Formulare

Mit Hilfe von Formularen können Sie Daten zu Geschäftsvorgängen in ansprechender Form an Ihre Geschäftspartner übermitteln, z.B. Bestellungen an Ihre Lieferanten oder Rechnungen an Ihre Kunden. Solche Geschäftsdaten sind in proALPHA in der Regel in Belegen erfasst. In proALPHA werden die unterschiedlichen Formulare anhand von Formulararten unterschieden, die in einer Konfigurationstabelle hinterlegt sind. Die Formulararten entsprechen den Belegarten, deren Belege mit den Formularen ausgegeben werden. So existieren zu den verschiedenen Belegarten wie Angebot, Auftrag oder Rechnung jeweils korrespondierende Formulararten.

Je Formularart können Sie verschiedene Ausführungen - Formularvorlagen - für die Ausgabe des Formulars gestalten. In einer Formularvorlage bestimmen Sie das Layout des Formulars und hinterlegen, welche Belegdaten der betreffenden Belegart in dem Formular ausgegeben werden.

Zur Unterstützung Ihrer internationalen Geschäftstätigkeit können Sie eine Formularvorlage in mehreren Sprachen führen.

Welche Formularvorlage bei der Ausgabe eines Formulars herangezogen wird, bestimmen Sie, indem Sie die gewünschte Formularvorlage in den Belegparametern zuordnen.

Das Anlegen von Formularvorlagen und das Ausgeben von Formularen ist in allen Modulen von proALPHA standardisiert. Grundlegende Erläuterungen dazu finden Sie in diesem Thema. Spezielle Erläuterungen zu den einzelnen Formulararten finden Sie in den jeweiligen Detailthemen, z.B. "Formular "Lieferschein"".

Begriffserläuterungen

Begriffe

Erläuterungen

Formularvorlage

Oberbegriff für:

  • proALPHA Formularvorlagen

  • Unternehmensspezifische Formularvorlagen

Formularnummer

Je Listenart eindeutiger Schlüssel, unter dem eine Listenansicht geführt wird

proALPHA Formularvorlage

Formularvorlage, die von proALPHA bereitgestellt wird.

Die proALPHA Formularvorlagen sind im Lieferumfang enthalten und können z.B. nach dem Update in Ihre proALPHA Installation importiert werden. Die Formularvorlagen werden je Formularart unter den Formularnummern 50 bis 59 geführt und sind mit List & Label gestaltet.

Unternehmensspezifische Formularvorlage

Formularvorlage, die von Ihnen selbst gestaltet und gepflegt wird.

Formulargeneratoren

Oberbegriff für:

  • Grafischer Formulargenerator

  • Interner Formulargenerator

  • List & Label für Formulare

Die Formulargeneratoren nutzen Sie zum Anlegen und Gestalten von Formularvorlagen.

Grafischer Formulargenerator

Der grafische Formulargenerator unterstützt Sie durch Grafikkomponenten ähnlich einem DTP-Programm und bietet zahlreiche Gestaltungsmöglichkeiten. Mit dem grafischen Formulargenerator gestaltete Formulare können nur über Drucker ausgegeben werden, die unter Windows installiert sind (Windows-Drucker).

Interner Formulargenerator

Der interne Formulargenerator eignet sich für die Gestaltung einfacher Formulare mit wenigen Formatierungen. Er wird auch als Standardformulargenerator bezeichnet.

List & Label

Mit dem Berichtswerkzeug List & Label können Sie Daten für verschiedene Verwendungszwecke aufbereiten und ansprechend gestaltet ausgeben. Mit List & Label gestaltete Formulare können nur über Drucker ausgegeben werden, die unter Windows installiert sind (Windows-Drucker).

Hinweise zu Zugriffsberechtigungen

Für die Gestaltung und die Verwendung von Formularvorlagen können Zugriffsberechtigungen konfiguriert sein. Das bedeutet, dass Sie u.a. eine Formularvorlage nur dann gestalten können, wenn Sie Zugriffsrechte dafür haben. Wenn Sie irrtümlich eine Formularvorlage gestalten oder verwenden wollen, für die Sie keine Zugriffsrechte haben, dann werden Sie in einer Systemmeldung informiert.

Arten von Formularen

Thema: Arten von Formularen

Aufbau und Inhalt von Formularen

Hinweis: Die folgenden Erläuterungen beziehen sich auf Formularvorlagen, die mit dem internen oder dem grafischen Formulargenerator in proALPHA gestaltet werden. Erläuterungen zu Aufbau und Inhalt von Formularvorlagen in List & Label finden Sie in der Dokumentation zu List & Label.

Ein Formular besteht aus:

  • Mehreren Formularabschnitten

    Die Formularabschnitte sind in der Konfigurationstabelle je Formularart vordefiniert. In der Regel enthält ein Formular folgende Formularabschnitte:

    • Kopfabschnitt

      Im Kopfabschnitt werden die Daten der Belegköpfe ausgegeben, wie Adressen und Belegnummern.

    • Positionsabschnitt

      Im Positionsabschnitt werden die Daten der Belegpositionen ausgegeben, wie Teilenummern, Mengen und Preise.

    • Summenabschnitt

      Im Summenabschnitt werden Summen aus den Belegpositionen ausgegeben, wie Zwischensummen oder Endsummen.

    • Fußabschnitt

      Im Fußabschnitt werden z.B. Daten Ihres Unternehmens ausgegeben, wie Ihre Bankverbindung oder Lieferhinweise.

      Je nach Formularart enthalten diese Hauptabschnitte verschiedene Unterabschnitte. So enthält z.B. der Positionsabschnitt in den Formularen für Bestellungen einen Unterabschnitt für die Ausgabe der Daten von Beistellpositionen.

  • Mehreren Formularfeldern

    Die Formularfelder sind je Formularabschnitt in die Formularvorlage eingefügt. Die Formularfelder bestimmen, welche Daten in dem Formular ausgegeben werden. Dabei gibt es verschiedene Typen von Formularfeldern, u.a. Datenfelder für die Belegdaten, wie sie in proALPHA hinterlegt sind oder Textfelder für freidefinierbare Texte.

Erläuterungen zu Formularabschnitten

Hinweis: Die folgenden Erläuterungen beziehen sich auf Formularvorlagen, die mit dem internen oder dem grafischen Formulargenerator in proALPHA gestaltet werden. Erläuterungen zu Aufbau und Inhalt von Formularvorlagen in List & Label finden Sie in der Dokumentation zu List & Label.

Je nach Formularart stehen unterschiedliche Formularabschnitte für Daten des Belegkopfs und Daten der Belegpositionen zur Verfügung. Da in den Belegpositionen eine Vielzahl von unterschiedlichen Daten erfasst ist, stehen dazu entsprechend viele Formularfelder zur Verfügung. So gibt es z.B. spezielle Formularfelder für die Ausgabe von Chargeninformationen oder Packmitteldaten. Zwecks Strukturierung der Formulare sind für solche speziellen Formularfelder eigene Unterabschnitte zu den Formularabschnitten vorgesehen.

Zum besseren Verständnis finden Sie hier beispielhaft eine Auswahl der Formularabschnitte, die in Formularvorlagen für Vertriebsaufträge verfügbar sind.

Formularabschnitte

KurzBez

Unterabschnitte

KurzBez

Zone im grafischen Formulargenerator

Formularabschnitt für die Ausgabe von

Kopf

K

Erste Seite

E

K.E

Daten, die auf der ersten Formularseite im Formularkopf ausgegeben werden sollen, u.a. Adressangaben der Kundenadresse und des Ansprechpartners (Empfänger)

Themen:

Folgeseite

F

K.F

Daten, die auf den Folgeseiten im Formularkopf ausgegeben werden sollen

Positionen

P

Teile

A

P.A

Daten der Teile, die in den Belegpositionen hinterlegt sind (Teilepositionen und Wertpositionen), u.a. Teilenummern, Mengen und Preis

Chargeninformationen

CH

P.CH

Chargeninformationen der chargenpflichtigen Teile, die in den Belegpositionen hinterlegt sind

Info Rahmenauftrag

AR

P.AR

Daten der Rahmenaufträge, von denen die Mengen der Teile abgebucht wurden, die in den Belegpositionen hinterlegt sind

Diese Daten werden für das Teil einer Belegposition (Teileposition) ausgegeben, wenn die Menge des Teils von einem Rahmenauftrag abgebucht wurde.

Textbausteine

T

P.T

Daten der Textpositionen, u.a. Textschlüssel und Texte der Textbausteine

Gruppensummen

G

P.G

Daten der Gruppensummen, u.a. Rabatte und Beträge der Gruppensummen

Zwischensummen

Z

P.Z

Daten der Zwischensummen, z.B. Rabatte und Beträge der Zwischensummen

Zuschläge

ZU

P.ZU

Zuschläge, die im Belegkopf hinterlegt sind (Kopfzuschläge)

Kopf Set-Teile

SK

P.SK

Sets, die in den Belegpositionen (Teilepositionen) hinterlegt sind

In dem Formularabschnitt können Sie z.B. eine Textkonstante zur Beschreibung der Sets einfügen.

Set-Bestandteile

SP

P.SP

Daten der Set-Bestandteile, u.a. Bezeichnungen und Mengen

Chargeninformation zu Set-Position

SPC

P.SPC

Chargeninformationen der chargenpflichtigen Set-Bestandteile

Kopf Packmittel

PK

P.PK

Daten der Packmittel

In dem Formularabschnitt können Sie z.B. eine Textkonstante zur Beschreibung der Packmittel einfügen.

Positionen Mehrwegpackmittel

PPM

P.PPM

Daten der Mehrwegpackmittel

Positionen Einwegpackmittel

PPE

P.PPE

Daten der Einwegpackmittel

Summen

S

Belegsummen

S

S.S

Belegsummen, u.a. Gesamtsummen, skontofähige Gesamtsummen und Steuerbeträge

Zahlungsplan

PAY

Kopf Zahlungsplan

KPY

PAY.KPY

Kopfdaten der Zahlungspläne

In dem Formularabschnitt können Sie z.B. eine Textkonstante zur Beschreibung der Zahlungspläne einfügen.

Zahlungsplan

PAY

PAY.PAY

Daten der Zahlungsplanpositionen

Fuß

F

Seite mit Folgeseiten

F

F.F

Daten Ihrer Firma, die auf jeder Seite des Formulars im Formularfuß ausgegeben werden sollen, u.a. Adressangaben Ihrer Firmenadresse

Thema: Formularfelder für Adressen

Letzte Seite

L

F.L

Daten Ihrer Firma, die nur auf der letzten Seite im Formularfuß ausgegeben werden sollen

proALPHA Formularvorlagen importieren

Die proALPHA Formularvorlagen werden bei der Installation oder beim Update bereitgestellt, können jedoch auch bei Ihrem Systemhaus angefordert werden. Der Import neuer oder geänderter proALPHA Formularvorlagen erfolgt in der Regel durch Ihren Systemverwalter. Bei Bedarf können Sie einzelne Formularvorlagen jedoch auch über den Formulargenerator des entsprechenden Formulars importieren. Weitere Erläuterungen zum Importieren der proALPHA Formularvorlagen finden Sie im Thema "Import Formularvorlagen".

Formularvorlagen anlegen und gestalten

Für ein Formular können Sie eine Vielzahl unternehmensspezifischer Formularvorlagen anlegen. Dazu nutzen Sie den proALPHA Formulargenerator, den Sie direkt aus dem Erfassungsfenster des betreffenden Belegs oder je Modul in der Programmauswahl aufrufen können (Menüpunkt Systemverwaltung | Konfiguration | Formulargenerator).

In proALPHA werden folgende Formulargeneratoren unterschieden:

Beim Gestalten einer Formularvorlage bestimmen Sie, welche Daten in dem Formular ausgegeben werden, indem Sie die entsprechenden Formularfelder einfügen. Außerdem legen Sie das Layout des Formulars fest.

Ob Sie eine Formularvorlage mit dem grafischen Formulargenerator oder mit dem internen Formulargenerator gestalten, hängt davon ab, mit welchem Drucker ein Formular ausgegeben wird. Formulare des grafischen Formulargenerators können nur über Drucker ausgegeben werden, die unter Windows installiert sind (Windows-Drucker).

Wie Sie eine Formularvorlage gestalten, hängt davon ab, mit welchem Drucker ein Formular ausgegeben wird. Mit dem grafischen Formulargenerator oder mit List & Label gestaltete Formulare können nur über Drucker ausgegeben werden, die unter Windows installiert sind (Windows-Drucker).

Formularvorlagen in mehreren Sprachen führen

Eine Formularvorlage können Sie unter derselben Formularnummer in mehreren Sprachen führen. Dazu erfassen Sie die sprachabhängigen Daten der Formularvorlage jeweils in den gewünschten Sprachen. Sprachabhängige Daten in einer Formularvorlage sind:

  • Die Bezeichnung, die auf dem Formular ausgegeben wird, z.B. "Rechnung". Die Bezeichnung erfassen Sie beim Anlegen der Formularvorlage.

  • Der formularbezogene Text. Je nach Belegart können Sie je Formularvorlage einen speziellen Text erfassen, der bei der Ausgabe der Belege mit dieser Formularvorlage ausgegeben werden kann. Den formularbezogenen Text können Sie beim Anlegen der Formularvorlage erfassen.

  • Feste Texte (Textkonstanten), z.B. Beschriftungen für die Datenfelder. Im grafischen und im internen Listeneditor fügen Sie Textfelder ein, zu denen Sie die Texte erfassen. In List & Label verwenden Sie Textobjekte.

  • Anzeigeformate von Datenfeldern mit logischen Werten. Solche Werte sind z.B. "Soll/Haben" oder "ja/nein".

    Hinweis: Für Listenansichten aus List & Label sind Übersetzungen von logischen Werten in der Datenbank hinterlegt, sodass Sie die Werte nicht übersetzen müssen.

Formularvorlagen können Sie jeweils in die Applikationssprachen übersetzen. Die Applikationssprachen sind in dem Anwendungsparameter SB_Languages... hinterlegt. Die Übersetzungen für eine Formularvorlage erfassen Sie im Formulargenerator manuell. Für Formularvorlagen aus List & Label steht dafür das Fenster Übersetzungen zur Verfügung.

Für Oberflächensprachen kann die Übersetzung auch automatisiert erfolgen. Die automatisierte Übersetzung steht für Formularvorlagen aus List & Label zur Verfügung.

Thema: Texte aus List & Label Druckvorlagen übersetzen

Formularvorlagen manuell übersetzen

  1. Öffnen Sie den Formulargenerator der gewünschten Formularart.

  2. Suchen Sie die gewünschte Formularvorlage.

  3. Erfassen Sie die Übersetzungen der sprachabhängigen Daten nach Ihren Anforderungen.

    Anwendungsfälle:

Formularvorlagen exportieren und importieren

Als Arbeitserleichterung beim Anlegen von Formularvorlagen können Sie Formularvorlagen als XML-Dateien exportieren, um sie dann z.B. in andere Mandanten oder in andere proALPHA Installationen zu importieren. Beim Export werden alle Daten einer Formularvorlage exportiert. Beim Import bestimmen Sie, unter welcher Nummer die neue Formularvorlage angelegt wird.

Formularvorlagen aus List & Label können Sie zudem als .lst-Dateien exportieren, z.B. zu Erleichterung der Fehleranalyse.

Tipp: Den Import können Sie auch nutzen, um eine proALPHA Formularvorlage erneut zu importieren, z.B. wenn die vorhandene Formularvorlage versehentlich verändert wurde. Beim Importieren wird die vorhandene Formularvorlage nicht automatisch überschrieben. Sie entscheiden in einer Systemmeldung, ob die Formularvorlage überschrieben wird.

Den Export starten Sie über den Menüpunkt Extras | Aktuelles Formular exportieren.

Den Import starten Sie über den Menüpunkt Extras | Formular importieren

Formularvorlagen pflegen

Formularvorlagen können Sie ändern. So können Sie z.B. weitere Formularfelder einfügen oder die Gestaltung ändern.

Eine Formularvorlage können Sie löschen (Schaltfläche im Formulargenerator).

Voraussetzung dafür ist, dass die Formularvorlage weder in den Belegparametern der Kunden und Lieferanten noch in den Standardbelegparametern der Belegart zugeordnet ist.

Wenn die gelöschte Formularvorlage in einem Beleg zugeordnet ist und Sie den Beleg ausgeben, dann wird in der Regel eine andere Formularvorlage der Formularart ermittelt und für die Ausgabe verwendet.

Formulare ausgeben

Bei der Ausgabe eines Formulars wird die Formularvorlage verwendet, die im Belegkopf des Belegs hinterlegt ist. Die Formularvorlage können Sie in den Belegparametern als Vorschlagswerte für die Belegerfassung hinterlegen. Je nachdem, welche Sprache Sie bei der Ausgabe wählen, wird die Formularvorlage in der entsprechenden Sprache verwendet.

Bei der Ausgabe von Formularen können automatisch weitere Formulare mit Belegdaten ausgegeben werden. So können Sie z.B. zu einem Auftrag im Vertrieb zusammen mit der Auftragsbestätigung automatisch den zugehörigen Packschein ausgeben.

Voraussetzung für das automatische Ausgeben weiterer Formulare ist, dass die Formularvorlagen der gewünschten Formulare als Folgeformulare hinterlegt sind.

Hinweis: Mit dem grafischen Formulargenerator oder mit List & Label gestaltete Formulare können nur über Drucker ausgegeben werden, die unter Windows installiert sind (Windows-Drucker). Dies betrifft auch die Ausgabe in PDF-Dateien, da die entsprechenden Treiber als Windows-Drucker installiert sind. Wenn Sie keinen als Windows-Drucker geführten Drucker auswählen, dann werden Sie in einer Systemmeldung entsprechend informiert.

Administration

Objekte

Bedeutung

Konfigurationstabelle Formulare

Vordefinierte Formulararten

BG_FBFieldTypes...

Feldtypen für das Anlegen neuer Formularfelder zu einer Formularart

Hinweis: Neue Formularfelder können nur von Entwicklern angelegt werden.

BJ_GeneratorTypes...

Generatortypen für die Gestaltung von Formularvorlagen und Listenansichten

BM_NativeWaimeaDialogs

Fenster für das Bearbeiten von Formularfeldern und Listenfeldern anzeigen

pa_BG_RepHeadTextMultipage

Festlegung, ob in Formularvorlagen ein zusätzlicher Formularabschnitt für die Ausgabe umfangreicher Kopftexte zur Verfügung steht.

pa_BJ_GraphicPrintFormats

Zulässige Dateiformate für Bilder

pa_BJ_ReportCopies

Festlegung, ob für das Ausgeben Ausfertigungen hinterlegt werden können

PicDir

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA Session

Verzeichnis der Bilddateien zu Teilen

Formulare

Unternehmensspezifische Konfiguration für den Import von Formularvorlagen

Zugriffsberechtigungen

Thema: Zugriffsberechtigungen für Formulare einrichten

Zugriffsberechtigungen für Formulare einrichten

Für Formulare können Sie folgende Zugriffsberechtigungen einrichten:

  • Zugriffsberechtigungen für die Formulargeneratoren.

    Der Zugriff auf einen Formulargenerator kann mit der Programmverriegelung komplett, d.h. für das Programm, oder für einzelne Formulararten, d.h. Instanzen des Programms, gesperrt werden.

  • Zugriffsberechtigungen für Formularvorlagen.

    Einzelne Formularvorlagen können mit der Satzverriegelung für die Bearbeitung gesperrt werden.