Geschäftsjahre konfigurieren

Ein Geschäftsjahr besteht in der Regel aus zwölf Buchungsperioden. Ein Geschäftsjahr kann einem Kalenderjahr entsprechen. In diesem Fall beginnt das Geschäftsjahr im Januar, der somit die Buchungsperiode 01 ist. Ebenso kann für Ihr Unternehmen ein vom Kalenderjahr abweichendes Geschäftsjahr gültig sein. Ein solches Geschäftsjahr kann z.B. im April beginnen. Somit ist der April die Buchungsperiode 01. Ein verkürztes Geschäftsjahr ist in Ausnahmen zulässig, z.B. bei einem Geschäftsjahresbeginnwechsel.

Basisgeschäftsjahr konfigurieren

Bei der Installation von proALPHA wird in einer Konfigurationstabelle je Mandant ein Basisgeschäftsjahr vordefiniert. Dieses Basisgeschäftsjahr bestimmt den Geschäftsjahresbeginn in dem betreffenden Mandanten. Ausgehend von dem Basisgeschäftsjahr werden Geschäftsjahre mit Buchungsperioden kontinuierlich angelegt, in der Regel von Sachbearbeitern der Finanzbuchhaltung und/oder Kostenrechnung. Dazu gibt es verschiedene Stammdatenfenster, z.B. Buchungsperioden Finanzbuchhaltung und Buchungsperioden Kostenrechnung.

Geschäftsjahresbeginnwechsel konfigurieren

Hinweise zum Geschäftsjahresbeginnwechsel

Hinweise zum

Hinweise

proALPHA Personalwesen

Wenn das proALPHA Personalwesen nach deutschem Recht eingesetzt wird, dann müssen Sie den Geschäftsjahresbeginnwechsel in beiden Installationen (proALPHA und Personalwesen) vornehmen.

Erstellen von Bilanz und GuV

Laut §265 HGB Abs. 2 ist in der Bilanz sowie in der Gewinn- und Verlustrechnung zu jedem Posten der entsprechende Betrag des vorhergehenden Geschäftsjahres anzugeben. Sind die Beträge nicht vergleichbar, so ist dies im Anhang anzugeben und zu erläutern. Obwohl bei einem Rumpfgeschäftsjahres immer eine Erläuterung im Anhang zum Jahrsabschluss erforderlich ist, wird in proALPHA das Vorjahr als vorheriges Geschäftsjahr verstanden, um den Erläuterungsbedarf gering zu halten.

Geschäftsjahresbeginnwechsel durchführen

Arbeitsschritte

Erläuterungen

Compilerkonstanten konfigurieren

pa_S_GJBeginnWechsel

Einstellung auf "1" ändern.

pa_S_Rumpfjahr_KBez

Einstellige Kurzbezeichnung für das Rumpfgeschäftsjahr hinterlegen.

Rumpfgeschäftsjahr anlegen

Das Geschäftsjahr legen Sie in der Konfigurationstabelle Geschäftsjahre an.

Das Rumpfgeschäftsjahr ist ein verkürztes Geschäftsjahr. Das Rumpfgeschäftsjahr wird automatisch als Rumpfgeschäftsjahr gekennzeichnet, wenn Sie das Geschäftsjahr mit dem neuen Geschäftsjahresbeginn anlegen. Dazu wird das Kontrollkästchen Rumpfjahr automatisch aktiviert.

Geschäftsjahr mit neuem Geschäftsjahresbeginn anlegen

Das Geschäftsjahr legen Sie in der Konfigurationstabelle Geschäftsjahre an.

Das Geschäftsjahr mit dem neuen Geschäftsjahresbeginn dient nach dem Geschäftsjahresbeginnwechsel als Basisgeschäftsjahr. Ausgehend von dem Basisgeschäftsjahr werden Geschäftsjahre mit Buchungsperioden kontinuierlich angelegt, in der Regel von Sachbearbeitern der Finanzbuchhaltung und/oder Kostenrechnung.

Datumsangaben prüfen

Wenn Sie den Geschäftsjahresbeginnwechsel durchführen, dann werden Datumsangaben verschiedener Datensatzarten geprüft. Geprüft wird, ob die Datumsangaben auf die Monate 01 - 12 des neuen Basisgeschäftsjahrs oder auf ein Folgejahr verweisen. Das Ergebnis der Prüfung wird in verschiedenen Systemmeldungen ausgegeben.

  • Datensätze mit entsprechenden Datumsangaben existieren. Die Datensätze sind nicht änderbar bzw. löschbar. Der Geschäftsjahresbeginnwechsel ist zu dem gewünschten Zeitpunkt nicht zulässig. Dies betrifft z.B. Buchungen der Finanzbuchhaltung.

  • Änderbare Datensätze mit entsprechenden Datumsangaben existieren. Die Datumsangangaben müssen vor dem Geschäftsjahresbeginnwechsel geändert werden. Ansonsten ist der Geschäftsjahresbeginnwechsel nicht zulässig. Im Anschluss an den Geschäftsjahresbeginnwechsel müssen die Datumsangaben erneut geändert werden. Dies betrifft z.B. Stapelbuchungen in der Datenübernahme.

  • Löschbare Datensätze mit entsprechenden Datumsangaben existieren. Die Datensätze müssen vor dem Geschäftsjahresbeginnwechsel gelöscht werden. Ansonsten ist der Geschäftsjahresbeginnwechsel nicht zulässig. Im Anschluss an den Geschäftsjahresbeginnwechsel müssen die Datensätze erneut angelegt werden. Dies betrifft z.B. Planvarianten.

Monat des neuen Geschäftsjahresbeginn automatisch ermitteln

Zur Arbeitserleichterung wird der frühest mögliche Monat, zu dem das neue Geschäftsjahr beginnt, automatisch ermittelt und im Feld GJBeginn vorgeschlagen. Die Ermittlung erfolgt anhand von Datumsangaben, die in verschiedenen Datensätzen enthalten sind. Sind z.B. im neuen Geschäftsjahr Datensätze vorhanden, deren Datumsangaben im Zeitraum Januar - Juli liegen, ist der neue Geschäftsjahresbeginn ab August möglich. Den automatisch ermittelten Monat können Sie ändern.

Beispiel: Geschäftsjahresbeginnwechsel

Bisher entsprach das Geschäftsjahr einem Kalenderjahr. Somit war der Geschäftsjahresbeginn im Monat 01 (Januar). Ein Geschäftsjahresbeginnwechsel wird für das Jahr 2015 konfiguriert. Der neue Geschäftsjahresbeginn ist der Monat 04 (April). Folgende Geschäftsjahre legen Sie in der Konfigurationstabelle an:

  • Rumpfgeschäftsjahr 2015 mit dem Geschäftsjahresbeginn 01 (Januar)

  • Geschäftsjahr 2015 mit dem Geschäftsjahresbeginn 04 (April)

    Dieses Geschäftsjahr ist das neue Basisgeschäftsjahr.

Ausgehend von den beiden Geschäftsjahren werden in der Kostenrechnung folgende Geschäftsjahre mit Buchungsperioden angelegt:

Geschäftsjahre

Buchungsperioden

Kalendermonate

Rumpfgeschäftsjahr 2015

01 | 02 | 03

Januar 2015 - März 2015

Geschäftsjahr 2015

01 | 02 | 03 | 04 | 05 | 06 | 07 | 08 | 09 | 10 | 12

April 2015 - März 2016

Geschäftsjahr 2016

01 | 02 | 03 | 04 | 05 | 06 | 07 | 08 | 09 | 10 | 12

April 2016 - März 2017