Filter und Vorläufe

In Filtern und Vorläufen selektieren Sie Datensätze anhand verschiedener Kriterien zur weiteren Bearbeitung oder zur Ausgabe. Vorläufe zur Ausgabe von Datensätzen werden auch als Druckvorläufe bezeichnet. Zum Erfassen der Selektionskriterien stehen je nach Filter oder Vorlauf unterschiedliche Felder zur Verfügung. Die Selektionskriterien werden mit "und" verknüpft. Das bedeutet, dass nur die Datensätze selektiert werden, auf die alle Selektionskriterien zutreffen. Die Selektionskriterien (Einstellungen) eines Filters oder Vorlaufs können Sie in der Regel für die Wiederverwendung speichern. So können Sie z.B. eine häufig benötigte Selektion als Standardeinstellung speichern.

Filter und Vorläufe sind Dialogfenster und daher modal, d.h. solange ein Filter oder Vorlauf geöffnet ist, können Sie keine weiteren Fenster öffnen.

Filter und Vorläufe öffnen

Filter sind in der Regel in Fenstern verfügbar, in denen Daten in Übersichten angezeigt werden. Je nach Fenster und Geschäftsvorgang kann ein Filter beim Öffnen des Fensters automatisch angezeigt werden, sodass Sie die gewünschte Selektion direkt vornehmen können. Bei einigen Fenstern wird der Filter nicht automatisch angezeigt, sodass in einem solchen Fenster zunächst alle Daten angezeigt werden. Ein solches Fenster ist z.B. die Übersicht der Vorgänge im Aufgabenmonitor. Die gewünschte Selektion können Sie nachträglich vornehmen. Dazu öffnen Sie den Filter in dem Fenster manuell. Je nach Fenster steht dafür die Schaltfläche oder der Menüpunkt Filter im Kontextmenü zur Verfügung.

Vorläufe werden in der Regel automatisch geöffnet, wenn Sie ein Verarbeitungsprogramm starten. Dies kann z.B. ein Verarbeitungsprogramm zur Generierung von Belegen sein.

Felder in Filtern und Vorläufen

In Filtern und Vorläufen können Felder verschiedener Feldtypen enthalten sein, u.a. Eingabefelder oder Kontrollkästchen. Eingabefelder kommen häufig als Felder mit Matchcode-Funktion oder als Von-bis-Felder vor. In Von-bis-Feldern können Werte, die Sie als Minimalwerte (Feld von) eingeben, auch als Maximalwerte vorgeschlagen werden (Feld bis). Dies bestimmen Sie in Ihren Benutzereinstellungen mit dem Kontrollkästchen Minimalwerte übernehmen.

Einstellungen von Filtern und Vorläufen speichern und verwenden

Hinweis: Beim Arbeiten in mehreren Sitzungen stehen die folgenden Funktionen nur in der zuerst gestarteten (primären) Sitzung zur Verfügung.

In der Regel können Sie die Einstellungen von Filtern und Vorläufen speichern, sodass Sie diese später wieder verwenden können. Gespeicherte Einstellungen können Sie laden und vor der Verwendung anpassen.

Die Einstellungen eines Filters oder Vorlaufs können auch dann gespeichert werden, wenn Sie die Bearbeitung oder Ausgabe nicht fortführen. So können Sie z.B. die Einstellungen des Druckvorlaufs für eine Liste speichern, ohne die Liste auszugeben.

Vorläufe können zudem direkt nach der Ausführung des betreffenden Druck- oder Verarbeitungsauftrags mit den zuletzt gewählten Einstellungen für weitere Ausführungen verwendet werden. Dies bestimmen Sie in Ihren Benutzereinstellungen mit dem Kontrollkästchen Abfrage vor Verlassen Vorlauf.

Einstellungen:

Einstellungen

Erläuterungen

Standardeinstellung

Die aktuelle Einstellung können Sie in der Regel als Standardeinstellung speichern.

Ausnahmen sind Filter und Vorläufe, die aus einem vorgelagerten Programm vorbelegt werden. Die Einstellungen solcher Filter und Vorläufe können Sie nicht als Standardeinstellung speichern. Im Kontextmenü steht der Menüpunkt Einstellung speichern | als Standard nicht zur Verfügung. Dies betrifft z.B. die Ausgabe von Kalkulationsvarianten der Standardvorkalkulation.

Wenn eine Standardeinstellung gespeichert ist, dann wird sie beim Aufrufen eines Filters oder Vorlaufs automatisch geladen. Wenn keine Standardeinstellung gespeichert ist, dann wird die Grundeinstellung geladen.

Die Standardeinstellung können Sie außerdem manuell laden, z.B. wenn Sie zuvor eine andere Einstellung geladen haben und dann doch die Standardeinstellung verwenden wollen.

Hinweis:

  • Bei Filtern können Daten automatisch gemäß der Standardeinstellung selektiert werden, ohne dass der Filter geöffnet wird. Dies bestimmen Sie in Ihren Benutzereinstellungen mit dem Kontrollkästchen Standardfilter automatisch nutzen.

  • In Druckvorläufen wird die Standardeinstellung nur dann verwendet, wenn Sie die Ausgabe über das Menü Datei starten. Beim Start der Ausgabe über die Schaltfläche wird nur der aktuelle Datensatz ausgegeben.

Benutzerdefinierte Einstellung

Die aktuelle Einstellung können Sie als benutzerdefinierte Einstellung unter einer selbst gewählten Bezeichnung speichern. Auf diese Weise können beliebig viele Einstellungen gespeichert werden.

Letzte Einstellung

Die zuletzt verwendete Einstellung wird von proALPHA automatisch gespeichert.

Bestimmte Daten der letzten Einstellung werden nicht gespeichert. Dies betrifft in der Regel Zeitangaben. So werden u.a. Perioden sowie die davon abhängigen Daten nicht gespeichert. In Druckvorläufen von Statistiken betrifft dies z.B. die Daten der folgenden Felder:

  • Statistikperiode

  • Jahr

  • Periode

Grundeinstellung

Die Grundeinstellung ist in proALPHA vordefiniert. Sie wird automatisch geladen, wenn keine Standardeinstellung gespeichert ist. Die Grundeinstellung können Sie auch manuell laden.

Besonderheiten:

Besonderheiten beim...

Besonderheiten

...Speichern von Einstellungen

In Druckvorläufen von Listen werden die Werte der Auswahlfelder Ansicht und Sortierung nicht gespeichert.

...Laden von Einstellungen

Bei Von-bis-Feldern werden in den Eingabefeldern bis die gespeicherten Maximalwerte vorgeschlagen. Wurden zwischenzeitlich neue Datensätze, z.B. Belege, erfasst, so müssen Sie bei der Wiederverwendung der gespeicherten Einstellungen die Maximalwerte anpassen. Beim Speichern als Standardeinstellung oder benutzerdefinierte Einstellung können Sie dies vermeiden, indem Sie die Maximalwerte vor dem Speichern der Einstellungen erhöhen. So können Sie z.B. den Maximalwert einer Belegnummer auf " 999999 " erhöhen.

Bei Datumsfeldern werden die enthaltenen Datumsangaben in der Regel automatisch aktualisiert. Dabei wird wie folgt unterschieden:

  • Datumsangaben zu einem einzelnen Datum, wie z.B. das Datum im Feld gültig ab

    Wenn Sie z.B. im Feld gültig ab das Tagesdatum erfassen, dann wird bei der Wiederverwendung das Tagesdatum vorgeschlagen.

  • Datumsangaben zu einem Zeitraum, wie z.B. Belegdatum in den Feldern von und bis

    Wenn der Zeitraum in der Vergangenheit liegt, dann wird im Feld bis das Tagesdatum vorgeschlagen. Das Datum im Feld von wird entsprechend des Zeitraums angepasst. So können Sie z.B. mit einem gespeicherten Druckvorlauf wöchentlich eine Liste über die Belege der vorausgehenden Woche ausgeben, ohne den Zeitraum des Belegdatums ändern zu müssen.

Aktuelle Einstellung als Standardeinstellung speichern

  1. Öffnen Sie den gewünschten Filter oder Vorlauf.

  2. Bestimmen Sie in den dafür vorgesehenen Feldern die Selektionskriterien nach Ihren Anforderungen.

  3. Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt Einstellung speichern | als Standard.

    Die aktuelle Einstellung wird als Standardeinstellung gespeichert.

Aktuelle Einstellung als benutzerdefinierte Einstellung speichern

  1. Öffnen Sie den gewünschten Filter oder Vorlauf.

  2. Bestimmen Sie in den dafür vorgesehenen Feldern die Selektionskriterien nach Ihren Anforderungen.

  3. Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt Einstellung speichern | als...

    Das Fenster Einstellung speichern als wird geöffnet.

  4. Speichern Sie die Einstellung.

    Anwendungsfälle:

    • Einstellung unter einer neuen Bezeichnung speichern.

      Erfassen Sie dazu im Feld Bezeichnung die gewünschte Bezeichnung und bestätigen Sie mit OK.

      Die aktuelle Einstellung wird unter der erfassten Bezeichnung gespeichert.

    • Einstellung unter der Bezeichnung einer vorhandenen Einstellung speichern.

      Wählen Sie dazu im Feld Bezeichnung die Bezeichnung der gewünschten Einstellung aus und bestätigen Sie mit OK.

      Die aktuelle Einstellung wird unter der gewählten Bezeichnung gespeichert.

      Die bisher unter der Bezeichnung gespeicherte Einstellung wird überschrieben.

Standardeinstellung laden

  1. Öffnen Sie den gewünschten Filter oder Vorlauf.

  2. Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt Standard.

    In dem Filter oder Vorlauf werden als Selektionskriterien die Werte der Standardeinstellung vorgeschlagen.

Zuletzt verwendete Einstellung laden

  1. Öffnen Sie den gewünschten Filter oder Vorlauf.

  2. Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt Letzte

    Alternativ: <F10>

    In dem Filter oder Vorlauf werden als Selektionskriterien die Werte der zuletzt verwendeten Einstellung vorgeschlagen.

Grundeinstellung laden

  1. Öffnen Sie den gewünschten Filter oder Vorlauf.

  2. Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt Einstellung laden | Grundeinstellung.

    Alternativ: <F9>

    In dem Filter oder Vorlauf werden als Selektionskriterien die Werte der Grundeinstellung vorgeschlagen.

Benutzerdefinierte Einstellung laden

Die beiden benutzerdefinierten Einstellungen, die in der Reihenfolge der gespeicherten Einstellungen oben stehen, werden direkt im Kontextmenü als Menüpunkte angeboten. Andere gespeicherte Einstellungen können Sie über das Kontextmenü laden.

  1. Öffnen Sie den gewünschten Filter oder Vorlauf.

  2. Wählen Sie die gewünschte Einstellung.

    Anwendungsfälle:

    • Einstellung direkt laden

      1. Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt zur gewünschten benutzerdefinierten Einstellung.

        In dem Filter oder Vorlauf werden als Selektionskriterien die Werte der gewählten Einstellung vorgeschlagen.

    • Andere Einstellung laden

      1. Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt Einstellung laden | Andere...

        Das Fenster Einstellung laden wird geöffnet.

      2. Wählen Sie die Einstellung aus, die Sie laden wollen.

      3. Bestätigen Sie mit OK .

        In dem Filter oder Vorlauf werden als Selektionskriterien die Werte der gewählten Einstellung vorgeschlagen.

Einstellungen von Filtern und Vorläufen verwalten

Zur Arbeitserleichterung beim Laden einer benutzerspezifischen Einstellung können Sie die Reihenfolge bestimmen, in der die benutzerspezifischen Einstellungen im Fenster Einstellung laden aufgelistet werden. Die beiden Einstellungen, die in der Reihenfolge oben stehen, werden als Menüpunkte direkt im Kontextmenü angeboten. Platzieren Sie daher Ihre bevorzugten Einstellungen entsprechend.

Einstellungen, die Sie nicht mehr benötigen, können Sie löschen.

Reihenfolge der benutzerdefinierten Einstellungen bestimmen

  1. Öffnen Sie den gewünschten Filter oder Vorlauf.

  2. Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt Einstellungen reorganisieren.

    Das Fenster Einstellungen reorganisieren wird geöffnet.

  3. Klicken Sie auf die Bezeichnung der Einstellung, die Sie verschieben wollen.

  4. Verwenden Sie die vorgesehenen Schaltflächen, um die Einstellung zu verschieben.

    Schaltflächen

    Auswirkungen

    Die Einstellung wird an die erste Stelle verschoben.

    Die Einstellung wird um eine Stelle nach oben verschoben.

    Die Einstellung wird um eine Stelle nach unten verschoben.

    Die Einstellung wird an die letzte Stelle verschoben.

  5. Optional: Verschieben Sie weitere Einstellungen.

    Wiederholen Sie dazu die Schritte 3 und 4.

  6. Bestätigen Sie mit OK.

Einstellungen von Filtern und Vorläufen löschen

  1. Öffnen Sie den gewünschten Filter oder Vorlauf.

  2. Löschen Sie die gewünschte Einstellung.

    Anwendungsfälle:

    • Standardeinstellung löschen

      1. Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt Einstellung löschen | Standard.

        Die Standardeinstellung wird gelöscht.

    • Benutzerdefinierte Einstellung löschen

      1. Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt Einstellung löschen | Andere...

        Das Fenster Einstellung löschen wird geöffnet.

      2. Wählen Sie die Einstellung aus, die Sie löschen wollen.

      3. Bestätigen Sie mit OK.

        Die Einstellung wird gelöscht.