Ausgabeprozesse

Für die automatisierte Belegausgabe konfigurieren Sie nach den Anforderungen Ihres Unternehmens Ausgabeprozesse. In einem Ausgabeprozess legen Sie fest, auf welchen Wegen Belege und zugehörige weitere Dokumente den gewünschten Empfängern zugestellt werden. Die Ausgabewege können Sie auch kombinieren. Die Ausgabe kann mit Hilfe von WorkflowAutomation und Job-Verwaltung automatisiert werden.

Begriffserläuterungen

Begriffe

Erläuterungen

Ausgabeprozess

Ausgabeprozess, der für die Ausgabe von Belegdaten verwendet wird. Ausgabeprozesse können Sie z.B. je Belegart definieren. Je Ausgabeprozess können Sie beliebig viele Ausgaben definieren.

Ausgabe

Eine Ausgabe bündelt in der Art eines virtuellen Briefumschlags alle Dokumente, die in einem Ausgabeprozess gemeinsam ausgegeben werden. Neben den eigentlichen Belegdaten können dies z.B. ergänzende Dokumente wie die AGB (Allgemeine Geschäftsbedingungen) sein.

Beleg

Dokument, das in einer Ausgabe ausgegeben wird. Je Ausgabe können beliebig viele verschiedene Belege ausgegeben werden. "Beleg" bezeichnet dabei sowohl den eigentlichen Beleg als auch jegliches andere Dokument, das gemeinsam mit dem Beleg ausgegeben wird.

Belegtyp

Art des Dokuments, das mit einer Ausgabe ausgegeben wird, z.B. Beleg oder Datei. Die Belegtypen sind von proALPHA vordefiniert.

Belegreferenz

Angaben zum Speicherort des Dokuments, z.B. Name und Verzeichnis bei einer Datei

Ausgabeeinheit

Anhand von Ausgabeeinheiten legen Sie die Ausgabewege für eine Ausgabe fest. Die Ausgabeeinheit bezeichnet dabei die technische Einheit, mit der die Ausgabe erfolgt, z.B. einen Drucker oder Mailserver.

Ausgabetyp

Der Ausgabetyp einer Ausgabeeinheit bestimmt, auf welchem Weg die Ausgabe erfolgt, z.B. per E-Mail. Die Ausgabetypen sind von proALPHA vordefiniert.

Empfänger

Empfänger und Empfangstyp sind relevant für den E-Mail-Versand von Belegen als E-Mails oder Fax-Mails.

Belege können aus proALPHA an mehrere Empfänger gesendet werden. Die Empfänger hinterlegen Sie je Ausgabeeinheit anhand ihrer Rolle im Geschäftsprozess, z.B. "Kunde". Anhand der Rolle werden die E-Mail-Adressen der konkreten Empfänger aus den Belegdaten ermittelt.

Der Empfangstyp bestimmt, wie die Empfänger adressiert werden, z.B. mit "An" für den Hauptempfänger oder "Cc" für den Empfänger einer Kopie.

Empfangstyp

aktive Belegausgabe

aktuell laufender Ausgabeprozess für einen Beleg

Sobald für einen Beleg die automatisierte Belegausgabe angefordert und freigegeben ist, werden die Belegdaten entsprechend dem Ausgabeprozess für die Ausgabe aufbereitet und bereitgestellt. Dabei entsteht je Beleg ein Ausgabevorgang. Die Ausgabevorgänge werden in der Übersicht aktive Belegausgaben aufgelistet.

Ausgabeprozesse konzipieren

Die automatisierte Belegausgabe können Sie für viele Belegarten nutzen. Für welche Belege die automatisierte Belegausgabe zur Verfügung steht, ist in der Konfigurationstabelle Belegarten anhand des Kontrollkästchens Ausgabeprozesse vordefiniert.

Bevor Sie Ausgabeprozesse definieren, sollten Sie betriebsintern klären, welche Ausgabeprozesse je Belegart und je Geschäftspartner benötigt werden. Entsprechend können Sie beliebig viele Ausgabeprozesse definieren. Alternativ können Sie auch wenige universelle Ausgabeprozesse definieren, die für alle Belegarten verwendet werden können, z.B. speziell für den Versand per E-Mail.

Zudem sollten Sie klären, ob die Belegausgabe teilweise oder - mit Hilfe der WorkflowAutomation - vollständig automatisiert wird.

Ausgabeprozesse erfassen

Sie können:

Ausgabeprozesse exportieren und importieren

Als Arbeitserleichterung beim Erfassen von Ausgabeprozessen können Sie Ausgabeprozesse als XML-Dateien exportieren, um sie dann z.B. in andere Mandanten zu importieren. Beim Export werden alle Ausgabeprozesse des aktuellen Mandanten exportiert. Den Export starten Sie über den Menüpunkt Extras | Ausgabeprozesse exportieren.

Für den Import können Sie die Ausgabeprozesse wie in Windows üblich einzeln oder zu mehreren markieren. Beim Importieren werden vorhandene Ausgabeprozesse nicht automatisch überschrieben. Ob Ausgabeprozesse überschrieben werden, bestimmen Sie mit dem Kontrollkästchen Überschreiben. Den Import mit Überschreiben können Sie verwenden, um einen Ausgabeprozess erneut in einen Mandanten zu importieren, z.B. wenn der vorhandene Ausgabeprozess versehentlich verändert wurde. Den Import starten Sie über den Menüpunkt Extras | Ausgabeprozesse importieren.

Beim Import ist Folgendes zu beachten:

  • Bereits aktive Ausgabeprozesse werden beim Importieren deaktiviert. So wird verhindert, dass ein Ausgabeprozess verwendet wird, bevor er geprüft und ggf. angepasst wurde. Damit der Ausgabeprozess verwendet werden kann, müssen Sie den Ausgabeprozess aktivieren.

  • In Ausgabeprozessen können Verteilergruppen für die Steuerung und Überwachung der Belegausgabe mit der WorkflowAutomation zugeordnet sein. Beim Importieren eines solchen Ausgabeprozesses in einen Mandanten wird geprüft, ob die betreffende Verteilergruppe in dem Mandanten existiert. Wenn die Verteilergruppe nicht existiert, dann wird die Zuordnung der Verteilergruppe in dem Ausgabeprozess beim Importieren gelöscht. Das bedeutet: Dem Ausgabeprozess ist in dem Mandanten keine Verteilergruppe zugeordnet. Somit kann für den Ausgabeprozess die WorkflowAutomation nicht gestartet werden. Damit der Ausgabeprozess mit der WorkflowAutomation gesteuert und überwacht werden kann, müssen Sie dem Ausgabeprozess eine Verteilergruppe zuordnen.

Ausgabeprozesse verwenden

Damit ein Ausgabeprozess für die Ausgabe der Belege einer Belegart verwendet wird, hinterlegen Sie den Ausgabeprozess in den Belegparametern.

Voraussetzung für die Verwendung ist, dass der Ausgabeprozess aktiviert ist (aktives Kontrollkästchen aktiv im Kopf des Ausgabeprozesses).

Es können beliebig viele Ausgabeprozesse definiert werden, sodass Sie in den Belegparametern jedes Geschäftspartners dessen individuellen Ausgabeprozess hinterlegen können.

Ausgabeprozesse pflegen

Als Arbeitserleichterung können Sie die Baumstruktur über einen Filter eingrenzen, z.B. auf die aktiven Ausgabeprozesse (Schaltfläche ).

Ausgabeprozesse und Elemente von Ausgabeprozessen können Sie ändern. Zudem können Sie den Ausgabeprozess um weitere Elemente ergänzen, z.B. weitere Ausgabeeinheiten anlegen.

Ausgabeprozesse und Elemente von Ausgabeprozessen können Sie löschen. Änderungen und Löschungen werden nur für neue Ausgabevorgänge wirksam, laufende Ausgabevorgänge werden davon nicht beeinflusst.

Einen Ausgabeprozess können Sie deaktivieren, z.B. wenn er zeitweilig nicht verwendet werden soll. Das Deaktivieren ist auch für den Fall empfehlenswert, dass ein Ausgabeprozess geändert werden muss.

Ausgabeprozess ändern

  1. Klicken Sie im linken Fensterbereich auf den gewünschten Ausgabeprozess.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Im rechten Fensterbereich werden die Felder des Ausgabeprozesses zur Bearbeitung geöffnet.

  3. Ändern Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern.

  4. Speichern Sie.

Die Bedienschritte gelten analog auch für das Ändern der einzelnen Elemente des Ausgabeprozesses.

Element eines Ausgabeprozesses löschen

  1. Klicken Sie im linken Fensterbereich auf das gewünschte Element, z.B. die Ausgabeeinheit.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

Ausgabeprozess löschen

  1. Öffnen Sie im linken Fensterbereich das Kontextmenü zum gewünschten Ausgabeprozess.

  2. Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt Ausgabeprozess vollständig löschen.

Ausgabeprozess deaktivieren

  1. Klicken Sie im linken Fensterbereich auf den gewünschten Ausgabeprozess

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Im rechten Fensterbereich werden die Felder des Ausgabeprozesses zur Bearbeitung geöffnet.

  3. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen aktiv.

  4. Speichern Sie.

Ausgabe automatisieren

Die Ausgabe kann mit Hilfe von WorkflowAutomation und Job-Verwaltung automatisiert werden.

Bei entsprechender Konfiguration der WorkflowAutomation wird der Ausgabeprozess automatisch gestartet und ausgeführt, z.B. nachdem der zuständige Sachbearbeiter den Beleg als geprüft gekennzeichnet hat. Dazu stehen in der WorkflowAutomation entsprechende Verarbeitungsvorgänge zur Verfügung. Mit Hilfe der WorkflowAutomation können Sie die Veranlassung, Freigabe und Abarbeitung von Belegausgaben automatisieren. Die WorkflowAutomation unterstützt zudem die Überwachung im Fehlerfall sowie die Archivierung nach erfolgreicher Ausgabe.

Die eigentliche Ausgabe erfolgt durch die Job-Verwaltung mit Hilfe des Verarbeitungsprogramms "Verarbeitung Belegausgabe" (sbvebv00.p). Die Verarbeitung der Ausgabevorgänge wird mit Hilfe von permanenten Jobs automatisiert. Dazu richten Sie für das Verarbeitungsprogramm einen oder auch mehrere Jobs ein. Die Jobs können Sie als Endlosverarbeitung einrichten (aktives Kontrollkästchen Endlosverarbeitung im Vorlauf des Verarbeitungsprogramms).

Hinweis: Wenn die WorkflowAutomation nicht eingerichtet ist, dann kann der jeweilige Sachbearbeiter den Ausgabeprozess auch manuell starten. Dabei werden die Belegdaten für die Ausgabe aufbereitet und bereitgestellt. Bei entsprechender Konfiguration des Ausgabeprozesses werden diese Ausgabevorgänge dabei direkt freigegeben, sodass die Ausgabe mit Hilfe des Verarbeitungsprogramms automatisiert erfolgt. Bei Bedarf können Sie die Ausgabe auch manuell starten.

Ausgabe steuern und überwachen

Für die Überwachung können Sie die WorkflowAutomation entsprechend der Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens konfigurieren. Dazu wurden z.B. im Workflow-Bereich "Belegausgabe (SB_EBV)" verschiedene Ereignisse vordefiniert, die in der WorkflowAutomation für die automatisierte Belegausgabe genutzt werden können.

Wenn Probleme bei der Ausgabe auftreten, dann werden die betreffenden Belege nicht ausgegeben. Die Ausgabevorgänge verbleiben in der Übersicht aktive Belegausgaben. Dort können Sie Informationen zum Verlauf der Belegausgabe einsehen, um die Fehlerursache zu ermitteln und zu beheben. Anschließend können Sie die Ausgabe manuell freigeben und starten.

Administration

Objekte

Bedeutung

Konfigurationstabelle Belegarten

Vordefinierte Belegarten

BO_OutboxDelay

Pause in Sekunden zwischen den einzelnen Verarbeitungsläufen für den Nachrichtenausgang

pa_SB_DeliveryConfSupportedDocumentTypes

Belegarten im Auswahlfeld Belegart, Fenster Empfänger Belegausgabe zu Ansprechpartnern

SB_DeliveryConfDocType_...

Belegtypen für die Ausgabe von Belegen und anderen Dokumenten in einem Ausgabeprozess

SB_DeliveryConfInitialTrackStates_...

Initialstatus für neu angelegte Ausgabevorgänge zu einem Ausgabeprozess

SB_DeliveryTrackStates_...

Trackingstatus für Ausgabevorgänge

SB_SendingUnitType_...

Ausgabetypen für Ausgabeeinheiten in einem Ausgabeprozess

SB_Receiver_...

Empfänger für Ausgabeeinheiten in einem Ausgabeprozess

SB_ReceiverType_...

Empfangstypen für Ausgabeeinheiten in einem Ausgabeprozess

Speicher SBELV

Speicherdauer für archivierte Belegausgaben