Datenausgabe konfigurieren

Die Datenausgabe aus proALPHA umfasst unterschiedliche Arten wie den Papierdruck, den Datenexport in Dateien oder die Aufbereitung für den Datenversand. Sie kann lokal auf dem Arbeitsplatzrechner des Benutzers erfolgen oder im Hintergrund auf einem Server (Hintergrundverarbeitung). Entsprechend Ihren unternehmensspezifischen Anforderungen können Sie verschiedene Ausgabeformen und Ausgabewege konfigurieren. So können Sie z.B. Stammdaten in Listen auf Papier drucken, Belegdaten in Formularen in PDF-Dateien ausgeben oder Statistikdaten für die Analyse mit dem proALPHA Analyzer exportieren.

Die Datenausgabe wird über die Job-Verwaltung konfiguriert und gesteuert. Dort werden die entsprechenden Ausgabemedien wie Drucker, Dateiarten oder Telefaxsoftware als Ausgabegeräte geführt. Beim Konfigurieren können Sie auf verschiedene vordefinierte Ausgabegeräte zurückgreifen oder neue Ausgabegeräte anlegen. Ausgabegeräte sowie Druckprogramme werden der jeweiligen Art der Ausgabe entsprechend konfiguriert. Die Steuerung der Datenausgabe erfolgt z.B. durch Server, die als Maschinen geführt und über Schnittstellen mit den Ausgabegeräten verbunden werden.

Datenausgabe in Dateien

Mit der Datenausgabe in Dateien können Sie Daten aus proALPHA beispielsweise für den Versand als E-Mail aufbereiten (Datenausgabe in PDF-Dateien einrichten). Des Weiteren können Sie Daten in eine Spool-Datei zwischenspeichern, beispielsweise für die spätere Ausgabe auf Papier (Datenausgabe in zwischengespeicherte Dateien einrichten).

Für die Verarbeitung in anderen Programmen können Sie Daten außerdem in Exportdateien ausgeben, beispielsweise für die Bearbeitung im Analyzer oder in einem Tabellenkalkulationsprogramm:

Datenausgabe auf Papier

Für die Datenausgabe auf Papier müssen Sie für die verwendeten Druckermodelle in proALPHA Ausgabegeräte einrichten. Je nach Art der Einbindung in proALPHA richten Sie für die Drucker Windows-Drucker oder Standardausgabegeräte ein.

Für alle Drucker, die als Windows-Drucker eingebunden sind, ist das Ausgabegerät mit dem Gerätetyp "WinPtr" mit dem Typ-Schlüssel "1" voreingestellt (Windows-Drucker einrichten).

Für Drucker, die als Standardausgabegeräte eingebunden sind, ist beispielhaft ein Ausgabegerät "Drucker" mit dem Typ-Schlüssel "0" für Epson-kompatible Drucker voreingestellt. Für andere Druckermodelle müssen Sie weitere Standardausgabegeräte vom Gerätetyp "Drucker" anlegen und einrichten. Beim Einrichten von Standardausgabegeräten können Sie u.a. Papierarten zuordnen und die Überwachung der Papierart bestimmen (Standardausgabegeräte einrichten).

Für die Datenausgabe auf Papier müssen Sie Steuercodes für die Ausgabegeräte anlegen. In den Steuercodes erfassen Sie gerätspezifische Steuerzeichen, die Seiten- und Zeichenformatierungen erzeugen (Steuercodes für Ausgabegeräte anlegen). Windows-Drucker und Standard-Ausgabegeräte benötigen unterschiedliche Steuerzeichen.

In proALPHA können Sie Daten in folgender Form auf Papier ausgeben:

Datenausgabe über Telefax

Für den Versand von Daten über Telefax können Sie Ihre unternehmensspezifische Telefaxlösung in proALPHA einbinden. Dazu müssen Sie folgende Einrichtungen vornehmen:

  • Verwendete Telefax-Softwareprodukte in proALPHA als Standardausgabegeräte einrichten (Standardausgabegeräte einrichten)

    Ausgabegeräte für den Telefaxversand müssen den Gerätetyp haben, der in proALPHA für die jeweilige Telefax-Software festgelegt ist, beispielsweise den Gerätetyp "Combifax" mit dem Typ-Schlüssel "101". Die Gerätetypen der in proALPHA zulässigen Telefax-Softwareprodukte sind hinterlegt in dem Anwendungsparameter BJ_ExportTypes....

  • Steuercodes für die Ausgabegeräte anlegen

    In den Steuercodes erfassen Sie gerätspezifische Steuerzeichen, die Seiten- und Zeichenformatierungen erzeugen (Steuercodes für Ausgabegeräte anlegen). Welche Steuercodes Sie erfassen müssen, entnehmen Sie den Unterlagen der jeweiligen Telefax-Software.

  • Telefax-Nummern im proALPHA Adressstamm pflegen

    proALPHA schlägt Telefax-Nummern in bestimmten Fällen vor, beispielsweise beim Senden von Vertriebsbelegen oder Einkaufsbelegen. Voraussetzung dafür ist, dass die Telefax-Nummern im Adressstamm erfasst sind.

In proALPHA können Sie Daten in folgender Form als Telefax senden:

  • Listen (auch Jahresstatistiken)

    Über Telefax können Sie nur Listen des Standard-Listeneditors senden. Für den Versand von Listen über Telefax können Sie dieselben Einstellungen vornehmen wie für die Ausgabe auf Papier (Datenausgabe auf Papier einrichten (Listen)).

  • Formulare

    Über Telefax können Sie nur Formulare des Standard-Formulargenerators senden. Für den Versand von Formularen über Telefax können Sie dieselben Einstellungen vornehmen wie für die Ausgabe auf Papier (Datenausgabe auf Papier einrichten (Formulare)).

  • Auswertungen

    Für den Versand von Auswertungen über Telefax können Sie dieselben Einstellungen vornehmen wie für die Ausgabe auf Papier (Datenausgabe auf Papier einrichten (Auswertungen)).

Datenausgabe in die Windows-Zwischenablage

Für die Ausgabe von Daten in die Windows-Zwischenablage können Sie beispielsweise das voreingestellte Standardausgabegerät "Clip" einrichten oder ein neues Standardausgabegerät anlegen. Ausgabegeräte für die Zwischenablage müssen den Gerätetyp "Datei" mit dem Typschlüssel "999"haben.

Das Ausgabegerät für die Windows-Zwischenablage verbinden Sie über eine Schnittstelle mit der voreingestellten Maschine "Default" oder einer anderen Maschine. Als Stream-Kommando der Schnittstelle erfassen Sie "clipboard". Das Kommando bestimmt, dass proALPHA die Daten in die Windows-Zwischenablage speichert.

Hintergrundverarbeitung

Für umfangreiche Datenausgaben können Sie die Verarbeitung im Hintergrund einrichten. Der Benutzer kann so während der Datenausgabe in proALPHA weiterarbeiten.

Thema: Hintergrundverarbeitung für die Datenausgabe einrichten

Spool-Dateien

Spool-Dateien sind zwischengespeicherte Dateien, die bei der Druckausgabe erzeugt werden. Sie dienen der kurzzeitigen Aufbewahrung von Daten, z.B. für den Fall, dass das Ausgabegerät nicht verfügbar ist.

Thema: Spool-Dateien