Zustände

Mit Zuständen können Datensätze (Stammdatensätze und Belege) für die Bearbeitung und Verwendung gesperrt werden. Ebenso können für die Bearbeitung und Verwendung Warnungen zu den Datensätzen hinterlegt werden.

Mit einem Zustand kann z.B. veranlasst werden, dass

  • ein Teil, dessen Stammdaten nicht vollständig erfasst wurden, noch nicht zum Verkauf angeboten wird,

  • ein Auslaufteil für einen in der Zukunft liegenden Zeitraum gesperrt wird, sodass das Auslaufteil bei der Absatzplanung nicht mehr berücksichtigt wird oder

  • ein Auftrag für die weitere Auftragsabwicklung gesperrt wird, sodass an den Kunden keine Lieferung erfolgt oder

  • zu einem Kunden bei einer Eingangszahlung eine Warnung erfolgt, sodass ein Lieferstopp auf Grund eines Zahlungsrückstands geprüft werden kann.

Ein Datensatz erhält einen Zustand, indem der Zustand dem Datensatz zugeordnet wird. In der Regel erfolgt dies in der WorkflowAutomation bei der Auslösung eines Ereignisses. Die Funktion des Zustands (Zustandsfunktion) eines Datensatzes bestimmt, ob der Datensatz für die Bearbeitung oder Verwendung gesperrt ist oder ob eine Warnung zur Bearbeitung oder Verwendung ausgegeben wird. Die Funktion des Zustands kann je Workflow-Bereich unterschiedlich sein. Dadurch kann ein Datensatz innerhalb eines Workflow-Bereichs für die Verwendung gesperrt und in einem anderen Workflow-Bereich mit einer Warnung belegt sein. So kann z.B. ein Teil für die Verwendung in Aufträgen gesperrt sein und bei der Verwendung in Bestellungen kann eine Warnung ausgegeben werden. Die Zustände der Datensätze werden automatisch durch proALPHA geprüft, wenn Sie die Datensätze bearbeiten oder bei der Abwicklung von Geschäftsvorgängen verwenden wollen.

Zustände erfassen

Je Datensatzart können Sie unterschiedliche Zustände erfassen. So erfassen Sie z.B. für Teile andere Zustände als für Kunden oder Rechnungen.

Zu einem Zustand erfassen Sie die Daten, u.a. die Funktion, die der Zustand in den verschiedenen Workflow-Bereichen hat. Ein Zustand kann folgende Funktionen haben:

  • Info

  • Warnung

  • Sperre

  • ohne Funktion

Beim Erfassen des Zustands bestimmen Sie seine bereichsübergreifende Funktion. Wenn ein Zustand nicht in allen Workflow-Bereichen dieselbe Funktion hat, dann erfassen Sie in der Bereichsdefinition die bereichsspezifischen Funktionen des Zustands (Menüpunkt Funktion | Bereichsdefinition). Dazu wird je Workflow-Bereich die bereichsübergreifende Funktion vorgeschlagen.

Hinweis: Für die WorkflowAutomation im DMS werden die Verteilergruppen und Zustände in der Systemverwaltung angelegt (Menüpunkt Systemverwaltung | Konfiguration | DMS | Workflow).

Basiswissen: Stammdaten erfassen

Zustände pflegen

Die Daten eines Zustands können Sie ändern. Die Änderung eines Zustands hat Auswirkungen auf die Datensätze, denen der Zustand zugeordnet ist. Ändern Sie z.B. die Funktion eines Zustands für einen Workflow-Bereich von "Warnung" in "Sperre", so werden alle Datensätze, denen der Zustand zugeordnet ist, für den Workflow-Bereich gesperrt.

Einen Zustand, der dauerhaft oder auch zeitweilig nicht zugeordnet werden soll, können Sie archivieren (Kontrollkästchen archiviert). Die Archivierung können Sie bei Bedarf wieder aufheben.

Einen Zustand, der nicht mehr benötigt wird, können Sie löschen.

Voraussetzung für das Archivieren oder Löschen ist jeweils, dass der Zustand keinem Datensatz zugeordnet ist.

Basiswissen: Stammdaten pflegen

Informationen zu Zuständen

Wichtige Informationen und Informationsquellen sind u.a.:

Informationen

Informationsquellen

Funktion, die ein Zustand in den verschiedenen Workflow-Bereichen hat

Bereichsdefinitionen des Zustands

Zustände, die einem Datensatz zugeordnet waren

Zustandsarchiv des Zustands

Zustände, die den Datensätzen zugeordnet sind

Listen zu den Datensätzen

So können Sie z.B. in den Listen zu Teilen die Daten der Zustände ausgeben, die den Teilen zugeordnet sind.

Hinweis: Bei der Ausgabe von Listen können Sie die auszugebenden Datensätze anhand ihrer Zustände selektieren.

Übersichten

In verschiedenen Übersichten sehen Sie die Zustände der Datensätze. So werden z.B. in der Teileübersicht in der Spalte Fkt Zustand Teil die Funktionen der Zustände angezeigt.

Zustandsarchiv

Im Zustandsarchiv eines Datensatzes sehen Sie, welche Zustände dem Datensatz in der Vergangenheit zugeordnet waren. Im Zustandsarchiv sind nur die Zustände ersichtlich, die beim Aufheben der Zustände zu dem Datensatz archiviert wurden.

Voraussetzung für die Archivierung eines Zustands ist, dass im Stammdatensatz des Zustands das Kontrollkästchen Zuord archivieren aktiv ist.

Das Zustandsarchiv öffnen Sie im Fenster des Datensatzes über den Menüpunkt Info | archivierte Zustände.

Administration

Objekte

Bedeutung

BB_LockStatusFct_...

Funktionen für Zustände

BB_WflAutomaticLockStatusRemark

Bemerkung für Zustände, die den Datensätzen automatisch zugeordnet werden

pa_DM_UIS_IIT_RecordState

Programminterne Identifizierung der Schaltflächensymbole für Zustandsfunktionen

Einstellung ist "1".