Tagesabschluss

Durch den Tagesabschluss werden Werte und Daten, die während des Tagesgeschäfts in proALPHA erfasst wurden, verarbeitet. Der Tagesabschluss wird in der Regel einmal täglich je Mandant durchgeführt, zumeist nachts, wenn die Tagesgeschäfte beendet sind.

Tagesabschluss durchführen

Der Tagesabschluss wird in der Regel automatisch mit einem permanenten Job durchgeführt. Bei Bedarf kann der Tagesabschluss manuell gestartet werden (Menüpunkt Systemverwaltung | Tools | Tagesabschluss).

Wichtige Tagesabschlussarbeiten sind u.a.:

Einkaufsrelevante Tagesabschlussarbeiten

Aktionen

Erläuterungen

Rechnungskontrollbelege verbuchen

Voraussetzung für die Verbuchung ist die Belegfreigabe. Die Buchungen werden in der Datenübernahme bereitgestellt. Je nach Konfiguration werden die Buchungen in der Datenübernahme automatisch verbucht, wenn die Tagesabschlussarbeiten der Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung durchgeführt werden.

Besonderheiten:

  • Verbuchte Belege werden automatisch archiviert.

  • Zu Belegpositionen aus Rechnungskontrollbelegen werden ggf. Belastungsanzeigen generiert, wenn keine Ersatzlieferung gewünscht ist.

  • Rechnungskontrollbelege mit Bezug zu Fremdleistungsaktivitäten lösen Rückmeldungen in der Produktion aus.

Themen:

Vertragsgültigkeit von Rahmenbestellungen mit der WorkflowAutomation überwachen

Zur Überwachung gibt es folgendes Ereignis: Rahmenbestellung abgelaufen

Vertragsgültigkeit von Abrufbestellungen mit der WorkflowAutomation überwachen

Zur Überwachung gibt es folgendes Ereignis: Abrufbestellung abgelaufen

Statistikwerte berechnen

Thema: Statistiken

Belege der dafür vorgesehenen Belegarten COLD-archivieren

Thema: COLD-Archivierung

Datensätze unter Berücksichtigung der Speicherdauer löschen

Thema: Speicherdauer konfigurieren

Materialwirtschaftsrelevante Tagesabschlussarbeiten

Aktionen

Erläuterungen

Lagerbewegungen verbuchen

Lagerbewegungen werden in die Finanzbuchhaltung und die Kostenrechnung verbucht. Die Verbuchung erfolgt grundsätzlich über den Tagesabschluss der Materialwirtschaft. So werden z.B. Lagerbewegungen, die aus Produktionsaufträgen resultieren, über die Materialwirtschaft verbucht.

Thema: Lagerbewegungen

Inventur abschließen

Thema: Inventur abschließen

Lieferscheine an Lager und interne Lieferscheine archivieren

Voraussetzung für die Archivierung ist die Belegfreigabe.

Themen:

Statistikwerte berechnen

Thema: Statistiken

Analysewerte für die ABC-Analyse "Teile je Lagerort" berechnen

Thema: ABC-Analysen

Belege der dafür vorgesehenen Belegarten COLD-archivieren

Thema: COLD-Archivierung

Datensätze unter Berücksichtigung der Speicherdauer löschen

Thema: Speicherdauer konfigurieren

Produktionsrelevante Tagesabschlussarbeiten

Aktionen

Erläuterungen

Endtermine der Vertriebsaufträge mit der WorkflowAutomation überwachen

Zur Überwachung gibt es folgendes Ereignis: Produktion: Endtermin überschritten

Rückmeldungen verbuchen

Thema: Rückmeldewesen

Statistikwerte berechnen

Thema: Statistiken

Belege der dafür vorgesehenen Belegarten COLD-archivieren

Thema: COLD-Archivierung

Datensätze unter Berücksichtigung der Speicherdauer löschen

Thema: Speicherdauer konfigurieren

Vertriebsrelevante Tagesabschlussarbeiten

Aktionen

Erläuterungen

Gutschriften, Rechnungen und Demo-Lieferscheine verbuchen

Voraussetzung für die Verbuchung ist die Belegfreigabe. Die Buchungen werden in der Datenübernahme bereitgestellt. Je nach Konfiguration werden die Buchungen in der Datenübernahme automatisch verbucht, wenn die Tagesabschlussarbeiten der Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung durchgeführt werden.

Besonderheiten:

  • Verbuchte Belege werden automatisch archiviert.

  • Belege, die im Tagesabschluss als fehlerhaft erkannt werden, können Sie mit der WorkflowAutomation überwachen. Dazu gibt es folgendes Ereignis: Fehler Tagesabschluss.

Themen:

Transportbelege archivieren

Transportbelege archivieren

Proforma-Rechnungen archivieren

Proforma-Rechnungen archivieren

Kommissioniervorschläge und Produktionsaufträge zu Abrufaufträgen generieren

Themen:

Vertragsgültigkeit von Rahmenaufträgen mit der WorkflowAutomation überwachen

Zur Überwachung gibt es folgendes Ereignis: Rahmenauftrag abgelaufen

Vertragsgültigkeit von Abrufaufträgen mit der WorkflowAutomation überwachen

Zur Überwachung gibt es folgendes Ereignis: Abrufauftrag abgelaufen

Kreditlimit der Verbände und Verbandsmitglieder mit der WorkflowAutomation überwachen

Zur Überwachung gibt es folgendes Ereignis: Kreditlimit Verband überschritten

Gesamtobligo des Verbands mit der WorkflowAutomation überwachen

Zur Überwachung gibt es folgendes Ereignis: Gesamtobligo geändert

Vertragsgültigkeit von Wartungsverträgen mit der WorkflowAutomation überwachen

Zur Überwachung gibt es folgendes Ereignis: Wartungsvertrag abgelaufen

Statistikwerte berechnen

Thema: Statistiken

Belege der dafür vorgesehenen Belegarten COLD-archivieren

Thema: COLD-Archivierung

Datensätze unter Berücksichtigung der Speicherdauer löschen

Thema: Speicherdauer konfigurieren

Webshop-relevante Tagesabschlussarbeiten

Im Tagesabschluss wird für Webshop-Teile eine automatische Verfügbarkeitsprüfung durchgeführt.

Voraussetzung dafür ist, dass die Webshop-Teile entsprechend definiert sind.

Projektrelevante Tagesabschlussarbeiten

Aktionen

Erläuterungen

Unvollständige Tätigkeitserfassung mit der WorkflowAutomation überwachen

Zur Überwachung gibt es folgendes Ereignis: Unvollständige Tätigkeitserfassung

Rückmeldungen verbuchen

Thema: Rückmeldewesen

Datensätze unter Berücksichtigung der Speicherdauer löschen

Thema: Speicherdauer konfigurieren

Finanzbuchhaltungsrelevante Tagesabschlussarbeiten

Aktionen

Erläuterungen

Gültigkeit von Warenkreditversicherungen mit der WorkflowAutomation überwachen

Zur Überwachung gibt es folgendes Ereignis: Warenkreditversicherung abgelaufen

Überfällige offene Posten mit der WorkflowAutomation überwachen

Zur Überwachung gibt es folgendes Ereignis: Überfällige OP

Wechselobligo löschen

Besitzwechsel, die zum Diskont ausgegeben wurden, werden hinsichtlich der Obligolöschfrist geprüft. Wenn Besitzwechsel ermittelt werden, deren Obligolöschfrist verstrichen ist, dann wird der Wechselstatus "Obligo aktiv" auf "Obligo gelöscht" geändert.

Buchungsstapel in der Datenübernahme automatisch verbuchen

Voraussetzung für die automatische Verbuchung ist, dass der Anwendungsparameter FB_OriginsPostAutomatic entsprechend konfiguriert ist. Wenn ein Fehler in einer Stapelbuchung ermittelt wird, z.B. die angesprochene Buchungsperiode ist geschlossen, dann wird die Stapelbuchung nicht verbucht. Die Stapelbuchung kann in der Datenübernahme geändert und freigegeben werden. Die Verbuchung kann anschließend manuell gestartet werden. Ansonsten wird die Stapelbuchung im nächsten Tagesabschluss automatisch verbucht.

Thema: Datenübernahme

Statistikwerte berechnen

Thema: Statistiken

Belege der dafür vorgesehenen Belegarten COLD-archivieren

Thema: COLD-Archivierung

Kostenrechnungsrelevante Tagesabschlussarbeiten

Aktionen

Erläuterungen

Buchungsstapel in der Datenübernahme automatisch verbuchen

Voraussetzung für die automatische Verbuchung ist, dass folgende Anwendungsparameter entsprechend konfiguriert sind.

  • Anwendungsparameter KB_OriginsPostAutomatic für die Datenübernahme KSt

  • Anwendungsparameter TB_OriginsPostAutomatic für die Datenübernahme KTr

  • Anwendungsparameter RB_OriginsPostAutomatic für die Datenübernahme ETr

Wenn ein Fehler in einer Stapelbuchung ermittelt wird, z.B. die angesprochene Buchungsperiode ist geschlossen, dann wird die Stapelbuchung nicht verbucht. Die Stapelbuchung kann in der Datenübernahme geändert und freigegeben werden. Die Verbuchung kann anschließend manuell gestartet werden. Ansonsten wird die Stapelbuchung im nächsten Tagesabschluss automatisch verbucht.

Thema: Datenübernahme

Auswertungswerte unter Berücksichtigung der Speicherdauer löschen

Thema: Speicherdauer konfigurieren

Tagesabschluss überwachen

Anwendungsfälle

Erläuterungen

Tagesabschluss automatisch mit einem permanenten Job durchführen

Wenn während des Tagesabschlusses Fehler auftreten, dann werden diese im Job-Protokoll des permanenten Jobs festgehalten. Wie für die Job-Verwaltung üblich können Sie die Abarbeitung des Jobs mit der WorkflowAutomation überwachen.

Tagesabschluss manuell starten und im Hintergrund abarbeiten

Wenn während des Tagesabschlusses Fehler auftreten, dann werden diese im Job-Protokoll der Job-Konsole festgehalten. Wie für die Job-Verwaltung üblich können Sie die Abarbeitung des Jobs mit der WorkflowAutomation überwachen.

Tagesabschluss manuell starten und im Vordergrund abarbeiten (Dialogverarbeitung)

Wenn während des Tagesabschlusses Fehler auftreten, dann werden Systemmeldungen angezeigt, die über die Fehler informieren. Zur Fortführung des Tagesabschlusses müssen die Systemmeldungen beantwortet werden.

Themen:

Administration

Der Tagesabschluss wird in der Regel automatisch mit einem permanenten Job durchgeführt. Dazu wird für das Programm des Tagesabschlusses ein entsprechender permanenter Job aufgezeichnet. Dabei ist Folgendes zu beachten: Die Aufzeichnung muss unter der Benutzerkennung eines Benutzers erfolgen, der als Sachbearbeiter geführt wird (aktives Kontrollkästchen Sachbearbeiter in den Benutzerstammdaten). Systeminterne Benutzer wie die Benutzer "System" oder "Batch" können daher nicht verwendet werden.