Kontierung und OP-Zuordnung

Jede Umsatzzeile eines elektronischen Bankkontoauszugs steht für eine Eingangs- oder Ausgangszahlung auf dem Bankkonto. Da in der Regel viele unterschiedliche Zahlungen anfallen, unterstützt Sie proALPHA bei deren Verarbeitung. Zur Arbeitserleichterung werden bei Kundenzahlungen sowohl zu den Umsatzzeilen als auch zu den Transaktionsdetails die Konten und offenen Posten automatisch ermittelt. Für die Ermittlung werden Daten aus Umsatzzeilen oder Transaktionsdetails mit Daten in proALPHA verglichen. So wird z.B. eine Belegnummer aus dem Verwendungszweck mit den Belegnummern der offenen Posten verglichen. Bei einer Übereinstimmung erfolgt die Kontierung und OP-Zuordnung.

Im Anschluss an die automatische Kontierung und OP-Zuordnung können Sie die Daten überprüfen und bei Bedarf offene Posten manuell zuordnen.

Kontierung und OP-Zuordnung starten

Die Kontierung und OP-Zuordnung wird hinsichtlich des Dateiformats wie folgt unterschieden:

  • Format MT940

    Für jeden Bankkontoauszug wird die Kontierung und OP-Zuordnung automatisch beim Import gestartet. Nach dem Import können Sie bei Bedarf, z.B. nach Definition neuer Zuordnungsreferenzen, die Kontierung und OP-Zuordnung wiederholt durchführen. Diese müssen Sie manuell starten. Dabei können Sie bestimmen, welche Kontoauszüge davon betroffen sind und welche bisherigen Zuordnungen dabei überschrieben werden. Bisher nicht zugeordnete Umsatzzeilen werden immer neu verarbeitet.

  • Format camt.053

    Für jeden Bankkontoauszug müssen Sie die Kontierung und OP-Zuordnung manuell starten. Im Vorlauf können Sie individuell Optionen zur Kontierung festlegen. Je Bankkontoauszug können Sie bei Bedarf, z.B. nach Definition neuer Zuordnungsreferenzen, die Kontierung und OP-Zuordnung wiederholt durchführen. Dabei können Sie bestimmen, welche bisherigen Zuordnungen dabei überschrieben werden. Bisher nicht zugeordnete Umsatzzeilen werden immer neu verarbeitet.

Hinweis: Offene Posten, die bereits teilweise durch einen archivierten Auszug bezahlt wurden, werden bei der automatischen OP-Zuordnung erneut der Restzahlung zugeordnet.

Kontierung und OP-Zuordnung bei Format MT940 manuell starten

  1. Wählen Sie den Menüpunkt Bearbeiten | Kontierung und Zuordnung OP.

    Der Vorlauf Kontierung und Zuordnung OP wird geöffnet.

  2. Bestimmen Sie in den dafür vorgesehenen Feldern die Selektionskriterien, um die Kontoauszüge einzugrenzen, zu denen Sie eine erneute Zuordnung starten wollen.

  3. Bestätigen Sie mit OK.

    Die Kontierung und OP-Zuordnung wird gestartet.

Kontierung und OP-Zuordnung bei Format camt.053 manuell starten

  1. Bestimmen Sie im Filter in den dafür vorgesehenen Feldern die Selektionskriterien, um die Kontoauszüge einzugrenzen.

  2. Bestätigen Sie mit OK.

    Das Fenster Kontoauszüge camt.053 wird geöffnet.

    Die Kontoauszüge werden zeilenweise angezeigt.

  3. Markieren Sie den gewünschten Kontoauszug.

  4. Wählen Sie den Menüpunkt Bearbeiten | Kontierung und Zuordnung OP.

    Der Vorlauf Verarbeitungsoptionen zur Zuordnung von Konten und OP wird geöffnet.

  5. Bestimmen Sie in den dafür vorgesehenen Feldern die Verarbeitungsoptionen zur Zuordnung.

  6. Bestätigen Sie mit OK.

    Die Kontierung und OP-Zuordnung wird gestartet.

Ablauf der Kontierung und OP-Zuordnung

Schritte

Erläuterungen

1

Suche nach SEPA-Informationen im Verwendungszweck

Auswertung der Zuordnungsreferenzen

Wenn keine OP-Zuordnung anhand von SEPA-Informationen oder Zuordnungsreferenzen erfolgen konnte, wird der Zuordnungsversuch mit Schritt 2 fortgesetzt.

2

Suche nach Belegnummern im Verwendungszweck

Wenn keine OP-Zuordnung anhand einer Belegnummer erfolgen konnte, wird der Zuordnungsversuch mit Schritt 3 fortgesetzt.

3

Suche nach Kundendaten oder Lieferantendaten entsprechend den Einstellungen zur Suche im Verwendungszweck

Wenn keine OP-Zuordnung anhand der Kunden- oder Lieferantendaten erfolgen konnte, wird der Zuordnungsversuch mit Schritt 4 fortgesetzt.

4

Suche nach einem Umsatzbetrag entsprechend den Einstellungen zur Zuordnung über Betrag

Hinweis: Wenn keine OP-Zuordnung erfolgt ist, dann können Sie die OP-Zuordnung manuell vornehmen.

Die Daten, die zur Kontierung und OP-Zuordnung ausgewertet werden, können Sie beliebig kombinieren.

Hinweis: Je nach Anzahl der Daten, die für die Kontierung und OP-Zuordnung herangezogen werden, kann die Verarbeitung der Bankkontoauszüge sehr zeitintensiv sein.

Optionen zur Kontierung festlegen

Anhand der Optionen zur Kontierung können Sie die infrage kommenden offenen Posten selektieren. Die Selektion ist bei jedem der beim Ablauf der Kontierung und OP-Zuordnung genannten Schritte möglich. Durch eine Kontierung können Sie die eindeutige Zuordnung von Umsatzzeilen und offenen Posten unterstützen. Durch vielfältige Einstellungen im Filter Auswahl Kontoauszüge können Sie die unterschiedlichen Gewohnheiten Ihrer Geschäftspartner beim Hinterlegen der Angaben im Verwendungszweck berücksichtigen. Folgende Einstellungen können Sie beliebig kombinieren:

Wenn nach der Kontierung eine Umsatzzeile nicht oder nicht vollständig zu einem offenen Posten zugeordnet werden kann, dann wird die Zahlung auf dem Konto des Kunden oder Lieferanten als Vorauszahlung verbucht.

Automatische Zuordnung über die Belegnummer

Ablauf:

Bei jeder Kontierung oder OP-Zuordnung wird automatisch geprüft, ob der Verwendungszweck eine der folgenden Daten enthält:

  • In Eingangszahlungen eine Belegnummer

  • In Ausgangszahlungen eine Fremdbelegnummer

Diese Daten werden mit den korrespondierenden Daten der infrage kommenden offenen Posten verglichen. Bei übereinstimmenden Daten wird die Umsatzzeile direkt dem offenen Posten des entsprechenden Personenkontos zugeordnet.

Voraussetzungen dafür sind:

  • Im Verwendungszweck müssen Belegnummer oder Fremdbelegnummer alleine stehen. So ist direkt davor keine numerische Ziffer und direkt dahinter kein Leerzeichen zulässig.

  • Bei offenen Posten aus Vertriebsbelegen und Einkaufsbelegen müssen die Belegnummern innerhalb der Nummernkreise für Belege liegen.

  • Bei offenen Posten aus der Finanzbuchhaltung müssen die Belegnummern innerhalb der Nummernkreise für Ausgangsrechnungen oder Eingangsrechnungen der Finanzbuchhaltung liegen.

  • Bei allen anderen offenen Posten müssen die Belegnummern innerhalb des gültigen Belegnummernkreises zur Verarbeitung elektronischer Bankkontoauszüge liegen. Die Grenzen dieses Belegnummernkreises sind in den Anwendungsparametern FO_StatementDocNo_... hinterlegt.

  • Die Fremdbelegnummern müssen eine Mindestlänge haben. Die Mindestlänge ist in dem Anwendungsparameter FO_StatementLengthExtDocNoMin hinterlegt.

OP-Zuordnung:

Eine erfolgte Zuordnung erkennen Sie im Kontoauszug anhand folgender Kennzeichnung:

Zuordnung anhand von...

Wert in der Umsatzzeile

Ziffer in den Buchungsdaten zur Umsatzzeile

...Belegnummer

OP-BelegNr

45

...Fremdbelegnummer

OP-Fremdbeleg

44

...Belegnummer oder Fremdbelegnummer

und Belegdatum

OP-BelegDat

46

Bei Überzahlung von offenen Posten entstehen Restbeträge. Ob Restbeträge dem ältesten offenen Posten des jeweiligen Personenkontos zugeordnet werden oder als Vorauszahlung gebucht werden, bestimmen Sie mit dem Kontrollkästchen Zuordnung Altdaten.

Suche im Verwendungszweck

Zuordnung über Betrag

Hinweis: Bei Zahlungen in Fremdwährung wird der Ursprungsbetrag entweder in der Umsatzzeile (OCMT) oder im Verwendungszweck angegeben. So können Zahlungen, bei denen Bankgebühren berechnet wurden, den OP in der gleichen Fremdwährung zugeordnet werden.

Voraussetzung: Die Bankverbindung wird in Eigenwährung geführt.

Zuordnung aufgrund von Zuordnungsreferenzen

Auf Grund von Zuordnungsreferenzen können Umsatzzeilen zu offenen Posten von Sachkonten und Personenkonten zugeordnet werden. Zuordnungsreferenzen sind Stammdaten, die bei jeder Kontierung und OP-Zuordnung automatisch berücksichtigt werden.

Kontierung und OP-Zuordnung prüfen

Vor der Verbuchung können Sie die Kontierung und OP-Zuordnung prüfen. Durch die Prüfung erhalten Sie eine bessere Übersicht über die Umsatzzeilen, für die Sie eine manuelle Zuordnung vornehmen müssen.

  • Prüfung beim Format MT 940

    Sie können z.B. kontrollieren, welche Umsatzzeile zu einem offenen Posten zugeordnet wurde. Zugeordnete Umsatzzeilen werden im Fenster Umsatzzeilen Kontoauszug in der Spalte zgnt mit einem "*" gekennzeichnet. In der Spalte können Sie die Umsatzzeilen nach "zugeordnet" und "nicht zugeordnet" sortieren. Zudem sind nicht zugeordnete Umsatzzeilen farbig unterlegt.

  • Prüfung beim Format camt.053

    Sie können z.B. kontrollieren, zu welchen Transaktionsdetails eine Umsatzzeile zugeordnet wurde. Zugeordnete Umsatzzeilen werden im Fenster Transaktionsdetails Kontoauszug in der Spalte zgnt mit einem "*" gekennzeichnet. Zudem sind nicht zugeordnete Umsatzzeilen farbig unterlegt.

Bei beiden Formaten werden Umsatzzeilen gelb unterlegt, wenn der Verwendungsweck des Umsatzes keine Belegnummer oder Fremdbelegnummer des OP enthält. So können Sie z.B. diese Umsatzzeilen auf einen Blick erkennen und bei Bedarf die Zuordnung kontrollieren.

Voraussetzungen für das Ändern der Buchungsdaten

Nach der Prüfung können Sie bei Bedarf bei bereits zugeordneten Umsatzzeilen die Buchungsdaten ändern.

  • Dem Kunden ist kein Zustand mit der Funktion "Sperre" für den Workflow-Bereich "Kundenzahlung (FB_KZ)" zugeordnet.

  • Dem Lieferanten ist kein Zustand mit der Funktion "Sperre" für den Workflow-Bereich "Lieferantenzahlung (FB_LZ)" zugeordnet.

  • Dem Konto ist kein Zustand mit der Funktion "Sperre" für den Workflow-Bereich "Fibu Buchung (FB)" zugeordnet.

Kontierung und OP-Zuordnung bei Format MT940 prüfen

  1. Bestimmen Sie in den dafür vorgesehenen Feldern die Selektionskriterien, um die Kontoauszüge einzugrenzen.

  2. Bestätigen Sie mit OK.

    Das Fenster Kontoauszüge MT940 wird geöffnet.

    Die Kontoauszüge werden zeilenweise angezeigt.

  3. Markieren Sie den gewünschten Kontoauszug.

  4. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Umsatzzeilen.

    Das Fenster Umsatzzeilen Kontoauszug wird geöffnet.

  5. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Buchungsdaten.

    Das Fenster Buchungsdaten zur Umsatzzeile wird geöffnet.

    Die Daten, die bei der Kontierung ermittelt wurden, werden angezeigt.

Kontierung und OP-Zuordnung bei Format camt.053 prüfen

  1. Bestimmen Sie im Filter in den dafür vorgesehenen Feldern die Selektionskriterien, um die Kontoauszüge einzugrenzen.

  2. Bestätigen Sie mit OK.

    Das Fenster Kontoauszüge camt.053 wird geöffnet.

    Die Kontoauszüge werden zeilenweise angezeigt.

  3. Markieren Sie den gewünschten Kontoauszug.

  4. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Transaktionsdetails.

    Das Fenster Transaktionsdetails Kontoauszug wird geöffnet.

  5. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Buchungsdaten.

    Das Fenster Buchungsdaten Kontoauszug wird geöffnet.

    Die Daten, die bei der Kontierung ermittelt wurden, werden angezeigt.

OP-Zuordnungen löschen

Falls erforderlich, können Sie je Buchungszeile im Fenster Buchungsdaten zur Umsatzzeile die automatische oder manuelle OP-Zuordnung löschen (Bearbeiten | Zuordnung löschen). Somit wird das bisher zugeordnete Konto durch das Zwischenkonto für nicht zugeordnete Umsatzzeilen ersetzt. Die Umsatzzeile wird als "nicht zugeordnet" gekennzeichnet.

Verarbeitung von Zahlungen

Bei der OP-Zuordnung vergleicht proALPHA den Zahlbetrag aus der Umsatzzeile mit dem offenen OP-Betrag. Dabei unterscheidet proALPHA wie folgt:

  • Die Beträge stimmen überein.

  • Der offene OP-Betrag ist größer als der Zahlbetrag, die Abweichung liegt nicht in der in proALPHA zulässigen Toleranz. Der zu geringe Zahlbetrag wird als Teilzahlung behandelt. Die Teilzahlung wird gelb unterlegt.

  • Der offene OP-Betrag ist kleiner als der Zahlbetrag. Die Überzahlung wird gelb unterlegt. Überzahlungen können Sie für weitere offene Posten verwenden oder als Vorauszahlung verbuchen. Bei Vorauszahlungen wird anhand des Zahlungsziels die Fälligkeit des neuen offenen Postens bestimmt. Eine Vorauszahlung wird nicht farbig unterlegt.

  • Die Währungen stimmen überein.

    Bei Zahlungen in Fremdwährung werden beim Import der Bankkontoauszüge automatisch die Zahlbeträge in Eigenwährung in die Umsatzzeilen übernommen. So können OP in Eigenwährung den Zahlungen zugeordnet werden. Bei OP in Fremdwährung wird die Vorgehensweise hinsichtlich des Dateiformats wie folgt unterschieden:

    • Format MT940

      Verwerfen Sie die Daten des Bankkontoauszugs (Menüpunkt Bearbeiten | Daten verwerfen). Bestimmen Sie im Filter Auswahl Kontoauszüge mit dem Kontrollkästchen gemäß UrsprungsBtr, dass die Zahlbeträge in der Zahlwährung in die Umsatzzeilen übernommen werden. Importieren Sie den Bankkontoauszug erneut. So können OP in der Zahlwährung den Zahlungen zugeordnet werden.

    • Format camt.053

      Wiederholen Sie für den Bankkontoauszug die Kontierung und OP-Zuordnung. Bestimmen Sie im Vorlauf Verarbeitungsoptionen zur Zuordnung von Konten und OP mit dem Kontrollkästchen gemäß UrsprungsBtr, dass die Zahlbeträge in der Zahlwährung in die Umsatzzeilen übernommen werden. So können OP in der Zahlwährung den Zahlungen zugeordnet werden.

    Voraussetzung: Die Bankverbindung wird in Eigenwährung geführt.

    Hinweis: Einer Bankverbindung in Fremdwährung werden Zahlungen in Drittwährung nicht zugeordnet.

Verarbeitung von Skonti

Bei der OP-Zuordnung vergleicht proALPHA den Zahlbetrag aus der Umsatzzeile mit dem offenen OP-Betrag. Wenn der offene OP-Betrag größer ist als der Zahlbetrag, dann prüft proALPHA, ob laut Zahlungsziel Skonto gewährt wird. Ist dies der Fall, dann berechnet proALPHA den Skontobetrag entsprechend den Konditionen aus dem Zahlungsziel.

Voraussetzung: Die Skontoabweichung liegt innerhalb des Toleranzbereichs. Der zulässige Toleranzbereich ist anhand des Anwendungsparameters FO_StatementCDMax konfiguriert. Unberechtigte Skontoabweichungen werden als Teilzahlungen verbucht. Zahlbeträge im skontierbaren Bereich lösen Zahlungen mit Skonto aus.

Verarbeitung von überschüssigen Skontobeträgen und Restbeträgen

Vor der OP-Zuordnung können Sie im Filter Auswahl Kontoauszüge bestimmen, wie überschüssige Skontobeträge bzw. Restbeträge verarbeitet werden.

Anwendungsfälle

Erläuterungen

Überschüssige Skonti vereinnahmen bzw. Restbeträge ausbuchen

aktives Kontrollkästchen flexibel

Für die Vereinnahmung gilt: Die zulässige Höchstgrenze in Prozent ist anhand des Anwendungsparameters FO_StatementCDMaxAmtTolerance konfiguriert.

Überschüssige Skontobeträge und Restbeträge werden auf das Ausbuchungskonto gebucht.

Überschüssige Skonti bzw. Restbeträge für den Ausgleich weiterer OP verwenden

inaktives Kontrollkästchen flexibel

Hinweis: Nicht in Anspruch genommene Skonti von diversen Kunden und Lieferanten werden immer vereinnahmt.

Verarbeitung von Zahlungen aus dem proALPHA Zahlungsverkehr

Bankkontoauszüge mit Umsätzen aus Sammelbuchungen, die im proALPHA Kundenzahlungsverkehr oder Lieferantenzahlungsverkehr verarbeitet wurden, werden automatisch auf das entsprechende Zwischenkonto der jeweiligen Bankverbindung zum Ausgleich geleitet.

Voraussetzung dafür ist, dass eine Zuordnungsreferenz für die Kontierung des Zwischenkontos einer Bankverbindung definiert wurde.

Verarbeitung von Bankgebühren

Aus unterschiedlichen Gründen kann eine Bank Bankgebühren berechnen, z.B. bei einem Auslandszahlungsgeschäft.

proALPHA unterstützt Sie bei der automatischen Verarbeitung von Bankgebühren in folgenden Währungen:

  • Währung der Bankverbindung sowie in der Umsatzwährung.

    Voraussetzung: Die Bankgebühr wurde in dem dafür vorgesehenen Feld von der Bank ausgewiesen.

  • Währung des beauftragten Ursprungsbetrags, wenn die Bankgebühren in dieser Währung angegeben sind

    Voraussetzung: Die Bankverbindung wird in Eigenwährung geführt.

Hinweis: Wenn in Umsatzzeilen andere Daten für Ursprungsbetrag und Bankgebühr ausgewiesen werden als im Verwendungszweck, dann werden die Daten aus den Umsatzzeilen verwendet.

Die automatische Verarbeitung der Bankgebühren erfolgt für folgende Umsatzzeilen:

  • Umsatzzeilen, die nur die Bankgebühren enthalten

    Die Bankgebühren werden automatisch auf das Sachkonto gebucht, das für Bankgebühren im Stammdatensatz der Bankverbindung hinterlegt ist.

  • Umsatzzeilen, die den Umsatzbetrag inklusive der verrechneten Bankgebühr enthalten

    Solche Umsatzzeilen weisen als Umsatzbetrag nicht den eigentlichen Zahlbetrag aus. Der Umsatzbetrag ist bei Eingangszahlungen um den Betrag der Bankgebühr gemindert, bei Ausgangszahlungen ist der Umsatzbetrag um die Bankgebühr erhöht.

Erläuterungen zu Umsatzbeträgen in Fremdwährung:

Bei in Eigenwährung geführten Bankverbindungen wird beim Ausgleich von offenen Posten in abweichender Währung diese Währung in die Umsatzzeile übernommen. In diesem Fall muss für in Eigenwährung berechnete Bankgebühren eine Währungsumrechnung erfolgen. Die Währungsumrechnung basiert auf dem Umrechnungskurs des Umsatzbetrags.

Hinweis: Umsatzzeilen oder Transaktionsdetails in Fremdwährung können nur zu offenen Posten in dieser Fremdwährung zugeordnet werden.

Verarbeitung von Verbandszahlungen

Verbandszahlungen sind Zahlungen zu offenen Posten zu Personenkonten eines Verbands sowie zu offenen Posten zu Personenkonten der Verbandsmitglieder. Dies ist unabhängig davon, ob der Verband selbst oder das Verbandsmitglied bezahlt.

Die Verbandszahlungen werden beim Import von Bankkontoauszügen automatisch verarbeitet.

Voraussetzung dafür ist, dass der Verband der Zahlungsregulierer ist (aktives Kontrollkästchen Zahlungsregulierer im Fenster Verbände).

Die Verarbeitung ist für folgende Zahlungen möglich:

  • Zahlungen eines Verbands für Verbandsmitglieder

  • Zahlungen eines Verbands für Verbandsmitglieder und den Verband selbst

  • Zahlungen eines Verbands für den Verband selbst

    Hinweis: Eigene Zahlungen von Verbandsmitgliedern werden nicht berücksichtigt.

Wenn die OP-Zuordnung ohne Vorabkontierung erfolgt, dann können Umsatzzeilen zu den einzelnen Konten der Verbandsmitglieder nur anhand von Belegnummern im Verwendungszweck zugeordnet werden. Ansonsten erfolgt die Zuordnung zum Personenkonto des Verbands.

Hinweis: Bei Verbandszahlungen, für die bereits eine Kontierung erfolgte, erfolgt keine weitere Suche im Verwendungszweck nach infrage kommenden offenen Posten. Der Zahlbetrag wird als Vorauszahlung für das Verbandskonto verrechnet. Der Zahlbetrag wird nicht auf offene Posten des Verbands oder der Verbandsmitglieder verteilt.

Verarbeitung von Zahlungen zu offenen Posten mit Zahlsperre

Zu Zahlungen mit Zahlsperren werden offene Posten automatisch mit dem Zahlbetrag "0" zugeordnet. So werden die offenen Posten nicht ausgeglichen und die Umsatzzeile wird mit einer Überzahlung gekennzeichnet. Mit dem Kontrollkästchen Zuordnung Altdaten bestimmen Sie, ob der tatsächliche Zahlbetrag dem ältesten offenen Posten des jeweiligen Personenkontos zugeordnet oder als Vorauszahlung gebucht wird.

Verlauf von Kontierung und OP-Zuordnung einsehen

Im Fenster Buchungsdaten zur Umsatzzeile können Sie je Umsatzzeile einsehen, zu welchen Daten des Verwendungszecks die Kontierung und OP-Zuordnung erfolgt ist. Dazu werden im Feld Zuordnungsverlauf die Schlüssel der maßgeblichen Kriterien für die Kontierung und OP-Zuordnung angezeigt.