Bestellungen ausgeben und übermitteln

Die Belegdaten von Bestellungen können Sie entsprechend Ihren Anforderungen ausgeben und übermitteln. Sie können eine Bestellung als Formular z.B. auf Papier drucken und per Post an den Lieferanten senden. Bestellungen können Sie auch über EDI (Electronic Data Interchange) senden.

Die Erläuterungen in diesem Thema beziehen sich auf die manuelle Belegausgabe. Wenn in Ihrem Unternehmen die automatisierte Belegausgabe genutzt wird, dann kann die Belegausgabe bei entsprechender Konfiguration auch automatisch erfolgen.

Bestellungen drucken oder faxen

Die Vorgehensweise beim Drucken und Faxen (Ausgeben) der Belegdaten von Bestellungen ist weitgehend identisch. Wie die Ausgabe erfolgt, bestimmen Sie in den Ausgabeoptionen. Beim Faxen bestimmen Sie in einem weiteren Vorlauf, an welche Faxnummer die Bestellung gefaxt wird.

Voraussetzungen für die Ausgabe

Voraussetzungen

Erläuterungen

Die Bestellung ist nicht gesperrt.

Der Bestellung ist kein Zustand mit der Funktion "Sperre" für den Workflow-Bereich "Bestellung (E_EB)" zugeordnet.

Der Lieferant ist nicht gesperrt.

Dem Lieferanten ist kein Zustand mit der Funktion "Sperre" für den Workflow-Bereich "Bestellung (E_EB)" zugeordnet.

In der Bestellung ist der Bestimmungsort hinterlegt.

Diese Voraussetzung ist nur dann zu erfüllen, wenn das Hinterlegen eines Bestimmungsorts zwingend ist.

Anwendungsfälle für die Ausgabe

Anwendungsfälle

Erläuterungen

Ausgabe der aktuellen offenen Bestellung (Einzeldruck)

Den Einzeldruck eines offenen Belegs starten Sie manuell im Erfassungsfenster (Belegkopf) des gewünschten Belegs.

Ausgabe einer archivierten Bestellung (Einzeldruck)

Den Einzeldruck eines archivierten Belegs starten Sie manuell im Belegarchiv des MIS.

Ausgabe von mehreren offenen Bestellungen in einem Arbeitsschritt (Sammeldruck)

Ein Sammeldruck kann manuell oder automatisch über einen permanenten Job gestartet werden. Welche Belege beim Sammeldruck ausgegeben werden, bestimmen Sie im Druckvorlauf. Archivierte Belege werden beim Sammeldruck nicht ausgegeben.

Ausgabe von einzelnen oder mehreren offenen Bestellungen im Rahmen einer Sammelbearbeitung

Die Ausgabe starten Sie manuell in dem folgenden Fenster: Bearbeitung Bestellungen.

Thema: Fenster zur Bearbeitung von Belegen

Besonderheiten bei der Ausgabe

Thematik

Besonderheiten

Inhalt der Ausgabe

Bestellungen können sowohl offene als auch archivierte Belegpositionen enthalten.

Beim Einzeldruck werden je nach Konfiguration des Anwendungsparameters SB_PrintOptForDocOutput folgende Verfahrensweisen unterschieden:

  • Sie können in einem Druckvorlauf bestimmen, ob nur die offenen oder alle Belegpositionen ausgegeben werden.

  • Je nach Konfiguration des Anwendungsparameters EB_PrintOpenDocumentLinesOnly werden nur offene Belegpositionen oder alle Belegpositionen ausgegeben.

Beim Sammeldruck bestimmen Sie im Druckvorlauf, ob nur offene oder auch archivierte Belegpositionen ausgegeben werden.

Anzahl Formulare

Beim Einzeldruck wird wie folgt unterschieden:

  • Wenn im Belegkopf die Anzahl von Formularen gleich "1" ist, dann wird das Formular automatisch einzeln ausgegeben.

  • Wenn im Belegkopf die Anzahl von Formularen größer "1" ist, dann können Sie in einem Druckvorlauf bestimmen, dass das Formular einzeln ausgegeben wird.

    Voraussetzung für das Öffnen des Druckvorlaufs ist, dass der Anwendungsparameter SB_PrintOptForDocOutput entsprechend konfiguriert ist.

Beim Sammeldruck bestimmen Sie im Druckvorlauf, ob jeder Beleg einfach oder in der im jeweiligen Belegkopf hinterlegten Formularanzahl ausgegeben wird.

Sprache

Einen Beleg können Sie in der Belegsprache oder auch in anderen Sprachen ausgeben. Die gewünschte Sprache wählen Sie in den Ausgabeoptionen.

DMS

Belege - wie sie ausgegeben wurden - können auch im DMS archiviert und somit aufbewahrt werden. Zur Arbeitserleichterung kann die Archivierung automatisch als COLD-Archivierung erfolgen, z.B. beim Belegausdruck oder über den Tagesabschluss.

Basiswissen: Belegdaten in Formularen drucken oder faxen

Bestellungen mit E-Mails senden

Das Formular mit den Daten der aktuellen Bestellung können Sie als PDF-Datei mit einer E-Mail senden.

Besonderheiten

Thematik

Besonderheiten

Inhalt der PDF-Datei

Bestellungen können sowohl offene als auch archivierte Belegpositionen enthalten. Je nach Konfiguration des Anwendungsparameters EB_PrintOpenDocumentLinesOnly werden nur offene Belegpositionen oder alle Belegpositionen ausgegeben.

Anzahl der Formulare in der PDF-Datei

Das Formular wird als Original ohne Kopien in der PDF-Datei gespeichert.

Basiswissen: Belegdaten in Formularen mit E-Mails senden

Formular "Bestellung"

Das Formular benötigen Sie zum Ausgeben von Bestellungen. Zu dem Formular können Sie im Formulargenerator verschiedene Formularvorlagen gestalten. Dabei bestimmen Sie anhand von Formularfeldern, welche Belegdaten in den auszugebenden Bestellungen enthalten sein sollen. Welche Formularvorlage bei der Ausgabe einer Bestellung verwendet wird, ist im Belegkopf der Bestellung anhand der Formularnummer hinterlegt. Die Formularnummer sowie weitere Daten, die bei der Ausgabe herangezogen werden, können Sie in den Belegparametern als Vorschlagswerte für die Bestellerfassung hinterlegen.

Daten von Zeichnungen ausgeben

Zu den Teilen der Belegpositionen können Sie Daten der Zeichnungen ausgeben, die zu den Teilen hinterlegt sind, z.B. Zeichnungsnummern. Dazu gibt es zum Formularabschnitt Positionen folgende Unterabschnitte:

  • Teile

    In dem Formularabschnitt werden je Teil jeweils die Daten der Zeichnung ausgegeben, die in den Stammdaten des Teils als Hauptzeichnung hinterlegt ist. Wenn dort nur eine Zeichnung hinterlegt ist, dann wird deren Daten ausgegeben, unabhängig von einer Kennzeichnung als Hauptzeichnung.

  • Zeichnungen

    In dem Formularabschnitt werden die Daten von Zeichnungen unabhängig von ihrer Zuordnung ausgegeben. So können die Zeichnungen z.B. in den Belegpositionen hinterlegt sein.

Basiswissen: Formularvorlagen anlegen

Formularfelder für das Formular "Bestellung"

Für das Formular steht eine Vielzahl von Formularfeldern zur Verfügung. So können alle im Beleg erfassten Daten ausgegeben werden. Dazu sind in den Formularvorlagen unterschiedliche Formularabschnitte (auch Unterabschnitte) vorgesehen, in die Sie die Datenfelder einfügen können.

Im Folgenden finden Sie Erläuterungen zu den wichtigsten Formularfeldern.

Formularfelder zur Kennzeichnung von Originalen und Kopien

Formularfelder

Ausgabe

Original oder Kopie

Das Formularfeld "Original oder Kopie" dient zur Kennzeichnung von Originalen und Kopien der Formulare je Beleg. Wenn im Belegkopf z.B. die Formularanzahl "3" hinterlegt ist, dann wird der Beleg in dreifacher Ausfertigung ausgegeben. Das erste Formular ist das Original und wird daher automatisch mit dem Begriff "Original" gekennzeichnet. Die restlichen Formulare sind Kopien und werden daher jeweils mit dem Begriff "Kopie" gekennzeichnet.

Zusätzlich können die Kopien mit Hilfe des Formularfelds "Nummer der Kopie" nummeriert werden. Im Originalformular wird keine Nummer der Kopie ausgegeben. Die Kopien werden fortlaufend nummeriert, beginnend mit der Nummer "1".

Hinweis: Die Kennzeichnung als Original oder Kopie sowie die Kopienummer werden bei jeder Ausgabe neu gesetzt. Das bedeutet: Bei einer erneuten Ausgabe wird wieder ein Original mit Kopien ausgegeben und entsprechend gekennzeichnet.

Nummer der Kopie

Formularfelder für Preise und Zuschläge

Formularfelder

Ausgabe

Warenwert

Gesamter Warenwert des Belegs in Belegwährung

Warenwert der Teile je Belegposition in Belegwährung

Warenwert (offen)

Offener Warenwert des Belegs in Belegwährung

Offener Warenwert der Teile je Belegposition in Belegwährung

Warenwert (gesamt oder offen)

Gesamter oder offener Warenwert des Belegs in Belegwährung

Welcher Warenwert jeweils ausgegeben wird, ist davon abhängig, ob in der Bestellung nur die offenen Belegpositionen oder alle Belegpositionen ausgegeben werden.

Einkaufspreis

Einkaufspreis der Teile je Belegposition in Belegwährung

Zuschlagssumme

Summe der Kopfzuschläge des Belegs in Belegwährung

Zuschläge (offen)

Summe der offenen Kopfzuschläge des Belegs in Belegwährung

Für die Berechnung werden die Kopfzuschläge der Bestellung herangezogen, die noch nicht in Rechnungskontrollbelegen erfasst wurden.

Zuschläge (gesamt oder offen)

Summe der offenen Kopfzuschläge des Belegs in Belegwährung

Welche Summe Zuschläge jeweils ausgegeben wird, ist davon abhängig, ob in der Auftragsbestätigung nur die offenen Belegpositionen oder alle Belegpositionen ausgegeben werden.

Endbetrag

Gesamter Endbetrag des Belegs in Belegwährung

Endbetrag (offen)

Offener Endbetrag des Belegs in Belegwährung

Endbetrag (gesamt oder offen)

Gesamter oder offener Endbetrag des Belegs in Belegwährung

Welcher Endbetrag jeweils ausgegeben wird, ist davon abhängig, ob in der Bestellung nur die offenen Belegpositionen oder alle Belegpositionen ausgegeben werden.

Formularfelder für Datumsangaben

Formularfelder

Ausgabe

Belegdatum

Belegdatum der Bestellung

Wunschtermin

Wunschtermin der Bestellung

Wunschtermin je Belegposition

Belegdatum Anfrage

Belegdatum der Anfrage, aus der die Bestellung generiert wurde

Wunschtermin Anfrage

Wunschtermin der Anfrage, aus der die Bestellung generiert wurde

Tagesdatum

Tagesdatum

Datum Auftragsbestätigung

Datum der Auftragsbestätigung

Liefertermin Belegposition

Liefertermin je Belegposition der Bestellung

Belegdatum Rahmenbestellung

Belegdatum der Rahmenbestellung, auf die sich die Belegposition bezieht

Formularfelder für Texte

Formularfelder

Ausgabe

Diverse Formularfelder

Fließtexte im Belegkopf und in den Belegpositionen

Thema: Formularfelder für Texte in Einkaufsbelegen

Steuerhinweis

Steuertexte

Thema: Steuertexte in Belegen ausgeben

Fußtext

Thema: Textbausteine als Fußtexte für Formulare verwenden

Formularfelder für Mengen

Formularfelder

Ausgabe

Menge

Menge je Belegposition, die von Ihrem Unternehmen ursprünglich bestellt wurde

Menge in LME

Offene Menge

Offene Menge je Belegposition

Offene Menge in LME

Gelieferte Menge

Menge je Belegposition, die vom Lieferanten geliefert und im Wareneingang vereinnahmt wurde.

Formularfelder für Gewichte

Formularfelder

Ausgabe

Einzelgewicht

Gewicht je Teil der Belegposition in Kilogramm

Gesamtgewicht Position

Gesamtgewicht der Menge je Belegposition in Kilogramm

Gesamtgewicht Position offen

Gesamtgewicht der offenen Menge je Belegposition in Kilogramm

Sonstige Formularfelder

Formularfelder

Ausgabe

Umsatzsteuer-ID Lieferant

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten aus dem Lieferantenstamm

Umsatzsteuer-ID

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der eigenen Firma aus dem Firmenstamm

Handlungsbefugnis

Handlungsbefugnis des Sachbearbeiters des Auftrags aus dem Benutzerstamm

Diverse Formularfelder für Adressangaben

Adressangaben zum Lieferanten

Diverse Formularfelder für Empfänger

Angaben zum Empfänger beim Lieferanten

Belegnummer

Belegnummer der Bestellung

Belegnummer Anfrage

Belegnummer der Anfrage

Tipp: Wenn die Bestellung nicht aus einer Anfrage generiert wurde, dann wird ein Fragezeichen (?) ausgegeben. Die Ausgabe des Fragezeichens können Sie unterdrücken, indem Sie in den Eigenschaften des Formularfelds das Kontrollkästchen Nullwerte unterdrücken aktivieren.

Belegnummer Rahmenbestellung

Belegnummer der Rahmenbestellung, auf die sich die Belegposition bezieht

Tipp: Wenn keine Rahmenbestellung zugeordnet ist, dann wird ein Fragezeichen (?) ausgegeben. Die Ausgabe des Fragezeichens können Sie unterdrücken, indem Sie in den Eigenschaften des Formularfelds das Kontrollkästchen Nullwerte unterdrücken aktivieren.

Ausprägungen Merkmalsleiste

Ausprägungen Variantenmerkmalsleiste

Thema: Formularfelder für Merkmalsleisten

Diverse Formularfelder für Packmittel aus der Packmittelverwaltung

Angaben zu Packmitteln und Packstücken, u.a. Mengen der Packmittel und Packstücknummern

Bestellungen über EDI senden

Bestellungen können Sie Ihren Lieferanten über EDI senden (Menüpunkt Datei | Bestellungen senden). Dazu stehen in proALPHA folgende EDI-Nachrichten zur Verfügung:

  • Bestellausgang (EDIFACT ORDERS)

  • Bestellung/Bestelländerung (pAI 003)

Bestellungen können wie folgt gesendet werden:

  • Sie können eine einzelne Bestellung oder mehrere Bestellungen in einem Arbeitsschritt senden. Die Versendung starten Sie manuell im Belegkopf einer Bestellung. Im Vorlauf bestimmen Sie, welche Bestellungen gesendet werden sollen.

  • Je nach Konfiguration der WorkflowAutomation für Bestellungen kann in der WorkflowAutomation automatisch die Übertragungsfreigabe erteilt und die Bestellung gesendet werden. Dazu gibt es die Verarbeitungsvorgänge "Übertragungsfreigabe setzen" und "Bestellung senden", die durch folgende Ereignisse ausgelöst werden können: "Bestellung gedruckt" oder "Bestellung geprüft".

Voraussetzungen

Erläuterungen

Der Datenaustausch über EDI für Bestellungen ist konfiguriert.

Für den Lieferanten existiert eine aktive Partnervereinbarung für die verwendete Nachrichtenart.

Die Bestellung wurde ausgegeben.

Im Belegkopf ist das Kontrollkästchen Beleg gedruckt aktiv.

Für die Bestellung wurde die Übertragungsfreigabe erteilt.

Im Belegkopf ist das Kontrollkästchen Übertragungsfreigabe aktiv.

Bestellungen über die INWB senden

Bestellungen können Sie Ihren Lieferanten über die INWB senden (Menüpunkt Datei | Bestellungen senden). Dazu steht in proALPHA folgende INWB-Nachricht zur Verfügung: Bestellung/Auftrag (pAX-ORDERS).

Bestellungen können wie folgt gesendet werden:

  • Sie können eine einzelne Bestellung oder mehrere Bestellungen in einem Arbeitsschritt senden. Die Versendung starten Sie manuell im Belegkopf einer Bestellung. Im Vorlauf bestimmen Sie, welche Bestellungen gesendet werden sollen.

  • Je nach Konfiguration der WorkflowAutomation für Bestellungen kann in der WorkflowAutomation automatisch die Übertragungsfreigabe erteilt und die Bestellung gesendet werden. Dazu gibt es die Verarbeitungsvorgänge "Übertragungsfreigabe setzen" und "Bestellung senden", die durch folgende Ereignisse ausgelöst werden können: "Bestellung gedruckt" oder "Bestellung geprüft".

Voraussetzungen

Erläuterungen

Der Datenaustausch über die INWB für Bestellungen ist konfiguriert.

Für den Lieferanten existiert eine aktive Partnervereinbarung für die verwendete Nachrichtenart.

Die Bestellung wurde ausgegeben.

Im Belegkopf ist das Kontrollkästchen Beleg gedruckt aktiv.

Für die Bestellung wurde die Übertragungsfreigabe erteilt.

Im Belegkopf ist das Kontrollkästchen Übertragungsfreigabe aktiv.

Ausgabe und Übermittlung von Bestellungen überwachen

Probleme, die bei der Versendung über EDI auftreten, können mit der WorkflowAutomation überwacht werden. Dazu gibt es folgendes Ereignis: Bestellung nicht gesendet.

Auswirkungen bei der Ausgabe und Übermittlung von Bestellungen

Thematik

Auswirkungen

Druckkennzeichen

Bei der Ausgabe eines Belegs wird automatisch das Druckkennzeichen gesetzt. Dazu wird im Belegkopf das Kontrollkästchen Beleg gedruckt aktiviert. So erkennen Sie, dass der Beleg bereits ausgegeben wurde.

Ausnahme: Nach einem Testdruck wird das Druckkennzeichen nicht gesetzt.

Sendekennzeichen

Nach der Versendung eines Belegs wird automatisch das Sendekennzeichen gesetzt. Dazu wird im Belegkopf das Kontrollkästchen Beleg gesendet aktiviert. So erkennen Sie, dass der Beleg bereits gesendet wurde.

Ausgabeprotokoll

Die Belegausgabe kann protokolliert werden.