Speicherdauer

Die Speicherdauer ist ein Zeitraum, über den proALPHA Daten speichert, z.B. Belege im Belegarchiv. Nach Ablauf der Speicherdauer können die gespeicherten Daten automatisch gelöscht werden, z.B. im Tagesabschluss.

Arten von Speichern

Für gespeicherte Daten unterschiedlicher Datensatzarten sind in der Konfigurationstabelle Storage Time Speicher vordefiniert. Zur Aufbewahrung der Daten werden in den Speichern folgende Zeiträume unterschieden:

  • Mindestspeicherdauer

    Die Mindestspeicherdauer orientiert sich u.a. an der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist für Belege, z.B. für Rechnungen. Den jeweils hinterlegten Zeitraum können Sie nicht ändern.

  • Speicherdauer

    Den Zeitraum, über den Daten in proALPHA tatsächlich gespeichert werden, können Sie an unternehmensspezifische Anforderungen anpassen. So können Sie z.B. bestimmen, dass archivierte Belege auch nach Ablauf der Mindestspeicherdauer im Belegarchiv zur Einsicht bereitstehen.

In den Speichern sind die Zeiträume als Anzahl von Tagen oder Jahren festgelegt.

In den Anwendungsbereichen von proALPHA werden folgende Speicher unterschieden:

Modulübergreifende Daten und Funktionen

Arten von Speichern

Gespeicherte Daten

BBAEP

Änderungsprotokoll

SBELV

Ausgegebene Dokumente der Belegausgaben

IKBAUS

Bestellausgangsprotokoll

ISEXLG

Exportlog Analyzer

S_INTR

Intrahandelsstatistik

SBMAA

Anonymisierte Adressen

Datenaustausch

Arten von Speichern

Gespeicherte Daten

SDA

Archivierte und stornierte EDI-Nachrichten mit Abrufen aus Abrufaufträgen (Belegart "VUA") oder Abrufen aus Abrufbestellungen (Belegart "ECO")

SDG

Archivierte und stornierte EDI-Nachrichten mit Gutschriftenanzeigen (Belegarten "L" und "ERR")

SDL

Archivierte und stornierte EDI-Nachrichten mit Lieferscheinen (Belegart "L"), Transportbelegen (Belegart "VSD") oder Lieferavisen (Belegart "EDA")

SDN

Archivierte und stornierte EDI-Nachrichten mit Angeboten (Belegart "A")

SDR

Archivierte und stornierte EDI-Nachrichten mit Rechnungen und Gutschriften (Belegarten "R", "G" und "ERR")

SDU

Archivierte und stornierte EDI-Nachrichten mit Bestellungen und Bestelländerungen (Belegarten "U" und "EB")

Vertrieb

Arten von Speichern

Gespeicherte Daten

VCIVTR

Protokolleinträge in der Historie Vertreterzuordnungen Kontakt

VNA

Archivierte Angebote

VUU

Archivierte Aufträge

VUR

Archivierte Rahmenaufträge

VUA

Archivierte Abrufaufträge

VUL

Archivierte Lieferscheine

VUD

Archivierte Demo-Lieferscheine

VFR

Archivierte Rechnungen

VJOUR

Liste "Rechnungsausgangsjournal"

VFP

Archivierte Proforma-Rechnungen

VFG

Archivierte Gutschriften

VSD

Archivierte Transportbelege EDL (Belegart "VSD" )

VSE

Archivierte Transportbelege extern (Belegart "VSE")

VSI

Archivierte Transportbelege intern (Belegart "VSI")

MPAMKO

Archivierte Packmittelbewegungen

BWS

Sitzungssätze der Web-Benutzer

WSA

Archivierte und stornierte Webshop-Anfragen

WSU

Archivierte und stornierte Webshop-Bestellungen

VRR

Archivierte Reklamationen

VSA

Archivierte Serviceaufträge

VSC

Archivierte Calls

VSW

Archivierte Wartungsverträge

VSM

Archivierte RMA-Belege

MWA

Archivierte Warenannahmebelege

Einkauf

Arten von Speichern

Gespeicherte Daten

EAA

Archivierte Anfragen

ERA

Archivierte Rahmenbestellungen

EB

Archivierte Bestellungen

EAB

Archivierte Bestellungen mit Lieferplan

ECO

Archivierte Abrufbestellungen

EDA

Archivierte Lieferavise

EU_MGE

Liefermahnvorschläge

EWE

Archivierte Wareneingänge

ERL

Archivierte Rücklieferungen

ERR

Verbuchte Rechnungskontrollbelege

ER_JOU

Liste "Rechnungseingangsjournal"

EBA

Archivierte Belastungsanzeigen

Materialwirtschaft

Arten von Speichern

Gespeicherte Daten

MLK

Archivierte Entnahmemeldungen

MLKOBL

Lagerbewegungen

MLI

Archivierte interne Lieferscheine

MLL

Archivierte Lieferscheine an Lager

PLPDL

Plandispositionssätze

MDISPO

Archivierte Dispovorschläge

MKOMM

Kommissionen

MKB

Archivierte Kommissioniervorschläge

MPFBF

Gedruckte Fahrbefehle

MMCOST

Logistikbuchungen in die Kostenrechnung

Produktion

Arten von Speichern

Gespeicherte Daten

MKAL

Kalender

PPA

Archivierte Produktionsaufträge

PPAPS

Optimierungsdaten

PPSRE

Gründe für Verspätungen

PPRS

Gebuchte Rückmeldescheine in der Produktion

BDE

Betriebsdaten

PSVKAL

Standardvorkalkulation

Projektmanagement

Arten von Speichern

Gespeicherte Daten

JPROJ

Projekte

Finanzbuchhaltung

Arten von Speichern

Gespeicherte Daten

FBEW

Bewegungsdaten der Finanzbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung

Arten von Speichern

Gespeicherte Daten

ANL

Archivierte Anlagengüter

Kostenrechnung

Arten von Speichern

Gespeicherte Daten

KBBWD

Bewegungsdaten der Kostenstellenrechnung

TBBWD

Bewegungsdaten der Kostenträgerrechnung

RBBWD

Bewegungsdaten der Ergebnisträgerrechnung

KBAB

Kostenstellen-BAB-Werte

KKAB

Kostenarten-BAB-Werte

TKTB

Kostenträgerbogenwerte

TTKB

Kostenartenberichtswerte

REKB

Ergebniskontenberichtswerte

RETB

Ergebnisträgerbogenwerte

SAOBLI

Obligo-Snapshots

Kennzahlen- und Frühwarnsystem

Arten von Speichern

Gespeicherte Daten

SKEN

Kennzahlenberichtswerte

Systemverwaltung

Arten von Speichern

Gespeicherte Daten

BCLCON

Historisierte Verbindungen (vergebene Sitzungsschlüssel)

BJJOB

Beendete Jobs

BJJOBF

Fehlerhaft beendete Jobs

BJPPRO

Protokolle permanenter Jobs

BJSPL

Fehlerhafte Spool-Dateien

Für folgende Daten wird die Speicherdauer nicht anhand von Speichern der Konfigurationstabelle Storage Time definiert, sondern direkt zu den Datensatzarten hinterlegt:

  • INWB-Nachrichten

    Die Speicherdauer für gesendete und empfangene INWB-Nachrichten hinterlegen Sie je Nachrichtentyp im Repository der Nachrichtentypen.

    Thema: Nachrichtentypen konfigurieren

  • Spool-Dateien mit auszugebenden Daten nach Absenden des Druckauftrags

    Die Speicherdauer für Spool-Dateien hinterlegen Sie je Druckprogramm im Repository der Druckprogramme.

    Thema: Spool-Dateien löschen

    Hinweis: Für Spool-Dateien, die auf Grund von Fehlern bei der Ausführung zwischengespeichert werden, gilt die Speicherdauer, die in der Konfigurationstabelle "Storage Time" für fehlerhafte Spool-Dateien hinterlegt ist.

Speicherdauer anpassen

Alle vordefinierten Speicher werden mit ihren Daten (Bezeichnungen, Mindestspeicherdauer und Speicherdauer) in der Systemverwaltung in der Übersicht Speicherdauer einstellen angezeigt. Die aktuelle Speicherdauer wird in der Spalte SpeDa angezeigt. Welche Zeiteinheit der Speicherdauer zu Grunde liegt (Tage oder Jahre), sehen Sie in der Spalte Beschreibung.

Bei Bedarf können Sie die Speicherdauer anpassen, indem Sie die gewünschte Anzahl von Tagen oder Jahren eingeben.

Hinweis: Änderungen der Speicherdauer in der Systemverwaltung werden in die Konfigurationstabelle übernommen.

Speicherdauer anpassen

  1. Öffnen Sie das Fenster Speicherdauer einstellen.

  2. Suchen Sie den gewünschten Speicher.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Das Feld SpeDa wird zur Bearbeitung geöffnet.

  4. Erfassen Sie die Speicherdauer nach Ihren Anforderungen.

  5. Speichern Sie.

Daten nach Ablauf der Speicherdauer löschen

Zu welchem Zeitpunkt der Ablauf der Speicherdauer geprüft wird, ist abhängig von der Art der Daten. So wird z.B. beim Tagesabschluss regelmäßig geprüft, ob die hinterlegte Speicherdauer für archivierte Belege überschritten wurde. Bei der Prüfung wird ein Datum aus dem jeweiligen Datensatz als Bezugsdatum herangezogen, z.B. das Belegdatum oder das Anlagedatum.

proALPHA prüft u.a. zu folgenden Zeitpunkten die Speicherdauer:

Arten von Daten

Zeitpunkt der Prüfung

Im Belegarchiv archivierte Belege

Tagesabschluss

Ausgehend vom Bezugsdatum werden bei Belegen auch das Tagesabschlussdatum und der DMS-Status geprüft. Das bedeutet:

  • Auf Grund des Tagesabschlussdatums werden Belege mit eigentlich passendem Belegdatum erst in einem späteren Tagesabschluss gelöscht.

  • Belege werden nicht gelöscht, wenn der DMS-Status kleiner 4 ist.

Hinweis: Tagesabschlussdatum und DMS-Status werden auf der Oberfläche nicht angezeigt.

Bewegungsdaten der Finanzbuchhaltung

Fibu-Bewegungsdaten löschen

Bewegungsdaten der Kostenrechnung

Kore-Bewegungsdaten löschen

Auswertungswerte

Tagesabschluss

Jobs

Generieren neuer Jobs

Löschen von Jobs

Ausführen von permanenten Jobs

Starten von Queues

Anhalten von Queues

Fehlerhafte Spool-Dateien

Generieren neuer Spool-Dateien

Ausführen von permanenten Jobs

Abhängig von der Datensatzart werden die Daten nach Ablauf der Speicherdauer entweder automatisch gelöscht oder das Löschen wird manuell gestartet. Das Löschen der Daten wird im Rahmen des Auditings protokolliert. Die protokollierten Löschungen können Sie im Löschprotokoll einsehen.

Administration

Objekte

Bedeutung

Konfigurationstabelle Storage Time

Vordefinierte Speicher mit Mindestspeicherdauer und Speicherdauer