Bestellungen in Rechnungskontrollbelege übernehmen

Rechnungskontrollbelege zur Prüfung der Lieferantenrechnungen zu Bestellungen und Bestellungen mit Lieferplan können mit der Belegübernahme der Bestellungen automatisch erfasst werden. Diese Art der Belegübernahme können Sie für Bestellvorgänge nutzen, die nicht über den Wareneingang abgewickelt werden und zu denen daher keine Wareneingangsbelege erfasst werden. Dies können z.B. folgende Bestellungen sein:

  • Bestellungen von Waren, die nicht für Lagerorte bestimmt sind, sondern für Kostenstellen, Kostenträger oder Ergebnisträger

  • Bestellungen von Dienstleistungen

    Dies können auch Bestellungen zu Fremdleistungsaktivitäten im Rahmen von Produktionsaufträgen sein.

  • Bestellungen im Rahmen von Streckengeschäften

    Bei solchen Bestellungen erfolgt die Warenlieferung direkt von Ihrem Lieferanten an Ihren Kunden.

Basiswissen: Belege übernehmen

Voraussetzungen für die Übernahme

Voraussetzungen

Erläuterungen

Die Bestellung ist nicht archiviert.

-

Der Lieferant ist nicht gesperrt.

Dem Lieferanten ist kein Zustand mit der Funktion "Sperre" für den Workflow-Bereich "Rechnungskontrolle (ER_R)" zugeordnet.

Das Teil ist nicht gesperrt.

Dem Teil ist kein Zustand mit der Funktion "Sperre" für den Workflow-Bereich "Rechnungskontrolle (ER_R)" zugeordnet.

Einzelne Belegpositionen einer Bestellung übernehmen

Sie können einzelne Belegpositionen einer Bestellung in einen Rechnungskontrollbeleg übernehmen. Dabei bestimmen Sie auf Grund der übermittelten Rechnungsdaten, welche Belegpositionen mit welchen Mengen in den Rechnungskontrollbeleg zu übernehmen sind. Dazu werden die Belegpositionen der Bestellung in einer Übersicht zur Übernahme angeboten.

Basiswissen: Einzelne Belegpositionen eines Einkaufsbelegs übernehmen

Besonderheiten bei der Übernahme

Besonderheiten zu verschiedenen Belegdaten bei der Übernahme sind:

Daten

Besonderheiten

Belegdatum

Als Belegdatum wird das Rechnungsdatum in den Rechnungskontrollbeleg übernommen.

Besteuerungsgrundlagen

Thema: Besteuerungsgrundlagen prüfen

Belegwährung

Die Belegwährung wird aus den Stammdaten des Lieferanten ermittelt und in den Rechnungskontrollbeleg übernommen. Dabei wird geprüft, ob die ermittelte Belegwährung mit der Belegwährung der zu Grunde liegenden Bestellung übereinstimmt. Bei einer Abweichung entscheiden Sie, ob die Belegwährung des Lieferanten oder die abweichende Belegwährung der Bestellung übernommen wird.

Ausnahme: Bei Rechnungskontrollbelegen zu Anzahlungen wird die Belegwährung aus der zu Grunde liegenden Bestellung übernommen.

Hinweis: Wenn Sie als Belegwährung des Rechnungskontrollbelegs die Belegwährung des Lieferanten übernehmen, dann werden die Preise, wertmäßigen Rabatte und Zuschläge der zu übernehmenden Belegpositionen nicht automatisch in diese Belegwährung umgerechnet. Die Preise, Rabatte und Zuschläge müssen manuell umgerechnet werden.

Zahlungsart

Zahlungsart und Zahlungsziel werden aus den Stammdaten des Lieferanten ermittelt und in den Rechnungskontrollbeleg übernommen. Dabei wird geprüft, ob die ermittelten Daten mit den Daten der zu Grunde liegenden Bestellung übereinstimmen. Bei einer Abweichung entscheiden Sie jeweils, ob die Daten des Lieferanten oder die abweichenden Daten der Bestellung übernommen werden.

Zahlungsziel

Zahlungsadresse

Als Zahlungsadresse wird die Zahlungsadresse der zu Grunde liegenden Bestellung in den Rechnungskontrollbeleg übernommen.

Wenn die Bestellung keine Zahlungsadresse enthält, dann ist anhand des Anwendungsparameters ER_RemitToAddr0ForAPIV konfiguriert, ob die Zahlungsadresse "0" des Lieferanten aus Lieferantenstamm ermittelt und im Rechnungskontrollbeleg vorgeschlagen wird.

Wenn Sie in den Rechnungskontrollbeleg nachträglich Belegpositionen aus Bestellungen mit abweichenden Zahlungsadressen übernehmen, dann bleibt die Zahlungsadresse unverändert. Dies gilt auch dann, wenn Sie die aus der ursprünglichen Bestellung zuerst übernommene Belegposition wieder löschen. Wenn Sie jedoch alle Belegpositionen des Rechnungskontrollbelegs löschen und anschließend Belegpositionen aus einer Bestellung mit abweichender Zahlungsadresse übernehmen, dann wird diese Zahlungsadresse in den Rechnungskontrollbeleg übernommen.

Konten

Die Konten sowie der Vorsteuerschlüssel werden bei der Kontenfindung ermittelt und in die Belegpositionen übernommen.

Zuschläge im Belegkopf

Die Kopfzuschläge werden nicht aus dem Vorgängerbeleg übernommen, sondern müssen ggf. im Belegkopf des Rechnungskontrollbelegs manuell erfasst werden.

Wenn im Vorgängerbeleg Kopfzuschläge hinterlegt sind, dann wird die betreffende Rechnungskontrollposition im Erfassungsfenster der Schnellerfassung farbig hinterlegt (Gelb). Die Farbe ist im proALPHA Farbschema festgelegt.

Die Kopfzuschläge können Sie direkt in dem Rechnungskontrollbeleg einsehen. Klicken Sie dazu im Fenster der Belegpositionen auf die Zeile der gewünschten Belegposition. Wählen Sie den Menüpunkt Info | Zuschläge Herkunftsbeleg.

Lieferkennzeichen

Anhand der Lieferkennzeichen bestimmen Sie, welche Belegpositionen mit welchen Mengen zu übernehmen sind. Die Lieferkennzeichen für die Belegübernahme von Bestellungen in Rechnungskontrollbelege sind in dem Anwendungsparameter SB_AdoptionCodes_EWE hinterlegt.

Konditionen

Die Konditionen werden aus der zu Grunde liegenden Bestellung ermittelt und als berechnete Konditionen in die Belegpositionen übernommen. Wenn Sie Konditionen erfassen, die in proALPHA für die Preis-, Rabatt- und Zuschlagsfindung noch nicht in Teile-Lieferanten-Beziehungen hinterlegt sind, dann können Sie diese in die Teile-Lieferanten-Beziehungen übernehmen. Dabei können die Konditionen einer bestehenden Teile-Lieferanten-Beziehung geändert oder eine neue Teile-Lieferanten-Beziehung automatisch erfasst werden.

Einzelne Belegpositionen einer Bestellung nachträglich übernehmen

In einen Rechnungskontrollbeleg, der durch die Belegübernahme einer Bestellung erfasst wurde, können Sie nachträglich weitere Belegpositionen dieser Bestellung und/oder anderer Bestellungen übernehmen. Wenn ein Lieferant zu einer Bestellung mehrere Teilrechnungen zu unterschiedlichen Zeitpunkten übermittelt, können Sie so diese Teilrechnungen im selben Rechnungskontrollbeleg erfassen. Umgekehrt können Sie auch Lieferantenrechnungen zu verschiedenen Bestellungen in einem einzigen Rechnungskontrollbeleg erfassen, wenn der Lieferant diese in einer Sammelrechnung übermittelt hat.

Basiswissen: Einzelne Belegpositionen eines Einkaufsbelegs nachträglich übernehmen

Weitere Daten bei der Rechnungskontrolle erfassen

Der Rechnungskontrollbeleg wird mit den Daten der Bestellung automatisch erfasst.

Ob Sie im Belegkopf zusätzlich die Belegnummer der Lieferantenrechnung als Rechnungsnummer erfassen müssen, ist anhand des Anwendungsparameters SB_EnsureForeignDoc konfiguriert.

In den einzelnen Belegpositionen können Sie weitere Daten für die Rechnungskontrolle erfassen. Dazu stehen im Erfassungsfenster Rechnungskontrollpositionen folgende Spalten zur Verfügung:

Spalten

Spalteninhalte

Erläuterungen

berechnet

Werte aus der Lieferantenrechnung, u.a. berechneter Einzelpreis und Warenwert

In der Spalte erfassen Sie die Werte der zu Grunde liegenden Lieferantenrechnung. Als Erfassungshilfe werden die Konditionen des Vorgängerbelegs vorgeschlagen.

akzeptiert

Werte, die Sie auf Grund der Rechnungskontrolle akzeptieren, z.B. akzeptierter Warenwert

Als Erfassungshilfe werden die Werte der Spalte berechnet vorgeschlagen.

Den akzeptierten Warenwert können Sie z.B. reduzieren, weil der Lieferant mehr als vereinbart berechnet hat. Über die Differenz können Sie beim Lieferanten eine Gutschrift anfordern. Die dazu benötigte Belastungsanzeige kann aus dem Rechnungskontrollbeleg generiert werden. Ob zu einer Belegposition eines Rechnungskontrollbelegs eine Belastungsanzeige generiert wird, entscheiden Sie beim Speichern der Belegposition in einer Systemmeldung. Dass die Generierung veranlasst wurde, erkennen Sie anhand des aktiven Kontrollkästchens Belastungsanzeige in der Belegposition.

bestellt oder geliefert

Werte des Vorgängerbelegs

Die Werte des Vorgängerbelegs können Sie als Vergleichsgrundlage für die Prüfung der berechneten Werte verwenden.

Die Spalte heißt "bestellt", wenn die Menge der Belegposition komplett aus dem Vorgängerbeleg übernommen wurde, weil sie vom Lieferanten bereits komplett geliefert und berechnet wurde.

Die Spalte heißt "geliefert", wenn die Menge der Belegposition erst zum Teil aus dem Vorgängerbeleg übernommen wurde, weil sie vom Lieferanten erst zum Teil geliefert und berechnet wurde.

Die Daten der Belegpositionen werden entweder bereits beim Speichern der Belegpositionen oder beim Freigeben des Rechnungskontrollbelegs auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft. Die Prüfung umfasst vor allem Daten, die für die Kostenrechnung relevant sind. So wird z.B. geprüft, ob für die in den Belegpositionen hinterlegten Konten die Stammdaten vollständig erfasst sind. Zu welchem Zeitpunkt die Prüfung erfolgt, ist anhand des Anwendungsparameters ER_CheckAPIVLineAtEntry konfiguriert.

Erfassung von Rechnungskontrollbelegen überwachen

Die Erfassung kann mit der WorkflowAutomation überwacht werden. Dazu gibt es folgendes Ereignis: Neuanlage Rechnungskontrollbeleg.

Auswirkungen der Erfassung von Rechnungskontrollbelegen

Thematik

Auswirkungen

Vorgängerbelege

Die übernommenen Mengen werden in den entsprechenden Belegpositionen als berechnete Mengen angezeigt.

Belegverknüpfungen

Die Belegverknüpfungen der Bestellung und des Rechnungskontrollbelegs werden entsprechend ergänzt. So ist in den Belegverknüpfungen der Bestellung der Rechnungskontrollbeleg als Folgebeleg aufgeführt und in der Belegverknüpfung des Rechnungskontrollbelegs ist die Bestellung als Vorgängerbeleg aufgeführt.

Archivierung der Bestellung

Nach der Übernahme einer kompletten Bestellung wird die Bestellung automatisch archiviert. Wenn nur eine oder mehrere Belegpositionen mit der kompletten Menge übernommen wurden, dann werden die Belegpositionen automatisch archiviert.

Wenn für eine berechnete Belegposition erst eine Teilmenge geliefert wurde, die restliche Menge jedoch nicht mehr geliefert wird, dann kann die entsprechende Belegposition der Bestellung automatisch archiviert werden. Dies bestimmen Sie in der Belegposition des Rechnungskontrollbelegs mit dem Kontrollkästchen Bestellung erledigt.

Nachträgliche Erfassung im Wareneingang

Zu einer Bestellung, die Sie bereits in einen Rechnungskontrollbeleg übernommen haben, können Sie nicht nachträglich einen Wareneingangsbeleg erfassen. Dies gilt auch dann, wenn Sie lediglich eine Teilmenge der Bestellung übernommen haben. In diesem Fall steht auch die Restmenge der Bestellung nicht mehr für die Übernahme in einen Wareneingangsbeleg zur Verfügung.

Mengen- und Werteflüsse

Durch Rechnungskontrollbelege werden unterschiedliche Mengen- und Werteflüsse ausgelöst und in verschiedene Module verbucht. So werden z.B. die berechneten Warenwerte der Belegpositionen auf die Wareneinkaufskonten der betreffenden Teile gebucht. In der Materialwirtschaft werden durch die Bestellung verursachte Deckungsmengen sowie der Informationswert zum Bestellbestand reduziert.

Wenn der akzeptierte Warenwert von dem Warenwert laut Bestellung abweicht, dann wird der Bestandswert des Teils neu berechnet.