Vorgänge abarbeiten

Ein Vorgang ist ein Arbeitsschritt, der innerhalb eines Geschäftsprozesses im Rahmen der WorkflowAutomation abzuarbeiten ist. In der Regel sind Vorgänge durch Sachbearbeiter manuell abzuarbeiten. Jedoch gibt es für einige Geschäftsprozesse auch Vorgänge, die durch proALPHA mit Hilfe von Verarbeitungsprogrammen automatisch abgearbeitet werden.

Manuelle Vorgänge abarbeiten

Vorgänge, für deren Abarbeitung Sie als Sachbearbeiter zuständig sind, arbeiten Sie in Ihrem Aufgabenmonitor ab. Dort können Sie die Vorgänge sowohl in der Übersicht der Vorgänge abarbeiten als auch im Vorgangsdiagramm.

Ein manueller Vorgang steht zur Abarbeitung an, sobald er den Bearbeitungsstatus "Aktiv" erhält.

Hinweis: Wenn ein Vorgang in einem festgelegten Zeitraum abzuarbeiten ist und Sie den Zeitraum nicht einhalten, dann erhält ein anderer Sachbearbeiter den Vorgang als Wiedervorlage.

Einen manuellen Vorgang arbeiten Sie ab, indem Sie z.B. die Daten eines Datensatzes prüfen und ggf. pflegen. Dazu können Sie das Stammdatenfenster oder Erfassungsfenster des betreffenden Datensatzes direkt zum Vorgang öffnen. So können Sie z.B. zum manuellen Vorgang "Auftrag bearbeiten" das Erfassungsfenster des betreffenden Auftrags mit einem Doppelklick auf den Vorgang öffnen. Von der Konfiguration eines Vorgangs ist u.a. Folgendes abhängig:

  • Welcher Datensatz zu dem Vorgang geöffnet wird (Feld Aktion Dialog in der Konfigurationstabelle der Vorgänge).

  • Ob Sie nur den betreffenden Datensatz oder auch weitere Datensätze derselben Datensatzart einsehen und ggf. pflegen können (Kontrollkästchen Slave Mode in der Konfigurationstabelle der Vorgänge). Somit ist von der Einstellung dieses Kontrollkästchens abhängig, ob das Schlüsselfeld des betreffenden Datensatzes für die Suche geöffnet ist oder nicht.

Tipp: Ein Sachbearbeiter kann Zuständigkeiten eines anderen Sachbearbeiters übernehmen. Dies kann z.B. erforderlich sein, wenn dieser Sachbearbeiter Ihr Unternehmen verlässt. In einem solchen Fall kann der Sachbearbeiter in verschiedenen Datensätzen automatisch ausgetauscht werden (auch in Vorgängen). Den Austausch veranlasst Ihr Systemverwalter im Benutzerstamm, indem er die Zuordnung des betreffenden Benutzers auf den anderen Benutzer überträgt.

Manuelle Vorgänge in der Übersicht der Vorgänge abarbeiten

  1. Doppelklicken Sie in Ihrem Aufgabenmonitor auf die Zeile des gewünschten Aufgabenbereichs.

    Die Übersicht der Vorgänge zu dem Aufgabenbereich wird geöffnet.

    Die Vorgänge werden zeilenweise angezeigt.

  2. Prüfen und/oder pflegen Sie den Datensatz, zu dem der Vorgang angefallen ist. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

    1. Doppelklicken Sie auf die Zeile des gewünschten Vorgangs.

      Das Stammdatenfenster oder Erfassungsfenster des betreffenden Datensatzes wird geöffnet.

    2. Optional: Prüfen Sie die Daten.

    3. Optional: Ändern Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern.

Manuelle Vorgänge im Vorgangsdiagramm abarbeiten

  1. Doppelklicken Sie in Ihrem Aufgabenmonitor auf die Zeile des gewünschten Aufgabenbereichs.

    Die Übersicht der Vorgänge zu dem Aufgabenbereich wird geöffnet.

    Die Vorgänge werden zeilenweise angezeigt.

  2. Klicken Sie auf die Zeile des gewünschten Vorgangs.

  3. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Vorgangsdiagramm.

    Das Vorgangsdiagramm wird geöffnet.

  4. Prüfen und/oder pflegen Sie den Datensatz, zu dem der Vorgang angefallen ist. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

    1. Doppelklicken Sie auf das Symbol des gewünschten Vorgangs.

      Das Stammdatenfenster oder Erfassungsfenster des betreffenden Datensatzes wird geöffnet.

    2. Optional: Prüfen Sie die Daten.

    3. Optional: Ändern Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern.

Feldmasken für die Abarbeitung von manuellen Vorgängen definieren

Einen manuellen Vorgang arbeiten Sie ab, indem Sie z.B. die Daten eines Datensatzes prüfen und ggf. pflegen. Dazu können Sie das Stammdatenfenster oder Erfassungsfenster des betreffenden Datensatzes direkt zum Vorgang öffnen. Für die effiziente Pflege solcher Datensätze können Sie Feldmasken definieren. Mit einer Feldmaske können Sie die Felder, in denen Sie keine Daten erfassen oder pflegen wollen, für die Eingabe sperren. Beim Erfassen oder Pflegen der Daten können Sie die Taste <Tabulator> nutzen, um von einem Feld ins nächste Feld zu wechseln. Dabei werden die gesperrten Felder übersprungen.

Feldmasken definieren Sie je Datensatzart und je Vorgang. So ist eine Feldmaske z.B. für alle Aufträge gültig, die auf Grund des Vorgangs "Auftrag bearbeiten" zu pflegen sind. Zur Arbeitserleichterung können Sie alle Felder eines Fensters in einem Arbeitsschritt sperren oder freigeben. Wenn Sie für die Datenerfassung nur wenige Felder benötigen, können Sie so z.B. im ersten Schritt alle Felder sperren und anschließend die wenigen Felder wieder freigeben.

Feldmasken für die Abarbeitung von manuellen Vorgängen definieren

  1. Öffnen Sie das Stammdatenfenster oder das Erfassungsfenster der gewünschten Datensatzart.

  2. Wählen Sie den Menüpunkt Stamm | Workflow | Feldmaske zu den Vorgängen.

    Das Fenster Feldmaske zu den Vorgängen wird geöffnet.

    Die für die Datensatzart verfügbaren Vorgänge werden zeilenweise angezeigt.

  3. Klicken Sie auf die Zeile des gewünschten Vorgangs.

  4. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Feldmaske.

    Die Feldmaske wird geöffnet.

    Die Felder des Fensters werden aufgelistet. Wenn in dem Stammdatenfenster oder Erfassungsfenster Registerkarten zur Verfügung stehen, dann werden die Felder nach den Registerkarten gruppiert.

  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

  6. Bestimmen Sie, welche Felder gesperrt werden.

    Anwendungsfälle:

    • Einzelne Felder sperren.

      Deaktivieren Sie dazu in der Auflistung das Kontrollkästchen vor dem gewünschten Feld.

      Optional: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor dem Feld, um das Feld freizugeben.

    • Alle Felder einer Registerkarte sperren.

      Deaktivieren Sie dazu in der Auflistung das Kontrollkästchen vor der gewünschten Registerkarte.

      Optional: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor der Registerkarte, um die Felder freizugeben.

    • Alle Felder des Fensters sperren.

      Deaktivieren Sie dazu in der Auflistung das Kontrollkästchen vor dem Fenster.

      Optional: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor dem Fenster, um die Felder freizugeben.

  7. Speichern Sie.

Abgearbeitete manuelle Vorgänge aus dem Aufgabenmonitor entfernen

Nachdem Sie einen manuellen Vorgang abgearbeitet haben, ändern Sie dessen Bearbeitungsstatus von "Aktiv" in "Bearbeitet". Da bearbeitete Vorgänge in der Regel nicht im Aufgabenmonitor angezeigt werden (Einstellungen des Aufgabenmonitors), wird der Vorgang aus dem Aufgabenmonitor entfernt. Ob Sie zum Ändern des Bearbeitungsstatus Zugriffsberechtigungen für das mit dem Vorgang verbundene Programm benötigen, ist anhand des Anwendungsparameters BB_WflCheckUserAccessPrivilege konfiguriert.

Um den Bearbeitungsstatus von Vorgängen zu ändern, selektieren Sie diese zuvor. Je nachdem, ob Sie den Bearbeitungsstatus eines oder mehrerer Vorgänge ändern wollen, wechseln Sie in den entsprechenden Selektionsmodus:

  • Im einzeiligen Selektionsmodus können Sie immer nur einen Vorgang selektieren und anschließend den Bearbeitungsstatus des Vorgangs ändern.

    Wenn Sie die Übersicht öffnen, befindet sich diese automatisch im einzeiligen Selektionsmodus.

  • Im mehrzeiligen Selektionsmodus können Sie mehrere Vorgänge selektieren und anschließend den Bearbeitungsstatus der Vorgänge ändern.

    Unter den selektierten Vorgängen können auch Vorgänge enthalten sein, deren Bearbeitungsstatus nicht "Aktiv" ist. Der Bearbeitungsstatus solcher Vorgänge wird nicht in "Bearbeitet" geändert. Im Tooltip zur Schaltfläche wird die Anzahl der Vorgänge angezeigt, deren Bearbeitungsstatus tatsächlich geändert wird.

Auswirkungen:

Nachdem ein Vorgang abgearbeitet wurde, können weitere Vorgänge innerhalb des Geschäftsprozesses des Ereignisses zur Abarbeitung anfallen. Nachdem der letzte Vorgang des Geschäftsprozesses abgearbeitet wurde, ...

  • ...werden alle Vorgänge des Geschäftsprozesses archiviert oder gelöscht. Ob die Vorgänge archiviert oder gelöscht werden, ist anhand des Anwendungsparameters BB_WflArchiveActivity konfiguriert.

  • ...wird der Zustand des betreffenden Datensatzes aufgehoben.

  • ...kann ein Folgeereignis ausgelöst werden.

Abgearbeitete manuelle Vorgänge aus dem Aufgabenmonitor entfernen

  1. Doppelklicken Sie in Ihrem Aufgabenmonitor auf die Zeile des gewünschten Aufgabenbereichs.

    Die Übersicht der Vorgänge zu dem Aufgabenbereich wird geöffnet.

    Die Vorgänge werden zeilenweise angezeigt.

    Die Übersicht befindet sich im einzeiligen Selektionsmodus.

  2. Entfernen Sie die gewünschten Vorgänge.

    Anwendungsfälle:

Verarbeitungsvorgänge abarbeiten

Ein Verarbeitungsvorgang wird mit Hilfe eines Verarbeitungsprogramms automatisch abgearbeitet. Die Abarbeitung eines Verarbeitungsvorgangs erfolgt als Job in der Job-Verwaltung. Dazu wird der Verarbeitungsvorgang in die Job-Verwaltung übergeben. Zu welchem Zeitpunkt die Übergabe erfolgt, ist von der Konfiguration des Verarbeitungsvorgangs abhängig (Kontrollkästchen manuelle Freigabe in der Konfigurationstabelle der Vorgänge). Ein Verarbeitungsvorgang, der laut Konfiguration...

  • ...nicht freigegeben werden muss, wird automatisch übergeben, sobald er den Bearbeitungsstatus "Aktiv" erhält.

  • ...freigegeben werden muss, wird in den Aufgabenmonitor des zuständigen Sachbearbeiters gestellt. Dort wird er von dem Sachbearbeiter freigegeben, sobald der Verarbeitungsvorgang den Bearbeitungsstatus "Aktiv" erhält. Durch die Freigabe wird der Verarbeitungsvorgang in die Job-Verwaltung übergeben.

    Hinweis: Wenn ein Vorgang in einem festgelegten Zeitraum abzuarbeiten ist und Sie den Zeitraum nicht einhalten, dann erhält ein anderer Sachbearbeiter den Vorgang als Wiedervorlage.

In der Job-Verwaltung hat ein Verarbeitungsvorgang den Bearbeitungsstatus "Wartet", wenn dessen Abarbeitung entweder noch nicht begonnen wurde oder noch nicht abgeschlossen wurde.

Beim Abarbeiten eines Verarbeitungsvorgangs können Probleme auftreten. Dies kann zur Folge haben, dass die Abarbeitung des Verarbeitungsvorgangs abgebrochen wird. Informationen über Probleme, die beim Abarbeiten von Verarbeitungsvorgängen aufgetreten sind, erhalten Sie in den Protokollen zu Verarbeitungsvorgängen.

Ein Verarbeitungsvorgang, dessen Abarbeitung abgebrochen wurde, erhält wieder den Bearbeitungsstatus "Aktiv" und wird in den Aufgabenmonitor des zuständigen Sachbearbeiters gestellt. So kann der Sachbearbeiter das Problem beseitigen und den Verarbeitungsvorgang für den erneuten Start freigeben.

Als Hilfe zur Entscheidung, ob Sie einen Verarbeitungsvorgang freigeben können, können Sie das Stammdatenfenster oder Erfassungsfenster des betreffenden Datensatzes direkt zum Vorgang öffnen. So können Sie z.B. zum Verarbeitungsvorgang "Serviceauftrag für Faktura freigeben" das Erfassungsfenster des betreffenden Serviceauftrags mit einem Doppelklick auf den Vorgang öffnen, die Belegdaten prüfen und anschließend den Vorgang freigeben. Von der Konfiguration eines Verarbeitungsvorgangs ist u.a. Folgendes abhängig:

  • Welcher Datensatz zu dem Vorgang geöffnet wird (Feld Aktion Dialog in der Konfigurationstabelle der Vorgänge).

  • Ob Sie nur den betreffenden Datensatz oder auch weitere Datensätze derselben Datensatzart einsehen und ggf. pflegen können (Kontrollkästchen Slave Mode in der Konfigurationstabelle der Vorgänge). Somit ist von der Einstellung dieses Kontrollkästchens abhängig, ob das Schlüsselfeld des betreffenden Datensatzes für die Suche geöffnet ist oder nicht.

  • Mit welchem Verarbeitungsprogramm der Verarbeitungsvorgang abgearbeitet wird (Feld Aktion Batch in der Konfigurationstabelle der Vorgänge).

Verarbeitungsvorgänge in der Übersicht der Vorgänge freigeben

  1. Doppelklicken Sie in Ihrem Aufgabenmonitor auf die Zeile des gewünschten Aufgabenbereichs.

    Die Übersicht der Vorgänge zu dem Aufgabenbereich wird geöffnet.

    Die Vorgänge werden zeilenweise angezeigt.

  2. Klicken Sie auf die Zeile des gewünschten Verarbeitungsvorgangs.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Der Verarbeitungsvorgang wird für die Abarbeitung freigegeben und dadurch in die Job-Verwaltung übergeben.

Verarbeitungsvorgänge im Vorgangsdiagramm freigeben

  1. Doppelklicken Sie in Ihrem Aufgabenmonitor auf die Zeile des gewünschten Aufgabenbereichs.

    Die Übersicht der Vorgänge zu dem Aufgabenbereich wird geöffnet.

    Die Vorgänge werden zeilenweise angezeigt.

  2. Klicken Sie auf die Zeile des gewünschten Verarbeitungsvorgangs.

  3. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Vorgangsdiagramm.

    Das Vorgangsdiagramm wird geöffnet.

  4. Klicken Sie auf das Symbol des Verarbeitungsvorgangs.

  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Der Verarbeitungsvorgang wird für die Abarbeitung freigegeben und dadurch in die Job-Verwaltung übergeben.

Abgearbeitete Verarbeitungsvorgänge aus dem Aufgabenmonitor entfernen

Nach Abschluss der Abarbeitung eines Verarbeitungsvorgangs erhält dieser automatisch den Bearbeitungsstatus "Bearbeitet". Da bearbeitete Vorgänge in der Regel nicht im Aufgabenmonitor angezeigt werden (Einstellungen des Aufgabenmonitors), wird der Vorgang aus dem Aufgabenmonitor entfernt.

Auswirkungen:

Nachdem ein Vorgang abgearbeitet wurde, können weitere Vorgänge innerhalb des Geschäftsprozesses des Ereignisses zur Abarbeitung anfallen. Nachdem der letzte Vorgang des Geschäftsprozesses abgearbeitet wurde, ...

  • ...werden alle Vorgänge des Geschäftsprozesses archiviert oder gelöscht. Ob die Vorgänge archiviert oder gelöscht werden, ist anhand des Anwendungsparameters BB_WflArchiveActivity konfiguriert.

  • ...wird der Zustand des betreffenden Datensatzes aufgehoben.

  • ...kann ein Folgeereignis ausgelöst werden.

Automatische Entscheidungsvorgänge abarbeiten

Ein automatischer Entscheidungsvorgang wird mit Hilfe eines Verarbeitungsprogramms automatisch abgearbeitet, sobald er den Bearbeitungsstatus "Aktiv" erhält.

Beim Abarbeiten eines automatischen Entscheidungsvorgangs wird ein Sachverhalt in proALPHA geprüft. Je nach Ergebnis der Prüfung wird die Entscheidung "Ja" oder "Nein" automatisch getroffen. Die Entscheidung bestimmt, welcher Vorgang im Anschluss an den Entscheidungsvorgang abzuarbeiten ist. Welcher Vorgang bei welcher Entscheidung abzuarbeiten ist, ist von der Konfiguration des Geschäftsprozesses abhängig.

Von der Konfiguration eines automatischen Entscheidungsvorgangs ist u.a. abhängig, mit welchem Verarbeitungsprogramm der Entscheidungsvorgang abgearbeitet wird (Feld Aktion Entscheidung in der Konfigurationstabelle der Vorgänge).

Abgearbeitete automatische Entscheidungsvorgänge aus dem Aufgabenmonitor entfernen

Nach Abschluss der Abarbeitung eines automatischen Entscheidungsvorgangs erhält dieser automatisch den Bearbeitungsstatus "Entscheidung Ja" oder "Entscheidung Nein". Da bearbeitete Vorgänge in der Regel nicht im Aufgabenmonitor angezeigt werden (Einstellungen des Aufgabenmonitors), wird der Vorgang aus dem Aufgabenmonitor entfernt.

Auswirkungen:

Nachdem ein Vorgang abgearbeitet wurde, können weitere Vorgänge innerhalb des Geschäftsprozesses des Ereignisses zur Abarbeitung anfallen. Nachdem der letzte Vorgang des Geschäftsprozesses abgearbeitet wurde, ...

  • ...werden alle Vorgänge des Geschäftsprozesses archiviert oder gelöscht. Ob die Vorgänge archiviert oder gelöscht werden, ist anhand des Anwendungsparameters BB_WflArchiveActivity konfiguriert.

  • ...wird der Zustand des betreffenden Datensatzes aufgehoben.

  • ...kann ein Folgeereignis ausgelöst werden.

Manuelle Entscheidungsvorgänge abarbeiten

Manuelle Entscheidungsvorgänge, für deren Abarbeitung Sie als Sachbearbeiter zuständig sind, arbeiten Sie in Ihrem Aufgabenmonitor ab. Dort können Sie die Vorgänge sowohl in der Übersicht der Vorgänge abarbeiten als auch im Vorgangsdiagramm.

Ein manueller Entscheidungsvorgang steht zur Abarbeitung an, sobald er den Bearbeitungsstatus "Aktiv" erhält.

Hinweis: Wenn ein Vorgang in einem festgelegten Zeitraum abzuarbeiten ist und Sie den Zeitraum nicht einhalten, dann erhält ein anderer Sachbearbeiter den Vorgang als Wiedervorlage.

Einen manuellen Entscheidungsvorgang arbeiten Sie ab, indem Sie ggf. einen Sachverhalt in proALPHA prüfen und eine entsprechende Entscheidung treffen. Zum Treffen der Entscheidung wird eine Systemmeldung mit der entsprechenden Frage angezeigt. In der Systemmeldung treffen Sie eine Entscheidung, indem Sie die Frage entweder mit "Ja" oder mit "Nein" beantworten. Die Entscheidung bestimmt, welcher Vorgang im Anschluss an den Entscheidungsvorgang abzuarbeiten ist. Welcher Vorgang bei welcher Entscheidung abzuarbeiten ist, ist von der Konfiguration des Geschäftsprozesses abhängig.

Als Hilfe zur Entscheidung können Sie das Stammdatenfenster oder Erfassungsfenster des betreffenden Datensatzes direkt zum manuellen Entscheidungsvorgang öffnen. So können Sie z.B. zur Prüfung der Belegdaten eines Auftrags das Erfassungsfenster des Auftrags mit einem Doppelklick auf den Vorgang öffnen, die Belegdaten prüfen und anschließend die Entscheidung treffen. Von der Konfiguration eines Vorgangs ist u.a. Folgendes abhängig:

  • Welcher Datensatz zu dem Vorgang geöffnet wird (Feld Aktion Dialog in der Konfigurationstabelle der Vorgänge).

  • Ob Sie nur den betreffenden Datensatz oder auch weitere Datensätze derselben Datensatzart einsehen und ggf. pflegen können (Kontrollkästchen Slave Mode in der Konfigurationstabelle der Vorgänge). Somit ist von der Einstellung dieses Kontrollkästchens abhängig, ob das Schlüsselfeld des betreffenden Datensatzes für die Suche geöffnet ist oder nicht.

  • Auf Grund welcher Frage die Entscheidung zu treffen ist (Feld Frage Entscheidung in der Konfigurationstabelle der Vorgänge).

Manuelle Entscheidungsvorgänge in der Übersicht der Vorgänge abarbeiten

  1. Doppelklicken Sie in Ihrem Aufgabenmonitor auf die Zeile des gewünschten Aufgabenbereichs.

    Die Übersicht der Vorgänge zu dem Aufgabenbereich wird geöffnet.

    Die Vorgänge werden zeilenweise angezeigt.

  2. Klicken Sie auf die Zeile des gewünschten manuellen Entscheidungsvorgangs.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Die Systemmeldung mit der Frage zur Entscheidung wird angezeigt.

  4. Optional: Erfassen Sie eine Bemerkung zu Ihrer Entscheidung.

    Anhand der Bemerkung können Sie z.B. im Rahmen eines Freigabe-Workflows die Begründung für eine Ablehnung der Freigabe hinterlegen.

  5. Treffen Sie die Entscheidung. Bestätigen Sie dazu die Systemmeldung mit Ja oder mit Nein.

    Die Bemerkung wird in ggf. vorhandene folgende Folgeereignisse übernommen sowie zusammen mit dem Vorgang archiviert.

Manuelle Entscheidungsvorgänge im Vorgangsdiagramm abarbeiten

  1. Doppelklicken Sie in Ihrem Aufgabenmonitor auf die Zeile des gewünschten Aufgabenbereichs.

    Die Übersicht der Vorgänge zu dem Aufgabenbereich wird geöffnet.

    Die Vorgänge werden zeilenweise angezeigt.

  2. Klicken Sie auf die Zeile des gewünschten manuellen Entscheidungsvorgangs.

  3. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Vorgangsdiagramm.

    Das Vorgangsdiagramm wird geöffnet.

  4. Klicken Sie auf das Symbol des manuellen Entscheidungsvorgangs.

  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Die Systemmeldung mit der Frage zur Entscheidung wird angezeigt.

  6. Optional: Erfassen Sie eine Bemerkung zu Ihrer Entscheidung.

    Anhand der Bemerkung können Sie z.B. im Rahmen eines Freigabe-Workflows die Begründung für eine Ablehnung der Freigabe hinterlegen.

  7. Treffen Sie die Entscheidung. Bestätigen Sie dazu die Systemmeldung mit Ja oder mit Nein.

    Die Bemerkung wird in ggf. vorhandene folgende Folgeereignisse übernommen sowie zusammen mit dem Vorgang archiviert.

Abgearbeitete manuelle Entscheidungsvorgänge aus dem Aufgabenmonitor entfernen

Nachdem Sie die Entscheidung getroffen haben, erhält der manuelle Entscheidungsvorgang automatisch den Bearbeitungsstatus "Entscheidung Ja" oder "Entscheidung Nein". Da bearbeitete Vorgänge in der Regel nicht im Aufgabenmonitor angezeigt werden (Einstellungen des Aufgabenmonitors), wird der Vorgang aus dem Aufgabenmonitor entfernt.

Auswirkungen:

Nachdem ein Vorgang abgearbeitet wurde, können weitere Vorgänge innerhalb des Geschäftsprozesses des Ereignisses zur Abarbeitung anfallen. Nachdem der letzte Vorgang des Geschäftsprozesses abgearbeitet wurde, ...

  • ...werden alle Vorgänge des Geschäftsprozesses archiviert oder gelöscht. Ob die Vorgänge archiviert oder gelöscht werden, ist anhand des Anwendungsparameters BB_WflArchiveActivity konfiguriert.

  • ...wird der Zustand des betreffenden Datensatzes aufgehoben.

  • ...kann ein Folgeereignis ausgelöst werden.

Informationsvorgänge abarbeiten

Informationsvorgänge, für deren Abarbeitung Sie als Sachbearbeiter zuständig sind, arbeiten Sie in Ihrem Aufgabenmonitor ab. Dort können Sie die Vorgänge sowohl in der Übersicht der Vorgänge abarbeiten als auch im Vorgangsdiagramm.

Ein Informationsvorgang steht zur Abarbeitung an, sobald er den Bearbeitungsstatus "Aktiv" erhält.

Einen Informationsvorgang arbeiten Sie ab, indem Sie ihn einsehen und ggf. den Sachverhalt prüfen, über den Sie durch den Informationsvorgang informiert wurden.

Hinweis: Ein Informationsvorgang dient lediglich zur Information. Daher können Sie im Aufgabenmonitor zu einem Informationsvorgang keinen Datensatz öffnen.

Informationsvorgänge in der Übersicht der Vorgänge abarbeiten

  1. Doppelklicken Sie in Ihrem Aufgabenmonitor auf die Zeile des gewünschten Aufgabenbereichs.

    Die Übersicht der Vorgänge zu dem Aufgabenbereich wird geöffnet.

    Die Vorgänge werden zeilenweise angezeigt.

  2. Sehen Sie den gewünschten Informationsvorgang ein.

Informationsvorgänge im Vorgangsdiagramm abarbeiten

  1. Doppelklicken Sie in Ihrem Aufgabenmonitor auf die Zeile des gewünschten Aufgabenbereichs.

    Die Übersicht der Vorgänge zu dem Aufgabenbereich wird geöffnet.

    Die Vorgänge werden zeilenweise angezeigt.

  2. Klicken Sie auf die Zeile des gewünschten Vorgangs.

  3. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Vorgangsdiagramm.

    Das Vorgangsdiagramm wird geöffnet.

  4. Sehen Sie den gewünschten Informationsvorgang ein.

Abgearbeitete Informationsvorgänge aus dem Aufgabenmonitor entfernen

Nachdem Sie den Informationsvorgang eingesehen haben, ändern Sie dessen Bearbeitungsstatus von "Aktiv" in "Bearbeitet". Da bearbeitete Vorgänge in der Regel nicht im Aufgabenmonitor angezeigt werden (Einstellungen des Aufgabenmonitors), wird der Vorgang aus dem Aufgabenmonitor entfernt.

Auswirkungen:

Nachdem ein Vorgang abgearbeitet wurde, können weitere Vorgänge innerhalb des Geschäftsprozesses des Ereignisses zur Abarbeitung anfallen. Nachdem der letzte Vorgang des Geschäftsprozesses abgearbeitet wurde, ...

  • ...werden alle Vorgänge des Geschäftsprozesses archiviert oder gelöscht. Ob die Vorgänge archiviert oder gelöscht werden, ist anhand des Anwendungsparameters BB_WflArchiveActivity konfiguriert.

  • ...wird der Zustand des betreffenden Datensatzes aufgehoben.

  • ...kann ein Folgeereignis ausgelöst werden.

Abgearbeitete Informationsvorgänge aus dem Aufgabenmonitor entfernen

  1. Doppelklicken Sie in Ihrem Aufgabenmonitor auf die Zeile des gewünschten Aufgabenbereichs.

    Die Übersicht der Vorgänge zu dem Aufgabenbereich wird geöffnet.

    Die Vorgänge werden zeilenweise angezeigt.

    Die Übersicht befindet sich im einzeiligen Selektionsmodus.

  2. Entfernen Sie die gewünschten Vorgänge.

    Anwendungsfälle:

b2b-Vorgänge abarbeiten

Ein b2b-Benutzer kann die ihn betreffenden b2b-Vorgänge im Aufgabenmonitor des Webportals einsehen und abarbeiten.

Wiedervorlagen abarbeiten

Wiedervorlagen, für deren Abarbeitung Sie als Sachbearbeiter zuständig sind, arbeiten Sie in Ihrem Aufgabenmonitor in der Übersicht der Vorgänge ab.

Je nachdem, wie die Wiedervorlage entstanden ist, arbeiten Sie die Wiedervorlage entsprechend ab:

  • Einen wiedervorgelegten manuellen Vorgang arbeiten Sie wie für manuelle Vorgänge üblich ab.

  • Einen wiedervorgelegten Beleg arbeiten Sie ab, indem Sie z.B. die Belegdaten des Belegs prüfen und ggf. pflegen. Dazu können Sie das Erfassungsfenster des Belegs mit einem Doppelklick auf die Wiedervorlage öffnen. Von der Konfiguration eines Vorgangs ist u.a. abhängig, ob Sie nur den wiedervorgelegten Beleg oder auch weitere Belege derselben Belegart einsehen und ggf. pflegen können (Kontrollkästchen Slave Mode in der Konfigurationstabelle Workflow-Aktivitäten). Somit ist von der Einstellung dieses Kontrollkästchens abhängig, ob das Schlüsselfeld des betreffenden Belegs für die Suche geöffnet ist oder nicht.

Wiedervorgelegten Beleg abarbeiten

  1. Doppelklicken Sie in Ihrem Aufgabenmonitor auf die Zeile des gewünschten Aufgabenbereichs.

    Die Übersicht der Vorgänge zu dem Aufgabenbereich wird geöffnet.

    Die Belege werden zeilenweise angezeigt.

  2. Prüfen und/oder pflegen Sie den Beleg. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

    1. Doppelklicken Sie auf die Zeile des gewünschten Belegs.

      Das Erfassungsfenster des Belegs wird geöffnet.

    2. Optional: Prüfen Sie die Daten.

    3. Optional: Ändern Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern.

Abgearbeitete Wiedervorlagen aus dem Aufgabenmonitor entfernen

Nachdem Sie die Wiedervorlage abgearbeitet haben, entfernen Sie diese aus der Übersicht der Vorgänge des Aufgabenmonitors.

Um Wiedervorlagen aus dem Aufgabenmonitor zu entfernen, selektieren Sie diese zuvor in der Übersicht. Je nachdem, ob Sie eine oder mehrere Wiedervorlagen entfernen wollen, können Sie in der Übersicht in einen entsprechenden Selektionsmodus wechseln:

  • Im einzeiligen Selektionsmodus können Sie immer nur eine Wiedervorlage selektieren und anschließend entfernen.

    Wenn Sie die Übersicht öffnen, befindet sich diese automatisch im einzeiligen Selektionsmodus.

  • Im mehrzeiligen Selektionsmodus können Sie mehrere Wiedervorlagen selektieren und anschließend in einem Arbeitsschritt entfernen.

Abgearbeitete Wiedervorlagen aus dem Aufgabenmonitor entfernen

  1. Doppelklicken Sie in Ihrem Aufgabenmonitor auf die Zeile des gewünschten Aufgabenbereichs.

    Die Übersicht der Vorgänge zu dem Aufgabenbereich wird geöffnet.

    Die Vorgänge werden zeilenweise angezeigt.

    Die Übersicht befindet sich im einzeiligen Selektionsmodus.

  2. Entfernen Sie die gewünschten Wiedervorlagen.

    Anwendungsfälle:

Vorgänge zur Abarbeitung weiterleiten

In Ihrem Aufgabenmonitor können Sie Vorgänge zum Abarbeiten manuell an andere Sachbearbeiter weiterleiten. Im Aufgabenmonitor können Sie die Vorgänge sowohl aus der Übersicht der Vorgänge weiterleiten als auch aus dem Vorgangsdiagramm.

Ausnahmen sind wiedervorgelegte Belege, die nicht weitergeleitet werden können.

Um Vorgänge an einen Sachbearbeiter weiterzuleiten, selektieren Sie diese zuvor in der Übersicht. Je nachdem, ob Sie einen oder mehrere Vorgänge weiterleiten wollen, wechseln Sie in den entsprechenden Selektionsmodus der Übersicht:

  • Im einzeiligen Selektionsmodus können Sie immer nur einen Vorgang selektieren und anschließend den Vorgang an einen Sachbearbeiter weiterleiten.

    Wenn Sie die Übersicht öffnen, befindet sich diese automatisch im einzeiligen Selektionsmodus.

  • Im mehrzeiligen Selektionsmodus können Sie mehrere Vorgänge selektieren und anschließend die Vorgänge an einen Sachbearbeiter weiterleiten.

    Im Tooltip zur Schaltfläche wird die Anzahl der Vorgänge angezeigt, die weitergeleitet werden.

Beim Weiterleiten von Vorgängen bestimmen Sie, welcher Sachbearbeiter die Vorgänge erhalten soll. Zudem können Sie einen Bearbeitungshinweis für den Sachbearbeiter auswählen. Je nach Konfiguration können Sie auch bestimmen, ob die Vorgänge in den Aufgabenmonitor des Sachbearbeiters gestellt werden und/oder der Sachbearbeiter per E-Mail benachrichtigt wird.

Bei der Benachrichtigungsart "Aufgabenmonitor" oder "Aufgabenmonitor & E-Mail" können Sie ein Datum erfassen, bis zu dem die Vorgänge abgearbeitet werden sollen (Feld erledigt bis). Wenn die Vorgänge bis zu diesem Datum nicht abgearbeitet wurden, dann wird der Sachbearbeiter für die Wiedervorlage benachrichtigt (Feld Sachbearbeiter WV).

Vorgänge zur Abarbeitung weiterleiten

  1. Doppelklicken Sie in Ihrem Aufgabenmonitor auf die Zeile des gewünschten Aufgabenbereichs.

    Die Übersicht der Vorgänge zu dem Aufgabenbereich wird geöffnet.

    Die Vorgänge werden zeilenweise angezeigt.

    Die Übersicht befindet sich im einzeiligen Selektionsmodus.

  2. Leiten Sie die Vorgänge an den gewünschten Sachbearbeiter weiter.

    Anwendungsfälle:

Weitergeleitete Vorgänge zurückrufen

Einen Vorgang, den Sie manuell an einen oder mehrere Sachbearbeiter weitergeleitet haben (Schaltfläche ), können Sie zurückrufen. Dies betrifft sowohl Vorgänge, die Sie aus Ihrem Aufgabenmonitor manuell weitergeleitet haben als auch Vorgänge, die Sie beim Weiterleiten von Datensätzen, z.B. eines Belegs, zugeordnet haben. So können Sie z.B. einen irrtümlich weitergeleiteten Vorgang wieder zurückrufen. Beim Rückruf wird der Vorgang aus dem Aufgabenmonitor der jeweiligen Sachbearbeiter gelöscht.

Voraussetzungen für den Rückruf

Erläuterungen

Sie sind der Veranlasser des Vorgangs.

-

Der Vorgang wurde in den Aufgabenmonitor des Sachbearbeiters gestellt.

Beim Weiterleiten haben Sie die Benachrichtigungsart "Aufgabenmonitor" oder "Aufgabenmonitor & E-Mail" ausgewählt.

E-Mails werden jedoch nicht zurückgerufen. Wurde der Sachbearbeiter zusätzlich per E-Mail benachrichtigt, so wird der Vorgang lediglich aus dem Aufgabenmonitor gelöscht.

Vorgänge, die mit der Benachrichtigungsart "E-Mail" weitergeleitet wurden, können Sie nicht zurückrufen.

Der Vorgang wurde von dem Sachbearbeiter noch nicht abgearbeitet.

Der Vorgang wurde noch nicht archiviert oder gelöscht.

Den Rückruf eines Vorgangs veranlassen Sie in den Informationen zur WorkflowAutomation des betreffenden Datensatzes. Wollen Sie z.B. einen Vorgang zurückrufen, mit dem Sie eine Rechnung zwecks Prüfung an einen Sachbearbeiter weitergeleitet haben, dann öffnen Sie dazu das Infofenster Workflow zu der Rechnung.

Weitergeleitete Vorgänge zurückrufen

  1. Öffnen Sie das Stammdatenfenster der gewünschten Datensatzart oder das Erfassungsfenster der gewünschten Belegart.

  2. Suchen Sie den gewünschten Stammdatensatz oder Beleg.

  3. Wählen Sie den Menüpunkt Info | Workflow.

    Das Infofenster Workflow wird geöffnet.

  4. Die Vorgänge werden zeilenweise angezeigt.

  5. Klicken Sie auf die Zeile des gewünschten Vorgangs.

    Hinweis: Einen manuell weitergeleiteten Vorgang erkennen Sie anhand des Fragezeichens (?) in der Spalte Er (Ereignis).

  6. Wählen Sie den Menüpunkt Extras | Workflow-Vorgang zurückrufen.