Automatisierte Belegausgabe

Bei der Abwicklung Ihrer Geschäftsprozesse unterstützt Sie proALPHA mit der automatisierten Belegausgabe. Sie ermöglicht die automatisierte Übermittlung von Belegdaten auf verschiedenen Wegen, z.B. per E-Mail oder EDI. Zusammen mit den Belegdaten können automatisch weitere Dokumente übermittelt werden, z.B. die AGB (Allgemeine Geschäftsbedingungen). Die Belegdaten können auch an einen Dienstleister übermittelt werden, der für Ihr Unternehmen das Drucken und Versenden der Belege übernimmt.

Für welche Belege die automatisierte Belegausgabe zur Verfügung steht, ist in der Konfigurationstabelle Belegarten anhand des Kontrollkästchens Ausgabeprozesse vordefiniert.

Hinweis: Die automatisierte Belegausgabe ist nur bei entsprechender Lizenzierung verfügbar (Softwareoption S_BelegAusgabe).

Ausgabeprozesse definieren und hinterlegen

Bevor Sie Ausgabeprozesse definieren, sollten Sie betriebsintern klären, welche Ausgabeprozesse je Belegart und je Geschäftspartner benötigt werden. So können z.B. für Bestellungen je nach Vereinbarung mit den Geschäftspartnern Ausgabeprozesse für die Übermittlung per EDI und per E-Mail benötigt werden.

Der Systemverwalter definiert die Ausgabeprozesse den Anforderungen entsprechend. Damit ein Ausgabeprozess für die Ausgabe verwendet wird, hinterlegen Sie den Ausgabeprozess in den Belegparametern. Es können beliebig viele Ausgabeprozesse definiert werden, sodass Sie in den Belegparametern jedes Geschäftspartners dessen individuellen Ausgabeprozess hinterlegen können.

Thema: Ausgabeprozesse

Belege automatisch ausgeben

Bei entsprechender Konfiguration erfolgt die Belegausgabe automatisch. So kann die Ausgabe z.B. mit der Belegfreigabe durch den zuständigen Sachbearbeiter gestartet werden. Die Automatisierung erfolgt mit Hilfe der WorkflowAutomation sowie der Job-Verwaltung. Dazu stehen in der WorkflowAutomation u.a. Verarbeitungsvorgänge zur Verfügung, z.B. Freigabe Belegausgabe. Die eigentliche Ausgabe erfolgt durch die Job-Verwaltung mit Hilfe eines speziellen Verarbeitungsprogramms.

Wenn die WorkflowAutomation nicht eingerichtet ist, dann können Sie den Ausgabeprozess für einzelne oder mehrere Belege auch manuell starten. Dazu fordern Sie die Belegausgabe an. Nachdem Sie die Belegausgabe angefordert haben, werden die Belegdaten für die Ausgabe aufbereitet und bereitgestellt. Abhängig von der Konfiguration des Ausgabeprozesses wird der Ausgabevorgang dabei sofort freigegeben oder die Freigabe durch den Systemverwalter wird angefordert.

Eine Belegausgabe können Sie erneut anfordern, z.B. wenn der Ausgabevorgang auf Grund eines Fehlers zunächst unterdrückt wurde. Dabei entscheiden Sie in einer Systemmeldung, ob die Unterdrückung aufgehoben und die Freigabe durch den Systemverwalter angefordert wird.

Bei entsprechender Konfiguration des Ausgabeprozesses können Sie eine manuell angeforderte Belegausgabe auch manuell unterdrücken, z.B. wenn Sie die Belegausgabe versehentlich angefordert haben. Die unterdrückte Belegausgabe können Sie bei Bedarf erneut anfordern. Je nachdem, welchen Status die Belegausgabe vor dem Unterdrücken hatte, ist die Belegausgabe danach freigegeben oder die Freigabe ist angefordert.

Die eigentliche Ausgabe erfolgt in der Regel automatisiert über einen permanenten Job, z.B. über Nacht. Bei Bedarf kann der Systemverwalter die Ausgabe auch manuell starten.

Hinweise zur Ausgabe

Thematik

Hinweise

Zugriffsberechtigungen

Für die Ausgabe und Übermittlung von Belegdaten können Zugriffsberechtigungen konfiguriert sein. Das bedeutet, dass Sie nur Belegdaten von Belegen der Belegarten ausgeben und übermitteln können, für die Sie Zugriffsrechte haben.

Sprachen

Die Belegdaten werden in der Belegsprache ausgegeben.

Ausnahmen sind u.a.:

  • Belegtexte (Kopftext und Bemerkung)

  • Lieferhinweise

    Diese Daten sind sprachunabhängig. Das bedeutet, dass sie in der Sprache ausgegeben werden, in der sie im Beleg erfasst sind. Wenn z.B. ein Kopftext in einem Auftrag in Deutsch erfasst ist, dann wird er in Deutsch - unabhängig von der Belegsprache - ausgegeben.

Belegausgabe des aktuellen Belegs starten

  1. Öffnen Sie das Erfassungsfenster der gewünschten Belegart.

  2. Suchen Sie den gewünschten Beleg.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Alternativ: <Strg + Alt + L>

    Die Belegdaten werden für die Ausgabe aufbereitet und bereitgestellt.

    Wenn zu dem Beleg bereits ein unterdrückter Ausgabevorgang existiert, dann wird eine Systemmeldung angezeigt. In der Systemmeldung entscheiden Sie, ob die Freigabe für den Ausgabevorgang angefordert wird.

Hinweis: Bei entsprechender Konfiguration des Ausgabeprozesses können Sie die Belegausgabe durch erneutes Klicken auf die Schaltfläche unterdrücken und die Unterdrückung auch wieder aufheben.

Belegausgabe mehrerer Belege starten

  1. Öffnen Sie das Erfassungsfenster der gewünschten Belegart.

  2. Wählen Sie den Menüpunkt Datei | Drucken.

    Alternativ: <Strg + P>

    Der Druckvorlauf für den Sammeldruck von Belegen wird geöffnet.

    Alternativ: Öffnen Sie den Druckvorlauf zu der gewünschten Belegart in der Programmauswahl im Ordner Ausgaben.

  3. Bestimmen Sie in den dafür vorgesehenen Feldern die Selektionskriterien, um die Daten im Sammeldruck einzugrenzen.

  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Belegausgabe.

    Eine Systemmeldung wird angezeigt. In der Systemmeldung entscheiden Sie, wie mit Belegen verfahren wird, für die kein Ausgabeprozess festgelegt ist.

  5. Klicken Sie in der Systemmeldung auf eine der folgenden Schaltflächen:

    Schaltflächen

    Auswirkungen

    Ja

    Belege ohne automatisierte Belegausgabe werden ausgegeben. Dazu werden die Ausgabeoptionen geöffnet, in denen Sie die Art der Ausgabe bestimmen können, z.B. den Druck auf Papier.

    Basiswissen: Belegdaten mehrerer Belege drucken

    Belege mit automatisierter Belegausgabe werden für die Ausgabe aufbereitet und bereitgestellt.

    Nein

    Belege ohne automatisierte Belegausgabe werden nicht ausgegeben.

    Belege mit automatisierter Belegausgabe werden für die Ausgabe aufbereitet und bereitgestellt.

Belegausgabe steuern und überwachen

Zur Steuerung und Überwachung der automatisierten Belegausgabe stehen verschiedene Hilfsmittel zur Verfügung.

Thema: Automatisierte Belegausgabe steuern und überwachen