WorkflowAutomation für Rechnungskontrollbelege

Die WorkflowAutomation unterstützt die Umsetzung von Geschäftsprozessen Ihres Unternehmens. Dazu wurden verschiedene Ereignisse und Vorgänge vordefiniert, die in der WorkflowAutomation genutzt werden können. Auch für Rechnungskontrollbelege stehen in den folgenden Workflow-Bereichen verschiedene Ereignisse und Vorgänge zur Verfügung:

  • Rechnungskontrolle: Workflow-Bereich "Rechnungskontrolle (ER_R)"

  • OP-Verwaltung: Workflow-Bereich "OP-Verwaltung (FO_OP)"

Ereignisse zu Rechnungskontrollbelegen

Hinweis: Damit ein Ereignis ausgelöst wird, müssen die Voraussetzungen für die WorkflowAutomation erfüllt sein.

EreignisNr

Ereignis

10

Neuanlage Rechnungskontrollbeleg

Damit neue Rechnungskontrollbelege im Tagesabschluss verarbeitet werden, müssen diese von den zuständigen Sachbearbeitern geprüft und freigegeben werden. Zur Unterstützung der Sachbearbeiter können Sie einen Freigabe-Workflow definieren.

Thema: Freigabe-Workflow für Rechnungskontrollbelege

12

Rechnungskontrollbeleg gedruckt

Das Ereignis wird zu einem Rechnungskontrollbeleg ausgelöst, wenn in dessen Belegkopf das Kontrollkästchen Beleg gedruckt aktiviert wird.

36

Rechnungskontrollbeleg prüfen

40

Negativer Rechnungskontrollbeleg wegen Anzahlung

50

Neuer Rechnungskontrollbeleg per EDI

Damit neue Rechnungskontrollbelege im Tagesabschluss verarbeitet werden, müssen diese von den zuständigen Sachbearbeitern geprüft und freigegeben werden. Zur Unterstützung der Sachbearbeiter können Sie einen Freigabe-Workflow definieren.

Thema: Freigabe-Workflow für Rechnungskontrollbelege

51

Neuer Rechnungskontrollbeleg per INWB

Damit die Rechnungskontrollbelege im Tagesabschluss verarbeitet werden, müssen diese von den zuständigen Sachbearbeitern geprüft und freigegeben werden. Zur Unterstützung der Sachbearbeiter können Sie einen Freigabe-Workflow definieren.

Thema: Freigabe-Workflow für Rechnungskontrollbelege

52

Neuer Rechnungskontrollbeleg per Dokumentenanalyse

65

Adressen unbedenklich

66

Adressen ungeprüft

67

Adressprüfung beantragt

68

Adressen indiziert

70

Abweichender Warenwert Beleg

71

Abweichender Warenwert Belegposition

72

Abweichendes Zahlungsziel

73

Abweichende Zahlungsart

74

Liefermenge überschritten.

100

Dokumentenanalyse: diverses Teil hinterlegt

110

Dokumentenanalyse: keine Referenz angegeben

130

Dokumentenanalyse: manuelles Zahlungsziel

140

Abweichender Bruttobetrag

300

Rechnungskontrollbeleg abgelehnt

310

Rechnungskontrollbeleg geprüft

320

Rechnungskontrollbeleg freigegeben

Abweichender Warenwert Beleg (EreignisNr: 70)

Verwendung

Überwachung des Nettowarenwerts von Rechnungskontrollbelegen

Zeitpunkt der Auslösung

Rechnungserfassung durch Einlesen einer INWB-Nachricht oder EDI-Nachricht

Bedingungen für die Auslösung

Das Ereignis wird zu einem Rechnungskontrollbeleg ausgelöst, wenn

  • der übermittelte Nettowarenwert vom Nettowarenwert der zu Grunde liegenden Bestellung abweicht und

  • die Abweichung den Wert überschreitet, der in dem Anwendungsparameter EB_WorkflowMaxPricingDifference hinterlegt ist.

Besonderheiten

Der Sachbearbeiter des betreffenden Rechnungskontrollbelegs erhält den Vorgang in seinen Aufgabenmonitor.

Abweichender Warenwert Belegposition (EreignisNr: 71)

Verwendung

Überwachung des Nettowarenwerts von Rechnungskontrollpositionen

Zeitpunkt der Auslösung

Rechnungserfassung durch Einlesen einer INWB-Nachricht oder EDI-Nachricht

Bedingungen für die Auslösung

Das Ereignis wird zu einem Rechnungskontrollbeleg ausgelöst, wenn

  • der für eine Rechnungskontrollposition übermittelte Nettowarenwert vom Nettowarenwert der zu Grunde liegenden Bestellposition abweicht und

  • die Abweichung den Wert überschreitet, der in dem Anwendungsparameter EB_WorkflowMaxPricingDifference hinterlegt ist.

Besonderheiten

Der Sachbearbeiter des betreffenden Rechnungskontrollbelegs erhält den Vorgang in seinen Aufgabenmonitor.

Abweichendes Zahlungsziel (EreignisNr: 72)

Verwendung

Überwachung des Zahlungsziels von Rechnungskontrollbelegen

Zeitpunkt der Auslösung

Rechnungserfassung durch Einlesen einer INWB-Nachricht oder EDI-Nachricht

Bedingungen für die Auslösung

Das Ereignis wird zu einem Rechnungskontrollbeleg ausgelöst, wenn

  • aus den übermittelten Zahlungsbedingungen (Skontosätze und Fristen) ein Zahlungsziel aus den Stammdaten ermittelt wurde und

  • das ermittelte Zahlungsziel von dem Zahlungsziel der zu Grunde liegenden Bestellung abweicht.

Besonderheiten

Der Sachbearbeiter des betreffenden Rechnungskontrollbelegs erhält den Vorgang in seinen Aufgabenmonitor.

Abweichende Zahlungsart (EreignisNr: 73)

Verwendung

Überwachung der Zahlungsart von Rechnungskontrollbelegen

Zeitpunkt der Auslösung

Rechnungserfassung durch Einlesen einer INWB-Nachricht oder EDI-Nachricht

Bedingungen für die Auslösung

Das Ereignis wird zu einem Rechnungskontrollbeleg ausgelöst, wenn die übermittelte Zahlungsart von der Zahlungsart der zu Grunde liegenden Bestellung abweicht.

Besonderheiten

Der Sachbearbeiter des betreffenden Rechnungskontrollbelegs erhält den Vorgang in seinen Aufgabenmonitor.

Liefermenge überschritten (EreignisNr: 74)

Verwendung

Überwachung der akzeptierten Menge von Rechnungskontrollbelegen

Zeitpunkt der Auslösung

Rechnungserfassung durch Generierung aus der Dokumentenanalyse

Bedingungen für die Auslösung

Das Ereignis wird zu einem Rechnungskontrollbeleg ausgelöst, wenn die berechnete Menge einer Rechnungsposition die gelieferte Menge der referenzierten Wareneingangsposition überschreitet.

Besonderheiten

Der Sachbearbeiter des betreffenden Rechnungskontrollbelegs erhält den Vorgang in seinen Aufgabenmonitor.

Rechnungskontrollbeleg abgelehnt (EreignisNr: 300)

Verwendung

Freigabe-Workflow für Rechnungskontrollbelege

Zeitpunkt der Auslösung

Das Ereignis können Sie im Rahmen des Freigabe-Workflows manuell auslösen.

Bedingungen für die Auslösung

Das Ereignis lösen Sie wie folgt zu einem Rechnungskontrollbeleg aus:

  1. Öffnen Sie im Aufgabenmonitor das Fenster Rechnungskontrolle - Freigabe-Workflow zu dem entsprechenden Vorgang.

  2. Wählen Sie im Feld Bearbeitung den Eintrag "Rechnung ablehnen".

Besonderheiten

Über den Rechnungskontrollbeleg wird der Sachbearbeiter informiert, den Sie im Fenster Rechnungskontrolle - Freigabe-Workflow erfassen (Feld Sachbearbeiter). Wenn Sie in dem Feld keinen Sachbearbeiter erfassen, dann wird der Sachbearbeiter aus der Verteilergruppe des Rechnungskontrollbelegs ermittelt.

Rechnungskontrollbeleg geprüft (EreignisNr: 310)

Verwendung

Freigabe-Workflow für Rechnungskontrollbelege

Zeitpunkt der Auslösung

Das Ereignis können Sie im Rahmen des Freigabe-Workflows manuell auslösen.

Bedingungen für die Auslösung

Das Ereignis lösen Sie wie folgt zu einem Rechnungskontrollbeleg aus:

  1. Öffnen Sie im Aufgabenmonitor das Fenster Rechnungskontrolle - Freigabe-Workflow zu dem entsprechenden Vorgang.

  2. Wählen Sie im Feld Bearbeitung den Eintrag "geprüft".

Besonderheiten

Über den Rechnungskontrollbeleg wird der Sachbearbeiter informiert, den Sie im Fenster Rechnungskontrolle - Freigabe-Workflow erfassen (Feld Sachbearbeiter). Wenn Sie in dem Feld keinen Sachbearbeiter erfassen, dann wird der Sachbearbeiter aus der Verteilergruppe des Rechnungskontrollbelegs ermittelt.

Rechnungskontrollbeleg freigegeben (EreignisNr: 320)

Verwendung

Freigabe-Workflow für Rechnungskontrollbelege

Zeitpunkt der Auslösung

Das Ereignis können Sie im Rahmen des Freigabe-Workflows manuell auslösen.

Bedingungen für die Auslösung

Das Ereignis lösen Sie wie folgt zu einem Rechnungskontrollbeleg aus:

  1. Öffnen Sie im Aufgabenmonitor das Fenster Rechnungskontrolle - Freigabe-Workflow zu dem entsprechenden Vorgang.

  2. Wählen Sie im Feld Bearbeitung den Eintrag "zur Freigabe".

Besonderheiten

Über den Rechnungskontrollbeleg wird der Sachbearbeiter informiert, den Sie im Fenster Rechnungskontrolle - Freigabe-Workflow erfassen (Feld Sachbearbeiter). Wenn Sie in dem Feld keinen Sachbearbeiter erfassen, dann wird der Sachbearbeiter aus der Verteilergruppe des Rechnungskontrollbelegs ermittelt.

Ereignisse zur OP-Verwaltung

Hinweis: Damit ein Ereignis ausgelöst wird, müssen die Voraussetzungen für die WorkflowAutomation erfüllt sein.

Ereignisse

Verwendung/Auslösung

Sperrbetrag OP erfassen

(Ereignisnummer: 10)

Überwachung von Sperrbeträgen, die in offenen Posten zu erfassen sind

Zeitpunkt der Auslösung

Tagesabschluss

Bedingungen für die Auslösung

Das Ereignis wird zu einem Rechnungskontrollbeleg ausgelöst, wenn

  • für die Rechnungskontrolle das Verbuchungsverfahren genutzt wird (Anwendungsparameter ER_TransferPostingForAPIV auf "No"),

  • nicht akzeptierte Warenwerte als Sperrbeträge in die Finanzbuchhaltung übernommen werden (Compilerkonstante pa_ER_SperrBetragFibu auf "1") und

  • der akzeptierte Warenwert einer Belegposition eines Rechnungskontrollbelegs geringer ist als der berechnete Warenwert.

Besonderheiten

Der Sachbearbeiter des offenen Postens erhält den Vorgang in seinen Aufgabenmonitor.

Sperrbetrag OP prüfen

(Ereignisnummer: 20)

Überwachung von Sperrbeträgen, die in offenen Posten erfasst sind

Zeitpunkt der Auslösung

Tagesabschluss

Bedingungen für die Auslösung

Das Ereignis wird zu einem offenen Posten mit Sperrbetrag ausgelöst, wenn

  • der Lieferant für den nicht akzeptierten Warenwert der zugehörigen Rechnung eine Gutschrift gewährt hat,

  • die zur Bearbeitung der Gutschrift generierte Belastungsanzeige in einen Rechnungskontrollbeleg übernommen wurde und

  • auf Grund der Gutschrift der Sperrbetrag gelöscht oder reduziert werden kann.

Besonderheiten

Der Sachbearbeiter des offenen Postens erhält den Vorgang in seinen Aufgabenmonitor.

Auswirkungen bei der Auslösung der Ereignisse

Sachbearbeiter mit Vorgängen informieren

Bei der Auslösung eines Ereignisses werden die zuständigen Sachbearbeiter anhand von Vorgängen über die anfallenden Aufgaben informiert. Dazu wird jeweils ein Vorgang in den Aufgabenmonitor des dafür zuständigen Sachbearbeiters gestellt. Dort kann er den Vorgang einsehen und abarbeiten.

Der für einen Vorgang zuständige Sachbearbeiter wird aus der Verteilergruppe ermittelt, die im Belegkopf des Rechnungskontrollbelegs hinterlegt ist.

Zustände den Rechnungskontrollbelegen zuordnen

Bei der Auslösung des Ereignisses wird dem betreffenden Rechnungskontrollbeleg ein Zustand automatisch zugeordnet. Die Funktion des Zustands bestimmt, ob der Rechnungskontrollbeleg z.B. für die weitere Bearbeitung gesperrt ist oder ob bei der Bearbeitung eine Warnung ausgegeben wird.

Zustände der Rechnungskontrollbelege aufheben

Der Zustand eines Rechnungskontrollbelegs wird in der Regel automatisch aufgehoben. So wird z.B. eine Sperre aufgehoben, wenn alle Vorgänge, die auf Grund des Ereignisses angefallen sind, von den Sachbearbeitern im Aufgabenmonitor bearbeitet wurden und die Vorgänge aus dem Aufgabenmonitor entfernt wurden.

Vorgänge zu Rechnungskontrollbelegen

VorgangsNr

Vorgang

100

Bearbeite Rechnungskontrollbeleg

110

Rechnungspositionen bearbeiten

160

Rechnungskontrollbeleg prüfen

200

Rechnungskontrollbeleg freigeben

210

Rechnungskontrollbeleg prüfen

220

Rechnungskontrollbeleg anzeigen

230

Rechnungskontrollbeleg ablehnen

300

Übertragungsfreigabe setzen (Verarbeitungsvorgang)

310

Rechnungskontrollbeleg senden (Verarbeitungsvorgang)

Rechnungskontrollbeleg freigeben (VorgangsNr: 200)

Verwendung

Freigabe-Workflow für Rechnungskontrollbelege

Vorgangstyp

Manueller Vorgang (Dialog)

Verwendung

Benachrichtigung des zuständigen Sachbearbeiters, sodass er den Rechnungskontrollbeleg freigeben kann. Dazu wird der Vorgang in den Aufgabenmonitor des zuständigen Sachbearbeiters gestellt.

Für die weitere Bearbeitung wird mit einem Doppelklick auf die Zeile des Vorgangs das Fenster Rechnungskontrolle - Freigabe-Workflow geöffnet. Im Feld Bearbeitung werden folgende Bearbeitungsmöglichkeiten zur Auswahl aufgelistet:

Auslösung

Der Vorgang kann durch verschiedene Ereignisse ausgelöst werden.

Thema: Freigabe-Workflow definieren

Rechnungskontrollbeleg prüfen (VorgangsNr: 210)

Verwendung

Freigabe-Workflow für Rechnungskontrollbelege

Vorgangstyp

Manueller Vorgang (Dialog)

Verwendung

Benachrichtigung des zuständigen Sachbearbeiters, sodass er den Rechnungskontrollbeleg prüfen kann. Dazu wird der Vorgang in den Aufgabenmonitor des zuständigen Sachbearbeiters gestellt.

Für die weitere Bearbeitung wird mit einem Doppelklick auf die Zeile des Vorgangs das Fenster Rechnungskontrolle - Freigabe-Workflow geöffnet. Im Feld Bearbeitung werden folgende Bearbeitungsmöglichkeiten zur Auswahl aufgelistet:

Auslösung

Der Vorgang kann durch verschiedene Ereignisse ausgelöst werden.

Thema: Freigabe-Workflow definieren

Rechnungskontrollbeleg anzeigen (VorgangsNr: 220)

Verwendung

Freigabe-Workflow für Rechnungskontrollbelege

Vorgangstyp

Manueller Vorgang (Dialog)

Verwendung

Benachrichtigung des zuständigen Sachbearbeiters, sodass er den Rechnungskontrollbeleg einsehen kann. Dazu wird der Vorgang in den Aufgabenmonitor des zuständigen Sachbearbeiters gestellt.

Für die weitere Bearbeitung wird mit einem Doppelklick auf die Zeile des Vorgangs das Fenster Rechnungskontrolle - Freigabe-Workflow geöffnet. Im Feld Bearbeitung werden folgende Bearbeitungsmöglichkeiten zur Auswahl aufgelistet:

Auslösung

Der Vorgang kann durch verschiedene Ereignisse ausgelöst werden.

Thema: Freigabe-Workflow definieren

Rechnungskontrollbeleg ablehnen (VorgangsNr: 230)

Verwendung

Freigabe-Workflow für Rechnungskontrollbelege

Vorgangstyp

Manueller Vorgang (Dialog)

Verwendung

Benachrichtigung des zuständigen Sachbearbeiters, dass der Rechnungskontrollbeleg abgelehnt wurde. Dazu wird der Vorgang in den Aufgabenmonitor des zuständigen Sachbearbeiters gestellt.

Für die weitere Bearbeitung wird mit einem Doppelklick auf die Zeile des Vorgangs das Fenster Rechnungskontrolle - Freigabe-Workflow geöffnet. Im Feld Bearbeitung werden folgende Bearbeitungsmöglichkeiten zur Auswahl aufgelistet:

Auslösung

Der Vorgang kann durch verschiedene Ereignisse ausgelöst werden.

Thema: Freigabe-Workflow definieren

Vorgänge zur OP-Verwaltung

Vorgänge

Verwendung/Auslösung

Sperrbetrag OP erfassen

(Vorgangsnummer: 100)

Erfassung der Sperrbeträge

Vorgangstyp

Manueller Vorgang (Dialog)

Verwendung

Benachrichtigung eines Sachbearbeiters, dass in einem offenen Posten ein Sperrbetrag zu erfassen ist. Dazu wird der Vorgang in den Aufgabenmonitor des zuständigen Sachbearbeiters gestellt.

Auslösung

Der Vorgang kann durch folgende Ereignisse ausgelöst werden: Sperrbetrag OP erfassen.

Prüfe Sperrbetrag OP

(Vorgangsnummer: 110)

Prüfung der Sperrbeträge

Vorgangstyp

Manueller Vorgang (Dialog)

Verwendung

Benachrichtigung eines Sachbearbeiters, dass in einem offenen Posten der Sperrbetrag zu prüfen ist. Dazu wird der Vorgang in den Aufgabenmonitor des zuständigen Sachbearbeiters gestellt.

Auslösung

Der Vorgang kann durch folgende Ereignisse ausgelöst werden: Sperrbetrag OP prüfen.