Vorgänge

Ein Vorgang ist ein Arbeitsschritt, der innerhalb eines Geschäftsprozesses im Rahmen der WorkflowAutomation abzuarbeiten ist. In der Regel sind Vorgänge durch Sachbearbeiter manuell abzuarbeiten. Jedoch gibt es für einige Geschäftsprozesse auch Vorgänge, die durch proALPHA mit Hilfe von Verarbeitungsprogrammen automatisch abgearbeitet werden.

Über Vorgänge, die durch Sachbearbeiter abzuarbeiten sind, werden die jeweils zuständigen Sachbearbeiter benachrichtigt. So kann ein Sachbearbeiter z.B. darüber benachrichtigt werden, dass er in einen neu erfassten Teilestammdatensatz die Vertriebsdaten erfassen soll. Zur Abarbeitung der Vorgänge werden diese üblicherweise in den Aufgabenmonitor des jeweils zuständigen Sachbearbeiters gestellt.

Arten von Vorgängen

In der WorkflowAutomation werden grundsätzlich folgende Arten von Vorgängen unterschieden:

  • Vorgänge, die auf Grund von Ereignissen ausgelöst werden

    Solche Vorgänge werden zusätzlich nach Vorgangstypen unterschieden, die in der Konfigurationstabelle der Vorgänge hinterlegt sind.

  • Wiedervorlagen, z.B. Belege auf Wiedervorlage

Vorgänge nach Vorgangstypen:

Vorgangstypen

Verwendung

Manueller Vorgang

(Dialog)

Benachrichtigung der zuständigen Sachbearbeiter über Arbeitsschritte, die sie abarbeiten müssen. Ein solcher Arbeitsschritt kann z.B. die Pflege der Belegdaten eines neu erfassten Auftrags sein.

Verarbeitungsvorgang

(Verarbeitungsprogramm)

Automatische Abarbeitung von Arbeitsschritten durch proALPHA mit Hilfe von Verarbeitungsprogrammen. Ein solcher Arbeitsschritt kann z.B. die Fakturierung eines Serviceauftrags sein.

Automatischer Entscheidungsvorgang

(Entscheidung automatisch)

Automatisches Treffen von Entscheidungen durch proALPHA mit Hilfe von Verarbeitungsprogrammen. Eine solche Entscheidung basiert auf einer vorausgehenden Prüfung eines Sachverhalts in proALPHA, die durch proALPHA erfolgt. Von der Entscheidung ist der weitere Ablauf des Geschäftsprozesses abhängig, d.h. die Entscheidung bestimmt, welcher Vorgang im Anschluss an den Entscheidungsvorgang abzuarbeiten ist.

Mit einem automatischen Entscheidungsvorgang kann z.B. geprüft werden, ob ein Serviceauftrag für die Fakturierung freigegeben ist. Wenn der Serviceauftrag freigegeben ist, dann wird er im Anschluss durch den entsprechenden Verarbeitungsvorgang automatisch fakturiert. Ist der Serviceauftrag nicht freigegeben, dann wird ein Sachbearbeiter durch den entsprechenden manuellen Vorgang darüber informiert.

Manueller Entscheidungsvorgang

(Entscheidung manuell)

Benachrichtigung der zuständigen Sachbearbeiter über Entscheidungen, die sie treffen müssen. In der Regel basiert eine solche Entscheidung auf der vorausgehenden Prüfung eines Sachverhalts in proALPHA, die durch den Sachbearbeiter erfolgt. Von der Entscheidung ist der weitere Ablauf des Geschäftsprozesses abhängig. Somit bestimmt der Sachbearbeiter mit seiner Entscheidung, welcher Vorgang im Anschluss an den Entscheidungsvorgang abzuarbeiten ist.

b2b-Vorgang

(b2b)

Benachrichtigung eines b2b-Benutzers, z.B. eines Kunden, über das Eintreten bestimmter Situationen. Eine solche Situation kann z.B. die Übernahme einer b2b-Bestellung des Kunden in einen Auftrag in proALPHA sein.

Informationsvorgang

(Information)

Benachrichtigung der zuständigen Sachbearbeiter über das Eintreten bestimmter Situationen. Eine solche Situation kann z.B. das Auftreten eines Fehlers beim Abarbeiten eines permanenten Jobs sein.

Eigenschaften für Ihre Vorgänge festlegen

Für Vorgänge, für deren Abarbeitung Sie als Sachbearbeiter zuständig sind, können Sie Eigenschaften festlegen. So können Sie zu einem Vorgang Ihren eigenen Bearbeitungsstatus als Anwenderstatus hinterlegen. Mit Hilfe des Anwenderstatus kennzeichnen Sie z.B. einen Vorgang, dessen Bearbeitung Sie zurückgestellt haben. Zusätzlich hinterlegen Sie mit Hilfe des Anwenderwiedervorlagedatums z.B., zu welchem Datum Sie beabsichtigen, den zurückgestellten Vorgang abzuarbeiten. Die Eigenschaften legen Sie im Aufgabenmonitor in der Übersicht der Vorgänge fest. Sie können:

  • Die Eigenschaften für einen einzelnen Vorgang festlegen

  • Die Eigenschaften für mehrere Vorgänge in einem Arbeitsschritt festlegen

Um die Eigenschaften von Vorgängen festzulegen, selektieren Sie diese zuvor in der Übersicht. Dazu wählen Sie den gewünschten Selektionsmodus:

  • Im einzeiligen Selektionsmodus können Sie immer nur einen Vorgang selektieren und anschließend die Eigenschaften des Vorgangs ändern.

    Wenn Sie die Übersicht öffnen, befindet sich diese automatisch im einzeiligen Selektionsmodus.

  • Im mehrzeiligen Selektionsmodus können Sie mehrere Vorgänge selektieren und anschließend die Eigenschaften der Vorgänge ändern.

Hinweis: Die Eigenschaften Ihrer Vorgänge können auch von Ihrem Stellvertreter bearbeitet werden. So kann dieser z.B. während einer Abwesenheit Ihre Vorgänge prüfen und einen entsprechenden Anwenderstatus hinterlegen.

Eigenschaften für einen einzelnen Vorgang festlegen

  1. Klicken Sie auf die Zeile des gewünschten Vorgangs.

  2. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Eigenschaften.

    Das Fenster Eigenschaften wird geöffnet.

  3. Erfassen Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern.

  4. Speichern Sie.

Eigenschaften für mehrere Vorgänge festlegen

  1. Wechseln Sie in den mehrzeiligen Selektionsmodus der Übersicht. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche .

  2. Selektieren Sie die gewünschten Vorgänge. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

    • Mehrere einzelne Vorgänge selektieren.

      Klicken Sie auf den gewünschten ersten Vorgang und klicken Sie bei gedrückter Taste <Strg> nacheinander auf weitere gewünschte Vorgänge.

      Die Vorgänge sind markiert.

    • Mehrere aufeinanderfolgende Vorgänge selektieren.

      Klicken Sie auf den ersten Vorgang des gewünschten Bereichs und klicken Sie bei gedrückter Taste <Umschalt> auf den letzten Vorgang des Bereichs.

      Die Vorgänge sind markiert.

  3. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Eigenschaften.

    Das Fenster Eigenschaften wird geöffnet.

  4. Erfassen Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern.

  5. Speichern Sie.

  6. Optional: Wechseln Sie in den einzeiligen Selektionsmodus der Übersicht. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche .

Vorgänge auslösen und Sachbearbeiter benachrichtigen

Ein Vorgang kann wie folgt ausgelöst werden:

Auslösung durch...

Themen

Benachrichtigt wird der Sachbearbeiter, der...

...Ereignisse

WorkflowAutomation automatisch starten

...in der betreffenden Verteilergruppe zu dem Vorgang hinterlegt ist. Da zu dem Vorgang mehrere Sachbearbeiter hinterlegt sein können, wird der zuständige Sachbearbeiter ermittelt. Zu dem Vorgang ist auch festgelegt, wie der Sachbearbeiter benachrichtigt wird.

WorkflowAutomation manuell starten

Vorgänge bei Nichteinhaltung des Abarbeitungszeitraums wiedervorlegen

...in der betreffenden Verteilergruppe im Feld Sachbearbeiter WV hinterlegt ist.

...das Weiterleiten von Datensätzen

Stammdatensätze weiterleiten

Belege weiterleiten

...beim Weiterleiten ausgewählt wird. Dabei wird auch festgelegt, wie der Sachbearbeiter benachrichtigt wird.

Vorgänge zur Abarbeitung weiterleiten

Vorgänge bei Nichteinhaltung des Abarbeitungszeitraums wiedervorlegen

...den Vorgang weitergeleitet hat.

...Wiedervorlagen von Datensätzen, u.a. Belegen

Belege wiedervorlegen

...im Belegkopf des betreffenden Belegs im Feld Sachbearbeiter hinterlegt ist.

Zur Benachrichtigung werden die Vorgänge üblicherweise in die Aufgabenmonitore der jeweils zuständigen Sachbearbeiter gestellt. Je nach Konfiguration können Sachbearbeiter zusätzlich oder alternativ mit E-Mails über Vorgänge benachrichtigt werden.

Über einen neuen Vorgang können Sie zusätzlich zur üblichen Benachrichtigung mit einer Desktopbenachrichtigung (Desktop Alert) benachrichtigt werden. Durch Klicken auf die Desktopbenachrichtigung wird die korrespondierende Übersicht der Vorgänge automatisch geöffnet. Ob Sie benachrichtigt werden, legen Sie in Ihrem Aufgabenmonitor fest (Menüpunkt Benachrichtigung bei neuer Workflow-Aktivität).

Sachbearbeiter mit E-Mails über Vorgänge benachrichtigen

In der WorkflowAutomation können Sachbearbeiter mit E-Mails über manuelle Vorgänge, manuelle Entscheidungsvorgänge und Informationsvorgänge benachrichtigt werden. Durch diese E-Mails können auch solche Sachbearbeiter über anstehende Vorgänge benachrichtigt werden, die ihre Aufgabenmonitore nicht regelmäßig oder gar nicht einsehen. So können z.B. auch Außendienstmitarbeiter zeitnah über ihre Vorgänge benachrichtigt werden.

Ob Sachbearbeiter grundsätzlich mit E-Mails über Vorgänge benachrichtigt werden können, ist anhand des Anwendungsparameters BB_WflEMailNotification konfiguriert. Für Vorgänge, die auf Grund von Ereignissen ausgelöst werden, legen Sie in den Verteilergruppen je Vorgang fest, dass der Sachbearbeiter mit einer E-Mail über den Vorgang benachrichtigt wird. Beim Weiterleiten eines Datensatzes legen Sie dies im Vorlauf fest. Dazu existiert jeweils das Auswahlfeld Benachrichtigung, in dem Sie die gewünschte Art der Benachrichtigung auswählen.

Die E-Mail zu dem Vorgang eines Ereignisses wird zu dem Zeitpunkt an den Sachbearbeiter gesendet, zu dem der Vorgang den Bearbeitungsstatus "Aktiv" erhält.

Inhalt einer E-Mail:

Inhalt

Erläuterungen

Empfänger

Der Empfänger ist der für den Vorgang zuständige Sachbearbeiter. Die E-Mail-Adresse des Sachbearbeiters wird aus dem Benutzerstamm ermittelt. Wenn für einen Sachbearbeiter keine oder eine ungültige E-Mail-Adresse erfasst ist, dann wird keine E-Mail gesendet. Stattdessen wird der Vorgang in den Aufgabenmonitor des Sachbearbeiters gestellt. Somit ist gewährleistet, dass der zuständige Sachbearbeiter trotzdem über den Vorgang benachrichtigt wird.

Absender

Als Absender wird der Veranlasser des Vorgangs ermittelt. Dabei wird wie folgt unterschieden:

  • Bei einem Vorgang, der auf Grund eines Ereignisses ausgelöst wird, wird als Veranlasser für den Vorgang der Veranlasser des Ereignisses verwendet. So ist z.B. der Veranlasser des Ereignisses "Neuanlage Teilestamm" der Sachbearbeiter, der den Teilestammdatensatz erfasst hat, wodurch das Ereignis ausgelöst wurde.

  • Bei einem Folgevorgang ist der Veranlasser der Sachbearbeiter, der den vorausgehenden Vorgang abgearbeitet hat.

  • Beim Weiterleiten eines Vorgangs ist der Veranlasser der Sachbearbeiter, der den Vorgang weitergeleitet hat.

Betreffzeile

Der Text der Betreffzeile wird aus dem AnwendungsparameterBB_WflNotificationHeader ermittelt.

Die Betreffzeile kann z.B. ein kurzer Kommentar über die Entstehung der E-Mail sein. So kann die Betreffzeile u.a. den feststehenden Begriff "proALPHA Vorgänge" enthalten. Anhand eines solchen Begriffs sieht der E-Mail-Empfänger auf den ersten Blick, dass die E-Mail eine Benachrichtigung über einen Vorgang ist. Feststehende Begriffe sind für jede E-Mail identisch. Zusätzlich oder alternativ zu feststehenden Begriffen kann die Betreffzeile nähere Angaben zu dem Vorgang enthalten. Nähere Angaben können u.a. der Workflow-Bereich oder das Ereignis sein, zu dem der Vorgang ausgelöst wurde. Solche Angaben können je nach Vorgang, also je E-Mail, unterschiedlich sein. Diese Angaben werden mit Hilfe von Platzhaltern in die E-Mails eingefügt. Beim Senden einer E-Mail werden die Platzhalter durch die entsprechenden Angaben ersetzt. Die feststehenden Begriffe sowie die Platzhalter sind in dem Anwendungsparameter BB_WflNotificationHeader hinterlegt.

Nachrichtentext

Der Nachrichtentext wird aus dem Textbaustein ermittelt, dessen Textschlüssel in dem Anwendungsparameter BB_WflNotificationTextBlock hinterlegt ist.

Der Nachrichtentext kann umfangreich sein. Wie die Betreffzeile kann ein Nachrichtentext aus feststehenden Begriffen und näheren Angaben zum Vorgang bestehen. Die feststehenden Begriffe sind für jede E-Mail identisch. Die näheren Angaben können je nach Vorgang, also je E-Mail, unterschiedlich sein. Diese Angaben werden mit Hilfe von Platzhaltern in die E-Mails eingefügt. Beim Senden einer E-Mail werden die Platzhalter durch die entsprechenden Angaben ersetzt. Die feststehenden Begriffe sowie die Platzhalter erfassen Sie in dem betreffenden Textbaustein im Textbausteinestamm. Da der Text unformatiert in die E-Mails eingefügt wird, erfassen Sie den Textbaustein im Standardtexteditor.

Platzhalter für E-Mails zu Vorgängen

Die Platzhalter stehen sowohl in Deutsch als auch in Englisch zur Verfügung. Die Verwendung der Platzhalter ist unabhängig von den genutzten Applikationssprachen oder der Oberflächensprache.

Platzhalter für...

Platzhalter in Deutsch

Platzhalter in Englisch

...die Vorgangsnummer des Vorgangs

<Vorgang>

<task>

...die Bezeichnung des Vorgangs

<Vorgang_Bezeichnung>

<task_description>

...die Ereignisnummer des Ereignisses, durch das der Vorgang ausgelöst wurde

<Ereignis>

<event>

...die Bezeichnung des Ereignisses, durch das der Vorgang ausgelöst wurde

<Ereignis_Bezeichnung>

<event_description>

...den Schlüssel des Workflow-Bereichs, in dem der Vorgang ausgelöst wurde, z.B. "S_A" für den Workflow-Bereich des Teilestamms

<Bereich>

<category>

...die Bezeichnung des Workflow-Bereichs, in dem der Vorgang ausgelöst wurde, z.B. "Teile" für den Workflow-Bereich des Teilestamms

<Bereich_Bezeichnung>

<category_description>

...den Schlüssel des Datensatzes, zu dem der Vorgang ausgelöst wurde, z.B. die Teilenummer eines Teilestammdatensatzes oder die Belegnummer eines Belegs

<Objekt>

<object>

...die Bemerkung zu dem Vorgang, z.B. Bemerkung, die beim Weiterleiten des Vorgangs erfasst wurde

<Bemerkung>

<remark>

...die Nummer der Firma

<Firma>

<company>

...die Bezeichnung der Firma

<Firma_Bezeichnung>

<company_description>

...den Schlüssel des Bearbeitungshinweises, der beim Weiterleiten des Vorgangs ausgewählt wurde

Der Platzhalter ist nur für das Weiterleiten von Vorgängen und Datensätzen gültig.

<Hinweis>

<reference>

...die Bezeichnung des Bearbeitungshinweises, der beim Weiterleiten des Vorgangs ausgewählt wurde

Der Platzhalter ist nur für das Weiterleiten von Vorgängen und Datensätzen gültig.

<Hinweis_Bezeichnung>

<reference_description>

Vorgänge abarbeiten

Je nach Art eines Vorgangs ist der Vorgang entweder durch den zuständigen Sachbearbeiter oder durch proALPHA abzuarbeiten.

Vorgänge bei Nichteinhaltung des Abarbeitungszeitraums wiedervorlegen

Im Aufgabenmonitor sind die Vorgänge von den zuständigen Sachbearbeitern in einem jeweils festgelegten Zeitraum abzuarbeiten. Dazu können Sie je Vorgang einen Zeitraum für die Abarbeitung festlegen. Bei Nichteinhaltung des Zeitraums wird ein weiterer Sachbearbeiter benachrichtigt, indem er den betreffenden Vorgang als Wiedervorlage erhält. So kann die Abarbeitung eines Vorgangs durch einen weiteren Sachbearbeiter überwacht werden. Den Zeitraum legen Sie wie folgt fest:

  • Für einen Vorgang, der durch ein Ereignis ausgelöst wird, erfassen Sie den Zeitraum in den Verteilergruppen je Vorgang. Im Feld Sachbearbeiter WV hinterlegen Sie den Sachbearbeiter, der bei Nichteinhaltung des Zeitraums benachrichtigt wird.

  • Für einen Vorgang, mit dem ein Datensatz weitergeleitet wird, erfassen Sie den Zeitraum beim Weiterleiten. Dazu aktivieren Sie das Kontrollkästchen erledigt bis. Im Feld unter dem Kontrollkästchen erfassen Sie das Datum, bis zu dem der Vorgang abgearbeitet sein soll. Bei Nichteinhaltung des Zeitraums wird der Sachbearbeiter benachrichtigt, der den Datensatz weitergeleitet hat.

  • Für einen Vorgang, der im Aufgabenmonitor weitergeleitet wird, erfassen Sie den Zeitraum beim Weiterleiten. Dazu geben Sie im Feld erledigt bis das Datum ein, bis zu dem der Vorgang abgearbeitet sein soll. Im Feld Sachbearbeiter WV hinterlegen Sie den Sachbearbeiter, der bei Nichteinhaltung des Zeitraums benachrichtigt wird.

Informationen zu Vorgängen

Wichtige Informationen und Informationsquellen sind u.a.:

Informationen

Informationsquellen

Probleme, die beim Abarbeiten eines Verarbeitungsvorgangs aufgetreten sind

Protokolle zu Verarbeitungsvorgängen

Vorgänge zu Ereignissen, die zu einem Datensatz ausgelöst wurden

Vorgänge, mit denen ein Datensatz an andere Sachbearbeiter weitergeleitet wurde

Infofenster "Workflow"

Detaillierte Daten eines Vorgangs

Übersicht der Vorgänge im Aufgabenmonitor; Menüpunkt Info | Details

In dem Infofenster sehen Sie u.a., durch welchen Sachbearbeiter ein Vorgang veranlasst oder abgearbeitet wurde.

Historie eines Vorgangs

Infofenster Vorgänge Details; Menüpunkt Info | Vorgangshistorie

In dem Infofenster sehen Sie u.a., durch welchen Sachbearbeiter ein Vorgang ausgelöst wurde, an welche Sachbearbeiter der Vorgang weitergeleitet wurde sowie die Bearbeitungshinweise.

Übersicht der Vorgänge, die dem Geschäftsprozess angehören

Übersicht der Vorgänge im Aufgabenmonitor; Menüpunkt Info | Vorgänge

Im Infofenster Vorgänge werden zu einem Vorgang alle Vorgänge des aktuellen Geschäftsprozesses aufgelistet. Dies sind alle Vorgänge, die auf Grund desselben Ereignisses ausgelöst wurden.

Vorgänge mit dem Bearbeitungsstatus "Ohne Bearbeitung" können Sie ausblenden oder einblenden.

Administration

Objekte

Bedeutung

Konfigurationstabelle Vorgänge Workflow

Vordefinierte Vorgänge je Workflow-Bereich

BB_WFNotificationTypes_...

Benachrichtigungsarten zur Information der Sachbearbeiter über Vorgänge

BB_WFProcessTypes_...

Vorgangstypen der Vorgänge

BB_WFActivityStatus_...

Bearbeitungsstatus für Vorgänge

BB_WFActivityStatusUser_...

Anwenderstatus für Vorgänge

BB_WflArchiveActivity

Verfahrensweise beim Entfernen von Vorgängen aus dem Aufgabenmonitor

BB_WflCondFollowingEvent_...

Bedingungen für die Auslösung von Folgeereignissen zu Entscheidungsvorgängen (Auswahlfeld FoEr aktiv in der Konfigurationstabelle)

E-Mail-Versand

Für den E-Mail-Versand in der WorkflowAutomation gilt die allgemeine Konfiguration für den E-Mail-Versand.

Thema: E-Mails

Zusätzlich können Sie folgende spezielle Konfigurationen vornehmen:

Objekte

Bedeutung

BB_WflEMailNotification

Festlegung, ob die Benachrichtigung der Sachbearbeiter über Vorgänge grundsätzlich über E-Mails erfolgen kann

BB_WflNotificationHeader

Text, der in die Betreffzeilen der E-Mails übernommen wird

BB_WflNotificationTextBlock

Textschlüssel des Textbausteins, dessen Text als Nachrichtentext in die E-Mails übernommen wird

MailSystem

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA Session

Verwendetes E-Mail-System

Der E-Mail-Versand im HTML-Format erfolgt mit SMTP mit einem Stateless AppServer. Dazu ist in der Startkonfiguration eine entsprechende Verbindung zu dem Server zu definieren und der Server ist als E-Mail-System im Startparameter MailSystem zu hinterlegen.