Stammdaten

Stammdaten bilden die Grundlage für die Abbildung der Geschäftsvorgänge Ihres Unternehmens in proALPHA. Stammdaten enthalten die wichtigsten Daten, z.B. der Kunden und Lieferanten oder der Waren und Dienstleistungen Ihres Unternehmens. Stammdaten werden in der Regel manuell angelegt. So können Sie z.B. für einen Kunden einen Stammdatensatz erfassen. In dem Stammdatensatz hinterlegen Sie die wichtigsten Daten des Kunden, z.B. seine Adresse oder Geschäftsvereinbarungen mit dem Kunden. Stammdaten werden in den verschiedenen Modulen verwendet, z.B. wenn im Vertrieb Rechnungen zu einem Kunden erstellt werden oder eine Eingangszahlung des Kunden in der Finanzbuchhaltung verbucht wird. Dabei werden verschiedene Daten, die in dem Stammdatensatz des Kunden hinterlegt sind, ermittelt und vorgeschlagen. So wird z.B. in Rechnungen das mit dem Kunden vereinbarte Zahlungsziel vorgeschlagen.

Die Stammdatenerfassung und Stammdatenpflege ist in proALPHA standardisiert. Grundlegende Erläuterungen dazu finden Sie in diesem Thema. Spezielle Erläuterungen zu den Stammdaten der proALPHA Module finden Sie in den jeweiligen Detailthemen, z.B. "Ressourcen".

Hinweise zu Stammdaten

Thematik

Hinweis

Zugriffsberechtigungen

Für die Erfassung und Pflege von Stammdaten können Zugriffsberechtigungen konfiguriert sein. Das bedeutet, dass Sie nur die Stammdaten oder nur einzelne Daten zu einem Stammdatensatz erfassen und pflegen können, für die Sie Zugriffsrechte haben. Wenn Sie irrtümlich einen Stammdatensatz oder Daten erfassen oder pflegen wollen, für die Sie keine Zugriffsrechte haben, dann werden Sie in einer Systemmeldung informiert.

Sprachen

Die Bezeichnung eines Stammdatensatzes kann in mehreren Sprachen erfasst werden, z.B. für die Formularausgabe. Direkt im Stammdatenfenster im Feld "Bezeichnung" wird die Bezeichnung in der Oberflächensprache erfasst. Im Fenster "Bezeichnungen" können die gewünschten Übersetzungen erfasst werden.

Stammdaten erfassen

In proALPHA können Sie bei Bedarf, z.B. Ihr Unternehmen gewinnt einen neuen Kunden, Stammdaten entsprechend anlegen. Zur Neuanlage eines Stammdatensatzes können Sie wie folgt vorgehen:

Das Erfassen eines Stammdatensatzes erfordert, dass Sie verschiedene Daten zu dem Stammdatensatz hinterlegen. Dies erfolgt im Stammdatenfenster anhand unterschiedlicher Felder, u.a. Eingabefelder oder Kontrollkästchen. So müssen Sie z.B. Daten wie die Kundennummer in Eingabefeldern eingeben.

Die Erfassung können Sie jederzeit abbrechen, so z.B., wenn Sie falsche Daten erfasst haben. Beim Abbrechen werden die bis dahin erfassten Daten nicht gespeichert.

Wenn Sie alle erforderlichen Daten eines Stammdatensatzes erfasst haben, dann müssen Sie diesen speichern, damit die Daten in der Datenbank hinterlegt sind und jederzeit abrufbar und verwendbar sind.

proALPHA kann das Erfassen von Stammdatensätzen protokollieren. Das bedeutet, die Erfassung eines Stammdatensatzes wird in Änderungshistorien aufgezeichnet.

Hilfsmittel für die Erfassung

Beim Erfassen der Daten können Sie z.B. die Taste <Tabulator> nutzen, um im Erfassungsfenster von einem Feld ins nächste Feld zu wechseln. In Eingabefeldern werden Sie bei der Dateneingabe durch verschiedene Übersichten unterstützt, so z.B. durch <Strg + A> Übersichten. In Übersichten werden Daten angezeigt, die Sie auswählen und den entsprechenden Feldern zuordnen können. In bestimmten Feldern, z.B. in Bezeichnungsfeldern, steht als Eingabehilfe die <Strg + K> Übersicht zur Verfügung. Sie steht immer dann zur Verfügung, wenn zum entsprechenden Feld von Ihrem Systemverwalter ein Benennungskatalog hinterlegt wurde. Felder können farbig unterlegt sein. An der Farbe des Felds erkennen Sie z.B. welche Übersicht zu dem entsprechenden Feld zur Verfügung steht. Welche Felder mit welchen Farben unterlegt sind, ist im proALPHA Farbschema festgelegt.

Farben

Erläuterungen

Blau

Gelb

Zu dem Feld steht eine oder beide der folgenden Übersichten zur Verfügung:

  • <Strg + A> Übersicht

  • <Strg + Y> Übersicht

Zudem können Sie mit <Strg + F> das Fenster zur Suche über Merkmalsleisten aufrufen.

In geschlossenem Zustand ist das Feld blau unterlegt, in geöffnetem Zustand ist das Feld gelb unterlegt.

Rot

Gelb

Blau

Zu dem Feld ist ein Benennungskatalog hinterlegt, den Sie mit <Strg + K> öffnen können. Je nach Verbindlichkeit des Benennungskatalog ist das Feld mit einer der folgenden Farben hinterlegt:

Das Feld ist rot unterlegt, wenn Sie nur Bezeichnungen erfassen können, die im Katalog enthalten sind.

Das Feld ist gelb unterlegt, wenn Sie auch Bezeichnungen erfassen können, die nicht im Katalog enthalten sind. Solche Bezeichnungen werden automatisch in den Benennungskatalog übernommen.

Das Feld ist blau unterlegt, wenn Sie auch Bezeichnungen erfassen können, die nicht im Katalog enthalten sind. Solche Bezeichnungen werden nicht automatisch in den Benennungskatalog übernommen.

Abhängige Stammdaten hinterlegen

Abhängig von der Datensatzart können Sie zu einem Stammdatensatz auch abhängige Stammdaten hinterlegen. Solche abhängige Stammdaten sind z.B. in einem Kundenstammdatensatz das Zahlungsziel oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden. Je nach Art und Umfang der abhängigen Stammdaten können Sie einen abhängigen Stammdatensatz direkt im Stammdatenfenster oder über das Menü "Funktion" des Stammdatenfensters hinterlegen. In einem Kundenstammdatensatz können Sie u.a. das Zahlungsziel direkt im Stammdatenfenster im Feld "Zahlungsziel" zuordnen. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer dagegen hinterlegen Sie über das Menü "Funktion".

Stammdaten manuell erfassen

Beim manuellen Erfassen eines Stammdatensatzes hinterlegen Sie im Stammdatenfenster die einzelnen Daten des Stammdatensatzes. Dabei können Sie z.B. die Taste <Tabulator> nutzen, um im Stammdatenfenster von einem Feld ins nächste Feld zu wechseln.

Stammdaten manuell erfassen

  1. Öffnen Sie das Stammdatenfenster der gewünschten Datensatzart.

  2. Geben Sie im Schlüsselfeld den gewünschten Schlüssel ein.

    Hinweis: Abhängig von der Datensatzart kann proALPHA so konfiguriert sein, dass der Schlüssel automatisch vergeben wird.

    Anwendungsfälle

    Erläuterungen

    Der Schlüssel wird grundsätzlich automatisch vergeben.

    Ausgehend von dem zuletzt vergebenen Schlüssel wird der neue Schlüssel um eins hoch gezählt und vergeben.

    Der Schlüssel kann automatisch oder manuell vergeben werden.

    Wenn Sie einen Schlüssel manuell eingeben, dann verwendet proALPHA diesen Schlüssel. Ansonsten wird der Schlüssel automatisch ermittelt und vergeben.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Alternativ: <Strg + N>

    Die Felder werden zur Bearbeitung geöffnet.

  4. Erfassen Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern.

  5. Optional: Brechen Sie die Stammdatenerfassung ab, ohne zu speichern.

    Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche .

  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Alternativ: <Strg + S>

    Der Stammdatensatz wird gespeichert.

Stammdaten mit der Kopiervorlage erfassen

Beim Erfassen eines neuen Stammdatensatzes können Sie auf einen bestehenden Stammdatensatz zurückgreifen, wenn verschiedene Daten dieses Stammdatensatzes auch für den neuen Stammdatensatz gelten. Dabei unterstützt Sie proALPHA mit der Kopiervorlage. So können Sie den bestehenden Stammdatensatz als Kopiervorlage verwenden und dessen Daten in einen Zwischenspeicher übernehmen. Wenn Sie anschließend den neuen Stammdatensatz anlegen, werden die Daten aus dem Zwischenspeicher in den neuen Stammdatensatz kopiert, und Sie können diese Daten nach Ihren Anforderungen bearbeiten.

Verschiedene Daten einer Kopiervorlage werden grundsätzlich nicht in den neuen Stammdatensatz kopiert, da diese Daten nur für den als Kopiervorlage dienenden Stammdatensatz "sinnvoll" sind. Darüber hinaus kann für einzelne Datensatzarten konfiguriert sein, dass bestimmte Daten der Kopiervorlage nicht kopiert werden. Die Konfiguration erfolgt anhand von Anwendungsparametern.

Stammdaten mit der Kopiervorlage anlegen

  1. Öffnen Sie das Stammdatenfenster der gewünschten Datensatzart.

  2. Suchen Sie den Stammdatensatz, der als Kopiervorlage dienen soll.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Alternativ: <Strg + Alt + C>

    Die Daten der Kopiervorlage werden in den Zwischenspeicher geladen.

    Die Schaltfläche wird mit einem Kreuz gekennzeichnet: .

    Die Schaltfläche wird mit einem Stern gekennzeichnet: .

  4. Geben Sie im Schlüsselfeld den gewünschten Schlüssel ein.

    Hinweis: Abhängig von der Datensatzart kann proALPHA so konfiguriert sein, dass der Schlüssel automatisch vergeben wird.

    Anwendungsfälle

    Erläuterungen

    Der Schlüssel wird grundsätzlich automatisch vergeben.

    Ausgehend von dem zuletzt vergebenen Schlüssel wird der neue Schlüssel um eins hoch gezählt und vergeben.

    Der Schlüssel kann automatisch oder manuell vergeben werden.

    Wenn Sie einen Schlüssel manuell eingeben, dann verwendet proALPHA diesen Schlüssel. Ansonsten wird der Schlüssel automatisch ermittelt und vergeben.

  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Die Felder werden zur Bearbeitung geöffnet. Die Daten der Kopiervorlage werden in die entsprechenden Felder kopiert.

  6. Optional: Ändern Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern.

  7. Optional: Brechen Sie die Stammdatenerfassung ab, ohne zu speichern.

    Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche .

    Alternativ: <Esc>

  8. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Alternativ: <Strg + S>

    Der Stammdatensatz wird gespeichert.

  9. Optional: Um einen weiteren Stammdatensatz mit der Kopiervorlage zu erfassen, wiederholen Sie die Schritte 4 bis 7.

  10. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Alternativ: <Strg + Alt + C>

    Die Daten der Kopiervorlage werden aus dem Zwischenspeicher gelöscht.

    Die Schaltfläche wird mit einem Pluszeichen gekennzeichnet: .

    Die Kennzeichnung der Schaltfläche wird entfernt: .

Stammdaten ausgeben

Die Daten der Stammdatensätze können Sie in Listen ausgeben, u.a. zur Kontrolle oder zur Information. Dazu können Sie Listen zu Stammdaten gestalten und ausgeben.

Stammdaten suchen

Einen Stammdatensatz können Sie zu verschiedenen Zwecken suchen, z.B. für die Stammdatenpflege oder die Verwendung des Stammdatensatzes. Daher gibt es für das Suchen von Stammdatensätzen verschiedene Vorgehensweisen.

Warum wird gesucht?

Wo wird gesucht?

Wie wird gesucht?

Für die Stammdatenpflege oder zur Information wird ein bestimmter Stammdatensatz gesucht.

Stammdatenfenster:

Über die Stammdatensätze blättern.

Übersichten

Für die Stammdatenpflege können Sie Übersichten, z.B. die <Strg + A> Übersicht aufrufen, in denen Sie den gewünschten Stammdatensatz suchen können.

Für die Stammdatenpflege werden mehrere Stammdaten mit bestimmten Eigenschaften gesucht.

Stammdatenfenster

Stammdatensätze mit Hilfe von Merkmalsleisten suchen.

Stammdatensätze mit Hilfe der Kombinationssuche suchen.

Die abhängigen Stammdaten eines bestimmten Stammdatensatzes sollen gepflegt werden.

Menü "Funktion" im Stammdatenfenster des Stammdatensatzes, zu dem die abhängigen Stammdaten gepflegt werden sollen.

Zu verschiedenen Stammdaten müssen abhängige Stammdaten gepflegt werden. So muss für einen Kunden z.B. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gepflegt werden. Zur Pflege solcher abhängigen Stammdaten können Sie das jeweilige Stammdatenfenster aufrufen, so z.B. das Stammdatenfenster zur Pflege der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. In den Stammdatenfenstern der abhängigen Stammdaten ist die Suche identisch mit der Suche in "normalen" Stammdatenfenstern.

Die für einen Stammdatensatz evtl. relevanten Stammdaten sollen gepflegt werden, z.B. Lieferbedingungen, die für einen Kunden verwendet werden können.

Menü "Stamm" im Stammdatenfenster des Stammdatensatzes, zu dem die evtl. relevanten Stammdaten gepflegt werden sollen.

Zur Arbeitserleichterung können zu verschiedenen Stammdaten die wichtigsten Stammdaten, die evtl. für den Stammdatensatz relevant sind, aufgerufen werden. Dabei wird das Stammdatenfenster der entsprechenden Stammdaten geöffnet, in dem Sie wie in proALPHA für Stammdaten üblich suchen können.

Die für einen Bewegungsdatensatz evtl. relevanten Stammdaten sollen gepflegt werden, z.B. Kontenstammdatensätze von Konten in einer Buchung.

Menü "Stamm" im Erfassungsfenster des Bewegungsdatensatzes, zu dem die evtl. relevanten Stammdaten gepflegt werden sollen.

Zur Arbeitserleichterung können zu verschiedenen Bewegungsdaten die wichtigsten Stammdaten, die evtl. für den Bewegungsdatensatz relevant sind, aufgerufen werden. Dabei wird das Stammdatenfenster der entsprechenden Stammdaten geöffnet, in dem Sie wie in proALPHA für Stammdaten üblich suchen können.

Für die Stammdatenpflege einen Stammdatensatz suchen, der in einem Bewegungsdatensatz verwendet wurde, z.B. den Teilestammdatensatz des Teils in einer Belegposition.

Menü "Funktion" im Erfassungsfenster des Bewegungsdatensatzes, zu dem der verwendete Stammdatensatz gepflegt werden soll.

Zur Arbeitserleichterung können zu verschiedenen Bewegungsdaten die verwendeten Stammdaten aufgerufen werden. Dabei wird das Stammdatenfenster des entsprechenden Stammdatensatzes geöffnet.

Für die Verwendung von Stammdatensätzen wird ein bestimmter Stammdatensatz gesucht, z.B. für die Zuordnung in einem Beleg.

Übersichten

Für die Verwendung von Stammdaten können Sie Übersichten, z.B. die <Strg + A> Übersicht aufrufen, in denen Sie den gewünschten Stammdatensatz suchen können.

Für die Verwendung von Teilen können Sie diese mit Hilfe des Filters "Bearbeitung Teile" eingrenzen. Die gefilterten Teile werden in einer Übersicht aufgelistet, in der Sie das gewünschte Teil suchen können. Den Filter öffnen Sie über die Tastenkombination <Strg + G> im Feld "Teil".

Über Stammdatensätze blättern

  1. Öffnen Sie das Stammdatenfenster der gewünschten Datensatzart.

    Abhängig von der Datensatzart wird ein Stammdatensatz angezeigt, z.B. der Stammdatensatz mit dem kleinsten Schlüssel oder der zuletzt bearbeitete Stammdatensatz.

  2. Blättern Sie.

    Anwendungsfälle:

    • Im Schlüssel blättern.

      Klicken Sie dazu in das Schlüsselfeld.

    • Im Suchbegriff blättern.

      Klicken Sie dazu in das Feld Suchbegriff.

    • In der Selektion blättern.

      Klicken Sie dazu in das Feld Selektion.

    • Optional: Geben Sie eines oder mehrere Anfangszeichen des Schlüssels, Suchbegriffs oder Selektionsbegriffs ein.

  3. Klicken Sie auf eine der folgenden Schaltflächen:

    Schaltflächen

    Alternative Tasten

    Auswirkungen

    Im Schlüsselfeld kann in verschiedenen Fenstern abhängig von den Benutzereinstellungen auch die Taste <Eingabe> genutzt werden.

    Im Schlüsselfeld wird auf den nächstfolgenden Stammdatensatz geblättert.

    Im Feld Suchbegriff oder Selektion wird auf den Stammdatensatz geblättert, dessen Suchbegriff oder Selektionsbegriff alphabetisch an nächstfolgender Stelle steht.

    Im Schlüsselfeld wird auf den davor liegenden Stammdatensatz geblättert.

    Im Feld Suchbegriff oder Selektion wird auf den Stammdatensatz geblättert, dessen Suchbegriff oder Selektionsbegriff alphabetisch an davor liegender Stelle steht.

    <Strg + Ende>

    Im Schlüsselfeld wird auf den letzten Stammdatensatz geblättert.

    Im Feld Suchbegriff oder Selektion wird auf den Stammdatensatz geblättert, dessen Suchbegriff oder Selektionsbegriff alphabetisch an erster Stelle steht.

    <Strg + Pos 1>

    Im Schlüsselfeld wird auf den ersten Stammdatensatz geblättert.

    Im Feld Suchbegriff oder Selektion wird auf den Stammdatensatz geblättert, dessen Suchbegriff oder Selektionsbegriff alphabetisch an letzter Stelle steht.

Stammdaten pflegen

Die in proALPHA erfassten Stammdaten können Sie pflegen. Ändert sich z.B. die Bankverbindung eines Kunden, dann können Sie im Kundenstammdatensatz die Bankverbindung entsprechend ändern. Je nach Datensatzart können Sie:

Für die Pflege eines Stammdatensatzes können mehrere Sachbearbeiter verantwortlich sein. Wollen Sie einen Stammdatensatz pflegen und der Stammdatensatz wird bereits von einem Sachbearbeiter bearbeitet, dann können Sie den Stammdatensatz nicht zur Bearbeitung öffnen. Über diesen Sachverhalt werden Sie in einer Systemmeldung informiert. Ihre Änderungen an dem Stammdatensatz können Sie erst durchführen, wenn der andere Sachbearbeiter den Stammdatensatz nicht mehr bearbeitet.

Stammdaten ändern

Das Ändern eines Stammdatensatzes können Sie jederzeit abbrechen, so z.B., wenn Sie Daten irrtümlich geändert haben. Beim Abbrechen werden die bis dahin geänderten Daten nicht gespeichert.

proALPHA kann das Ändern von Stammdatensätzen protokollieren. Das bedeutet, verschiedene Änderungen in einem Stammdatensatz werden in Änderungshistorien aufgezeichnet.

Stammdaten ändern

  1. Öffnen Sie das Stammdatenfenster der gewünschten Datensatzart.

  2. Suchen Sie den gewünschten Stammdatensatz.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Die Felder werden zur Bearbeitung geöffnet.

  4. Ändern Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern.

  5. Optional: Brechen Sie das Ändern ab, ohne zu speichern.

    Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche .

    Alternativ: <Esc>

  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Alternativ: <Strg + S>

    Der Stammdatensatz wird gespeichert.

Stammdaten archivieren

Stammdatensätze, die nicht mehr im Tagesgeschäft benötigt werden, aber noch zu Informationszwecken eingesehen werden sollen, können Sie archivieren.

Die Archivierung veranlassen Sie im Stammdatenfenster der betreffenden Datensatzart über den Menüpunkt Extras | ... archivieren,z.B. Extras | Kostenstelle archivieren.

Die beschriebene Archivierungsfunktion dient dazu, Stammdaten von der Verwendung auszunehmen. Dazu werden Stammdaten für die Bearbeitung und Verwendung deaktiviert. Bei einigen Datensatzarten kann diese Deaktivierung auch wieder aufgehoben werden, sodass die Stammdatensätze wieder verfügbar sind, z.B. für die Belegerfassung. Daher stellt diese Archivierungsfunktion keine revisionssichere Archivierung im Sinne der GoBD dar.

Archivierung von Stammdaten aufheben

Bei verschiedenen Datensatzarten kann die Archivierung aufgehoben werden, sodass der Stammdatensatz erneut verwendet werden kann.

Die Dearchivierung veranlassen Sie im Stammdatenfenster der betreffenden Datensatzart über den Menüpunkt Extras | ... dearchivieren, z.B. Extras | Kostenstelle dearchivieren.

Hinweis: Vor der Dearchivierung werden die Daten eines Stammdatensatzes erneut geprüft. Dies kann dazu führen, dass für die Dearchivierung ggf. weitere Daten zusätzlich gepflegt werden müssen.

Stammdaten löschen

Einen Stammdatensatz können Sie löschen (Schaltfläche im Stammdatenfenster der betreffenden Datensatzart).

Voraussetzung dafür ist, dass der Stammdatensatz noch nicht verwendet wurde. So kann z.B. ein Kundenstammdatensatz gelöscht werden, wenn noch keine Geschäftsvorgänge zu dem Kunden in proALPHA abgebildet wurden.

proALPHA kann das Löschen von Stammdatensätzen protokollieren. Das bedeutet, verschiedene Daten des gelöschten Stammdatensatzes werden in Löschprotokollen aufgezeichnet.

Stammdaten replizieren

Wenn Sie in proALPHA mehrere Mandanten führen, dann werden je Mandant Stammdaten benötigt. Abhängig von der betrieblichen Organisation Ihres Unternehmens können die Stammdaten mandantenübergreifend oder je Mandant erfasst und gepflegt werden. Mit Hilfe der Integration Workbench (INWB) können Stammdaten, die in einem Mandanten zentral erfasst und gepflegt werden, schnell und bequem in andere Mandanten übertragen und somit repliziert werden.

Stammdatenerfassung und Stammdatenpflege überwachen

Die Erfassung und die Pflege können mit der WorkflowAutomation überwacht werden. Anhand der WorkflowAutomation können Sie:

  • Stammdatensätze an Sachbearbeiter weiterleiten.

  • Sachbearbeiter über die Erfassung eines neuen Stammdatensatzes informieren, z.B. um weitere Daten im Stammdatensatz zu erfassen.

    Dazu sind in der WorkflowAutomation je Datensatzart verschiedene Ereignisse und Vorgänge vordefiniert, wobei einige Ereignisse für die WorkflowAutomation mehrerer Datensatzarten zur Verfügung stehen. Andere Ereignisse stehen nur für jeweils eine Datensatzart zur Verfügung.

  • Stammdaten mit Zuständen sperren, z.B. für die Bearbeitung.

Vorgänge, die auf Grund von Ereignissen anfallen, werden in der WorkflowAutomation automatisch in die Aufgabenmonitore der zuständigen Sachbearbeiter gestellt. Dort können die Sachbearbeiter die angefallenen Vorgänge abarbeiten.

Hinweis: Die Stammdatenpflege kann auch umfangreiche Änderungen mit sich bringen. Zur Information der zuständigen Sachbearbeiter können Sie die WorkflowAutomation im Stammdatensatz manuell starten.

Stammdaten weiterleiten

Stammdatensätze können Sie an andere Sachbearbeiter weiterleiten, z.B. für die Stammdatenpflege. Beim Weiterleiten eines Stammdatensatzes ordnen Sie einen Vorgang aus dem Workflow-Bereich der jeweiligen Datensatzart zu und bestimmen, welche Sachbearbeiter den Stammdatensatz erhalten sollen. Anhand des Vorgangs werden diese Sachbearbeiter über den Arbeitsschritt informiert, der auf Grund des Stammdatensatzes zu erledigen ist. Je nach Konfiguration können Sie auch bestimmen, ob der Vorgang in die Aufgabenmonitore der Sachbearbeiter gestellt wird und/oder die Sachbearbeiter per E-Mail informiert werden. Dies bestimmen Sie anhand der Benachrichtigungsart. Die Benachrichtigungsarten sind in dem Anwendungsparameter BB_WFNotificationTypes_... hinterlegt.

Stammdatensätze, die Sie irrtümlich mit Vorgängen an Sachbearbeiter weitergeleitet haben, können Sie zurückrufen.

Stammdaten weiterleiten

  1. Öffnen Sie das Stammdatenfenster der gewünschten Datensatzart.

  2. Suchen Sie den gewünschten Stammdatensatz.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Das Fenster Vorgang erzeugen wird geöffnet.

  4. Erfassen Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern. So können Sie z.B. bestimmen, welcher Sachbearbeiter den Stammdatensatz in seinen Aufgabenmonitor erhält.

  5. Optional: Klicken Sie auf die Schaltfläche Abbruch.

    Das Fenster Vorgang erzeugen wird geschlossen ohne den Stammdatensatz weiterzuleiten.

  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorgang erzeugen.

    Alternativ: Drücken Sie die Taste <Eingabe>.

    Der Stammdatensatz wird weitergeleitet.

Stammdaten wiedervorlegen

Stammdatensätze können Sie als persönliche Wiedervorlage in Ihren Aufgabenmonitor legen. Die persönliche Wiedervorlage für Datensätze können Sie z.B. nutzen, um anstehende Aufgaben im Blick zu behalten oder um den Bearbeitungsstand von Datensätzen zu verfolgen.

Stammdaten verwenden

Stammdaten werden in den verschiedenen Modulen verwendet, z.B. wenn im Vertrieb Rechnungen zu einem Kunden erstellt werden oder eine Eingangszahlung des Kunden in der Finanzbuchhaltung verbucht wird. Dabei werden verschiedene Daten, die in dem Stammdatensatz des Kunden hinterlegt sind, ermittelt und vorgeschlagen. So wird z.B. bei der Rechnungserstellung das mit dem Kunden vereinbarte Zahlungsziel vorgeschlagen. Die vorgeschlagenen Daten können Sie nach Ihren Anforderungen ändern, indem Sie andere Stammdaten zuordnen. So können Sie z.B. bei der Rechnungserstellung ein anderes Zahlungsziel zuordnen.

Hinweis: Stammdatensätze können durch Zustände von der Verwendung ausgenommen sein. Das bedeutet, dass einem Stammdatensatz ein Zustand, z.B. mit der Funktion "Sperre", zugeordnet wurde. In diesem Fall werden Sie entsprechend informiert, wenn Sie den Stammdatensatz verwenden wollen.

Informationen zu Stammdaten

Je nach Datensatzart eines Stammdatensatzes können Sie in proALPHA unterschiedliche Informationen zu dem Stammdatensatz einsehen. Wichtige Informationen und Informationsquellen sind u.a.:

Informationen

Informationsquellen

Auflistung der Daten von Stammdatensätzen, z.B. die Daten von Teilestammdatensätzen

Listen zu Stammdaten

Bewegungsdaten zu einem Stammdatensatz, z.B. die offenen Posten eines Kunden

Stammdatenfenster des Stammdatensatzes; Menü "Info"

Management-Informationssystem

Verschiedene Werte zu einem Stammdatensatz, z.B. die Monatswerte eines Kontos

Stammdatenfenster des Stammdatensatzes; Menü "Info"

Informationen zur WorkflowAutomation des Stammdatensatzes

Informationen zur WorkflowAutomation

Notizen zu Stammdatensätzen, z.B. Notizen zu Kunden

Stammdatenfenster des Stammdatensatzes; Menü "Info"

Notizen zu Datensätzen

Im DMS archivierte Dokumente zum Stammdatensatz, z.B. Briefe an einen Lieferanten

Dokumenten-Management-System

Listen zu Stammdaten gestalten und ausgeben

Die Daten von Stammdatensätzen können Sie in Listen über Stammdaten ausgeben. Dazu sind im Lieferumfang von proALPHA Listenansichten enthalten. Abhängig von der Listenart können Sie Listenansichten im Listeneditor gestalten. Bei der Ausgabe der Liste grenzen Sie die auszugebenden Daten anhand verschiedener Selektionskriterien im Druckvorlauf ein. Bei verschiedenen Stammdaten können Sie die Daten zusätzlich mit Hilfe von Merkmalsleisten eingrenzen.

Administration

Objekte

Bedeutung

WorkflowAutomation

Ereignis "Neuanlage Änderungsindex" konfigurieren

Im proALPHA Standard ist das Ereignis "Neuanlage Änderungsindex" so konfiguriert, dass es ausgelöst wird, sobald ein neuer Änderungsindex angelegt wird, unabhängig davon, ob die Verteilergruppe geändert wird oder nicht.

Für die Auslösung des Ereignisses können weitere Bedingungen programmiert werden. Eine solche Bedingung kann z.B. ein bestimmter Zeitpunkt sein. So kann das Ereignis u.a. so programmiert werden, dass es nur ausgelöst wird, wenn die Änderung der Verteilergruppe einer Zeichnung am selben Tag wie die Änderung am Datensatz der Zeichnung erfolgt.

Die Bedingungen können für Ihr Unternehmen individuell programmiert werden. Die Programme sind im proALPHA Standard zu dem Ereignis je Workflow-Bereich im Feld Aktion hinterlegt. Bei Änderung der Verteilergruppe zu einer Zeichnung am gleichen Tag wie die Neuanlage des Änderungsindexes ist dies das Programm "p_vzei04.p". Informationen dazu erhalten Sie von Ihrem Berater.