Digitale Betriebsprüfung (GDPdU)

Lokalisierung Deutschland

Entsprechend den Vorgaben des Finanzministeriums sind im Rahmen einer digitalen Betriebsprüfung die steuerlich relevanten Daten zur Verfügung zu stellen. Abhängig von der geforderten Zugriffsart werden Sie entsprechend von proALPHA unterstützt.

Betriebsprüfung per Datenträgerüberlassung (Z3)

Daten mit vorgegebenen Listenansichten bereitstellen

Für die Betriebsprüfung per Datenträgerüberlassung können Sie die steuerrelevanten Daten in proALPHA mit Hilfe verschiedener Listen bereitstellen. Dazu stehen Ihnen speziell für die Betriebsprüfung vorgegebene Listenansichten zur Verfügung. Dadurch werden steuerlich relevante Stamm- und Bewegungsdaten von den Restdaten abgegrenzt. So können Sie in CSV-Dateien u.a. den Kontenplan sowie sämtliche Buchungen der Finanzbuchhaltung bereitstellen. Dazu selektieren Sie in den Druckvorläufen die auszugebenden Daten. So bestimmen Sie z.B. im Druckvorlauf der Saldenliste im Feld Geschäftsjahr, zu welchem Geschäftsjahr die Daten bereitgestellt werden. Die steuerrelevanten Daten können Sie über den Export im CSV-Format auf einem Datenträger bereitstellen. Den Export der Listen in eine CSV-Datei führen Sie, wie für Listen üblich, durch. Bei einem Prüfungszeitraum über mehrere Kalenderjahre wiederholen Sie für jedes Geschäftsjahr den Export der Bewegungsdaten. Um die geforderte Lesbarkeit der Dateien zu gewährleisten, können Sie im Anschluss eine Beschreibungsdatei gemäß den GoBD erstellen.

Hinweis: Der Inhalt der CSV-Dateien entspricht den Anforderungen der Finanzverwaltung. Damit die Prüfsoftware des Betriebsprüfers die Daten der Exportdateien automatisch importieren kann, müssen Sie je Exportdatei einen fest vorgegebenen Begriff im Dateinamen einbinden. So vergeben Sie z.B. für die Buchungsliste den Dateinamen "Buchungen2014.csv".

Ausnahmen: Die Exportdateien der Listen Anlagenstammblatt und Abschreibungsplan nach Inventarnummer importiert der Betriebsprüfer manuell.

Vorgegebene Listenansichten

Listenart

Bezeichnung

Listenansicht

Vorgegebener Begriff im Dateinamen

SANLST

Anlagenstammblatt

2 - Anlagenstammblatt GoBD

-

ABAPLANL

Abschreibungsplan strukturiert

2 - Afa-Liste GoBD

-

SKUNST

Kundenstammblatt

2 - Kunden Stammdaten GoBD

*Kunden*

SLIEST

Lieferantenstammblatt

2 - Lieferanten Stammdaten GoBD

*Lieferanten*

SKONST

Kontenstammblatt

1 - Konten Stammdaten GoBD

*Konten*

S_STEST

Steuerschlüssel

2 - Steuerschlüssel Stamm GoBD

*Steuerschl*

FBSALD

Saldenliste

3 - Saldenliste GoBD

*Salden*

FBLST

Buchungsliste

2- Buchungsliste GoBD

Hinweise zu Selektionskriterien im Druckvorlauf:

  • Gemäß den Prüfungsanforderungen müssen bei Splittbuchungen die Buchungsdaten auch in der zweiten und weiteren Gegenbuchungszeile wiederholt werden. Dazu aktivieren Sie das Kontrollkästchen Buch wiederholen.

  • Welche Buchungen zu einem Geschäftsvorgang ausgegeben werden, legen Sie mit der Optionsgruppe Hauptbuchungen / Auto-/Sammelbuchungen / alle Buchungen fest.

*Buchungen*

Daten mit unternehmensspezifischen Listenansichten bereitstellen

Für den Datenexport von Listen können Sie auch unternehmensspezifische Listenansichten anlegen. Dabei muss die erste Zeile im Listenkopf (Kopf Seite) die nachfolgenden Angaben enthalten:

  • Listenart gemäß der Konfigurationstabelle Listenarten in der Exportspalte 1

  • Nummer der Listenansicht in der Exportspalte 2

  • Bezeichnung der Listenansicht in der Exportspalte 3

Die Angaben können Sie, entweder als Textkonstanten einsteuern oder über die Listenfelder Listenart, Ansicht und Bezeichnung Listenansicht. Wenn Sie die Angaben als Textkonstanten in die Listenansicht einsteuern, dann muss die Listenart gemäß der Konfigurationstabelle Listenarten lauten.

Hinweis: Damit die XML-Beschreibungsdatei erstellt werden kann, müssen die Angaben hinterlegt sein. So können die Daten aus der Konfigurationstabelle Listenarten und aus der Listenansicht ermittelt werden.

Eine CSV-Datei enthält neben den Angaben in der ersten Zeile, in der zweiten Zeile die Spaltenüberschriften, in der dritten Zeile die zu den Spaltenüberschriften korrespondierenden Felder.

XML-Beschreibungsdatei erstellen

Hinweis: Aufbau und Inhalt der erstellten XML-Datei entsprechen den Anforderungen der Finanzverwaltung.

Bei der Datenträgerüberlassung ist neben den Daten selbst auch eine XML-Datei mit verschiedenen Informationen zu den CSV-Dateien, z.B. deren Dateinamen erforderlich. Die XML-Beschreibungsdatei "index.xml" erstellen Sie für jedes Kalenderjahr innerhalb des Prüfungszeitraums. Dazu übernehmen Sie zuerst die CSV-Dateien eines Kalenderjahrs in das Fenster GoBD Beschreibungsdatei erstellen. Anschließend erstellen Sie die XML-Beschreibungsdatei.

Hinweis: Damit die XML-Beschreibungsdatei von der Software des Betriebsprüfers gelesen werden kann, muss die DTD-Datei im gleichen Ordner hinterlegt werden. Diese DTD-Datei ist nicht Bestandteil von proALPHA. Die vom Bundesfinanzministerium empfohlene DTD-Datei können Sie als ZIP-Datei auf der Internetseite von "Audicon" herunterladen. Dazu suchen Sie unter "Downloads" nach "GoBD/GDPdU-Beschreibungsstandard".

XML-Beschreibungsdatei erstellen

  1. Übernehmen Sie per Drag & Drop die benötigten CSV-Dateien nacheinander aus dem Windows-Explorer in das Fenster GoBD Beschreibungsdatei erstellen.

    Alternativ: Menüpunkt Datei | Import CSV-Datei im Fenster GoBD Beschreibungsdatei erstellen

    Die übernommenen CSV-Dateien werden in der Übersicht zeilenweise dargestellt.

    Hinweis: Sie können nur CSV-Dateien übernehmen, die aus dem Export einer Liste entstanden sind. Beim Übernehmen einer CSV-Datei wird daher geprüft, ob die Angaben Listenart, Nummer und Bezeichnung der Listenansicht enthalten sind. Wenn die Angaben fehlen, dann wird die CSV-Datei nicht übernommen. Zudem werden Sie in einer Systemmeldung über den Sachverhalt informiert.

  2. Wählen Sie den Menüpunkt Extras | GoBD Beschreibungsdatei erstellen.

    Die Beschreibungsdatei "index.xml" wird erstellt.

  3. Speichern Sie.

  4. Optional: Erstellen Sie weitere XML-Dateien bei mehreren Kalenderjahren innerhalb des Prüfungszeitraums.

    Wiederholen Sie dazu die Schritte 1 und 2 für jedes Kalenderjahr.

Im DMS archivierte Belege bereitstellen

Hinweis: Aufbau und Inhalt der erstellten XML-Datei entsprechen den Anforderungen der Finanzverwaltung.

Belege, die in proALPHA erfasst und im DMS digitalisiert und archiviert wurden, können Sie in einer XML-Datei zur Verfügung stellen. Dazu muss Ihr DMS-Systemadministrator eine COLD-Archivierung zu Belegen, z.B. zu Ausgangsrechnungen konfigurieren. Dabei kann zusätzlich bestimmt werden, dass die Belegdaten zusätzlich als XML-Dateien archiviert werden (aktives Kontrollkästchen zusätzlicher XML-Export). Je COLD-Belegart können Sie die XML-Datei auf dem Datenträger zur Verfügung stellen.

Hinweis: Bei Bedarf können Sie Belege, z.B. Eingangsrechnungen, die außerhalb Ihres Unternehmens erstellt und im DMS eingescannt und archiviert wurden, als PDF-Dateien zur Verfügung stellen.

Betriebsprüfung mit unmittelbarem und/oder mittelbarem Datenzugriff (Z1/Z2)

Bei diesen Zugriffsarten kann der Betriebsprüfer direkt auf die in proALPHA gespeicherten Daten zugreifen. Für den Zugriff müssen Sie im Vorfeld der Betriebsprüfung betriebsintern klären, welche Programme und Daten der Betriebsprüfer einsehen und/oder nutzen darf. Entsprechend Ihren Anforderungen kann der Systemverwalter den Zugriff des Betriebsprüfers konfigurieren.

Prüfungszeitraum festlegen

Der für die Betriebsprüfung festgelegte Prüfungszeitraum kann von Ihrem Systemverwalter entsprechend konfiguriert werden. Somit ist gewährleistet, dass der Betriebsprüfer nur auf Daten des Prüfungszeitraums zugreifen kann. Daten, die außerhalb des Prüfungszeitraums liegen, werden ausgeblendet. So werden z.B. bei einem Prüfungszeitraum 2012-2014 die Buchungen des Jahrs 2011 ausgeblendet.

Datensätze, auf die der Betriebsprüfer zugreifen darf, können Datumsangaben enthalten. Datensätze mit Datumsangaben, die innerhalb des von Ihrem Systemverwalters konfigurierten Prüfungszeitraums liegen, werden eingeblendet. Datensätze mit Datumsangaben außerhalb des Prüfungszeitraums werden automatisch ausgeblendet. So kann der Betriebsprüfer nur die für ihn relevanten Datensätze einsehen.

Einblendbare und ausblendbare Datensätze

Datensätze

Datumsangaben

Ausnahmen

Buchungen

Buchungsperiode

Buchungsjahr

Buchungen, zu denen bei Prüfbeginn noch offene Posten existieren. Diese Buchungen werden eingeblendet, auch wenn Buchungsperiode und Buchungsjahr vor dem Prüfbeginn liegen.

Kassenbelege im Kassenbuch

Buchungsperiode

Buchungsjahr

-

Offene Posten

Buchungsperiode

Buchungsjahr

Offene Posten, die bei Prüfbeginn offen sind. Diese offenen Posten werden eingeblendet, auch wenn Buchungsperiode und Buchungsjahr vor dem Prüfbeginn liegen.

Werte in Auswertungen

Buchungsperiode

Geschäftsjahr

Vorjahreswerte werden nicht ausgeblendet. Damit der Betriebsprüfer keinen Zugriff auf Vorjahreswerte hat, können Sie eine spezielle Auswertungsvariante anlegen, die nur Auswertungsspalten für Jahreswerte des Prüfungsjahrs enthält.

Anlagengüter

Keine Datumsangabe

In der Regel werden Anlagengüter eingeblendet.

Anlagengüter, deren Abgangsdatum vor dem Prüfbeginn liegt, werden ausgeblendet.

Ereignisse der Anlagenverwaltung

Buchungsperiode

Buchungsjahr

-

Vorgänge nach Buchungsdatum

Buchungsperiode

Buchungsjahr

-

Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheine des Einkaufs

Belegdatum

-

Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheine des Vertriebs

Belegdatum

-

Hinweis: Wenn zum Belegkopf oder den Belegpositionen eines ausgeblendeten Datensatzes Dokumente im DMS archiviert sind, dann können diese im DMS nicht mehr recherchiert werden. Die betreffenden DMS-Dokumente sind während der Betriebsprüfung im Rechercheergebnis unsichtbar und somit für Anwender nicht verfügbar.

Zugriffsberechtigungen vergeben

Hinweis: Für die Vergabe der Zugriffsberechtigungen ist im Vorfeld zu klären, welche Daten für die Betriebsprüfung relevant sind und der Betriebsprüfer somit Zugriff hat.

Ob ein Betriebsprüfer Daten einsehen kann oder nicht, hängt von seinen Zugriffsberechtigungen ab. Mit Hilfe von Zugriffsberechtigungen legt Ihr Systemverwalter fest, welche Programme und Daten für den Betriebsprüfer freigegeben sind. Somit kann er nur die für die Betriebsprüfung relevanten Daten einsehen. Abhängig von der geforderten Zugriffsart sind folgende Zugriffe des Betriebsprüfers auf die Daten möglich:

  • Einsehen und Pflegen von Daten

  • Einsehen von Daten in allen Fensterarten

  • Einsehen von Daten nur in Infofenstern

Administration

Beim Zugriff eines Betriebsprüfers auf die in proALPHA erfassten Daten können Sie entsprechend dem Prüfungszeitraum den Zeitraum des Datenzugriffs begrenzen. Außerhalb des definierten Zeitraums gelegene Daten werden ausgeblendet.

Objekte

Beschreibung

FirstAccessDate

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA Session Restrictions

Beginndatum des Prüfungszeitraums (Format "tt.mm.jjjj")

Beispiel: 01.01.2012

LastAccessDate

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA Session Restrictions

Enddatum des Prüfungszeitraums (Format "tt.mm.jjjj")

Beispiel: 31.12.2012

pa_FU_Nachsteuerschluessel_alt_Mandanten

Kommaseparierte Liste der Firmenschlüssel korrespondierend zur Compilerkonstante pa_FU_Nachsteuerschluessel_alt

pa_FU_Nachsteuerschluessel_neu_Mandanten

Kommaseparierte Liste der Firmenschlüssel korrespondierend zur Compilerkonstante pa_FU_Nachsteuerschluessel_neu

Hinweis: Wenn der Betriebsprüfer auf Daten zugreift, dann wird automatisch ein Programm zur Kontrolle der Datenzugriffe gestartet.

Zugriffsberechtigungen vergeben

Den Zugriff auf Programme können Sie als globale Zugriffsberechtigung über Parameter einrichten. Alternativ können Sie beim Einrichten der Benutzerdaten den Zugriff benutzerbezogen festlegen. So bestimmen Sie zunächst unabhängig von Zugriffsberechtigungen für einzelne Programme, wie und in welchem Umfang der Benutzer auf proALPHA zugreifen darf.

Benutzer erfassen

Den Betriebsprüfer legen Sie als Standardbenutzer, z.B. "Prüfer" an.

Nach dem Anmelden des Betriebsprüfers kann dieser in proALPHA Programme verwenden und Daten einsehen. Dazu können Sie in seinem Benutzerstammdatensatz verschiedene Berechtigungen vergeben. Welche Berechtigungen Sie zum Zugriff der Daten vergeben, ist abhängig von der geforderten Zugriffsart.

Geforderte Zugriffsart

Berechtigungen

Erläuterungen

Mittelbarer Zugriff

Nur Informationsprogramme starten

Das Kontrollkästchen Pflegeprogramme ist inaktiv.

Dies entspricht der Einstellung "Yes" beim Startparameter "InfoOnly". Bei abweichenden Einstellungen in Benutzerstamm und Startkonfiguration gilt die Einstellung mit der niedrigeren Berechtigungsstufe.

Unmittelbarer Zugriff

Informationsprogramme und Pflegeprogramme starten

Das Kontrollkästchen Pflegeprogramme ist aktiv.

Mittelbarer Zugriff

Datensätze in Anwendungsprogrammen einsehen

Das Kontrollkästchen Pflegeberechtigung ist inaktiv.

Diese Einstellung entspricht der Einstellung "Yes" beim Startparameter "ReadOnly". Bei abweichenden Einstellungen in Benutzerstamm und Startkonfiguration gilt die Einstellung mit der niedrigeren Berechtigungsstufe.

Unmittelbarer Zugriff

Datensätze in Anwendungsprogrammen einsehen und bearbeiten

Das Kontrollkästchen Pflegeberechtigung ist aktiv.

Zugriffsberechtigungen einrichten

Das Recht auf Datenzugriff beschränkt sich ausschließlich auf steuerlich relevante Daten. Daher ist im Vorfeld der mittelbaren und/oder unmittelbaren Steuerprüfung betriebsintern zu klären, welche Programme und Daten steuerlich relevant sind und vom Betriebsprüfer genutzt und eingesehen werden dürfen.

Objekte

Beschreibung

ReadOnly

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA Session Restrictions

Der Steuerprüfer kann Informationsprogramme und Anwendungsprogramme starten. Jedoch können in Anwendungsprogrammen, unabhängig von Berechtigungseinstellungen, keine Daten angelegt, geändert oder gelöscht werden. Dieses Verhalten ist vergleichbar mit der Funktionsverriegelung.

ReadOnly=yes

InfoOnly

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA Session Restrictions

Der Steuerprüfer kann nur Informationsprogramme starten.

InfoOnly=yes

Hinweis: Wenn der Startparameter InfoOnly "yes" ist, dann wird der Startparameter ReadOnly automatisch auf "yes" gesetzt.

Ausgehend von den steuerrelevanten Daten können für den Betriebsprüfer folgende Zugriffsberechtigungen von Bedeutung sein:

  • Zugriffsberechtigungen für die Module Finanzwesen und Anlagenverwaltung

    In diesen Modulen geben Sie die Programme frei, die der Betriebsprüfer benötigt, um Daten einzusehen.

  • Zugriffsberechtigungen für das Modul MIS und dessen Informationsprogramme

    Verschiedene für die Steuerprüfung relevante Daten können im proALPHA MIS eingesehen werden. Dazu vergeben Sie Zugriffsberechtigungen für das Modul MIS und für dessen Informationsprogramme.

  • Zugriffsberechtigungen für einzelne Datensätze

    Datensätze, z.B. Auswertungsvarianten können Sie einzeln freigeben. So können Sie die Auswertungsvariante freigeben, die z.B. nur Auswertungsspalten und Auswertungszeilen enthält, die speziell für die Betriebsprüfung benötigt werden. So z.B. eine Auswertungsvariante, die nur Auswertungsspalten für Jahre innerhalb des Prüfungszeitraums enthält. In den Datensätzen können Sie einzelne Felder durch Zugriffsberechtigungen für Felder freigeben oder sperren.

Erläuterungen zu Verarbeitungsprogrammen

Durch Verwendung der Startparameter ReadOnly und InfoOnly werden Verarbeitungsprogramme nicht ausgeführt, z.B. Bilanz berechnen. Ausnahmen sind Druckprogramme, durch die weitere Funktionen ausgeführt werden. Diese Druckprogramme müssen manuell gesperrt werden, u.a.:

  • Der Belegdruck, durch den das Druckkennzeichen gesetzt wird.

  • Die Ausgabe von Provisionen in Listen, bei der die Provisionsabrechnung erfolgt.