Tagesabschluss
Durch den Tagesabschluss werden Werte und Daten, die während des Tagesgeschäfts in proALPHA erfasst wurden, verarbeitet. Der Tagesabschluss wird in der Regel einmal täglich je Mandant durchgeführt, zumeist nachts, wenn die Tagesgeschäfte beendet sind.
Tagesabschluss durchführen
Der Tagesabschluss wird in der Regel automatisch mit einem permanenten Job durchgeführt. Bei Bedarf kann der Tagesabschluss manuell gestartet werden (Menüpunkt Systemverwaltung | Tools | Tagesabschluss).
Wichtige Tagesabschlussarbeiten sind u.a.:
Einkaufsrelevante Tagesabschlussarbeiten
|
Aktionen |
Erläuterungen |
|---|---|
|
Rechnungskontrollbelege verbuchen |
Voraussetzung für die Verbuchung ist die Belegfreigabe. Die Buchungen werden in der Datenübernahme bereitgestellt. Je nach Konfiguration werden die Buchungen in der Datenübernahme automatisch verbucht, wenn die Tagesabschlussarbeiten der Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung durchgeführt werden. Besonderheiten:
Themen: |
|
Vertragsgültigkeit von Rahmenbestellungen mit der WorkflowAutomation überwachen |
Zur Überwachung gibt es folgendes Ereignis: Rahmenbestellung abgelaufen |
|
Vertragsgültigkeit von Abrufbestellungen mit der WorkflowAutomation überwachen |
Zur Überwachung gibt es folgendes Ereignis: Abrufbestellung abgelaufen |
|
Statistikwerte berechnen |
Thema: Statistiken |
|
Belege der dafür vorgesehenen Belegarten COLD-archivieren |
Thema: COLD-Archivierung |
|
Datensätze unter Berücksichtigung der Speicherdauer löschen |
Thema: Speicherdauer konfigurieren |
Materialwirtschaftsrelevante Tagesabschlussarbeiten
|
Aktionen |
Erläuterungen |
|---|---|
|
Lagerbewegungen verbuchen |
Lagerbewegungen werden in die Finanzbuchhaltung und die Kostenrechnung verbucht. Die Verbuchung erfolgt grundsätzlich über den Tagesabschluss der Materialwirtschaft. So werden z.B. Lagerbewegungen, die aus Produktionsaufträgen resultieren, über die Materialwirtschaft verbucht. Thema: Lagerbewegungen |
|
Inventur abschließen |
Thema: Inventur abschließen |
|
Lieferscheine an Lager und interne Lieferscheine archivieren |
Voraussetzung für die Archivierung ist die Belegfreigabe. Themen: |
|
Statistikwerte berechnen |
Thema: Statistiken |
|
Analysewerte für die ABC-Analyse "Teile je Lagerort" berechnen |
Thema: ABC-Analysen |
|
Belege der dafür vorgesehenen Belegarten COLD-archivieren |
Thema: COLD-Archivierung |
|
Datensätze unter Berücksichtigung der Speicherdauer löschen |
Thema: Speicherdauer konfigurieren |
Produktionsrelevante Tagesabschlussarbeiten
|
Aktionen |
Erläuterungen |
|---|---|
|
Endtermine der Vertriebsaufträge mit der WorkflowAutomation überwachen |
Zur Überwachung gibt es folgendes Ereignis: Produktion: Endtermin überschritten |
|
Rückmeldungen verbuchen |
Thema: Rückmeldewesen |
|
Statistikwerte berechnen |
Thema: Statistiken |
|
Belege der dafür vorgesehenen Belegarten COLD-archivieren |
Thema: COLD-Archivierung |
|
Datensätze unter Berücksichtigung der Speicherdauer löschen |
Thema: Speicherdauer konfigurieren |
Vertriebsrelevante Tagesabschlussarbeiten
|
Aktionen |
Erläuterungen |
|---|---|
|
Gutschriften, Rechnungen und Demo-Lieferscheine verbuchen |
Voraussetzung für die Verbuchung ist die Belegfreigabe. Die Buchungen werden in der Datenübernahme bereitgestellt. Je nach Konfiguration werden die Buchungen in der Datenübernahme automatisch verbucht, wenn die Tagesabschlussarbeiten der Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung durchgeführt werden. Besonderheiten:
Themen: |
|
Transportbelege archivieren |
|
|
Proforma-Rechnungen archivieren |
|
|
Kommissioniervorschläge und Produktionsaufträge zu Abrufaufträgen generieren |
Themen: |
|
Vertragsgültigkeit von Rahmenaufträgen mit der WorkflowAutomation überwachen |
Zur Überwachung gibt es folgendes Ereignis: Rahmenauftrag abgelaufen |
|
Vertragsgültigkeit von Abrufaufträgen mit der WorkflowAutomation überwachen |
Zur Überwachung gibt es folgendes Ereignis: Abrufauftrag abgelaufen |
|
Kreditlimit der Verbände und Verbandsmitglieder mit der WorkflowAutomation überwachen |
Zur Überwachung gibt es folgendes Ereignis: Kreditlimit Verband überschritten |
|
Gesamtobligo des Verbands mit der WorkflowAutomation überwachen |
Zur Überwachung gibt es folgendes Ereignis: Gesamtobligo geändert |
|
Vertragsgültigkeit von Wartungsverträgen mit der WorkflowAutomation überwachen |
Zur Überwachung gibt es folgendes Ereignis: Wartungsvertrag abgelaufen |
|
Statistikwerte berechnen |
Thema: Statistiken |
|
Belege der dafür vorgesehenen Belegarten COLD-archivieren |
Thema: COLD-Archivierung |
|
Datensätze unter Berücksichtigung der Speicherdauer löschen |
Thema: Speicherdauer konfigurieren |
Webshop-relevante Tagesabschlussarbeiten
Im Tagesabschluss wird für Webshop-Teile eine automatische Verfügbarkeitsprüfung durchgeführt.
Voraussetzung dafür ist, dass die Webshop-Teile entsprechend definiert sind.
Projektrelevante Tagesabschlussarbeiten
|
Aktionen |
Erläuterungen |
|---|---|
|
Unvollständige Tätigkeitserfassung mit der WorkflowAutomation überwachen |
Zur Überwachung gibt es folgendes Ereignis: Unvollständige Tätigkeitserfassung |
|
Rückmeldungen verbuchen |
Thema: Rückmeldewesen |
|
Datensätze unter Berücksichtigung der Speicherdauer löschen |
Thema: Speicherdauer konfigurieren |
Finanzbuchhaltungsrelevante Tagesabschlussarbeiten
|
Aktionen |
Erläuterungen |
|---|---|
|
Gültigkeit von Warenkreditversicherungen mit der WorkflowAutomation überwachen |
Zur Überwachung gibt es folgendes Ereignis: Warenkreditversicherung abgelaufen |
|
Überfällige offene Posten mit der WorkflowAutomation überwachen |
Zur Überwachung gibt es folgendes Ereignis: Überfällige OP |
|
Wechselobligo löschen |
Besitzwechsel, die zum Diskont ausgegeben wurden, werden hinsichtlich der Obligolöschfrist geprüft. Wenn Besitzwechsel ermittelt werden, deren Obligolöschfrist verstrichen ist, dann wird der Wechselstatus "Obligo aktiv" auf "Obligo gelöscht" geändert. |
|
Buchungsstapel in der Datenübernahme automatisch verbuchen |
Voraussetzung für die automatische Verbuchung ist, dass der Anwendungsparameter FB_OriginsPostAutomatic entsprechend konfiguriert ist. Wenn ein Fehler in einer Stapelbuchung ermittelt wird, z.B. die angesprochene Buchungsperiode ist geschlossen, dann wird die Stapelbuchung nicht verbucht. Die Stapelbuchung kann in der Datenübernahme geändert und freigegeben werden. Die Verbuchung kann anschließend manuell gestartet werden. Ansonsten wird die Stapelbuchung im nächsten Tagesabschluss automatisch verbucht. Thema: Datenübernahme |
|
Statistikwerte berechnen |
Thema: Statistiken |
|
Belege der dafür vorgesehenen Belegarten COLD-archivieren |
Thema: COLD-Archivierung |
Kostenrechnungsrelevante Tagesabschlussarbeiten
|
Aktionen |
Erläuterungen |
|---|---|
|
Buchungsstapel in der Datenübernahme automatisch verbuchen |
Voraussetzung für die automatische Verbuchung ist, dass folgende Anwendungsparameter entsprechend konfiguriert sind.
Wenn ein Fehler in einer Stapelbuchung ermittelt wird, z.B. die angesprochene Buchungsperiode ist geschlossen, dann wird die Stapelbuchung nicht verbucht. Die Stapelbuchung kann in der Datenübernahme geändert und freigegeben werden. Die Verbuchung kann anschließend manuell gestartet werden. Ansonsten wird die Stapelbuchung im nächsten Tagesabschluss automatisch verbucht. Thema: Datenübernahme |
|
Auswertungswerte unter Berücksichtigung der Speicherdauer löschen |
Thema: Speicherdauer konfigurieren |
Tagesabschluss überwachen
|
Anwendungsfälle |
Erläuterungen |
|---|---|
|
Tagesabschluss automatisch mit einem permanenten Job durchführen |
Wenn während des Tagesabschlusses Fehler auftreten, dann werden diese im Job-Protokoll des permanenten Jobs festgehalten. Wie für die Job-Verwaltung üblich können Sie die Abarbeitung des Jobs mit der WorkflowAutomation überwachen. |
|
Tagesabschluss manuell starten und im Hintergrund abarbeiten |
Wenn während des Tagesabschlusses Fehler auftreten, dann werden diese im Job-Protokoll der Job-Konsole festgehalten. Wie für die Job-Verwaltung üblich können Sie die Abarbeitung des Jobs mit der WorkflowAutomation überwachen. |
|
Tagesabschluss manuell starten und im Vordergrund abarbeiten (Dialogverarbeitung) |
Wenn während des Tagesabschlusses Fehler auftreten, dann werden Systemmeldungen angezeigt, die über die Fehler informieren. Zur Fortführung des Tagesabschlusses müssen die Systemmeldungen beantwortet werden. |
Themen:
Administration
Der Tagesabschluss wird in der Regel automatisch mit einem permanenten Job durchgeführt. Dazu wird für das Programm des Tagesabschlusses ein entsprechender permanenter Job aufgezeichnet. Dabei ist Folgendes zu beachten: Die Aufzeichnung muss unter der Benutzerkennung eines Benutzers erfolgen, der als Sachbearbeiter geführt wird (aktives Kontrollkästchen Sachbearbeiter in den Benutzerstammdaten). Systeminterne Benutzer wie die Benutzer "System" oder "Batch" können daher nicht verwendet werden.