Verteilergruppen

In der WorkflowAutomation werden Ereignisse zu Datensätzen ausgelöst. Dabei können Vorgänge anfallen, die durch Sachbearbeiter abzuarbeiten sind. Mit Hilfe von Verteilergruppen legen Sie fest, welche Sachbearbeiter über welche Vorgänge benachrichtigt werden. Damit bei der Auslösung von Ereignissen zu einem Datensatz die dafür zuständigen Sachbearbeiter ermittelt und über ihre Vorgänge benachrichtigt werden, ist dem Datensatz die entsprechende Verteilergruppe zuzuordnen.

Verteilergruppen definieren

Abhängig von der Datensatzart fallen in der WorkflowAutomation unterschiedliche Vorgänge für unterschiedliche Sachbearbeiter an. Daher definieren Sie z.B. für Teile andere Verteilergruppen als für Kunden oder Rechnungen. Das Definieren einer Verteilergruppe erfolgt in zwei Arbeitsschritten. Im ersten Schritt legen Sie die Verteilergruppe an. Verteilergruppen können Sie manuell erfassen oder mit der Kopiervorlage anlegen. Dabei erfassen Sie die Bezeichnung der Verteilergruppe. Im zweiten Schritt bestimmen Sie, auf Grund welcher Ereignisse Sachbearbeiter der Verteilergruppe über welche Vorgänge benachrichtigt werden sollen. Dabei hinterlegen Sie je Ereignis

  • den Geschäftsprozess, über dessen Vorgänge Sachbearbeiter benachrichtigt werden sollen,

  • welche Sachbearbeiter über welche Vorgänge des Geschäftsprozesses benachrichtigt werden sollen und

  • welcher Zustand den Datensätzen auf Grund des Ereignisses zugeordnet werden soll.

Verteilergruppen definieren

  1. Öffnen Sie das Stammdatenfenster oder das Erfassungsfenster der gewünschten Datensatzart.

  2. Wählen Sie den Menüpunkt Stamm | Workflow | Verteilergruppen.

    Das Stammdatenfenster Verteilergruppen wird geöffnet.

  3. Erfassen Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern.

  4. Hinterlegen Sie die Ereignisse sowie die jeweils zugehörigen Geschäftsprozesse und Sachbearbeiter.

    Anwendungsfälle:

Verteilergruppen pflegen

Die Vorgänge und Sachbearbeiter der Verteilergruppen können Sie ändern. Ebenso können Sie Vorgänge hinzufügen oder löschen.

Eine Verteilergruppe, die nicht mehr benötigt wird, können Sie löschen. So können Sie eine Verteilergruppe z.B. nicht löschen, wenn offene Vorgänge zu Geschäftsprozessen mit Folgeereignissen existieren, für die die Verteilergruppe noch benötigt wird.

Tipp: Ein Sachbearbeiter kann Zuständigkeiten eines anderen Sachbearbeiters übernehmen. Dies kann z.B. erforderlich sein, wenn dieser Sachbearbeiter Ihr Unternehmen verlässt. In einem solchen Fall kann der Sachbearbeiter in verschiedenen Datensätzen automatisch ausgetauscht werden (auch in Verteilergruppen). Den Austausch veranlasst Ihr Systemverwalter im Benutzerstamm, indem er die Zuordnung des betreffenden Benutzers auf den anderen Benutzer überträgt.

Verteilergruppen verwenden

Verteilergruppen den Datensätzen zuordnen

Damit bei der Auslösung von Ereignissen zu einem Datensatz die dafür zuständigen Sachbearbeiter ermittelt und über ihre Vorgänge benachrichtigt werden, ist dem Datensatz die entsprechende Verteilergruppe zuzuordnen. Ob einem Datensatz zwingend eine Verteilergruppe zugeordnet werden muss, ist anhand des Anwendungsparameters BB_WflCheckWorkGroup konfiguriert.

Zur Erfassungshilfe bei der Belegerfassung können Sie zu den einzelnen Belegarten Verteilergruppen in den Belegparametern als Vorschlagswerte hinterlegen.

Voraussetzung dafür ist, dass in der Konfigurationstabelle Belegarten bei der entsprechenden Belegart das Kontrollkästchen Verteilergruppe aktiv ist.

Sachbearbeiter aus den Verteilergruppen der Datensätze ermitteln

Wenn einem Datensatz eine Verteilergruppe zugeordnet ist und ein Ereignis zu dem Datensatz ausgelöst wird, dann werden die zuständigen Sachbearbeiter aus der Verteilergruppe ermittelt und über ihre Vorgänge benachrichtigt. In der Verteilergruppe können für einen Vorgang auch mehrere Sachbearbeiter hinterlegt sein. In diesem Fall wird der zuständige Sachbearbeiter in folgender Reihenfolge ermittelt:

  1. Sachbearbeiter, der im Datensatz hinterlegt ist, wenn in der Verteilergruppe das Kontrollkästchen SB Datensatz aktiv ist.

    Bei einem Beleg ist dies der Sachbearbeiter, der im Belegkopf hinterlegt ist. Bei einem Stammdatensatz ist dies der Sachbearbeiter, der im Stammdatensatz hinterlegt ist.

  2. Sachbearbeiter, der den Datensatz erfasst oder gepflegt hat, wenn in der Verteilergruppe das Kontrollkästchen aktueller Benutzer aktiv ist.

    Dies ist der Sachbearbeiter, der als Benutzer z.B. einen neuen Beleg oder einen neuen Stammdatensatz erfasst hat, wodurch der Vorgang ausgelöst wurde. Im DMS ist es der Sachbearbeiter, der die Dokumentdatei (Ordnerdatei) oder das DMS-Dokument (DMS-Ordner) archiviert oder bearbeitet.

  3. Sachbearbeiter, der in der Verteilergruppe im Feld Sachbearbeiter hinterlegt ist.

Über den Vorgang wird der Sachbearbeiter benachrichtigt, der in der beschriebenen Reihenfolge zuerst ermittelt wird.

Verteilergruppenzuordnungen der Datensätze ändern

Ordnen Sie einem Datensatz eine andere Verteilergruppe zu, so hat dies folgende Auswirkungen:

  • Die Vorgänge, die für die Sachbearbeiter der ursprünglichen Verteilergruppe angefallen sind, werden gelöscht.

    Ausnahmen sind Vorgänge, die bereits von den Sachbearbeitern abgearbeitet wurden. Diese werden nicht gelöscht.

  • Die Zustände, die dem Datensatz auf Grund der ursprünglichen Verteilergruppe zugeordnet wurden, werden gelöscht.

  • Die Sachbearbeiter der neuen Verteilergruppe werden über die Vorgänge benachrichtigt.

  • Dem Datensatz werden die Zustände auf Grund der neuen Verteilergruppe zugeordnet.

Verteilergruppenzuordnungen der Datensätze löschen

Wenn zu einem Datensatz in der WorkflowAutomation keine Ereignisse mehr ausgelöst werden sollen und somit keine Vorgänge mehr anfallen sollen, dann können Sie die Zuordnung der Verteilergruppe im Datensatz löschen.

Wenn einem Datensatz keine Verteilergruppe zugeordnet ist und ein Ereignis zu dem Datensatz ausgelöst wird, dann wird dem Datensatz lediglich der Zustand zugeordnet. Ein Sachbearbeiter wird in diesem Fall nicht benachrichtigt.

Ausnahmen sind:

  • Einige Ereignisse zu Belegen, z.B. Ereignisse zu den Abrufen der Abrufaufträge

    Bei der Auslösung solcher Ereignisse werden die Sachbearbeiter benachrichtigt, die im jeweiligen Belegkopf der Belege hinterlegt sind (Feld Sachbearbeiter).

  • Ereignisse zur Neuanlage

    Wenn einem neu erfassten Datensatz keine Verteilergruppe zugeordnet ist, dann wird das Ereignis zur Neuanlage nicht ausgelöst, d.h., dass in der WorkflowAutomation kein Sachbearbeiter über den neu erfassten Datensatz benachrichtigt wird und dem Datensatz kein Zustand zugeordnet wird.

Informationen zu Verteilergruppen

Liste "Verteilergruppen" gestalten und ausgeben

Die Ereignisse, die Vorgänge und deren Sachbearbeiter sowie die Zustände, die zu einer Verteilergruppe hinterlegt sind, können Sie in Listen über Verteilergruppen ausgeben. Dazu ist im Lieferumfang von proALPHA eine Listenansicht enthalten. Diese Listenansicht sowie weitere Listenansichten können Sie in den Listeneditoren gestalten. So können Sie anhand von Listenfeldern bestimmen, welche Daten in der Liste ausgegeben werden. Die Liste geben Sie je Datensatzart aus. Bei der Ausgabe der Liste grenzen Sie die auszugebenden Daten im Druckvorlauf ein. So können Sie z.B. bestimmen, welche Verteilergruppen in der Liste ausgegeben werden.

Basiswissen:

Administration

Objekte

Bedeutung

BB_WflCheckWorkGroup

Festlegung, ob Datensätzen zwingend Verteilergruppen zugeordnet werden müssen

WB_UseB2BWorkGroup

Verteilergruppe aus dem Webbereich in Angeboten oder Aufträgen vorschlagen