Notizen zu Datensätzen

Zur Unterstützung des Informationsflusses in Geschäftsvorgängen können Sie zu einer Vielzahl von Stammdaten und Belegen Notizen erfassen. Die Notizen können von anderen Benutzern eingesehen werden.

Notizen zu einem Datensatz erfassen

Notizen zu einem Datensatz erfassen Sie im Erfassungsfenster für Notizen, das Sie im Fenster der betreffenden Datensatzart öffnen. Zu einem Datensatz, z.B. zu einem Kunden, können Sie mehrere Notizen erfassen. Die Anzeige einer Notiz können Sie zeitlich befristen sowie für bestimmte Bereiche deaktivieren.

Hinweis: Notizen, die zu Belegen erfasst sind, werden nicht in Folgebelege übernommen. So werden die Notizen zu einem Angebot bei der Belegübernahme in einen Auftrag nicht als Notizen zu dem Auftrag übernommen. Sie können die Notizen zu einem Vorgängerbeleg jedoch über die Belegverknüpfung beauskunften. Um Informationen im Rahmen einer Belegkette weiterzugeben, können Sie Texte zu Belegen nutzen. Texte, die Sie zu einem Beleg erfassen, werden bei entsprechender Konfiguration in den Folgebelegen vorgeschlagen. Weitere Erläuterungen zu Belegtexten finden Sie im Thema "Arten von Texten", z.B. unter "Texte in Vertriebsbelegen".

Notizen zu einem Datensatz erfassen

  1. Öffnen Sie das Stammdatenfenster oder das Erfassungsfenster der gewünschten Datensatzart.

  2. Suchen Sie den Datensatz, zu dem Sie eine Notiz erfassen wollen.

  3. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Notizen.

    Das Erfassungsfenster für Notizen wird geöffnet.

  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Alternativ: <Strg + N>

  5. Erfassen Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern.

  6. Speichern Sie.

    Die Notiz wird in der Übersicht angezeigt.

  7. Optional: Bestimmen Sie, in welchen Bereichen die Notiz nicht angezeigt wird:

    1. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Bereichsdefinition.

      Das Fenster Bereichsdefinition wird geöffnet.

      In der Übersicht werden die Bereiche zeilenweise angezeigt.

      Gehen Sie je Bereich, in dem die Notiz nicht angezeigt werden soll, wie folgt vor:

      • Klicken Sie auf die Zeile des betreffenden Bereichs.

      • Klicken Sie auf die Schaltfläche .

        Das Kontrollkästchen Notiz anzeigen wird zur Bearbeitung geöffnet.

      • Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Notiz anzeigen.

      • Speichern Sie.

        Der entsprechende Bereich wird in der Spalte Azgn mit "nein" gekennzeichnet.

    2. Schließen Sie das Fenster, wenn Sie keine weiteren Bereiche mehr auswählen wollen.

  8. Optional: Wiederholen Sie die Schritte 4-7, um weitere Notizen zu demselben Datensatz zu erfassen.

Anzeige einer Notiz zeitlich befristen

Wenn die Notiz nur innerhalb eines bestimmten Zeitraums zur Verfügung stehen soll, dann erfassen Sie entsprechende Datumsangaben. Wenn die Notiz unbefristet zur Verfügung stehen soll, dann erfassen Sie keine Datumsangaben.

Anzeige einer Notiz bereichsspezifisch deaktivieren

Zu einem Datensatz (Stammdatensatz oder Beleg) werden die Notizen angezeigt, die zu dem Datensatz selbst erfasst sind. Bei bestimmten Datensatzarten werden zusätzlich Notizen zu Datensätzen angezeigt, die zu dem Datensatz in Beziehung stehen. So werden zu den Datensätzen von Logistikbelegen auch die Notizen der relevanten Stammdatensätze angezeigt. In einem Auftrag können Sie z.B. zusätzlich die Notizen zum Kunden des Auftrags einsehen. In den einzelnen Auftragspositionen können Sie jeweils die Notizen zu den zugehörigen Teilen einsehen. Die Notizen können Sie jeweils über entsprechende Menüpunkte im Menü Info einsehen.

Damit eine Notiz zu einer anderen Datensatzart nicht angezeigt wird, können Sie die Anzeige für diese Datensatzart (Bereich) deaktivieren. So können Sie für die Notiz zum Stammdatensatz eines Kunden bestimmen, dass die Notiz zu Rechnungen des Kunden nicht angezeigt wird. Dazu deaktivieren Sie im Fenster Bereichsdefinition zu der Notiz für den Bereich "Rechnung (VFR)" das Kontrollkästchen Notiz anzeigen. Die Bereiche entsprechen den Workflow-Bereichen.

Hinweis: Ob und welche Notizen zusätzlich in anderen Bereichen angezeigt werden können, ist durch proALPHA vorgegeben. So kann zu einem Beleg die Notiz des zugehörigen Stammdatensatzes angezeigt werden, nicht jedoch die Notiz eines anderen Belegs. Dies ist unabhängig davon, ob für den Bereich des anderen Belegs das Kontrollkästchen Notiz anzeigen aktiv ist. Die Vorgabe hängt u.a. davon ab, ob an der betreffenden Stelle des Bereichs die Anzeige der Notiz möglich ist. So kann die Notiz zu einer Bestellung z.B. nicht zum zugehörigen Wareneingangsbeleg angezeigt werden, da der Wareneingangsbeleg sich auf mehrere Bestellungen beziehen kann.

Kennzeichnung von Datensätzen mit Notizen

Ob zu einem Datensatz eine Notiz erfasst ist, erkennen Sie anhand eines Schaltflächensymbols im rechten oberen Fensterbereich.

Schaltflächensymbole

Bedeutung

Datensatz ohne Notiz

Datensatz mit Notiz

Mit Klick auf das Schaltflächensymbol können Sie das Erfassungsfenster für Notizen öffnen.

Notizen zu einem Datensatz einsehen

Notizen zu einem Datensatz sehen Sie in einem Infofenster ein. Das Infofenster öffnen Sie im Fenster der betreffenden Datensatzart über einen Menüpunkt Info | Notizen. Je nach Datensatzart stehen Infofenster für verschiedene Notizen zur Verfügung, die Sie über entsprechende Menüpunkte öffnen. So gibt es im Erfassungsfenster für Aufträge die Menüpunkte Info | Notizen Auftrag und Info | Notizen Kunde.

Zur besseren Übersicht können Sie die Notizen im Infofenster nach ihrem Anlage- oder Änderungsdatum sortieren. Die zuletzt gewählte Sortierung wird benutzerspezifisch anhand des Anwendungsparameters BU_NotesSortCase gespeichert.

Notizen zu einem Datensatz pflegen

Die Daten und die Bereichsdefinition von Notizen können Sie ändern.

Zu einer geänderten Notiz werden das Änderungsdatum sowie der Name des Sachbearbeiters in der zugehörigen Zeile der Übersicht angezeigt.

Eine Notiz, die Sie nicht mehr benötigen, können Sie löschen.

Notizen zu einem Datensatz pflegen

  1. Öffnen Sie das Stammdatenfenster oder das Erfassungsfenster der gewünschten Datensatzart.

  2. Suchen Sie den Datensatz, zu dem Sie die Notiz pflegen wollen.

  3. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Notizen.

    Alternativ: Doppelklicken Sie auf die Schaltfläche im rechten oberen Fensterbereich.

    Das Erfassungsfenster für Notizen wird geöffnet.

  4. Klicken Sie in der Übersicht auf die Zeile der Notiz, die Sie pflegen wollen.

  5. Pflegen Sie die Notiz nach Ihren Anforderungen.

    Anwendungsfälle:

Administration

Objekte

Bedeutung

BU_NotesSortCase...

Benutzerspezifische Einstellung des Auswahlfelds Sortieren nach in Infofenstern mit Notizen