EU-Erweiterung oder EU-Austritt

Wenn ein neuer Staat als Mitglied in die Europäischen Union (EU) aufgenommen wird, dann müssen verschiedene steuerrelevante Daten in proALPHA entsprechend angepasst werden. Dazu zählen u.a. die Steuergruppen der Kunden mit Sitz in dem neuen Mitgliedstaat. Auch wenn ein Mitgliedstaat aus der EU austritt, müssen Daten in proALPHA angepasst werden. proALPHA unterstützt Sie dabei mit entsprechenden Hilfsprogrammen in den Tools der Systemverwaltung. Durch die Hilfsprogramme werden verschiedene Daten in den Stammdaten der betroffenen Geschäftspartner automatisch geändert. Auch werden Daten in den Besteuerungsgrundlagen von offenen Belegen der betroffenen Geschäftspartner automatisch geändert. Auf Grund der geänderten Besteuerungsgrundlagen eines Belegs erfolgt automatisch eine erneute Steuerfindung für den Beleg.

EU-Erweiterung

Arbeitsschritte beim Beitritt eines neuen EU-Mitgliedstaats können u.a. sein:

Arbeitsschritte

Erläuterungen

Neuen Mitgliedstaat in der Staatengemeinschaft "EU" ergänzen

Bevor Sie die Hilfsprogramme starten, müssen Sie den neuen EU-Mitgliedstaat in der Staatengemeinschaft "EU" ergänzen. Zu dem EU-Mitgliedstaat erfassen Sie den Beginn der Mitgliedschaft als Datum "gültig ab". Den Mitgliedstaat können Sie bereits im Voraus ergänzen. Die EU-Erweiterung wird erst ab dem Datum "gültig ab" wirksam.

Thema: Staatengemeinschaften

Die steuerrelevanten Daten in den Stammdaten der betroffenen Geschäftspartner anpassen

Einige Daten können mit Hilfe von Hilfsprogrammen automatisch geändert werden.

Themen:

Nach der Ausführung der Hilfsprogramme ist es sinnvoll, die Stammdaten zu kontrollieren und ggf. manuelle Änderungen vorzunehmen. So müssen z.B. bei einer EU-Erweiterung die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern der Kunden für den neuen EU-Mitgliedstaat erfasst werden.

Thema: Daten kontrollieren und korrigieren

Die Besteuerungsgrundlagen in den offenen Belegen der betroffenen Geschäftspartner anpassen

Die Besteuerungsgrundlagen können mit Hilfe von Hilfsprogrammen automatisch geändert werden.

Auf Grund der geänderten Besteuerungsgrundlagen eines Belegs erfolgt automatisch eine erneute Steuerfindung für den Beleg.

Themen:

Automatische Änderungen kontrollieren

Die Ausführung der Hilfsprogramme wird protokolliert. In einem Protokoll erhalten Sie Informationen darüber, welche Datensätze durch das Hilfsprogramm geändert wurden.

Thema: Daten kontrollieren und korrigieren

Weitere steuerrelevante Stammdaten für die Geschäftspartner manuell erfassen oder anpassen

proALPHA unterstützt Sie dabei mit der WorkflowAutomation. Die zuständigen Sachbearbeiter werden mit Hilfe von Workflow-Vorgängen automatisch benachrichtigt.

Thema: Daten kontrollieren und korrigieren

Erläuterungen zu den Hilfsprogrammen für die EU-Erweiterung

Für die EU-Erweiterung stehen verschiedene Hilfsprogramme zur Verfügung. Je nach Hilfsprogramm können folgende Daten automatisch angepasst werden:

Hilfsprogramme

Erläuterungen

EU-Erweiterung Kunden

Berücksichtigt werden Kunden mit Kundenadressen in dem neuen EU-Mitgliedstaat.

Folgende Daten können automatisch geändert werden:

  • Steuergruppen, die den Kunden im Kundenstamm zugeordnet sind.

  • Sammelkonten, die im Kontenstamm den Personenkonten der Kunden zugeordnet sind.

EU-Erweiterung Kontakte

Berücksichtigt werden Kontakte mit Kontaktadressen in dem neuen EU-Mitgliedstaat.

Folgende Daten können automatisch geändert werden: Steuergruppen, die den Kontakten im Kontaktstamm zugeordnet sind.

EU-Erweiterung Lieferanten

Berücksichtigt werden Lieferanten mit Lieferantenadressen in dem neuen EU-Mitgliedstaat.

Folgende Daten können automatisch geändert werden:

  • Steuergruppen, die den Lieferanten im Lieferantenstamm zugeordnet sind.

  • Sammelkonten, die im Kontenstamm den Personenkonten der Lieferanten zugeordnet sind.

EU-Erweiterung Vertriebsbelege

Berücksichtigt werden offene Vertriebsbelege von Kunden oder Kontakten mit Sitz in dem neuen EU-Mitgliedstaat.

Folgende Daten können automatisch geändert werden:

  • Besondere Steuerfälle, die in den Besteuerungsgrundlagen der Belege hinterlegt sind (Feld Steuerfall).

  • Steuergebiete und weitere Daten in den Besteuerungsgrundlagen der Belege.

Die Besteuerungsgrundlagen werden nur bis zum Zeitpunkt der Lieferung in Belegen geändert. Daher können nur Belege der folgenden Belegarten geändert werden:

  • Angebot

  • Auftrag

  • Abrufauftrag

  • Rahmenauftrag

  • Serviceauftrag

  • Wartungsvertrag

Auf Grund der geänderten Besteuerungsgrundlagen eines Belegs erfolgt automatisch eine erneute Steuerfindung für den Beleg. So werden Belege, die ursprünglich für ausländische Geschäftsvorgänge mit Drittländern erfasst wurden, in Belege für innergemeinschaftliche Geschäftsvorgänge umgewandelt.

EU-Erweiterung Einkaufsbelege

Berücksichtigt werden offene Einkaufsbelege von Lieferanten mit Sitz in dem neuen EU-Mitgliedstaat.

Folgende Daten können automatisch geändert werden: Steuergebiete und weitere Daten in den Besteuerungsgrundlagen der Belege.

Belege der folgenden Belegarten können geändert werden:

  • Bestellung

  • Bestellung mit Lieferplan

  • Belastungsanzeige

  • Wareneingang

Auf Grund der geänderten Besteuerungsgrundlagen eines Belegs erfolgt automatisch eine erneute Steuerfindung für den Beleg.

Hilfsprogramme zur EU-Erweiterung starten

Die Hilfsprogramme starten Sie an dem Tag, an dem die Mitgliedschaft beginnt. Der Beginn der Mitgliedschaft ist anhand des Datums "gültig ab" zu dem Mitgliedstaat in der Staatengemeinschaft hinterlegt.

Beim Start eines Hilfsprogramms wird zuerst ein Filter geöffnet, z.B. Filter EU-Erweiterung Kunden. In dem Filter grenzen Sie die gewünschten Datensätze anhand verschiedener Kriterien ein. Je nach Hilfsprogramm stehen dazu verschiedene Selektionskriterien zur Verfügung.

Erläuterungen zu den Selektionskriterien

Selektionskriterien

Erläuterungen

Selektionskriterien für Kunden

Berücksichtigt werden Kunden mit Kundenadressen in dem neuen EU-Mitgliedstaat. Die Kunden können Sie anhand der dafür üblichen Selektionskriterien eingrenzen.

Zusätzlich können Sie die gewünschten Kunden anhand ihrer Steuergruppen und Sammelkonten eingrenzen.

Selektionskriterien für Kontakte

Berücksichtigt werden Kontakte mit Kontaktadressen in dem neuen EU-Mitgliedstaat. Die Kontakte können Sie anhand der dafür üblichen Selektionskriterien eingrenzen.

Zusätzlich können Sie die gewünschten Kontakte anhand ihrer Steuergruppen eingrenzen.

Selektionskriterien für Lieferanten

Berücksichtigt werden Lieferanten mit Lieferantenadressen in dem neuen EU-Mitgliedstaat. Die Lieferanten können Sie anhand der dafür üblichen Selektionskriterien eingrenzen.

Zusätzlich können Sie die gewünschten Lieferanten anhand ihrer Steuergruppen und Sammelkonten eingrenzen.

Selektionskriterien für Vertriebsbelege

Berücksichtigt werden offene Vertriebsbelege von Kunden mit Sitz in dem neuen EU-Mitgliedstaat. Die Belege können Sie anhand der dafür üblichen Selektionskriterien eingrenzen.

Selektionskriterien für Einkaufsbelege

Berücksichtigt werden offene Einkaufsbelege der Lieferanten mit Sitz in dem neuen EU-Mitgliedstaat. Die Belege können Sie anhand der dafür üblichen Selektionskriterien eingrenzen.

Feld Staat

Im Feld Staat wählen Sie den neuen EU-Mitgliedstaat aus. Der neue Mitgliedstaat wird erst ab dem Beitrittsdatum in dem Feld zur Auswahl angeboten. Das bedeutet: Das Tagesdatum ist größer oder gleich dem Datum "gültig ab", das zu dem Mitgliedstaat in der Staatengemeinschaft erfasst ist.

Wenn Sie die Filtereinstellungen bestätigen, dann wird ein Fenster geöffnet, z.B. Fenster EU-Erweiterung Kunden. In der Übersicht des Fensters werden die selektierten Datensätze angezeigt, z.B. die selektierten Kunden. In den Fenstern EU-Erweiterung Vertriebsbelege und EU-Erweiterung Einkaufsbelege werden jeweils die selektierten Belege einer Belegart angezeigt. Die gewünschte Belegart wählen Sie im Feld Belegart aus.

In der Übersicht können Sie die angezeigten Datensätze kontrollieren und ggf. neu selektieren. Zudem können Sie je Datensatz Informationen einsehen.

Wenn die Übersicht die gewünschten Datensätze enthält, dann starten Sie für diese Datensätze die eigentliche Änderung der Daten (Menüpunkt Extras | EU-Beitritt).

Im Vorlauf werden nochmals die zu Grunde liegenden Selektionskriterien angezeigt, z.B. Vorlauf EU-Beitritt Umstellung Kunden. Zudem können Sie im Vorlauf je nach Hilfsprogramm folgende Daten erfassen:

Daten

Erläuterungen

Steuergruppen

(Gilt nur für Kunden, Kontakte und Lieferanten.)

Steuergruppen, die in die Stammdatensätze der selektierten Kunden, Kontakte oder Lieferanten übernommen werden.

Je nach Konfiguration der Kontenfindung sind in den Stammdaten nur zwei Steuergruppen hinterlegt oder maximal sechs Steuergruppen. Dementsprechend können Sie im Vorlauf die benötigten Steuergruppen erfassen.

Wenn eine oder mehrere Steuergruppen in den Stammdaten nicht geändert werden sollen, dann erfassen Sie in den korrespondierenden Feldern des Vorlaufs jeweils ein Fragezeichen (?). Somit bleibt die Steuergruppe in den Stammdaten unverändert.

Sammelkonto

(Gilt nur für Kunden und Lieferanten.)

Sammelkonto, das im Kontenstamm zu den Personenkonten der selektierten Kunden oder Lieferanten übernommen wird.

Wenn die Sammelkonten im Kontenstamm nicht geändert werden sollen, dann erfassen Sie im Vorlauf ein Fragezeichen (?). Somit bleiben die Sammelkonten im Kontenstamm unverändert.

Steuerfall

(Gilt nur für Vertriebsbelege.)

Besonderer Steuerfall, der in die Besteuerungsgrundlagen der selektierten Vertriebsbelege übernommen wird.

Wenn in die Vertriebsbelege kein besonderer Steuerfall übernommen werden soll, dann erfassen Sie im Vorlauf ein Fragezeichen (?).

Vorgang

Vorgang, der zwecks Benachrichtigung der zuständigen Sachbearbeiter in deren Aufgabenmonitore gestellt wird.

Thema: Sachbearbeiter benachrichtigen

Protokoll

Verzeichnis und Dateiname, unter dem die Protokolldatei zur Ausführung des Hilfsprogramms gespeichert wird.

Thema: Daten kontrollieren und korrigieren

Daten kontrollieren und korrigieren

Nach der Ausführung der Hilfsprogramme ist es sinnvoll, die geänderten Stammdaten und Belege zu kontrollieren und ggf. manuelle Änderungen vorzunehmen. Folgende manuelle Änderungen können z.B. erforderlich sein:

  • Bei einer EU-Erweiterung sind in den Stammdaten die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern der Kunden für den neuen EU-Mitgliedstaat zu erfassen.

  • Je nach Geschäftsvorgang kann es erforderlich sein, die Besteuerungsgrundlagen nach Ihren Anforderungen manuell zu ändern.

    Durch die Hilfsprogramme werden die Besteuerungsgrundlagen der Vertriebsbelege automatisch geändert. Auf Grund der geänderten Besteuerungsgrundlagen eines Belegs erfolgt automatisch eine erneute Steuerfindung für den Beleg.

Bei der Kontrolle der Daten unterstützt Sie proALPHA u.a. wie folgt:

Objekte

Erläuterungen

Protokolle (Logfiles) mit konvertierten oder nicht konvertierten Datensätzen

Beim Ausführen eines Hilfsprogramms wird ein Protokoll erstellt. In dem Protokoll erhalten Sie Informationen darüber, welche Stammdaten oder Belege geändert wurden und welche nicht. Anhand des Protokolls können Sie auch nachvollziehen, aus welchen Gründen keine Konvertierung erfolgt ist.

Belegarten, die durch die Hilfsprogramme grundsätzlich nicht automatisch geändert werden, sind nicht in dem Protokoll enthalten. Dazu zählen u.a. Lieferscheine und Rechnungen sowie Rechnungskontrollbelege.

Das Verzeichnis und den Dateinamen, unter dem die Protokolldatei beim Ausführen eines Hilfsprogramms gespeichert wird, erfassen Sie im Vorlauf der Ausführung des Hilfsprogramms.

WorkflowAutomation zur Benachrichtigung von Sachbearbeitern über anstehende Aufgaben

Nach der Ausführung eines Hilfsprogramms kann es erforderlich sein, weitere Daten manuell zu ändern. Mit Hilfe der WorkflowAutomation können die zuständigen Sachbearbeiter automatisch über anstehende Aufgaben benachrichtigt werden. Die Benachrichtigung erfolgt im Rahmen der Ausführung des Hilfsprogramms. Dazu hinterlegen Sie im Vorlauf der Ausführung einen Vorgang aus dem betreffenden Workflow-Bereich. Der Vorgang wird automatisch in die Aufgabenmonitore der für die betreffenden Datensätze zuständigen Sachbearbeiter gestellt.

Für die WorkflowAutomation hinterlegen Sie im Vorlauf der Ausführung einen Vorgang aus dem betreffenden Workflow-Bereich. Der Vorgang wird automatisch in die Aufgabenmonitore der für die Datensätze zuständigen Sachbearbeiter gestellt. Je nach Hilfsprogramm/Vorlauf wird wie folgt unterschieden:

Vorläufe

Relevante Vorgänge

Erläuterungen

EU-Beitritt Umstellung Kunden

Vorgänge aus dem Workflow-Bereich "Kunde" (S_K)

Der im Vorlauf hinterlegte Vorgang wird in die Aufgabenmonitore der Sachbearbeiter der Kunden gestellt. Je Kunden ist dies der Sachbearbeiter, der im Kundenstammdatensatz erfasst ist.

So erhält ein Sachbearbeiter für jeden Kunden, dessen Daten bei der Ausführung geändert wurden, einen Vorgang in seinen Aufgabenmonitor.

EU-Beitritt Umstellung Kontakte

Vorgänge aus dem Workflow-Bereich "Kontakt" (VCI)

Der im Vorlauf hinterlegte Vorgang wird in die Aufgabenmonitore der Sachbearbeiter der Kontakte gestellt. Je Kontakt ist dies der Sachbearbeiter, der im Kontaktstammdatensatz erfasst ist.

So erhält ein Sachbearbeiter für jeden Kontakt, dessen Daten bei der Ausführung geändert wurden, einen Vorgang in seinen Aufgabenmonitor.

EU-Beitritt Umstellung Lieferanten

Vorgänge aus dem Workflow-Bereich "Lieferant" (S_L)

Der im Vorlauf hinterlegte Vorgang wird in die Aufgabenmonitore der Sachbearbeiter der Lieferanten gestellt. Je Lieferanten ist dies der Sachbearbeiter, der im Lieferantenstammdatensatz erfasst ist.

So erhält ein Sachbearbeiter für jeden Lieferanten, dessen Daten bei der Ausführung geändert wurden, einen Vorgang in seinen Aufgabenmonitor.

EU-Erweiterung Vertriebsbelege

Vorgänge aus dem Workflow-Bereich der Belegart, die im Fenster EU-Erweiterung Vertriebsbelege ausgewählt ist, z.B. Workflow-Bereich "Angebot" (VN)

Der im Vorlauf hinterlegte Vorgang wird in die Aufgabenmonitore der Sachbearbeiter der Belege der betreffenden Belegart gestellt. Je Beleg ist dies der Sachbearbeiter, der im Belegkopf erfasst ist.

So erhält ein Sachbearbeiter für jeden Beleg, dessen Daten bei der Ausführung geändert wurden, einen Vorgang in seinen Aufgabenmonitor.

EU-Erweiterung Einkaufsbelege

Vorgänge aus dem Workflow-Bereich der Belegart, die im Fenster EU-Erweiterung Einkaufsbelege ausgewählt ist, z.B. Workflow-Bereich "Bestellung" (E_EB)

Die Sachbearbeiter können die Vorgänge wie üblich im Aufgabenmonitor abarbeiten. So können Sie die geänderten Stammdaten und Belege kontrollieren und ggf. manuelle Änderungen vornehmen.

Thema: Vorgänge abarbeiten

EU-Austritt

Thema: EU-Austritt