InfoGuide

Über den InfoGuide können zu einem Fenster beliebige externe Informationen bereitgestellt und eingesehen werden, z.B. Dokumente zu dem Geschäftsvorgang, der mit dem Programm abgewickelt wird. Zum Bereitstellen der Informationen setzen Sie Verknüpfungen auf die entsprechenden Dateien oder auch auf Geschäftsprozessmodelle im proALPHA GPD Viewer, sodass die Informationen direkt aus proALPHA eingesehen werden können.

Hinweis: Der InfoGuide stellt keine DMS-Funktion oder Dateiverwaltung dar. Es erfolgt keine Versionierung der Dokumente.

Verknüpfungen setzen

Verknüpfungen setzen Sie per Drag & Drop der gewünschten Datei oder des gewünschten GPD-Elements (Prozess, Organigramm oder Dokument) auf den InfoGuide (Schaltfläche in der Steuerungsleiste). Das Fenster, für das die Verknüpfung gesetzt werden soll, muss dabei fokussiert sein. Zur Arbeitserleichterung beim Setzen einer Verknüpfung können Sie den Hintergrund des proALPHA Arbeitsbereichs transparent schalten (Schaltfläche in der Steuerungsleiste).

Beim Setzen der Verknüpfung bestimmen Sie u.a., ob die Informationen nur für Sie persönlich oder allgemein zugänglich sind. Für allgemein zugängliche Informationen können Sie wiederum bestimmen, ob diese nur im aktuellen Mandanten oder mandantenübergreifend zugänglich sind.

Hinweis:

  • Damit Sie zu einem Fenster allgemein zugängliche Informationen hinterlegen können, müssen im betreffenden Programm alle Bearbeitungsfunktionen für Sie freigegeben sein (Anlegen, Ändern und Löschen). Die Freigabe erteilt Ihr Systemverwalter über die Funktionsverriegelung.

  • Damit ein Dokument über den InfoGuide eingesehen werden kann, muss der Speicherort der Datei für die betreffenden Benutzer zugänglich sein. Abhängig davon, wie der Zugriff auf Daten unternehmensintern organisiert ist, muss Ihr Systemverwalter dazu entsprechende Berechtigungen vergeben.

Verknüpfte Dokumente einsehen

Dass zu einem Fenster Informationen bereitstehen, erkennen Sie an der Schaltfläche in der Steuerungsleiste. Ein Klick auf die Schaltfläche listet alle Dokumente auf, die mit dem Fenster im InfoGuide verknüpft sind. Aus der Auflistung können Sie die Dokumente zur Einsicht öffnen.

Verknüpfungen verwalten

Die Verknüpfungen zu einem Fenster können Sie im InfoGuide einsehen und verwalten (Schaltfläche , Menüpunkt Verknüpfungen verwalten). So können Sie die Eigenschaften von Verknüpfungen ändern oder Verknüpfungen löschen.

Für das Verwalten von allgemein zugänglichen (globalen) Verknüpfungen können Zugriffsberechtigungen konfiguriert sein. Das bedeutet, dass Sie die Verknüpfungen nur dann verwalten können, wenn Sie Zugriffsrechte dafür haben. Verknüpfungen, die für Sie gesperrt sind, werden aus der Übersicht im Fenster Verknüpfungen verwalten ausgeblendet.

Administration

Objekte

Bedeutung

InfoGuide-Kontexte

Unternehmensspezifische Konfiguration der InfoGuide-Kontexte

Zugriffsberechtigungen

Zugriffsberechtigungen für das Verwalten von globalen Verknüpfungen