennzeichnen. Zessionskennzeichen zählen zu den Stammdaten.

Die zeitliche Abgrenzung von Buchungen auf Sachkonten erfolgt mit Hilfe von Buchungsperioden der Finanzbuchhaltung. Die zeitliche Abgrenzung von Materialbewegungen, die in der Logistik stattfinden und wertmäßig in die Finanzbuchhaltung verbucht werden, erfolgt mit Hilfe von Buchungsperioden des Materials.

Stammdaten für die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung

Durch unterschiedliche Geschäftsvorgänge entstehen Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Ihren Kreditoren und Debitoren. Die Forderungen und Verbindlichkeiten werden auf die Personenkonten verbucht.

Forderungen und Verbindlichkeiten fließen über die Bilanzkonten "Forderungen aus Lieferungen und Leistungen" und " Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen" in die Bilanz ein. Diese Sachkonten bebucht proALPHA automatisch, wenn ein Personenkonto bebucht wird. Welche Sachkonten bebucht werden, bestimmen Sie mit Sammelkonten, in denen die Forderungs- und Verbindlichkeitskonten gruppiert sind und die den Personenkonten zugeordnet werden.

Forderungen und Verbindlichkeiten werden miteinander verrechnet, wenn ein Kunde gleichzeitig ein Lieferant ist. Voraussetzung dafür ist, dass Sie im Geschäftspartnerstamm festlegen, welche Kunden zugleich Lieferanten sind.

Die zeitliche Abgrenzung von Buchungen auf Personen- und Sammelkonten erfolgt mit Hilfe von Buchungsperioden.

Stammdaten für die Besteuerung von Umsätzen

Beim Einkauf und Verkauf von Waren und Dienstleistungen werden Umsätze erzielt, die z.B. in Deutschland zu besteuern sind. Ob und in welcher Höhe Umsatzsteuern zu entrichten sind, wird mit Hilfe der Steuerfindung ermittelt. Dazu werden verschiedene Stammdaten benötigt.

Stammdaten für die Zahlungsregulierung

Für die Zahlungsregulierung werden mit den Kunden und Lieferanten Zahlungsbedingungen festgelegt. Eine Zahlungsbedingung ist z.B. dass ein Kunde unter Abzug von Skonto eine Rechnung bezahlen darf. Die Zahlungsbedingungen werden in der Finanzbuchhaltung als Zahlungsziele geführt. Ergänzend zu den Zahlungszielen erfassen Sie im Fibu-Stamm verschiedene Festlegungen, die bei Zahlung unter Abzug von Skonto herangezogen werden. Eine Festlegung ist z.B. dass die Eingangszahlung eines Kunden auch dann akzeptiert wird, wenn dieser vom Rechnungsbetrag zu viel Skonto abgezogen hat.

Zahlungen werden in der Regel über Banken abgewickelt. Die Banken, mit denen Ihr Unternehmen in Geschäftskontakt steht, werden im Bankenstamm geführt. Eine Bank kann für Ihr Unternehmen eines oder mehrere Bankkonten führen. Um über diese Bankkonten Zahlungen, z.B. als Überweisung, zu tätigen, werden verschiedene Daten zu den Bankkonten benötigt, u.a. Kontonummern oder IBAN. Die erforderlichen Daten Ihrer Bankkonten werden in den Bankverbindungen des eigenen Unternehmens hinterlegt. Die erforderlichen Bankverbindungen Ihrer Kunden und Lieferanten werden im Kunden- und Lieferantenstamm hinterlegt.

Für Barzahlungen hinterlegen Sie die Geschäftskassen im Kassenstamm.

Stammdaten für Mengen- und Werteflüsse

Durch unterschiedliche Geschäftsvorgänge werden Mengen- und Werteflüsse ausgelöst, die in die Finanzbuchhaltung verbucht werden. Welche Konten dabei bebucht werden, bestimmen Sie bereits bei der Stammdatenerfassung mit Hilfe folgender Stammdaten:

  • Kontengruppen, in denen Sachkonten zusammengefasst sind, die bei Geschäftsvorgängen bebucht werden, die in Zusammenhang mit Teilen stehen, u.a. die Faktura im Vertrieb.

    Bei welchen Teilen identische Sachkonten bebucht werden, wird mit Hilfe der Werteflussgruppen bestimmt. Jeder Werteflussgruppe ist eine Kontengruppe zugeordnet. Jedem Teil wird wiederum eine Werteflussgruppe zugeordnet. So werden bei den Teilen identische Sachkonten bebucht, denen dieselbe Werteflussgruppe zugeordnet ist. Dies können z.B. Teile einer Teileart sein.

    Jeder Kontengruppe sind Steuergruppen zugeordnet. In einer Steuergruppe sind Erlösgruppen und Wareneinkaufsgruppen mit den zu bebuchenden Erlöskonten und Wareneinkaufskonten hinterlegt.

    Jedem Erlöskonto und Wareneinkaufskonto ist ein Steuerschlüssel zugeordnet. Dem Steuerschlüssel ist wiederum ein Steuerkonto und mehrere Zuschlagskonten zugeordnet.

    Welches Sachkonto in der Finanzbuchhaltung bebucht wird, wird in der Logistik mit Hilfe der Kontenfindung ermittelt.

  • Kontengruppen Anlagen, in denen Anlagenkonten zusammengefasst sind, auf die anlagenrelevante Werte verbucht werden, z.B. Normalabschreibungen. Die anlagenrelevanten Werte werden in der Anlagenbuchhaltung ermittelt und in die Finanzbuchhaltung transferiert.

Im Rahmen der Mengen- und Werteflüsse werden Aufwendungen und Erträge aus der Finanzbuchhaltung in die Kostenrechnung verbucht. Somit sind die Aufwendungen und Erträge zum einen auf den GuV-Konten der Finanzbuchhaltung protokolliert und zum anderen auf den Kostenarten und Ergebniskonten der Kostenrechnung. Aufgabe der Finanzbuchhaltung ist die Abstimmung der Salden der GuV-Konten mit den Salden der Kostenarten und Ergebniskonten. Dazu definieren Sie in der Konten-Kostenarten-Tabelle, welche Kostenarten und Ergebniskonten einem GuV-Konto entsprechen.