WorkflowAutomation

Die proALPHA WorkflowAutomation unterstützt Sie bei der Automatisierung und Optimierung der Arbeitsabläufe Ihrer Geschäftsprozesse. Dazu können in der WorkflowAutomation Prozessschritte überwacht und automatisiert werden. Da die WorkflowAutomation ein integraler Bestandteil aller proALPHA Module ist, gilt dies sowohl für abteilungsinterne als auch für abteilungsübergreifende Geschäftsprozesse.

Hinweis: Die WorkflowAutomation wird für Ihr Unternehmen individuell konfiguriert. Informationen dazu erhalten Sie von Ihrem Berater. Für das Anpassen der Konfiguration sind hinreichende Fachkenntnisse nötig. Wir empfehlen den Besuch der proALPHA Seminare.

Komponenten der WorkflowAutomation

Workflow-Komponenten

Bedeutungen

Geschäftsprozess

Ein Geschäftsprozess ist die Abfolge von Prozessschritten, die im Rahmen eines Geschäftsvorgangs abzuarbeiten sind, z.B. bei der Abwicklung eines Kundenauftrags.

Workflow-Bereich

Ein Workflow-Bereich fasst die Workflow-Komponenten zu einer Datensatzart zusammen. So sind z.B. im Workflow-Bereich "Serviceauftrag (VSA)" die Ereignisse und Vorgänge zusammengefasst, die für die WorkflowAutomation für Serviceaufträge genutzt werden können.

Ereignis

Ein Ereignis überwacht einen Prozessschritt innerhalb eines Geschäftsprozesses Ihres Unternehmens. So kann z.B. die Erfassung eines neuen Auftrags durch das Ereignis "Neuanlage Auftrag" überwacht werden.

Vorgang

Ein Vorgang ist ein Arbeitsschritt, der innerhalb eines Geschäftsprozesses abzuarbeiten ist. In der Regel sind Vorgänge durch Sachbearbeiter manuell abzuarbeiten. Jedoch gibt es für einige Geschäftsprozesse auch Vorgänge, die durch proALPHA mit Hilfe von Verarbeitungsprogrammen automatisch abgearbeitet werden.

Sachbearbeiter

Ein Sachbearbeiter ist ein Benutzer von proALPHA, der für einen bestimmten Aufgabenbereich zuständig ist. Somit ist er für die Abarbeitung von Vorgängen zuständig, die in seinen Aufgabenbereich fallen.

Verteilergruppe

Eine Verteilergruppe fasst Sachbearbeiter zusammen, die für die Abarbeitung von Vorgängen zuständig sind, die zu einer Datensatzart anfallen. In einer Verteilergruppe ist je Vorgang festgelegt, welcher Sachbearbeiter für dessen Abarbeitung zuständig ist.

Aufgabenmonitor

Ein Aufgabenmonitor ist eine Bildschirmübersicht der Vorgänge inkl. Wiedervorlagen, die durch einen Sachbearbeiter abzuarbeiten sind. Im Aufgabenmonitor kann der Sachbearbeiter die Vorgänge je Aufgabenbereich einsehen und abarbeiten.

Aufgabenbereich

Unter einem Aufgabenbereich sind im Aufgabenmonitor Vorgänge zusammengefasst, die für den Aufgabenbereich angefallen sind. So sind z.B. unter dem Aufgabenbereich "Aufträge" Vorgänge zusammengefasst, die aus der WorkflowAutomation für Aufträge resultieren. Unter dem Aufgabenbereich "Aufträge auf Wiedervorlage" sind als Vorgänge wiedervorgelegte Aufträge zusammengefasst.

Zustand

Mit einem Zustand kann ein Datensatz z.B. vorübergehend für die Verwendung oder Bearbeitung gesperrt werden.

Die Workflow-Bereiche sowie deren Ereignisse und Vorgänge sind in Konfigurationstabellen vordefiniert. Die Aufgabenbereiche sind in der Konfigurationstabelle Workflow-Aktivitäten vordefiniert.

Hinweis: Spezielle Erläuterungen zu den Ereignissen und Vorgängen der einzelnen Workflow-Bereiche finden Sie in den jeweiligen Detailthemen, z.B. im Thema "WorkflowAutomation für Serviceaufträge".

Ablauf der WorkflowAutomation

Ablauf

Erläuterungen

Beispiel

Auslösung eines Ereignisses

Das Eintreffen einer bestimmten Situation oder eines Prozessschritts innerhalb eines Geschäftsprozesses wird in der WorkflowAutomation durch ein Ereignis überwacht. Infolge der Überwachung wird das Ereignis in der WorkflowAutomation automatisch ausgelöst und somit ein fachlich zusammenhängender Arbeitsablauf (Workflow) gestartet.

Zudem können Sie bei Bedarf die WorkflowAutomation manuell starten. Auch hier wird ein Ereignis ausgelöst und somit ein Workflow gestartet.

Ein neuer Auftrag wird erfasst, wodurch das Ereignis "Neuanlage Auftrag" ausgelöst wird.

Vergabe von Zuständen

Auf Grund des Ereignisses wird dem betreffenden Datensatz ein Zustand zugeordnet.

Dem Auftrag wird ein Zustand mit der Funktion "Warnung" zugeordnet.

Ermittlung der zuständigen Sachbearbeiter

Welche Sachbearbeiter über Vorgänge zu dem Datensatz benachrichtigt werden, wird aus der Verteilergruppe des Datensatzes ermittelt.

In der Verteilergruppe des Auftrags ist Herr Mustermann als Sachbearbeiter für den Vorgang "Auftrag bearbeiten" hinterlegt. Der Vorgang ist innerhalb von einem Tag abzuarbeiten.

Benachrichtigung der Sachbearbeiter

Die zuständigen Sachbearbeiter werden über Vorgänge benachrichtigt, die abzuarbeiten sind. Dazu werden die Vorgänge in die Aufgabenmonitore der Sachbearbeiter gestellt.

Je nach Konfiguration kann ein Sachbearbeiter auch mit einer E-Mail über einen Vorgang benachrichtigt werden, z.B. wenn er ein Außendienstmitarbeiter ist.

Herr Mustermann erhält den Vorgang "Auftrag bearbeiten" in seinen Aufgabenmonitor.

Abarbeitung der Vorgänge im Aufgabenmonitor

Im Aufgabenmonitor sind die Vorgänge von den Sachbearbeitern in einem jeweils festgelegten Zeitraum abzuarbeiten. Bei Nichteinhaltung des Zeitraums kann mit der Wiedervorlage ein weiterer Sachbearbeiter benachrichtigt werden.

Herr Mustermann arbeitet den Vorgang im Aufgabenmonitor noch an demselben Tag ab. Dazu öffnet er den Auftrag aus dem Aufgabenmonitor und pflegt die Belegdaten des Auftrags. Anschließend entfernt Herr Mustermann den Vorgang aus dem Aufgabenmonitor.

Abarbeitung der Vorgänge durch proALPHA

Die Vorgänge, die mit Hilfe von Verarbeitungsprogrammen durch proALPHA abzuarbeiten sind, werden automatisch abgearbeitet.

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Auslösung weiterer Vorgänge

Nachdem ein Vorgang abgearbeitet ist, können weitere Vorgänge innerhalb des Geschäftsprozesses des Ereignisses zur Abarbeitung anfallen. Auch über diese Vorgänge werden die zuständigen Sachbearbeiter benachrichtigt.

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Aufhebung der Zustände

Nachdem alle Vorgänge, die auf Grund des Ereignisses angefallen sind, abgearbeitet wurden, wird der Zustand des betreffenden Datensatzes wieder aufgehoben.

Der Zustand des Auftrags wird wieder aufgehoben.

Auslösung eines Folgeereignisses

Nachdem der letzte Vorgang, der auf Grund des Ereignisses angefallen ist, abgearbeitet wurde, kann in der WorkflowAutomation ein weiteres Ereignis (Folgeereignis) ausgelöst werden.

Als Folgeereignis kann entweder nochmals dasselbe Ereignis oder ein anderes Ereignis ausgelöst werden. Damit ein Ereignis als Folgeereignis ausgelöst wird, muss dieses in der Konfigurationstabelle der Vorgänge dem betreffenden Vorgang zugeordnet sein.

Tipp: Das nochmalige Auslösen desselben Ereignisses kann bei der Überwachung von Geschäftsprozessen für Genehmigungen hilfreich sein. So wird das Ereignis im Falle einer Ablehnung der Genehmigung erneut ausgelöst.

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Voraussetzungen für die WorkflowAutomation

Allgemeine Voraussetzung für die WorkflowAutomation ist, dass die einzelnen Komponenten eingerichtet sind:

Voraussetzungen

Erläuterungen

Je Datensatzart sind Geschäftsprozesse definiert.

Thema: Geschäftsprozesse

Je Datensatzart sind Verteilergruppen definiert.

Damit die zuständigen Sachbearbeiter über Vorgänge zu einem bestimmten Datensatz benachrichtigt werden, muss die Verteilergruppe dem Datensatz zugeordnet sein.

Thema: Verteilergruppen

Je Datensatzart sind Zustände erfasst.

Damit ein Ereignis ausgelöst wird, muss diesem in der betreffenden Verteilergruppe ein Zustand zugeordnet sein. Beim Zuordnen bestimmen Sie mit dem Geschäftsprozess, über welche Vorgänge die zuständigen Sachbearbeiter benachrichtigt werden. Nur wenn ein Geschäftsprozess zugeordnet ist, werden Sachbearbeiter über Vorgänge auf Grund des Ereignisses benachrichtigt.

Thema: Zustände

Voraussetzungen für die Auslösung eines Ereignisses sind:

Voraussetzungen

Erläuterungen

Für die Datensatzart, zu deren Datensätzen das Ereignis ausgelöst werden soll, ist ein entsprechender Geschäftsprozess definiert.

In dem Geschäftsprozess sind die Vorgänge hinterlegt, die auf Grund des Ereignisses anfallen können.

Thema: Geschäftsprozesse definieren

Für die Datensatzart, zu deren Datensätzen das Ereignis ausgelöst werden soll, ist eine entsprechende Verteilergruppe definiert.

In der Verteilergruppe ist Folgendes hinterlegt:

  • Das Ereignis

    In der Konfigurationstabelle der Workflow-Bereiche muss das Kontrollkästchen WF Veranlasser zu dem Ereignis aktiv sein.

  • Der Geschäftsprozess mit den Vorgängen, die durch die Auslösung des Ereignisses anfallen

  • Die Sachbearbeiter, die durch die Auslösung des Ereignisses über die Vorgänge benachrichtigt werden

    Die Sachbearbeiter müssen im Benutzerstamm als Sachbearbeiter geführt werden (aktives Kontrollkästchen Sachbearbeiter).

  • Der Zustand, der den Datensätzen durch die Auslösung des Ereignisses zugeordnet wird

Thema: Verteilergruppen definieren

Die Verteilergruppe ist dem Datensatz zugeordnet, zu dem das Ereignis ausgelöst werden soll.

Damit die zuständigen Sachbearbeiter über die Vorgänge zu dem Datensatz benachrichtigt werden, muss die Verteilergruppe dem Datensatz zugeordnet sein.

Thema: Verteilergruppen den Datensätzen zuordnen

Die Bedingungen für die Auslösung des Ereignisses zu dem Datensatz sind erfüllt.

Je nach Ereignis und Datensatzart (Workflow-Bereiche) sind die Bedingungen unterschiedlich.

Spezielle Erläuterungen zu den Ereignissen und Vorgängen der einzelnen Workflow-Bereiche finden Sie in den jeweiligen Detailthemen, z.B. im Thema "WorkflowAutomation für Teile".

Die Auslösung eines Ereignisses kann auch manuell gestartet werden. Auch dafür müssen die aufgeführten Voraussetzungen erfüllt sein.

Ausnahme: Die speziellen Bedingungen für die Auslösung des Ereignisses müssen nicht erfüllt sein. So können Sie z.B. das Ereignis "Neuanlage Teilestamm" erneut auslösen, wenn die Stammdaten durch die zuständigen Sachbearbeiter nochmals geprüft und ggf. geändert werden müssen.

Thema: WorkflowAutomation manuell starten

WorkflowAutomation automatisch starten

Die WorkflowAutomation wird automatisch gestartet, wenn innerhalb eines Geschäftsprozesses ein Prozessschritt durchgeführt wird, der durch ein Ereignis überwacht wird. So kann die WorkflowAutomation z.B. bei der Erfassung eines neuen Auftrags durch das Ereignis "Neuanlage Auftrag" automatisch gestartet werden.

WorkflowAutomation manuell starten

Die WorkflowAutomation für ein Ereignis können Sie wie folgt manuell starten:

  • Zu einem Stammdatensatz oder zu einem Beleg (Verarbeitungsprogramm Workflow Ereignis auslösen)

    Dies kann z.B. erforderlich sein, wenn ein Teilestammdatensatz archiviert werden soll und vor der Archivierung Vorbereitungen durch verschiedene Sachbearbeiter vorzunehmen sind. Auch können auf diesem Weg Sachbearbeiter aufgefordert werden, einen geänderten Auftrag erneut zu prüfen.

    Die WorkflowAutomation starten Sie direkt in dem betreffenden Stammdatensatz oder Beleg.

  • Zu mehreren Teilestammdatensätzen (Verarbeitungsprogramm Vorlage nach Selektion)

    Dies kann z.B. erforderlich sein, wenn an mehreren Teilestammdatensätzen umfangreiche Änderungen vorgenommen wurden und verschiedene Sachbearbeiter die geänderten Daten prüfen und z.B. die Ein- und Verkaufsdaten entsprechend der Änderungen anpassen sollen.

    Die WorkflowAutomation starten Sie im Teilestamm. Dazu selektieren Sie die gewünschten Teile im Vorlauf.

  • WorkflowAutomation zu mehreren Belegen einer Belegart manuell starten

    Dies kann z.B. erforderlich sein, wenn an mehreren Belegen einer Belegart Änderungen vorgenommen wurden und die geänderten Belege durch die zuständigen Sachbearbeiter geprüft werden sollen.

    Die WorkflowAutomation starten Sie im Fenster zur Bearbeitung von Belegen einer Belegart, z.B. im Fenster Bearbeitung Aufträge. Zuvor markieren Sie die gewünschten Belege in dem Fenster.

    Thema: Im Fenster arbeiten

Beim manuellen Start bestimmen Sie, welches Ereignis manuell ausgelöst werden soll. Dazu ordnen Sie im Vorlauf des Starts das gewünschte Ereignis zu.

Voraussetzung: Das Ereignis ist laut Konfiguration manuell ausführbar (aktives Kontrollkästchen manuell ausführbar in der Konfigurationstabelle der Ereignisse).

WorkflowAutomation zu einem Stammdatensatz oder einem Beleg manuell starten

  1. Öffnen Sie das Stammdatenfenster der gewünschten Datensatzart oder das Erfassungsfenster der gewünschten Belegart.

  2. Suchen Sie den gewünschten Stammdatensatz oder Beleg.

  3. Wählen Sie den Menüpunkt Extras | Workflow Ereignis auslösen.

    Das Fenster Ereignis auslösen wird geöffnet.

  4. Geben Sie im Feld Ereignis den Schlüssel des gewünschten Ereignisses ein.

    Alternativ: Ordnen Sie über <Strg + A> das gewünschte Ereignis zu.

  5. Optional: Erfassen Sie eine Bemerkung.

  6. Bestätigen Sie mit OK.

    Der Workflow des Ereignisses wird gestartet.

WorkflowAutomation zu mehreren Teilestammdatensätzen manuell starten

  1. Öffnen Sie das Stammdatenfenster Teile.

  2. Wählen Sie den Menüpunkt Extras | Vorlage nach Selektion.

    Der Vorlauf zum Selektieren der gewünschten Teile wird geöffnet.

  3. Bestimmen Sie in den dafür vorgesehenen Feldern die Selektionskriterien, nach denen die Teile eingegrenzt werden sollen.

  4. Geben Sie im Feld Ereignis den Schlüssel des gewünschten Ereignisses ein.

    Alternativ: Ordnen Sie über <Strg + A> das gewünschte Ereignis zu.

  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Start.

    Der Workflow des Ereignisses wird gestartet.

Weitere Funktionen der WorkflowAutomation

Zu den weiteren Funktionen der WorkflowAutomation zählen:

  • Die Wiedervorlage von Datensätzen

    So können Sie z.B. Belege auf Wiedervorlage in Ihren Aufgabenmonitor legen.

  • Das Weiterleiten von Datensätzen an andere Sachbearbeiter

    So können Sie z.B. Stammdaten weiterleiten und Belege weiterleiten.

Hinweis: Neben den Wiedervorlagen, die in die Aufgabenmonitore der Sachbearbeiter gestellt werden, gibt es in proALPHA die persönliche Wiedervorlage.

Informationen zur WorkflowAutomation

Wichtige Informationen und Informationsquellen sind u.a.:

Informationen

Informationsquellen

Ereignisse, die zu einem Datensatz ausgelöst wurden und zugehörige Vorgänge

Vorgänge, mit denen ein Datensatz an andere Sachbearbeiter weitergeleitet wurde

Infofenster "Workflow"

Auflistung der Daten von Ereignissen

Liste "Ereignisse"

Liste "Ereignisse" gestalten und ausgeben

Die Verteilergruppen inkl. deren Vorgänge und Sachbearbeiter, die zu einem Ereignis hinterlegt sind, können Sie in Listen über Ereignisse ausgeben. Dazu ist im Lieferumfang von proALPHA eine Listenansicht enthalten. Diese Listenansicht sowie weitere Listenansichten können Sie in den Listeneditoren gestalten. So können Sie anhand von Listenfeldern bestimmen, welche Daten in der Liste ausgegeben werden. Die Liste geben Sie je Datensatzart aus. Bei der Ausgabe der Liste grenzen Sie die auszugebenden Daten im Druckvorlauf ein. So können Sie bestimmen, welche Ereignisse in der Liste ausgegeben werden.

Basiswissen:

Administration

Objekte

Bedeutung

Konfigurationstabelle Workflow-Bereiche

Vordefinierte Workflow-Bereiche

Konfigurationstabelle Ereignisse

Vordefinierte Ereignisse je Workflow-Bereich

Konfigurationstabelle Workflow-Aktivitäten

Vordefinierte Aufgabenbereiche

BB_WFInformationTypes_...

Informationsarten der Aufgabenbereiche (Konfigurationstabelle Workflow-Aktivitäten)

Vorgänge

Unternehmensspezifische Konfiguration der Vorgänge

Verteilergruppen

Unternehmensspezifische Konfiguration der Verteilergruppen

Aufgabenmonitor

Unternehmensspezifische Konfiguration der Aufgabenmonitore

Zustände

Unternehmensspezifische Konfiguration der Zustände