Wareneingangsbelege in Rechnungskontrollbelege übernehmen

Rechnungskontrollbelege zur Prüfung der Lieferantenrechnungen zu Warenlieferungen können mit der Belegübernahme der Wareneingangsbelege automatisch erfasst werden.

Hinweis: Bei Wareneingangsbelegen, deren gelieferte Mengen von Rahmenbestellungen abgerufen wurden, wird bei der Belegübernahme geprüft, ob das Rechnungsdatum innerhalb des Gültigkeitszeitraums der Rahmenbestellung liegt. Wenn das Rechnungsdatum vor dem Datum gültig ab der Rahmenbestellung liegt, dann kann keine Belegübernahme erfolgen.

Basiswissen: Belege übernehmen

Voraussetzungen für die Übernahme

Voraussetzungen

Erläuterungen

Der Wareneingangsbeleg ist nicht archiviert.

-

Der Lieferant ist nicht gesperrt.

Dem Lieferanten ist kein Zustand mit der Funktion "Sperre" für den Workflow-Bereich "Rechnungskontrolle (ER_R)" zugeordnet.

Das Teil ist nicht gesperrt.

Dem Teil ist kein Zustand mit der Funktion "Sperre" für den Workflow-Bereich "Rechnungskontrolle (ER_R)" zugeordnet.

Einzelne Belegpositionen eines Wareneingangsbelegs übernehmen

Sie können einzelne Belegpositionen eines Wareneingangsbelegs in einen Rechnungskontrollbeleg übernehmen. Dabei bestimmen Sie auf Grund der übermittelten Rechnungsdaten, welche Belegpositionen mit welchen Mengen in den Rechnungskontrollbeleg zu übernehmen sind. Dazu werden die Belegpositionen des Wareneingangsbelegs in einer Übersicht zur Übernahme angeboten.

Basiswissen: Einzelne Belegpositionen eines Wareneingangsbelegs übernehmen

Besonderheiten bei der Übernahme

Besonderheiten zu verschiedenen Belegdaten bei der Übernahme sind:

Daten

Besonderheiten

Belegdatum

Als Belegdatum wird das Rechnungsdatum in den Rechnungskontrollbeleg übernommen.

Besteuerungsgrundlagen

Thema: Besteuerungsgrundlagen prüfen

Belegwährung

Die Belegwährung wird aus den Stammdaten des Lieferanten ermittelt und in den Rechnungskontrollbeleg übernommen. Dabei wird geprüft, ob die ermittelte Belegwährung mit der Belegwährung der zu Grunde liegenden Bestellung übereinstimmt. Bei einer Abweichung entscheiden Sie, ob die Belegwährung des Lieferanten oder die abweichende Belegwährung der Bestellung übernommen wird.

Hinweis: Wenn Sie als Belegwährung des Rechnungskontrollbelegs die Belegwährung des Lieferanten übernehmen, dann werden die Preise, wertmäßigen Rabatte und Zuschläge der zu übernehmenden Belegpositionen nicht automatisch in diese Belegwährung umgerechnet. Die Preise, Rabatte und Zuschläge müssen manuell umgerechnet werden.

Zahlungsart

Zahlungsart und Zahlungsziel werden aus den Stammdaten des Lieferanten ermittelt und in den Rechnungskontrollbeleg übernommen. Dabei wird geprüft, ob die ermittelten Daten mit den Daten der zu Grunde liegenden Bestellung übereinstimmen. Bei einer Abweichung entscheiden Sie jeweils, ob die Daten des Lieferanten oder die abweichenden Daten der Bestellung übernommen werden.

Zahlungsziel

Zahlungsadresse

Als Zahlungsadresse wird die Zahlungsadresse der zu Grunde liegenden Bestellung in den Rechnungskontrollbeleg übernommen.

Wenn die Bestellung keine Zahlungsadresse enthält, dann ist anhand des Anwendungsparameters ER_RemitToAddr0ForAPIV konfiguriert, ob die Zahlungsadresse "0" des Lieferanten aus Lieferantenstamm ermittelt und im Rechnungskontrollbeleg vorgeschlagen wird.

Wenn Sie in den Rechnungskontrollbeleg nachträglich Belegpositionen aus Wareneingangsbelegen zu Bestellungen mit abweichenden Zahlungsadressen übernehmen, dann bleibt die Zahlungsadresse unverändert. Dies gilt auch dann, wenn Sie die aus dem ursprünglichen Wareneingangsbeleg zuerst übernommene Belegposition wieder löschen. Wenn Sie jedoch alle Belegpositionen des Rechnungskontrollbelegs löschen und anschließend Belegpositionen aus einem Wareneingangsbeleg mit abweichender Zahlungsadresse übernehmen, dann wird diese Zahlungsadresse in den Rechnungskontrollbeleg übernommen.

Konten

Die Konten sowie der Vorsteuerschlüssel werden bei der Kontenfindung ermittelt und in die Belegpositionen übernommen.

Zuschläge im Belegkopf

Die Kopfzuschläge werden nicht aus dem Vorgängerbeleg übernommen, sondern müssen ggf. im Belegkopf des Rechnungskontrollbelegs manuell erfasst werden.

Wenn im Vorgängerbeleg Kopfzuschläge hinterlegt sind, dann wird die betreffende Rechnungskontrollposition im Erfassungsfenster der Schnellerfassung farbig hinterlegt (Gelb). Die Farbe ist im proALPHA Farbschema festgelegt.

Die Kopfzuschläge können Sie direkt in dem Rechnungskontrollbeleg einsehen. Klicken Sie dazu im Fenster der Belegpositionen auf die Zeile der gewünschten Belegposition. Wählen Sie den Menüpunkt Info | Zuschläge Herkunftsbeleg.

Lieferkennzeichen

Anhand der Lieferkennzeichen bestimmen Sie, welche Belegpositionen mit welchen Mengen zu übernehmen sind. Die Lieferkennzeichen für die Belegübernahme von Wareneingangsbelegen in Rechnungskontrollbelege sind in dem Anwendungsparameter SB_AdoptionCodes_ERR hinterlegt.

Hinweis: In Wareneingangsbelegen, die im Rahmen von Bestellungen für Fremdleistungsaktivitäten erfasst wurden, können Mengen der Belegpositionen als Ausschussmengen erfasst sein, z.B. wenn vom Lieferanten bearbeitete und gelieferte Teile defekt waren. Bei der Übernahme der Belegpositionen eines Wareneingangsbelegs in einen Rechnungskontrollbeleg werden solche Ausschussmengen nicht zur Übernahme vorgeschlagen. Wenn jedoch auch die Ausschussmengen berechnet wurden und daher bei der Rechnungskontrolle berücksichtigt werden müssen, dann müssen diese zusammen mit den Gutmengen in Form einer Mehrübernahme erfasst werden.

Konditionen

Die Konditionen werden aus der zu Grunde liegenden Bestellung ermittelt und als berechnete Konditionen in die Belegpositionen übernommen. Wenn Sie Konditionen erfassen, die in proALPHA für die Preis-, Rabatt- und Zuschlagsfindung noch nicht in Teile-Lieferanten-Beziehungen hinterlegt sind, dann können Sie diese in die Teile-Lieferanten-Beziehungen übernehmen. Dabei können die Konditionen einer bestehenden Teile-Lieferanten-Beziehung geändert oder eine neue Teile-Lieferanten-Beziehung automatisch erfasst werden.

Einzelne Belegpositionen eines Wareneingangsbelegs nachträglich übernehmen

In einen Rechnungskontrollbeleg, der durch die Belegübernahme eines Wareneingangsbelegs erfasst wurde, können Sie nachträglich weitere Belegpositionen dieses Wareneingangsbelegs und/oder anderer Wareneingangsbelege übernehmen. Wenn ein Lieferant zu einer Warenlieferung mehrere Teilrechnungen zu unterschiedlichen Zeitpunkten übermittelt, können Sie so diese Teilrechnungen im selben Rechnungskontrollbeleg erfassen. Umgekehrt können Sie auch Lieferantenrechnungen zu verschiedenen Warenlieferungen in einem einzigen Rechnungskontrollbeleg erfassen, wenn der Lieferant diese in einer Sammelrechnung übermittelt hat.

Basiswissen: Einzelne Belegpositionen eines Wareneingangsbelegs nachträglich übernehmen

Weitere Daten bei der Rechnungskontrolle erfassen

Der Rechnungskontrollbeleg wird mit den Daten des Wareneingangsbelegs automatisch erfasst.

Ob Sie im Belegkopf zusätzlich die Belegnummer der Lieferantenrechnung als Rechnungsnummer erfassen müssen, ist anhand des Anwendungsparameters SB_EnsureForeignDoc konfiguriert.

In den einzelnen Belegpositionen können Sie weitere Daten für die Rechnungskontrolle erfassen. Dazu stehen im Erfassungsfenster Rechnungskontrollpositionen folgende Spalten zur Verfügung:

Spalten

Spalteninhalte

Erläuterungen

berechnet

Werte aus der Lieferantenrechnung, u.a. berechneter Einzelpreis und Warenwert

In der Spalte erfassen Sie die Werte der zu Grunde liegenden Lieferantenrechnung. Als Erfassungshilfe werden die Konditionen des Vorgängerbelegs vorgeschlagen.

akzeptiert

Werte, die Sie auf Grund der Rechnungskontrolle akzeptieren, z.B. akzeptierter Warenwert

Als Erfassungshilfe werden die Werte der Spalte berechnet vorgeschlagen.

Den akzeptierten Warenwert können Sie z.B. reduzieren, weil der Lieferant mehr als vereinbart berechnet hat. Über die Differenz können Sie beim Lieferanten eine Gutschrift anfordern. Die dazu benötigte Belastungsanzeige kann aus dem Rechnungskontrollbeleg generiert werden. Ob zu einer Belegposition eines Rechnungskontrollbelegs eine Belastungsanzeige generiert wird, entscheiden Sie beim Speichern der Belegposition in einer Systemmeldung. Dass die Generierung veranlasst wurde, erkennen Sie anhand des aktiven Kontrollkästchens Belastungsanzeige in der Belegposition.

Hinweis: Für den übernommenen Wareneingangsbeleg kann im Rahmen einer Rücklieferung bereits eine Belastungsanzeige generiert worden sein, mit der für die zurückgelieferten Teile eine Gutschrift angefordert wurde. Der Warenwert dieser ersten Belastungsanzeige fließt bei der Rechnungskontrolle in die Ermittlung des zu belastenden Warenwerts ein. Wenn der zu belastende Warenwert den bereits bei der Rücklieferung belasteten Warenwert überschreitet, dann kann über die Differenz eine weitere Belastungsanzeige generiert werden.

geliefert

oder

geliefert - RL

Werte des Vorgängerbelegs

Die Werte des Vorgängerbelegs können Sie als Vergleichsgrundlage für die Prüfung der berechneten Werte verwenden.

Hinweis: Im Feld Menge wird die Menge der Belegposition des Vorgängerbelegs angezeigt. Wenn aus dem betreffenden Wareneingangsbeleg Teile zurückgeliefert wurden, dann wird die Menge der Belegposition abzüglich der zurückgelieferten Menge angezeigt.

Die Daten der Belegpositionen werden entweder bereits beim Speichern der Belegpositionen oder beim Freigeben des Rechnungskontrollbelegs auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft. Die Prüfung umfasst vor allem Daten, die für die Kostenrechnung relevant sind. So wird z.B. geprüft, ob für die in den Belegpositionen hinterlegten Konten die Stammdaten vollständig erfasst sind. Zu welchem Zeitpunkt die Prüfung erfolgt, ist anhand des Anwendungsparameters ER_CheckAPIVLineAtEntry konfiguriert.

Erfassung von Rechnungskontrollbelegen überwachen

Die Erfassung kann mit der WorkflowAutomation überwacht werden. Dazu gibt es folgendes Ereignis: Neuanlage Rechnungskontrollbeleg.

Auswirkungen der Erfassung von Rechnungskontrollbelegen

Thematik

Auswirkungen

Vorgängerbelege

Die übernommenen Mengen werden in den entsprechenden Belegpositionen als berechnete Mengen angezeigt.

Belegverknüpfungen

Die Belegverknüpfungen des Wareneingangsbelegs und des Rechnungskontrollbelegs werden entsprechend ergänzt. So ist in den Belegverknüpfungen des Wareneingangsbelegs der Rechnungskontrollbeleg als Folgebeleg aufgeführt und in der Belegverknüpfung des Rechnungskontrollbelegs ist der Wareneingangsbeleg als Vorgängerbeleg aufgeführt.

Archivierung des Wareneingangsbelegs

Nach der Übernahme eines kompletten Wareneingangsbelegs wird der Wareneingangsbeleg automatisch archiviert. Wenn nur eine oder mehrere Belegpositionen mit der kompletten Menge übernommen wurden, dann werden die Belegpositionen automatisch archiviert.

Wenn der Lieferant für eine Belegposition nur eine Teilmenge berechnet hat und Sie daher nur diese Teilmenge übernommen haben, dann steht die restliche Menge der Belegposition weiterhin zur Übernahme zur Verfügung. Falls die restliche Menge vom Lieferanten nicht mehr berechnet wird, dann kann die entsprechende Belegposition des Wareneingangsbelegs automatisch archiviert werden. Dies bestimmen Sie in der Belegposition des Rechnungskontrollbelegs mit dem Kontrollkästchen WE erledigt.

Wenn für eine berechnete Belegposition erst eine Teilmenge geliefert wurde, die restliche Menge jedoch nicht mehr geliefert wird, dann kann die entsprechende Belegposition der Bestellung automatisch archiviert werden. Dies bestimmen Sie in der Belegposition des Rechnungskontrollbelegs mit dem Kontrollkästchen Bestellung erledigt.

Mengen- und Werteflüsse

Durch Rechnungskontrollbelege werden unterschiedliche Mengen- und Werteflüsse ausgelöst und in verschiedene Module verbucht. So werden z.B. die berechneten Warenwerte der Belegpositionen auf die Wareneinkaufskonten der betreffenden Teile gebucht.

Wenn der akzeptierte Warenwert von dem Warenwert laut Wareneingang abweicht, dann werden Bestandswert und Durchschnittspreis des Teils neu berechnet.