Einkauf

Der Erfolg eines Unternehmens hängt maßgeblich von der Flexibilität und Zuverlässigkeit der Beschaffung ab. Die Anforderungen an den Einkauf sind sehr vielschichtig. Sie variieren von Beschaffungsvorgängen mit Bezug zu komplexen, langfristig vereinbarten Rahmenverträgen (Rahmenbestellungen) bis zu kurzfristigen, flexiblen Bestellungen ohne vordefinierte Werte. Aus diesem Grund unterstützt der proALPHA Einkauf die unterschiedlichsten Beschaffungsprozesse für Standard- und Einmalartikel (Teile), aber auch die Fremdvergabe kompletter Komponenten bis hin zu Dienstleistungen und Fremdarbeitsgängen, die in der eigenen Produktion angestoßen werden. Hierfür bietet proALPHA umfassende Möglichkeiten zur komfortablen Abwicklung von Anfragen, Bestellungen und Wareneingängen bis hin zur Rechnungskontrolle und Lieferantenbewertung.

Die Einkaufsvorgänge fügen sich dabei homogen in das Gesamtsystem ein und sorgen so stets für die volle Prozesstransparenz. Damit wird der Bestell- und Informationsprozess für alle Unternehmensbereiche effizient gestaltet. Ob aus der Produktion, einem Projekt oder aus einer manuellen Bedarfsanforderung kann jeder Sachbearbeiter jederzeit den aktuellen Status von Preisen und Lieferzeiten beliebiger Artikel (Teile) einsehen. Auf diese Weise werden Beschaffungsprozesse optimiert und Kosten reduziert. Das proALPHA Dokumenten-Management-System DMS stellt alle beschaffungsrelevanten Dokumente wie z.B. Wirtschaftsauskünfte den gesamten Lieferantenschriftverkehr sowohl vorgangsbezogen als auch innerhalb von Lieferantenakten zur Verfügung.

Die Forderung nach aktuellen Informationen geht jedoch noch weit über die Unternehmensgrenzen hinaus. Mit Abrufbestellungen oder Bestellungen auf Basis von Lieferplänen wird dem Lieferanten stets die vollständige Bedarfssituation für bestimmte Teile widergespiegelt. Lieferantenportale ermöglichen die direkte Einbindung der Zulieferer in die unternehmenseigene Prozesskette. Der automatische Belegaustausch kann hierbei per EDI oder für Intercompany-Geschäfte über die Integration Workbench (INWB) erfolgen. Damit laufen die Beschaffungsprozesse mit höchster Effizienz ab.

Konditionen und Anfragen

Systematische Verwaltung von Einkaufskonditionen und einfache Anfragengenerierung

Preise und Rabatte, die grundsätzlich eine zeitliche Gültigkeit haben, können in Staffeln verwaltet und in beliebiger Fremdwährung angegeben werden. Sie beziehen sich entweder auf die Bestellmengeneinheit oder sind gewichtsbezogen definiert. Neben frei einstellbaren Preiseinheiten unterstützt proALPHA eine Vielzahl absoluter und prozentualer Rabatte und Zuschläge. Auch die sonstigen Konditionen, wie Liefer- und Zahlungsbedingungen, Mindestbestellmengen und -werte oder Lieferzeiten werden komfortabel verwaltet. Mengen- und zeitraumbezogene Konditionen können zudem in Rahmenverträgen (Rahmenbestellungen) festgehalten werden.

Die Preise und Konditionen für neue Artikel (Teile) werden mit Lieferantenanfragen bequem ermittelt. Die Anfragen können direkt aus Bestellvorschlägen generiert oder manuell erfasst werden. Die daraufhin eingehenden Angebote werden zum Vergleich übersichtlich in einem Preisspiegel mit sämtlichen weiteren Konditionen gegenübergestellt, sodass die geeignete Bezugsquelle direkt ausgewählt werden kann. Aus dem Preis- und Konditionenspiegel heraus können die Angebotswerte ohne Umwege in die Stammdaten übernommen werden. Auch das direkte Auslösen einer Bestellung aus dem Preisspiegel ist möglich. Durch die Splittung von Bestellungen entstehen weitere Vorteile. So kann z.B. der preiswerteste Lieferant mit der Hauptlieferung bedacht werden, während eine Teilmenge zur kurzfristigen Bedarfsdeckung bei dem Lieferanten mit der kürzesten Lieferzeit bezogen wird.

Innerhalb von Firmengruppen können Lieferanten und Materialien zentral über die proALPHA INWB harmonisiert werden. Auf diese Weise werden auch die Einkaufssysteme getrennter Installationen koordiniert.

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Bestellabwicklung

Beschaffungsprozesse effizient gestalten - Komfortable Bestellabwicklung

Im Mittelpunkt des Einkaufs steht die Bestellabwicklung. Hierzu können Bestellungen in proALPHA auf Basis von Bestellvorschlägen der Disposition komfortabel generiert werden. Dabei werden differenzierte Dispositionsverfahren und -parameter berücksichtigt. Aber auch die direkte Bestellgenerierung aus Vertriebsaufträgen oder Projektvorgängen heraus ist möglich. Diese beiden Arten der Bestellgenerierung gelten auch für die Bestellung von Fremdleistungen zu Produktionsaufträgen. Liegt eine kundenauftragsbezogene Beschaffung und damit eine direkte Belegverknüpfung zum Bedarfsverursacher vor, wird der Anwender mit der proALPHA WorkflowAutomation automatisch über die Änderungen von zugesagten Liefermengen und -terminen informiert. So kann eine schnelle Reaktion gewährleistet werden.

Darüber hinaus werden Bestellkosten in proALPHA direkt in der Auftrags- und Projektkalkulation als Bestellobligo ausgewiesen. Dies bietet insbesondere Auftrags- und Projektfertigern den Vorteil, jederzeit den Überblick über die tatsächlich zu erwartenden Kosten des Auftrags zu behalten. Selbstverständlich stehen in dem homogenen Gesamtsystem aber auch sämtliche Informationen direkt im Finanzwesen und der Kostenrechnung zur Verfügung und werden z.B. automatisch in der Liquiditätsprognose berücksichtigt.

Zu den Wunschterminen der Bestellungen werden mit proALPHA Auftragsbestätigungen erfasst. Wenn nötig werden diese automatisch vom System angemahnt. Abweichend bestätigte Liefertermine werden dabei sofort dispositiv wirksam und gewährleisten eine frühzeitige Reaktion, um die Lieferfähigkeit sicherzustellen. Für säumige Lieferanten steht ein flexibles Liefermahnwesen zur Verfügung.

Mit Lieferavisen ist es dem Lieferanten möglich, die auf den Weg gebrachte Ware anzukündigen. Dadurch werden die Deckungstermine aktualisiert, was insbesondere bei langen Lieferzeiten und Transportwegen wichtig ist. Gleichzeitig wird hierdurch die Erfassung des Wareneingangs vorbereitet.

Mit dem Eingang der Ware ist die automatische Aktualisierung der Bestände und der Bestellüberwachung in proALPHA verbunden. Wareneingänge können entweder auf ein Wareneingangslager oder unmittelbar auf das Ziellager in den verfügbaren Bestand gebucht werden. Aber auch die direkte Bereitstellung in der Produktion ist möglich. Ist die Ware fehlerhaft, erfolgt beleggestützt eine prozessgesteuerte Rücklieferung mit Überwachung der offenen Rücklieferungsbelege.

Unabhängig davon, ob Rechnungen per EDI, E-Mail oder Brief eingehen oder ob sie zentral oder dezentral erfasst werden, ermöglicht proALPHA ein transparentes, kostenoptimales Prozessmanagement und -monitoring. Hierzu dienen die systemweite WorkflowAutomation sowie das DMS. Das Archivieren bzw. Scannen inklusive der handschriftlichen Notizen wird mit individuellen Genehmigungs- und Freigabeworkflows sichergestellt. Auf diese Weise werden die rechnerische und die sachliche Prüfung miteinander verbunden. Übereinstimmungen und Abweichungen zwischen Bestellung, tatsächlicher Lieferung und erfolgter Rücklieferung zur Eingangsrechnung werden anschaulich gegenübergestellt. Für nicht tolerierbare Differenzen von Mengen und Preisen können Belastungsanzeigen auf Knopfdruck generiert werden. Nach erfolgter Rechnungsfreigabe werden Wertkorrekturen automatisch auf Grund des vom Bestellpreis abweichenden Rechnungspreises durchgeführt. Gleichzeitig erfolgt die Belastung der entsprechenden Kostenstellen und Verbrauchskonten mit dem berechneten Verbrauchsmaterial sowie die Ermittlung der Daten für die Meldung zur Intrahandelsstatistik.

Im Einkauf unterstützt Sie proALPHA mit der Steuerfindung bei nationalen, innergemeinschaftlichen sowie internationalen Geschäftsvorgängen. Je nach Geschäftsvorgang sind für die Steuerfindung unterschiedliche Besteuerungsgrundlagen relevant. Diese werden bei der Erfassung von Einkaufsbelegen automatisch ermittelt und im Belegkopf vorgeschlagen.

Themen:

E-Procurement

Mit dem Lieferantenportal Einkaufsprozesse optimieren

Für die Abwicklung der Transaktionen mit Lieferanten bietet sich das zielgruppenspezifische Lieferantenportal an. Über dieses Webportal lassen sich Ihre Lieferanten an das ERP-System anbinden und somit direkt in die Prozesse integrieren. Die Vielfältigkeit der Anwendungen bietet die Möglichkeit, dem Lieferanten eine auf den jeweiligen Einsatzzweck abgestimmte Oberfläche anzubieten. Durch flexible Konfigurationsmöglichkeiten im Backend und Frontend erhalten Lieferanten intelligent und zielgruppenorientiert genau die Informationen bereitgestellt, die sie benötigen. Ein typisches Anwendungsbeispiel ist die stets aktuelle Darstellung der Bedarfssituation für das vom jeweiligen Lieferanten zu liefernde Teilespektrum. Aber auch das Herunterladen von Bestellungen und Abrufdaten direkt aus dem DMS wird über die Webportale ermöglicht.

Informations- und Controllingsystem

Den Lieferanten stets im Blick - Wirkungsvolles Beschaffungscontrolling

Ein zuverlässiges Feedback zur Performance der Lieferanten bietet die Lieferantenbewertung. Sie stellt automatisch ermittelte Kennzahlen aus den Logistikprozessen und manuelle Bewertungskriterien in einer Übersicht dar. Dabei werden Kennzahlen zur Termintreue ebenso berücksichtigt, wie die Anzahl der Rücklieferungen oder Liefermahnungen. Nicht direkt aus den Geschäftsvorgängen ableitbare Kriterien, wie z.B. Wirtschaftsauskünfte zu Risikobeurteilungen und Abhängigkeitsverhältnissen, ergänzen die Bewertung in Form von manuellen Kriterien. Die einzelnen Kenngrößen können individuell gewichtet und in Bewertungsgruppen zusammengefasst werden.

Um Einkaufsprozesse zu optimieren, liefert das Beschaffungscontrolling Antworten auf vielfältige Fragen zu Lieferanten, Teilen und Teilegruppen. Fragen wie "Wer liefert was zu welchen Konditionen?" oder "Welche Mengen eines Teils wurden in den letzten 18 Monaten bei welchen Lieferanten geordert?" lassen sich mit den proALPHA Management-Informationssystem (MIS) auf Knopfdruck beantworten.

Für die tägliche Arbeit sehr nützlich ist die ständige Möglichkeit, alle offenen und archivierten Belege einzusehen. Dabei sind alle Belege logisch miteinander verknüpft, sodass z.B. über den Einstieg in einen Wareneingangsbeleg die zu Grunde liegende Bestellung in der gleichen einfachen Weise zu recherchieren ist wie der dazugehörige Rechnungskontrollbeleg.

Das proALPHA Kennzahlen- und Frühwarnsystem stellt dem Anwender eine Vielzahl vordefinierter Logistikkennzahlen zur Verfügung. Beispiele dafür sind Kennzahlen zu Wunschterminabweichung, Liefertermintreue oder Lieferbereitschaftsgrad. Darüber hinaus erfüllt das System zuverlässig die Frühwarnfunktion, indem sich zu den Kennzahlen Grenzwerte definieren lassen, bei deren Über- oder Unterschreitung proALPHA automatisch die Verantwortlichen via Workflow informiert. Das Kennzahlensystem bildet somit die Grundlage für die Gestaltung der Einkaufsstrategie sowie für die Planung und Steuerung der Materialkostenentwicklung.

Sollen Fragen beantwortet werden, für die keine vordefinierten Auswertungen vorliegen, liefert der proALPHA Analyzer gezielte Antworten. Damit ist es möglich, beliebige Abfragen ad hoc zu gestalten und Daten mehrdimensional auszuwerten - ohne jegliche Programmierkenntnisse. Per Mausklick kann sich der Anwender immer tiefer in die Daten zoomen und auf diese Weise neue Erkenntnisse und Zusammenhänge in großen Datenmengen gewinnen.

Themen:

Prozesse Einkauf

Standardprozesse einfach beschrieben

Mit Hilfe unserer Prozessbeschreibungen können Sie sich mit verschiedenen Standardprozessen denkbar einfach vertraut machen. Prozesse im Einkauf sind u.a.: