Notizbücher

Um Notizen beliebiger Art festzuhalten, können Sie in proALPHA Notizbücher führen. In einem Notizbuch können Sie Notizen erfassen, die thematisch zusammengehören, z.B. Notizen zu Kundenbesuchen.

Tipp: Wenn die Notizbücher direkt bei einer bestimmten Datensatzart verfügbar sein sollen, dann definieren Sie im Fenster der betreffenden Datensatzart einen benutzerspezifischen Menüpunkt zum Aufruf der Notizbücher.

Zusätzlich können Sie Notizen zu einzelnen Datensätzen hinterlegen, z.B. zu Stammdatensätzen.

Notizbücher erfassen

Notizbücher können Sie manuell erfassen oder mit der Kopiervorlage anlegen.

Beim Erfassen eines Notizbuchs legen Sie anhand zweier Suchbegriffe Kriterien fest, nach denen Sie die Daten von Notizen erfassen. So können Sie z.B. für ein Notizbuch zu Kundenbesuchen die Suchbegriffe "Kundenname" und "Besuchsdatum" festlegen. Für die Notizen in diesem Notizbuch stehen damit die Felder Kundenname und Besuchsdatum zum Erfassen der entsprechenden Daten zur Verfügung.

Darüber hinaus können Sie für das Notizbuch bestimmen, ob zum Suchen und Selektieren von Notizen Merkmalsleisten verwendet werden können. Außerdem können Sie eine Vorlage für die Texte der Notizen hinterlegen.

Hinweis: Beim Anlegen mit der Kopiervorlage werden zum kopierten Notizbuch bereits erfasste Notizen sowie die Vorlage für die Texte der Notizen nicht kopiert.

Notizbuch manuell erfassen

  1. Öffnen Sie das Fenster Notizbücher.

  2. Geben Sie im Feld Notizbuch den gewünschten Schlüssel ein.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Alternativ: <Strg + N>

    Das Notizbuch wird zur Bearbeitung geöffnet.

  4. Erfassen Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern.

  5. Speichern Sie.

  6. Optional: Hinterlegen Sie eine Vorlage für die Texte der Notizen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

    1. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Vorlagen.

      Der Texteditor wird geöffnet.

    2. Erfassen Sie den Text der Vorlage nach Ihren Anforderungen.

    3. Speichern Sie.

    4. Schließen Sie den Texteditor.

Notizbuch mit der Kopiervorlage anlegen

  1. Öffnen Sie das Fenster Notizbücher.

  2. Geben Sie im Feld Notizbuch den Schlüssel des Notizbuchs ein, das als Kopiervorlage dienen soll.

    Alternativ: Wählen Sie über <Strg + A> das Notizbuch aus.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Die Daten der Kopiervorlage werden in den Zwischenspeicher geladen.

    Die Schaltfläche wird mit einem Kreuz gekennzeichnet:

    Die Schaltfläche wird mit einem Stern gekennzeichnet: .

  4. Geben Sie im Feld Notizbuch den gewünschten Schlüssel ein.

  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Das Notizbuch wird zur Bearbeitung geöffnet.

    Die Daten der Kopiervorlage werden in die entsprechenden Datenfelder kopiert.

  6. Ändern Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern.

  7. Speichern Sie.

  8. Optional: Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Die Daten der Kopiervorlage werden aus dem Zwischenspeicher gelöscht.

    Die Schaltfläche wird mit einem Pluszeichen gekennzeichnet:

    Die Kennzeichnung der Schaltfläche wird entfernt: .

Notizen erfassen

Die Notizen in einem Notizbuch können Sie manuell erfassen oder mit der Kopiervorlage anlegen.

Beim Erfassen einer Notiz bestimmen Sie u.a., ob auch andere Benutzer die Notiz pflegen dürfen.

Wenn für das Notizbuch eine Merkmalsleiste geführt wird, dann können Sie Merkmale für die Notiz erfassen.

Den Text der Notiz erfassen Sie im dafür vorgesehenen Textfeld. Wenn für das Notizbuch eine Vorlage hinterlegt ist, dann wird der Text der Vorlage im Textfeld vorgeschlagen. Dort können Sie den Text nach Ihren Anforderungen ändern. Die Änderung gilt nur für den Text im Textfeld der Notiz.

Hinweis: Beim Anlegen mit der Kopiervorlage wird der Text der Notiz nicht kopiert.

Notiz manuell erfassen

  1. Öffnen Sie das Fenster Notizbücher.

  2. Geben Sie den Schlüssel des Notizbuchs ein, zu dem Sie eine Notiz erfassen wollen.

    Alternativ: Wählen Sie über <Strg + A> das Notizbuch aus.

  3. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Notizen.

    Das Fenster Notizen im Notizbuch wird geöffnet.

  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Der Schlüssel der Notiz wird automatisch vergeben.

    Wenn für das Notizbuch eine Vorlage hinterlegt ist, dann wird der Text der Vorlage im Textfeld vorgeschlagen.

  5. Erfassen Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern.

  6. Speichern Sie.

Notiz mit der Kopiervorlage anlegen

  1. Öffnen Sie das Fenster Notizbücher.

  2. Geben Sie den Schlüssel des Notizbuchs ein, zu dem Sie eine Notiz erfassen wollen.

    Alternativ: Wählen Sie über <Strg + A> das Notizbuch aus.

  3. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Notizen.

    Das Fenster Notizen im Notizbuch wird geöffnet.

  4. Suchen Sie die Notiz, die als Kopiervorlage dienen soll.

    Alternativ: Wählen Sie über <Strg + A> die Notiz aus.

  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Die Daten der Kopiervorlage werden in den Zwischenspeicher geladen.

    Die Schaltfläche wird mit einem Kreuz gekennzeichnet:

    Die Schaltfläche wird mit einem Stern gekennzeichnet: .

  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Der Schlüssel der Notiz wird automatisch vergeben.

    Die Notiz wird zur Bearbeitung geöffnet.

    Die Daten der Kopiervorlage werden in die entsprechenden Felder kopiert.

  7. Ändern Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern.

  8. Erfassen Sie im Textfeld den gewünschten Text.

  9. Speichern Sie.

  10. Optional: Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Die Daten der Kopiervorlage werden aus dem Zwischenspeicher gelöscht.

    Die Schaltfläche wird mit einem Pluszeichen gekennzeichnet:

    Die Kennzeichnung der Schaltfläche wird entfernt: .

  11. Speichern Sie.

Notizbücher pflegen

Sie können:

  • Daten der Notizbücher ändern

  • Weitere Notizen in einem Notizbuch erfassen

  • Notizen ändern

  • Notizen archivieren

  • Notizen löschen

  • Notizbücher löschen

Notizbücher pflegen

  1. Öffnen Sie das Fenster Notizbücher.

  2. Geben Sie den Schlüssel des Notizbuchs ein, das Sie pflegen wollen.

    Alternativ: Wählen Sie über <Strg + A> das Notizbuch aus.

  3. Pflegen Sie das Notizbuch nach Ihren Anforderungen.

    Anwendungsfälle:

Notizen ausgeben

Notizen können Sie in der Liste "Notizbücher und Notizen" ausgeben. Dazu ist im Lieferumfang von proALPHA eine Listenansicht enthalten. Diese Listenansicht sowie weitere Listenansichten können Sie in den Listeneditoren gestalten. So können Sie anhand von Listenfeldern bestimmen, welche Daten in der Liste ausgegeben werden. Bei der Ausgabe der Liste grenzen Sie die Daten im Druckvorlauf ein. So können Sie z.B. bestimmen, welche Notizen in der Liste ausgegeben werden.

Basiswissen: