Datenübernahme der Finanzbuchhaltung

Werte, die innerhalb eines Unternehmens anfallen, z.B. im Herstellungsprozess, werden in der Regel in den Modulen der Logistik erfasst. Diese Werte werden im Tagesabschluss in den jeweiligen Modulen ermittelt und als entsprechende Buchungssätze für die Datenübernahme in die Finanzbuchhaltung bereitgestellt. Werte, die in der Finanzbuchhaltung als Stapelbuchung erfasst werden, werden sofort zur Verbuchung bereitgestellt. In der Datenübernahme werden die Buchungen nach der Buchungsherkunft unterschieden und in Abhängigkeit verschiedener Faktoren, z.B. der Buchungsperiode, zu Buchungsstapeln zusammengefasst.

Buchungsherkunftsarten

Die Buchungsherkunftsarten sind in proALPHA in einer Konfigurationstabelle hinterlegt. Vordefinierte Buchungsherkunftsarten laut Konfigurationstabelle sind:

Buchungsherkunftsarten

Buchungen...

Anlagenbuchhaltung

... aus der Anlagenbuchhaltung

Batch-/Stapelbuchung

... die in der Finanzbuchhaltung im Stapel erfasst wurden

ASCII

... aus externen Systemen

Dokumentenanalyse

... aus der Dokumentenanalyse

Einkauf

... aus dem Einkauf

Zinsrechnung

... zu gedruckten und freigegebenen Zinsrechnungsbelegen aus der Finanzbuchhaltung

Kassenbuch

... von Bareinnahmen und Barausgaben aus der Kasse

Kontoauszug

... aus elektronischen Kontoauszügen

Lohn und Gehalt

... aus dem proALPHA Personalwesen

Hinweis: Buchungen aus dem proALPHA Personalwesen können auch als ASCII-Datei importiert werden.

Materialwirtschaft

... aus der Materialwirtschaft

Saldenbuchungen Konsolidierung

... aus Saldenbuchungen der Konsolidierung

Ausgleichsbuchungen Konsolidierung

... aus Ausgleichsbuchungen der Konsolidierung

pAX

... aus INWB-Nachrichten des Nachrichtentyps pAX

Vertrieb

... aus dem Vertrieb

Aufbau eines Buchungsstapels

Ein Buchungsstapel besteht aus:

  • Einem Buchungskopf

    Im Buchungskopf sind die allgemeinen Daten hinterlegt. Dazu zählen u.a. Kopfnummer, Buchungsherkunft, Buchungsfreigabe und Buchungsperiode.

  • Einer oder mehreren Stapelbuchungen

    In den Stapelbuchungen sind die relevanten Buchungsdaten, u.a. Buchungsbetrag und Belegdatum hinterlegt.

Buchungsstapel beauskunften und bearbeiten

Thema: Buchungsstapel beauskunften und bearbeiten

Buchungen als ASCII-Dateien importieren und exportieren

Buchungen aus externen Systemen können Sie als ASCII-Dateien importieren, sodass die Buchungen in der Datenübernahme bereitstehen. Den Import starten Sie mit dem Menüpunkt Extras | Import ASCII im Fenster Datenübernahme. Beim Einlesen der ASCII-Dateien wird Folgendes geprüft:

  • Wurde die ASCII-Datei bereits eingelesen? Wenn eine ASCII-Datei bereits eingelesen wurde, dann wird eine entsprechende Systemmeldung angezeigt.

  • Enthält der Buchungsstapel Buchungen? Wenn der Buchungsstapel keine Buchungen enthält, dann wird eine entsprechende Systemmeldung angezeigt.

In den ASCII-Dateien sind alle erforderlichen Buchungsdaten enthalten, u.a. auch OP-Daten zur Erzeugung von offenen Posten. Anhand des Anwendungsparameters FS_AutoOICreation ist konfiguriert, ob offene Posten auch dann erzeugt werden, wenn die ASCII-Datei keine OP-Daten enthält, aber OP-führende Konten bebucht werden.

Tipp: Über diesen Menüpunkt können Sie auch Dateien aus dem Personalwesen importieren.

Saldenbuchungen im Rahmen der Konsolidierung durchführen

Bei einer dezentralen Installation sind in der Konzernholding zunächst keine Buchungen des externen Tochterunternehmens verfügbar. Für diesen Fall können im dezentralen Tochterunternehmen folgende Saldenbuchungen periodenweise erzeugt werden:

  • Eine Buchung über die Sollsalden und eine Buchung über die Habensalden der Bilanzkonten

    Dabei können bei Bedarf auch EB-Buchungen berücksichtigt werden.

  • Eine Buchung über die Sollsalden und eine Buchung über die Habensalden der GuV-Konten

Diese Buchungen werden in der Datenübernahme des Tochterunternehmens mit der Herkunft "Saldenbuchungen Konsolidierung" bereitgestellt. Dort können sie als ASCII-Datei exportiert werden.

In der zentralen Installation ist das dezentrale Tochterunternehmen als Mandant angelegt. Somit kann die ASCII-Datei in der Datenübernahme dieses Mandanten importiert werden. Anschließend können die Buchungen übernommen werden.

Diese Vorgehensweise erfolgt je Buchungsperiode, wobei die Kontensalden des Tochterunternehmens über alle Buchungsperioden summiert sind. Somit enthält z.B. eine Saldenbuchung zur Buchungsperiode 02 die Werte aus 01 und 02. Wenn die Saldenbuchungen zur Buchungsperiode 02 in der zentralen Installation verbucht werden, dann sind die Salden zur Buchungsperiode 01 doppelt vorhanden. Diese Doppelung kann verhindert werden. Dazu können in der Datenübernahme die Differenzen, also nur die Salden zur Buchungsperiode 02, herausgefiltert werden, sodass auch nur diese verbucht werden (Menüpunkt Extras | Differenzbuchungen im Fenster Datenübernahme).

Buchungen im pAX-Format exportieren und importieren

Für die Abwicklung von systemübergreifenden Geschäftsprozessen können Sie Buchungen (Buchungsköpfe und Stapelbuchungen) exportieren und importieren.

Export durchführen

Den Export starten Sie mit dem Menüpunkt Extras | Export pAX im Fenster Datenübernahme. Exportiert werden die zuvor im Filter Datenübernahme selektierten und freigegebenen Buchungsköpfe inklusive der Stapelbuchungen. Im Exportumfang enthalten sind auch:

  • Freigegebene Buchungsköpfe ohne Stapelbuchungen

  • Freigegebene fehlerhafte Buchungsköpfe und Stapelbuchungen

    Fehler und Fehlerbeschreibung werden nicht exportiert.

Tipp: Die Exportdatei kann automatisch via INWB an einen Empfänger gesendet werden. Dazu gibt es den INWB-Nachrichtentypen "pAX-FNAInterface (Schnittstelle FiBu)".

Import durchführen

Den Import starten Sie mit dem Menüpunkt Extras | Import pAX im Fenster Datenübernahme.

Voraussetzung: Die Buchungsherkunft ist "pAX".

Besonderheiten

Thematik

Erläuterungen

Eigenwährung

Die Eigenwährung in der Eingabedatei muss mit der Eigenwährung der aktuellen Firma (Importfirma) übereinstimmen.

Fremdwährung

Die Fremdwährung in der Eingabedatei muss im Währungsstamm der aktuellen Firma (Importfirma) erfasst sein. Ob die Fremdwährung im Währungsstamm erfasst ist, wird anhand der ISO-Kurzbezeichnung ermittelt.

Kostenrechnungsaufteilung

Die Ergebnisträgergruppen in der Eingabedatei müssen mit den aktiven Ergebnisträgergruppen der aktuellen Firma (Importfirma) übereinstimmen.

Buchungsstapel verbuchen

Voraussetzung für das Verbuchen eines Buchungsstapels ist, dass dieser freigegeben ist (aktives Kontrollkästchen Buchungsfreigabe im Buchungskopf).

Folgende Verfahrensweisen werden beim Verbuchen unterschieden:

  • Verbuchung manuell starten

  • Verbuchung automatisch im Tagesabschluss starten

Die Verfahrensweise ist anhand des Anwendungsparameters FB_OriginsPostAutomatic konfiguriert.

Beim Verbuchen eines Buchungsstapels wird je Stapelbuchung eine Buchung durchgeführt.

Wenn Sie die Verbuchung manuell starten, dann können Sie einen bestimmten Buchungsstapel verbuchen (Schaltfläche einzeln buchen) oder alle Buchungsstapel verbuchen (Schaltfläche alle buchen).

Besonderheiten

Thematik

Erläuterungen

Gutschriften und Belastungsanzeigen

Ob Gutschriften und Belastungsanzeigen mit inversem Saldokennzeichen verbucht werden, ist anhand des Anwendungsparameters FS_InvertDebitCreditKey konfiguriert.

Beispiel:

Eine Gutschrift aus dem Vertrieb wird in die Finanzbuchhaltung verbucht.

Buchung ohne inverses Saldokennzeichen

Konto

Soll

Haben

100000 (Debitorenkonto)

-100

84020 (Erlöskonto)

-100

14010 (Forderungskonto)

-100

Buchung mit inversem Saldokennzeichen

Konto

Soll

Haben

100000 (Debitorenkonto)

100

84020 (Erlöskonto)

100

14010 (Forderungskonto)

100

Zusammengehörende Rechnungen und Gutschriften

Ob zusammengehörende Rechnungen und Gutschriften aus dem Vertrieb automatisch verrechnet werden, ist anhand des Anwendungsparameters FS_AutoOISettlement konfiguriert.

Automatische Verrechnung:

Im Vertrieb kann zu einer archivierten Rechnung eine Gutschrift erzeugt werden. Bei der Datenübernahme wird die Gutschrift mit der korrespondierenden Rechnung automatisch verrechnet. Die Verrechnung erfolgt in Höhe der Gutschrift. Bei einem höheren Rechnungsbetrag bleibt die Differenz als offener Posten erhalten.

Voraussetzung dafür ist, dass die Rechnung bereits übernommen ist und noch keine Eingangszahlung (auch keine Teilzahlung) zur Rechnung verbucht wurde.

Bei der Verrechnung wird eine Nullbuchung erzeugt. Damit diese Nullbuchung nicht das Erlöskonto belastet, wird das Sonderkonto "260" (OP-Verrechnungskonto) bebucht. Wenn das Sonderkonto nicht definiert ist, dann wird das Erlöskonto bebucht.

Hinweis: Wenn eine Gutschrift übernommen wird, aber die Rechnung noch nicht übernommen ist, dann erfolgt keine automatische Verrechnung. Nach Übernahme der Rechnung muss eine manuelle Auszifferung erfolgen.

Buchungen aus innergemeinschaftlichem Verbringen

Zu einer freigegebenen Proforma-Rechnung wird im Tagesabschluss das jeweilige Personenkonto und als Gegenkonto das Sonderkonto "270" (Verrechnungskonto innergemeinschaftliche Verbringung) bebucht. Bei beiden Buchungen wird automatisch der Buchungstext "innergemeinschaftliche Verbringung" vergeben. Da Proforma-Rechnungen grundsätzlich nicht in Rechnung gestellt werden, werden beide Konten bei der Datenübernahme automatisch ausgeglichen. Mit Hilfe dieser Buchungen kann anhand der Kontenzuordnung der für die ZM meldepflichtige Steuerfall ermittelt werden.

Sachbuchungen aus dem Personalwesen

Für die Belegnummernvergabe können Sie entweder einen fest vorgegebenen Nummernkreis oder einen freidefinierbaren Nummernkreis (erweiterte Nummernvergabe) verwenden. Dies kann vor Verbuchung des Buchungsstapels anhand des Anwendungsparameters FB_DocNoViaNumberRange in proALPHA und der Compilerkonstante pa_F_BelegNrKreis im Personalwesen konfiguriert werden. Zur erweiterten Nummernvergabe steht in proALPHA die Belegart "Sachbuchung (Fibu Herk. Lohn)" zur Verfügung. Für diese Belegart können Sie einen Nummernkreis, z.B. pro Geschäftsjahr definieren.

Fehlerhafte Stapelbuchungen korrigieren

Beim Verbuchen eines Buchungsstapels wird geprüft, ob er fehlerhafte Stapelbuchungen enthält. Fehlerhafte Stapelbuchungen werden nicht verbucht. Sie bleiben in der Datenübernahme stehen und können entsprechend der Fehlerbeschreibung korrigiert werden. Die Fehlerbeschreibung können Sie wie folgt einsehen:

  • Je Stapelbuchung (Menüpunkt Funktion | Fehler im Fenster Stapelbuchungen)

  • Je Buchungsstapel (Menüpunkt Funktion | Fehler im Fenster Datenübernahme)

    Zum Buchungsstapel wird der letzte Fehler angezeigt, der zu den Stapelbuchungen ermittelt wurde. Zu welcher Stapelbuchung der Fehler ermittelt wurde, können Sie in den Kopfdaten einsehen. Dazu wird im Feld Fehlerbeschreibung die Buchungsnummer der betreffenden Stapelbuchung angezeigt.

Administration

Objekte

Beschreibung

Konfigurationstabelle Buchungsherkunftsarten

Vordefinierte Buchungsherkunftsarten

FB_OriginsPostAutomatic

Festlegung, ob Buchungen aus vorgelagerten Modulen automatisch in die Finanzbuchhaltung übernommen werden

FB_ZeroPosting

Verarbeitung von Nullbuchungen

FS_AutoOICreation

Festlegung, ob automatisch offene Posten erzeugt werden, wenn OP-führende Konten bebucht werden, aber keine OP-Informationen in der ASCII-Datei enthalten sind.

FS_AutoOISettlement

Verrechnung von zusammengehörenden Rechnungen und Gutschriften aus dem Vertrieb

FS_InvertDebitCreditKey

Gutschriften aus Vertrieb und Belastungsanzeigen des Einkaufs mit inversem Saldokennzeichen verbuchen

FS_ModifikationAllowed

Festlegung, ob nur der Buchungskopf oder der Buchungskopf und die Stapelbuchungen bearbeitet werden können

FS_ReleasePosting

Festlegung, ob Stapelbuchungen automatisch oder manuell freigegeben werden

O_DocAnaCostAllocationGrouping

Festlegung, wie die Gegenbuchung zu einer Hauptbuchung für die Datenübernahme in die Finanzbuchhaltung bereitgestellt wird.

O_DocAnaReleasePostingStack

Festlegung, ob Stapelbuchungen bei Bereitstellung aus der Dokumentenanalyse in der Datenübernahme der Finanzbuchhaltung automatisch oder manuell freigegeben werden.

O_DocAnaSingleBatchPosting

Festlegung, ob je Eingangsrechnung (Lieferantenrechnung) oder je Rechnungsdatum ein Buchungsstapel aus der Dokumentenanalyse in der Datenübernahme der Finanzbuchhaltung bereitgestellt wird.

DMS-Archivierung

Thema: Dokumente archivieren

DMS-Recherche

Thema: Dokumente recherchieren