Benutzer

Personen, die mit proALPHA arbeiten sollen, müssen in der Systemverwaltung als Benutzer erfasst sein. Benutzer können Mitarbeiter Ihres Unternehmens sein, aber auch Geschäftspartner, die über das Internet die Webportale von proALPHA nutzen. Benutzer werden auch als Anwender bezeichnet.

Benutzer zählen zu den Stammdaten.

Basiswissen: Stammdaten

Arten von Benutzern

Benutzer

Erläuterungen

Standardbenutzer

Solche Benutzer sind in der Regel alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens, die mit proALPHA arbeiten. Standardbenutzer können sich in proALPHA anmelden und gemäß der für sie festgelegten Zugriffsberechtigungen auf Programme zugreifen. Auch Vertreter Ihres Unternehmens können als Standardbenutzer geführt werden, sodass sie u.a. Informationen über ihre Geschäftsvorgänge in proALPHA einsehen können.

Ob sich ein Benutzer als Standardbenutzer anmelden kann, bestimmen Sie beim Erfassen des Benutzers. In welchem Umfang ein Standardbenutzer auf proALPHA zugreifen darf, bestimmen Sie ebenso im Benutzerstamm. Folgende Arten des Zugriffs sind möglich:

  • Einsehen und Pflegen von Daten

  • Einsehen von Daten in allen Fensterarten

  • Einsehen von Daten nur in Infofenstern

Standardbenutzer können Sie als Sachbearbeiter führen.

Im Benutzerstamm können Sie an Standardbenutzer außerdem folgende Berechtigungen vergeben:

  • Entwicklerrechte

    Damit können die Benutzer z.B. die Entwicklungstools in der Systemverwaltung nutzen

  • Anmeldeberechtigung für die Progress-Basisdatenbank (Datenbankbenutzer)

    Die Anmeldung ist z.B. für die Nutzung von Progress-Tools im Rahmen von Updates erforderlich. Mit der Freigabe für die Anmeldung wird der Benutzer in der Datenbank hinterlegt, sodass er sich bei Bedarf in der Datenbank anmelden können.

  • Administratorrechte für die Progress-Basisdatenbank (Security-Administrator)

    Ein Security-Administrator kann Einstellungen zur Progress-Datenbanksicherheit in proALPHA vornehmen, z.B. Anmeldeberechtigungen für die Datenbank an andere Benutzer vergeben.

In den Modulverriegelungen können Sie Standardbenutzer zu Administratoren für Module bestimmen.

Hinweis: Standardbenutzer können gleichzeitig b2b-Benutzer und/oder Remote-Benutzer sein. In diesem Fall müssen ihre Daten entsprechend erfasst werden.

Systeminterne Benutzer

Solche Benutzer sind für verschiedene Verwaltungszwecke in proALPHA vordefiniert.

Folgende systeminterne Benutzer werden unterschieden:

Benutzer

Verwendung

Zugriffsberechtigungen

System

Benutzerkennung für Installation und Konfiguration sowie Systemverwaltung

uneingeschränkt

Install

Benutzerkennung für Installation und Konfiguration sowie Systemverwaltung

Der Benutzer "Install" kann als Ersatz für den Benutzer "System" dienen, wenn dieser nicht verwendet werden kann.

uneingeschränkt

Batch

Benutzerkennung für die Anmeldung von Queue Servern bei der Hintergrundverarbeitung

In der Regel wird für die Hintergrundverarbeitung ein Application Server gestartet, der eine eigene proALPHA Arbeitssitzung darstellt. Für diese Sitzung wird der Benutzer "Batch" automatisch angemeldet.

Zugriffsberechtigungen für Programme und Daten, jedoch keine Anmeldeberechtigung für proALPHA

Die systeminternen Benutzer sind in der Compilerkonstante pa_BU_InternalUsers hinterlegt. Der Benutzer für die Hintergrundverarbeitung ist außerdem in der Compilerkonstante pa_BU_BackgroundUsers hinterlegt.

Hinweis:

  • Systeminterne Benutzer können nicht als Sachbearbeiter geführt werden und daher in proALPHA auch nicht die Tätigkeiten eines Sachbearbeiters ausführen. So können unter der Benutzerkennung "System" z.B. keine Buchungen in der Finanzbuchhaltung ausgeführt werden. Auch kann die Benutzerkennung nicht für den permanenten Job zur Durchführung des Tagesabschlusses verwendet werden.

  • Systeminterne Benutzer können nicht als Benutzerkennungen für Vertreter zugeordnet werden.

  • Systeminterne Benutzer können nicht gelöscht werden.

b2b-Benutzer

Solche Benutzer sind in der Regel Kunden und Lieferanten, die Ihr b2b-Angebot im Internet nutzen. Auch Vertreter Ihres Unternehmens können das b2b nutzen, um Daten ihrer Kunden einzusehen oder für die Kunden Anfragen und Bestellungen zu tätigen.

Remote-Benutzer

Solche Benutzer greifen über vorgelagerte Systeme wie "CA-Link" indirekt auf proALPHA zu. Sie arbeiten nicht direkt mit den Programmen von proALPHA, sondern stellen Daten für proALPHA zur Verfügung.

Benutzer erfassen

Benutzer erfassen und pflegen Sie im Benutzerstamm (Fenster Benutzer). Beim Erfassen bestimmen Sie u.a., welche Anmeldeberechtigungen und welche Gruppenzugehörigkeit der Benutzer hat. Ein Benutzer kann mehreren Benutzergruppen angehören. Je Benutzergruppe sind bestimmte Zugriffsberechtigungen auf Programme vergeben. Zusätzliche Voraussetzung für das Anmelden in proALPHA ist, dass für den Benutzer in seinen Benutzerstammdaten folgende proALPHA Services freigegeben sind: GUI, StatelessAppServer und UISFI.

Basiswissen: Stammdaten erfassen

Benutzerauthentifizierung bei der Anmeldung

Ob ein Benutzer proALPHA mit oder ohne separate Anmeldung startet, ist abhängig von der Organisation Ihres unternehmensinternen Netzwerks. Wenn in Ihrem Unternehmen ein LDAP-System eingerichtet ist, dann können Sie die dort definierten Benutzeridentitäten auch für die Anmeldung in proALPHA nutzen (Single Sign-on). Dazu ist die entsprechende Benutzer-ID in den Stammdaten des Benutzers zu hinterlegen. Die Verbindung mit dem LDAP-System kann für Ihr Unternehmen individuell von einem Berater eingerichtet werden. Die Verfahrensweise für die Benutzerauthentifizierung ist anhand der Compilerkonstante pa_BU_ExternalUserAuthentication konfiguriert.

Weiterführende Informationen zur Konfiguration finden Sie im proALPHA Wiki. Das proALPHA Wiki ist Bestandteil des proALPHA Kundenportals. Die Zugangsdaten für das proALPHA Kundenportal erhalten Sie vom proALPHA Service.

Benutzerkonfigurationen exportieren und importieren

Ein Benutzer kann in proALPHA für sich individuelle Einstellungen vornehmen, z.B. Favoriten definieren oder bestimmte Fenstereinstellungen speichern. Solche benutzerspezifischen Einstellungen sind in proALPHA in der Benutzerkonfiguration gespeichert. Die Benutzerkonfiguration kann auch für weitere Benutzer, die Sie erfassen, nützlich sein. Daher können Sie als Arbeitserleichterung die Benutzerkonfiguration eines Benutzers als XML-Datei exportieren, um sie dann in die Benutzerkonfiguration anderer Benutzer zu importieren. Beim Importieren können Sie bestimmen, welche Benutzereinstellungen aus der Benutzerkonfiguration importiert werden.

Die importierte Benutzerkonfiguration wird direkt im Anschluss des Imports zu dem Benutzer gespeichert. Daher können Sie den Import nicht rückgängig machen, indem Sie die Stammdatenbearbeitung abbrechen.

Den Export starten Sie im Fenster Benutzer über den Menüpunkt Extras | Benutzerkonfiguration exportieren.

Den Import starten Sie im Fenster Benutzer über den Menüpunkt Extras | Benutzerkonfiguration importieren.

Benutzer als Sachbearbeiter führen

Benutzer, die für bestimmte Aufgaben zuständig sind, z.B. Kundenbetreuung, werden im Benutzerstamm als Sachbearbeiter geführt (aktives Kontrollkästchen Sachbearbeiter).

Die Benutzerkennung der Sachbearbeiter wird in den Datensätzen hinterlegt, für die sie verantwortlich sind. So wird z.B. in einem Kundenstammdatensatz die Benutzerkennung des Sachbearbeiters hinterlegt, der den Kunden betreut.

Voraussetzung für die Hinterlegung ist, dass der Sachbearbeiter als Benutzer für die Anmeldung in proALPHA freigegeben ist (aktives Kontrollkästchen aktiv).

Besondere Unterstützung bietet die WorkflowAutomation. So können Sachbearbeiter u.a. Stammdatensätze oder Belege, für die sie verantwortlich sind, zum gewünschten Termin in ihre persönliche Wiedervorlage - den Aufgabenmonitor - stellen. Die Aufgaben, auch Vorgänge genannt, lassen sich von dort aus direkt bearbeiten und bei Bedarf an andere Sachbearbeiter weiterleiten. Sofern ein Sachbearbeiter für einen Kollegen im Falle von Urlaub oder Krankheit Stellvertreter ist, kann er in seinem Aufgabenmonitor die offenen Aufgaben des Kollegen einsehen und ggf. abarbeiten.

Vertreter als Sachbearbeiter führen

Damit ein Vertreter als Benutzer in proALPHA u.a. Informationen über seine Geschäftsvorgänge einsehen kann, muss er als Sachbearbeiter geführt werden. Zudem muss seine Benutzerkennung in seinem Vertreterstammdatensatz hinterlegt sein. Je nach Ihrer Unternehmensorganisation können Sie je Vertreter einen Benutzer anlegen oder mehrere Vertreter unter einem Benutzer zusammenfassen. Einen solchen "Sammelbenutzer" können Sie z.B. anlegen, wenn Sie nur wenige Vertreter beschäftigen, die alle auf dieselben Daten zugreifen. Damit die Vertreter auf die Daten zugreifen können, müssen sie sich unter der gemeinsamen Benutzerkennung in proALPHA anmelden.

Stellvertreter für Benutzer bestimmen

Für einen Sachbearbeiter können Sie einen Stellvertreter bestimmen, der im Falle von Krankheit und Urlaub dessen Aufgaben übernimmt und in seinem Aufgabenmonitor Aufgaben seines Kollegen einsehen und ggf. abarbeiten kann.

Sie können:

  • Einen Stellvertreter je Benutzer bestimmen

    Hinterlegung des Stellvertreters im Benutzerstammdatensatz im Feld Stellvertreter

  • Einen oder mehrere Stellvertreter je Benutzergruppe bestimmen

    Hinterlegung der Stellvertreter im Benutzergruppenstammdatensatz im Fenster Verantwortliche

Tipp: Nutzen Sie die Stellvertretungsregelung, wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt. Der Mitarbeiter wird weiterhin als Benutzer geführt, jedoch für die Anmeldung in proALPHA gesperrt. Er bleibt auch den Datensätzen zugeordnet, in denen er bereits hinterlegt ist. Offene Aufgaben können vom Stellvertreter erledigt werden oder durch Sie auf andere Sachbearbeiter übertragen werden. Damit der ausgeschiedene Mitarbeiter in neuen Datensätzen nicht mehr als Sachbearbeiter zugeordnet wird, deaktivieren Sie ihn als Sachbearbeiter (Kontrollkästchen Sachbearbeiter im Benutzerstammdatensatz).

b2b-Benutzer erfassen

b2b-Benutzer erfassen Sie im b2b-Benutzerstamm (Fenster b2b-Benutzer). Benutzer, die Sie im b2b-Benutzerstamm erfassen, werden in den Benutzerstamm übernommen. Dabei wird der für den Benutzerzugang benötigte proALPHA Service für den Benutzer automatisch freigegeben (aktives Kontrollkästchen b2b in den Benutzerstammdaten).

Basiswissen: Stammdaten erfassen

Benutzer zu Benutzergruppen zuordnen

Nachdem Sie die Benutzerdaten erfasst haben, ordnen Sie den Benutzer einer Benutzergruppe zu. Der Benutzer erhält damit die Zugriffsberechtigungen, die er für seine Arbeit in proALPHA benötigt. Ein Benutzer, der mehrere Benutzerrollen einnimmt, wird mehreren Benutzergruppen zugeordnet. Zur Arbeitserleichterung können Sie einen Benutzer in einem Arbeitsschritt allen Benutzergruppen zuordnen oder die Zuordnung zu allen Benutzergruppen aufheben. Die Zuordnung zu einer Benutzergruppe können Sie bei Bedarf zeitlich befristen, z.B. wenn ein Mitarbeiter Ihres Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt in eine andere Abteilung wechselt.

Hinweis: Das gesammelte Zuordnen oder Aufheben der Zuordnung zu Benutzergruppen wirkt sich nicht auf die mandantenbezogene Benutzergruppenzuordnung aus. So kann ein Benutzer, der laut Gruppenzuordnung für alle Benutzergruppen gesperrt ist, ggf. trotzdem in einem Mandanten für eine Benutzergruppe freigegeben sein. Solche mandantenbezogenen Gruppenzuordnungen müssen Sie gesondert pflegen.

Benutzer, die ausschließlich b2b-Benutzer (reine b2b-Benutzer) sind , müssen Sie in einer eigenen Benutzergruppe führen. Die Benutzergruppe erfassen Sie wie für Benutzergruppen üblich. Zudem hinterlegen Sie die Benutzergruppe in der Compilerkonstante pa_W_b2bUserGroup.

Hinweis: Damit ein Benutzer gemäß den für die Benutzergruppe festgelegten Zugriffsberechtigungen in proALPHA arbeiten kann, muss die zugeordnete Benutzergruppe aktiv sein. Ob eine Benutzergruppe aktiv oder inaktiv ist, erkennen Sie anhand des Kontrollkästchens aktiv in der Übersicht der Gruppenzuordnung. Wenn ein Benutzer ausschließlich einer inaktiven Benutzergruppe angehört, dann kann er sich nicht in proALPHA anmelden.

Gruppenzuordnung zeitlich befristen

Folgende Gültigkeitszeiträume für Gruppenzuordnungen können Sie bei der Neuanlage des Benutzers oder nachträglich festlegen:

  • Innerhalb des festgelegten Zeitraums (Felder Frist ab und Frist bis)

  • Ab dem festgelegten Datum unbefristet (Feld Frist ab)

  • Bis zum festgelegten Datum ab dem Tagesdatum (Feld Frist bis)

Wenn die Gültigkeitsdauer der Gruppenzuordnung abläuft, werden dem Benutzer automatisch die für die Benutzergruppe festgelegten Zugriffsberechtigungen entzogen.

Benutzer einer Benutzergruppe zuordnen

  1. Öffnen Sie das Fenster Benutzer.

  2. Suchen Sie den gewünschten Benutzer.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

  4. Wählen Sie die Registerkarte Gruppenzuordnung.

    Die Benutzergruppen werden zeilenweise angezeigt.

  5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen freigeg in der Zeile der gewünschten Benutzergruppe.

    Der Benutzer ist der Benutzergruppe zugeordnet.

  6. Optional: Wiederholen Sie Schritt 4, wenn Sie den Benutzer weiteren Benutzergruppen zuordnen wollen.

  7. Optional: Legen Sie für die Gruppenzuordnung eine zeitliche Befristung fest.

    Erfassen Sie dazu die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern.

  8. Speichern Sie.

Benutzer allen Benutzergruppen zuordnen

  1. Öffnen Sie das Fenster Benutzer.

  2. Suchen Sie den gewünschten Benutzer.

  3. Wählen Sie den Menüpunkt Extras | Benutzer für alle Gruppen freigeben.

    Der Benutzer ist allen Benutzergruppen zugeordnet (aktives Kontrollkästchen freigeg in den Zeilen der Benutzergruppen).

  4. Speichern Sie.

Zuordnung eines Benutzers für eine Benutzergruppe aufheben

  1. Öffnen Sie das Fenster Benutzer.

  2. Suchen Sie den gewünschten Benutzer.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

  4. Wählen Sie die Registerkarte Gruppenzuordnung.

    Die Benutzergruppen werden zeilenweise angezeigt.

  5. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen freigeg in der Zeile der gewünschten Benutzergruppe.

    Die Zuordnung des Benutzers zu der Benutzergruppe ist aufgehoben.

  6. Optional: Wiederholen Sie Schritt 4, wenn Sie die Zuordnung des Benutzers zu weiteren Benutzergruppen aufheben wollen.

  7. Speichern Sie.

Zuordnung eines Benutzers für alle Benutzergruppen aufheben

  1. Öffnen Sie das Fenster Benutzer.

  2. Suchen Sie den gewünschten Benutzer.

  3. Wählen Sie den Menüpunkt Extras | Benutzer für alle Gruppen sperren.

    Die Zuordnung des Benutzers zu allen Benutzergruppen ist aufgehoben (inaktives Kontrollkästchen freigeg in den Zeilen der Benutzergruppen).

  4. Speichern Sie.

Benutzerdaten für automatische Anmeldeprozesse verwenden

Benutzerkennung und Passwort dienen dem jeweiligen Benutzer zur Anmeldung in proALPHA. Sie können jedoch auch für automatische Anmeldeprozesse verwendet werden, z.B. von Clients für die Hintergrundverarbeitung.

Je nach Verwendungszweck wird die automatische Anmeldung bei der Installation von proALPHA oder bei der Konfiguration der betreffenden Funktion eingerichtet. Dabei werden Benutzerkennung und Passwort eines geeigneten Benutzers für die jeweilige Funktion hinterlegt. Dies kann z.B. der systeminterne Benutzer "System" sein. Die Hinterlegung erfolgt in der Regel in der Startkonfiguration. Je nach Aufbau Ihrer proALPHA Installation erfolgt die Hinterlegung für mehrere Datenbanken und für mehrere Arbeitsumgebungen.

Die automatische Anmeldung wird u.a. für folgende Funktionen verwendet:

Funktion

Hinterlegung

Verbindungsaufbau zu den proALPHA Datenbanken

Startkonfiguration (Datei "pastart.xml"): Felder Benutzer und Passwort in den Datenbankverbindungen

Anmeldung in proALPHA beim Start einer Arbeitssitzung

Startverknüpfung (Parameterliste "-param"): Startparameter UserID und Password

Nutzung von Clients für Hintergrundprozesse: Anmeldung der Clients an den Datenbanken

Startkonfiguration (Datei "pastart.xml"): Startparameter UserID und PasswordBatch

Kompilieren des proALPHA Quellcodes: Anmeldung für Multi Compile (paralleles Starten mehrerer Kompilierungsläufe)

Konfiguration der Serverprozesse (Serverscript "pa-env.bat"): Parameter COMPUSER und COMPPASSWORD

Datenaustausch über die INWB: Anmeldung der INWB an den Application Servern der proALPHA Installation

Startkonfiguration (Datei "pastart.xml"): Startparameter INWBUserID und INWBPassword

INWB-Teilnehmerstamm: Felder Benutzer und Passwort

DMS: Anmeldung für die COLD-Archivierung

Konfiguration der Serverprozesse (Batchskript "pa-env.bat"): Parameter DMSCOLDUSER und DMSCOLDPASSWORD

DMS: Anmeldung für die DMS-COLD-Queue

Startkonfiguration (Datei "pastart.xml"): Startparameter UserID und PasswordBatch

DMS: Anmeldung für die DMS-Batcharchivierung

Startverknüpfung für das DMS (Parameterliste "-param"): Startparameter UserID und Password

DMS: Anmeldung für die automatisierte Archivierung von E-Mails (Exchange Archivierung)

Konfiguration der Exchange-Archivierung: Felder Benutzer und Passwort

Passwörter für automatische Anmeldeprozesse ändern

Wenn Sie ein Passwort in den Benutzerstammdaten des Benutzers ändern, dann wird diese Änderung nicht automatisch für automatische Anmeldeprozesse übernommen. Über diesen Sachverhalt werden Sie in einer Systemmeldung informiert.

Sie müssen die Änderung manuell übernehmen. Je nach Aufbau Ihrer proALPHA Installation muss die Änderung für mehrere Datenbanken und in mehreren Arbeitsumgebungen erfolgen. Wenn Sie mit mehreren Servern arbeiten, dann ist eine Synchronisation der Startkonfiguration für die verschiedenen Server erforderlich. Anschließend müssen die Arbeitsumgebungen neu gestartet werden, damit die Startkonfiguration für die betreffenden Server neu geladen wird.

Benutzer pflegen

Daten von Benutzern können Sie ändern. So können Sie z.B. einem Benutzer, der in eine andere Abteilung wechselt, eine andere Benutzergruppe zuordnen.

Benutzer, die aus Ihrem Unternehmen ausgeschieden sind, können Sie löschen.

Voraussetzungen für das Löschen sind:

  • Der Benutzer darf nicht als Sachbearbeiter hinterlegt sein, z.B. in Belegen.

  • Für den Benutzer dürfen keine Aktivitäten existieren.

  • Für den Benutzer dürfen keine Wiedervorlagen existieren.

Wenn ein Benutzer nicht gelöscht werden kann, z.B. weil er in archivierten Belegen als Sachbearbeiter hinterlegt ist, dann sperren Sie den Benutzer für die Anmeldung in proALPHA (Menüpunkt Extras | Anmeldung (proALPHA) | Benutzer für Anmeldung sperren). Damit der Benutzer in neuen Datensätzen nicht mehr als Sachbearbeiter hinterlegt wird, deaktivieren Sie ihn als Sachbearbeiter (Kontrollkästchen Sachbearbeiter im Benutzerstammdatensatz).

Basiswissen: Stammdaten pflegen

Benutzerkonfigurationen löschen

Die Benutzerkonfigurationen eines Benutzers können Sie löschen.

Voraussetzung: Der Benutzer ist aktuell nicht in proALPHA angemeldet.

Welche Benutzerkonfigurationen gelöscht werden, bestimmen Sie im Vorlauf Benutzerkonfigurationen löschen anhand verschiedener Kontrollkästchen. Das Löschen von Benutzerkonfigurationen starten Sie über den Menüpunkt Extras | Benutzerkonfiguration löschen.

Zuordnungen übertragen (Benutzer ändern)

Auf Grund ihrer Arbeitsaufgaben können für Benutzer in proALPHA unterschiedliche Zuordnungen bestehen, z.B. als zuständiger Sachbearbeiter in Verteilergruppen für die WorkflowAutomation oder für die Überwachung von Jobs.

Die Zuordnungen eines Benutzers können Sie auf andere Benutzer übertragen. Dies kann z.B. dann erforderlich sein, wenn der entsprechende Mitarbeiter andere Arbeitsaufgaben übernimmt oder das Unternehmen verlässt. Welche Zuordnungen übertragen werden, bestimmen Sie im Vorlauf Benutzer ändern anhand verschiedener Kontrollkästchen. Die Übertragung erfolgt mandantenübergreifend für alle Mandanten, in denen der betroffene Benutzer arbeitet.

Beim Übertragen von Zuordnungen wird eine Protokolldatei mit Datum und Uhrzeit der Übertragung erstellt.

Das Übertragen von Zuordnungen starten Sie über den Menüpunkt Extras | Benutzer ändern.

Passwörter ändern

Für proALPHA benötigt jeder Benutzer nur ein Passwort, unabhängig davon, ob er in proALPHA selbst, im DMS oder in den Webapplikationen arbeitet.

Für die erste Anmeldung können Sie dem Benutzer ein Passwort vorgeben. Aus Sicherheitsgründen sollte der Benutzer das vorgegebene Passwort nach der ersten Anmeldung durch ein persönliches Passwort ersetzen. Dies können Sie erzwingen, indem Sie beim Erfassen des Benutzers das Kontrollkästchen Passwort ändern aktivieren. Alternativ kann der Benutzer das Passwort bei seiner ersten Anmeldung auch selbst vergeben. Ob ein Passwort vorgegeben ist oder nicht, ist anhand der Compilerkonstante pa_BU_DefaultPW konfiguriert.

Wenn ein Benutzer sein Passwort vergessen hat, dann können Sie das Passwort aufheben. Dazu ersetzen Sie das alte Passwort durch ein Leerzeichen. Der Benutzer erfasst bei seiner nächsten Anmeldung ein neues Passwort. Alternativ können Sie in Absprache mit dem Benutzer dessen Passwort ändern. Alternativ kann der Benutzer im Anmeldefenster über die Schaltfläche Passwort vergessen ein neues Passwort anfordern. Ob die Schaltfläche Passwort vergessen im Anmeldefenster zur Verfügung steht, ist anhand der Compilerkonstante pa_BU_PW_EMailRequest konfiguriert.

Für die Passwörter von Benutzern können Sie eine Historie führen. So verhindern Sie, dass ein Passwort innerhalb eines bestimmten Zeitraums mehrfach verwendet wird. Ob und in welchem Zeitraum ein Passwort nur einmal verwendet werden kann, ist anhand der Compilerkonstante pa_BU_PW_Historie konfiguriert.

Passwörter ändern

  1. Öffnen Sie das Fenster Benutzer.

  2. Suchen Sie den gewünschten Benutzer.

  3. Wählen Sie die Registerkarte Einstellungen.

  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Passwort ändern.

    Das Fenster Passwort ändern wird geöffnet.

  6. Geben Sie im Feld Passwort (neu) das neue Passwort ein.

  7. Wiederholen Sie im Feld Eingabebestätigung das neue Passwort.

    Wenn Sie das neue Passwort korrekt wiederholt haben, dann ist die Schaltfläche aktiv.

  8. Speichern Sie.

    Das Passwort ist geändert.

    Wenn das Passwort für automatische Anmeldeprozesse in der Startkonfiguration hinterlegt ist, dann wird das Fenster Passwortübernahme geöffnet.

  9. Optional: Bestimmen Sie im Fenster Passwortübernahme, dass die Passwortänderung für die Startkonfiguration übernommen wird. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

    • Aktivieren Sie für die gewünschten Parameter die Kontrollkästchen in der Spalte ändern.

    • Speichern Sie.

      Die Passwortänderung wird übernommen.

b2b-Benutzer pflegen

Hinweis: b2b-Benutzer, die zugleich Standardbenutzer und/oder Remote-Benutzer sind, zeigt proALPHA im b2b-Benutzerstamm nicht. Diese Benutzer können Sie nur im Benutzerstamm pflegen.

Daten von b2b-Benutzern können Sie ändern. So können Sie z.B. im Benutzerstamm je b2b-Benutzer die Anzahl der gleichzeitig zulässigen b2b-Verbindungen ändern.

b2b-Benutzer können Sie löschen.

Basiswissen: Stammdaten pflegen

Empfohlene Vorgehensweise beim Ausscheiden von Mitarbeitern

Wenn der ausscheidende Mitarbeiter als Sachbearbeiter hinterlegt ist, z.B. für Buchungsvorgänge oder in Belegen, dann können seine Benutzerdaten nicht einfach gelöscht werden. Ebenso darf die Kennzeichnung als Sachbearbeiter in den Benutzerdaten nicht deaktiviert werden. Beides würde zu Fehlern bei der Abarbeitung laufender Vorgänge führen. Zudem können historisierte Vorgänge und archivierte Datensätze nicht mehr korrekt angezeigt werden.

Die empfohlene Vorgehensweise beim Ausscheiden eines Mitarbeiters ist daher wie folgt:

  • Sie sperren den entsprechenden Benutzer für die Anmeldung in proALPHA.

  • Sie übertragen die Zuordnungen und Aufgaben des Benutzers auf andere Benutzer. Dazu nutzen Sie die Funktion Benutzer ändern, mit der Sie eine Vielzahl von Zuordnungen und Aufgaben in einem Schritt übertragen können. Verschiedene Zuordnungen müssen Sie gesondert übertragen, z.B. die Verantwortung für Buchungsvorgänge.

  • Wenn alle Aufgaben übertragen und ggf. laufende Vorgänge abgearbeitet sind, dann können Sie den Benutzer als Sachbearbeiter deaktivieren (Kontrollkästchen Sachbearbeiter). Der Benutzer kann dann in neuen Datensätzen nicht mehr als Sachbearbeiter hinterlegt werden.

Informationen zu Benutzern

Informationen

Informationsquellen

Auflistung der Daten von Benutzern

Liste "Benutzer"

Liste "Benutzer" gestalten und ausgeben

Die Daten von Benutzern können Sie in einer Liste über Benutzer ausgeben. Dazu ist im Lieferumfang von proALPHA eine Listenansicht enthalten. Diese Listenansicht sowie weitere Listenansichten können Sie in den Listeneditoren gestalten. So können Sie anhand von Listenfeldern bestimmen, welche Daten in der Liste ausgegeben werden. Bei der Ausgabe der Liste grenzen Sie die auszugebenden Daten im Druckvorlauf ein. So können Sie z.B. bestimmen, zu welchen Benutzern Daten in der Liste ausgegeben werden.

Basiswissen:

Administration

Objekte

Bedeutung

BU_AuthorityToAct_...

Arten der Handlungsbefugnis

pa_BU_DefaultPW

Passwort für neue Benutzer

pa_BU_Default_PW_Gueltigkeit

Vorschlagswert für die Passwortgültigkeit

pa_BU_Default_PW_Laenge

Vorschlagswert für die minimale Passwortlänge

pa_BU_InternalUsers

pa_BU_BackgroundUsers

Systeminterne Benutzer für die Zugangsverwaltung

pa_BU_PW_Erinnerung

Benachrichtigungszeitpunkt vor Ablauf des Passworts

pa_BU_PW_Historie

Passworthistorie

pa_BU_PW_EMailRequest

Festlegung, ob die Schaltfläche Passwort vergessen im Anmeldefenster zur Verfügung steht

pa_W_b2bUserGroup

Benutzergruppe für reine b2b-Benutzer

pa_W_InitialConcurrentConnections

Vorschlagswert für die Anzahl von Verbindungen, die ein b2b-Benutzer über den proALPHA Service b2b gleichzeitig nutzen kann.

pa_BU_ExternalUserAuthentication

Festlegung für die Benutzerauthentifizierung in proALPHA

AuthBindPort

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA Authentication

Active Directory Server Port

AuthBindServer

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA Authentication

Active Directory Server Hostid

AuthDomainName

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA Authentication

Domain-Name zur Authentifizierung

AuthPassword

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA Authentication

Passwort zur Authentifizierung

AuthSystem

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA Authentication

Authentifizierungsverfahren