Benutzergruppen

Die Mitarbeiter eines Unternehmens können je nach Funktion und Aufgaben unterschiedliche Benutzerrollen einnehmen, z.B. als Sachbearbeiter in einem Unternehmensbereich. Die Benutzer von proALPHA benötigen entsprechend ihrer Benutzerrolle Zugriffsberechtigungen. Die Benutzergruppen dienen der effizienten Vergabe und Verwaltung dieser Zugriffsberechtigungen. Wenn ein Benutzer z.B. die Abteilung wechselt und damit eine andere Benutzerrolle annimmt, dann muss lediglich seine Zuordnung zu einer Benutzergruppe geändert werden. Der Benutzer erhält damit die Zugriffsberechtigungen, die er für seine neue Aufgabe benötigt.

Benutzergruppen zählen zu den Stammdaten.

Basiswissen: Stammdaten

Benutzergruppen definieren

Konzept für Benutzergruppen festlegen

Das Konzept von Benutzergruppen orientiert sich an den Rollen, die Benutzer im Unternehmen einnehmen, sowie an den Tätigkeiten, die Benutzer durchführen. Solche Rollen im Unternehmen können z.B. "Sachbearbeiter im Vertrieb" oder "Leiter Marketing" sein.

Vor der Einrichtung der Benutzergruppen ist betriebsintern zu klären, welche Benutzerrollen abgebildet werden sollen. Die Erfassung der Benutzergruppen und die Zuordnung der Benutzer sollte sorgfältig geplant werden, u.a. aus Gründen des Datenschutzes. Zudem verringern Sie damit den Aufwand für nachträgliche Änderungen. Als Anhaltspunkte für die Einrichtung der Benutzergruppen verwenden Sie z.B. das Unternehmensorganigramm sowie Ablaufpläne, Tätigkeitsbeschreibungen und Festlegungen der Verantwortungs- und Kompetenzbereiche in Ihrem Unternehmen.

Beispiel: Benutzergruppen definieren

Die Sachbearbeiter der Debitorenbuchhaltung in Ihrem Unternehmen sollen nur auf die Buchungsprogramme für Rechnungseingang und Zahlungsausgang der Finanzbuchhaltung zugreifen dürfen.

Dazu legen Sie eine Benutzergruppe "Debitorenbuchhaltung" an. Für die Benutzergruppe "Debitorenbuchhaltung" richten Sie die Zugriffsberechtigungen für das Modul Finanzbuchhaltung und die Buchungsprogramme ein, die die Sachbearbeiter benötigen.

Beim Anlegen der einzelnen Benutzer ordnen Sie jedem Sachbearbeiter der Debitorenbuchhaltung die Benutzergruppe "Debitorenbuchhaltung" zu.

Benutzergruppen benennen

Benutzergruppen können Sie individuell benennen, um das betriebsinterne Konzept abzubilden. Die Benennung der Benutzergruppen kann z.B. auf Grund der Benutzerrollen oder der Struktur der Zugriffsberechtigungen erfolgen.

Beispiel: Benutzergruppen benennen

Den Mitarbeitern des Controllings wollen Sie folgende Zugriffsberechtigungen vergeben:

  • Verschiedene Mitarbeiter dürfen nur Informationen zu Buchungsvorgängen einsehen.

  • Verschiedene Mitarbeiter dürfen sowohl Informationen zu Buchungsvorgängen als auch Auswertungen des Finanzwesens einsehen.

Dazu legen Sie folgende Benutzergruppen an:

  • Benutzergruppe "FIB", die Informationen zu Buchungsvorgängen einsehen darf.

  • Benutzergruppe "FIX", die Informationen zu Buchungsvorgängen und Auswertungen des Finanzwesens einsehen darf.

Bei der Benennung der Benutzergruppen bilden Sie die Struktur der Zugriffsberechtigungen ab:

  • Als erste Stelle erfassen Sie die Modulkurzbezeichnung. Dies ist für beide Benutzergruppen der Buchstabe "F" für "Finanzwesen".

  • Als zweite Stelle erfassen Sie eine Kurzbezeichnung für die Art des Zugriffs. Dies ist für beide Benutzergruppen der Buchstabe "I" für "Information".

  • Als dritte Stelle erfassen Sie eine Kurzbezeichnung für die Einschränkung des Zugriffs. Dies ist für die Benutzergruppe "FIB" der Buchstabe "B" für "Bewegungsdaten", für die Benutzergruppe "FIX" der Buchstabe "X" für "Bewegungsdaten und Auswertungen".

Systeminterne Benutzergruppen

Für Verwaltungszwecke sind in proALPHA folgende systeminterne Benutzergruppen vordefiniert:

Benutzergruppen

Verwendung

Zugriffsberechtigungen

System

Systemverwaltung, Installation von proALPHA

(Benutzergruppe für die systeminternen Benutzer "System" und "Install")

uneingeschränkt

Batch

Hintergrundverarbeitung

(Benutzergruppe für den systeminternen Benutzer "Batch")

keine Anmeldeberechtigung in proALPHA

Systeminterne Benutzergruppen können Sie nicht löschen.

Die systeminternen Benutzergruppen sind in der Compilerkonstante pa_BU_InternalGroups hinterlegt. Die Benutzergruppe für die Hintergrundverarbeitung ist zudem in der Compilerkonstante pa_BU_BackgroundGroups hinterlegt.

Benutzergruppen erfassen

Benutzergruppen können Sie manuell erfassen oder mit der Kopiervorlage anlegen.

Beim Anlegen mit der Kopiervorlage werden nur die Stammdaten der Benutzergruppe kopiert. Nicht kopiert werden Zuordnungen von Benutzern zur Benutzergruppe, Verantwortliche sowie Zugriffsberechtigungen.

Beim Erfassen bestimmen Sie, ob die Benutzergruppe aktiv ist. Nur eine aktive Benutzergruppe ist für die Anmeldung in proALPHA freigegeben. Ein Benutzer, der dieser Benutzergruppe angehört, kann sich in proALPHA anmelden und gemäß den für die Benutzergruppe festgelegten Zugriffsberechtigungen auf Programme zugreifen. Zusätzliche Voraussetzung für das Anmelden in proALPHA ist, dass für den Benutzer in seinen Benutzerstammdaten die proALPHA Services GUI und StatelessAppServer freigegeben sind.

Für eine Benutzergruppe können Sie einen oder mehrere Verantwortliche bestimmen (Menüpunkt Funktion | Verantwortliche). Ein Verantwortlicher hat Vertretungsberechtigung für alle Benutzer, die dieser Benutzergruppe zugeordnet sind und die als Sachbearbeiter angelegt sind. Der Verantwortliche kann z.B. die offenen Aktivitäten dieser Benutzer einsehen und bearbeiten.

Wenn Sie die Abteilungen in Ihrem Unternehmen als Benutzergruppen erfassen, dann können Sie als Verantwortlichen für diese Benutzergruppe den Abteilungsleiter bestimmen. Dieser kann die offenen Aktivitäten jedes Mitglieds seiner Abteilung einsehen, z.B. wenn der Benutzer und sein Stellvertreter abwesend sind.

Jeder Benutzer einer Benutzergruppe kann als Verantwortlicher für die Benutzergruppe erfasst werden. Wenn Sie alle Benutzer einer Benutzergruppe als Verantwortliche erfassen, dann hat jeder Benutzer Zugriff auf alle offenen Aktivitäten. Die Benutzer können sich innerhalb der Benutzergruppe gegenseitig vertreten.

Basiswissen: Stammdaten erfassen

Zugriffsberechtigungen für Benutzergruppen einrichten

Art und Umfang des Zugriffs von Benutzergruppen auf proALPHA bestimmen Sie anhand von Zugriffsberechtigungen. Zugriffsberechtigungen richten Sie für Module und innerhalb der Module für einzelne Programme ein.

Dem Konzept für Benutzergruppen entsprechend wird jede Benutzergruppe als Gruppierung bestimmter Zugriffsberechtigungen verstanden. Daher sind die Zugriffsberechtigungen für eine Benutzergruppe nicht auf eine andere Benutzergruppe übertragbar. So werden die Zugriffsberechtigungen einer kopierten Benutzergruppe auch nicht für die neue Benutzergruppe übernommen.

Benutzergruppen pflegen

Die Daten von Benutzergruppen können Sie ändern.

Benutzergruppen können Sie für die Anmeldung sperren. Eine Benutzergruppe sperren Sie, indem Sie ihre Aktivierung aufheben. Ein Benutzer, der ausschließlich dieser Benutzergruppe angehört, kann sich dann nicht mehr in proALPHA anmelden. Die Sperre hat keine Auswirkung auf die laufende Arbeitssitzung des Benutzers. Sie greift erst, wenn Benutzer seine nächste Arbeitssitzung starten will.

Benutzergruppen, die nicht mehr benötigt werden, können Sie löschen.

Voraussetzung dafür ist, dass der Benutzergruppe keine Benutzer zugeordnet sind.

Basiswissen: Stammdaten pflegen

Informationen zu Benutzergruppen

Informationen

Informationsquellen

Auflistung der Daten von Benutzergruppen

Liste "Benutzergruppen"

Übersicht der Benutzer, die einer Benutzergruppe angehören

Stammdatenfenster der Benutzergruppen; Menüpunkt Info | Benutzer

In der Übersicht können Sie je Benutzer verschiedene Stammdaten einsehen.

Benutzer, für die nicht alle Mandanten freigegeben sind, sind in der Übersicht farbig unterlegt (Gelb). Die Farbe ist im proALPHA Farbschema festgelegt.

Zugriffsberechtigungen einer Benutzergruppe

Stammdatenfenster der Benutzergruppen; Menüpunkt Funktion | Berechtigungen

Liste "Benutzergruppen" gestalten und ausgeben

Die Daten von Benutzergruppen können Sie in einer Liste über Benutzergruppen ausgeben. Dazu ist im Lieferumfang von proALPHA eine Listenansicht enthalten. Diese Listenansicht sowie weitere Listenansichten können Sie in den Listeneditoren gestalten. So können Sie anhand von Listenfeldern bestimmen, welche Daten in der Liste ausgegeben werden. Bei der Ausgabe der Liste grenzen Sie die auszugebenden Daten im Druckvorlauf ein. So können Sie z.B. bestimmen, zu welchen Benutzergruppen Daten in der Liste ausgegeben werden.

Basiswissen:

Administration

Objekte

Bedeutung

pa_BU_InternalGroups

pa_BU_BackgroundGroups

Systeminterne Benutzergruppen für die Zugangsverwaltung