E-Mails

Im Rahmen verschiedener Geschäftsvorgänge können Sie E-Mails mit oder ohne Dateianhang an Geschäftspartner senden. Ein solcher Dateianhang kann z.B. eine Rechnung im PDF-Format sein. E-Mails können Sie an einzelne oder mehrere Empfänger senden. So können Sie z.B. im Rahmen von Marketingaktionen eine E-Mail mit identischem Text an eine große Anzahl von Empfängern senden.

Welche Arten von Office Software und damit E-Mail-Systemen unterstützt werden und welche Versionen jeweils freigegeben sind, finden Sie in den Freigabeinformationen.

Zur Nachvollziehbarkeit Ihrer E-Mails können Sie diese im proALPHA DMS archivieren.

E-Mails senden

Das E-Mail-Programm rufen Sie dem Geschäftsvorgang entsprechend direkt im jeweiligen proALPHA Fenster auf. Text und Layout der E-Mail gestalten Sie entsprechend Ihren Anforderungen. Als Arbeitserleichterung für die Versendung von E-Mails können Sie E-Mail-Vorlagen im HTML-Format oder im Textformat erfassen.

Warum werden E-Mails gesendet?

Wo wird der E-Mail-Versand gestartet?

Erläuterungen

E-Mail-Kontakt mit Geschäftspartnern

Im Stammdatenfenster der Geschäftspartner, z.B. Stammdatenfenster Kunden

Die E-Mail-Adresse des Geschäftspartners wird aus dessen Adressstammdatensatz ermittelt und vorgeschlagen.

Bedienung: Schaltfläche im Fenster der Datensatzart.

Adressstamm

Telefonbuch

Offene Belege an Geschäftspartner senden

Erfassungsfenster des betreffenden Belegs

Einen Beleg können Sie an einen oder mehrere Geschäftspartner senden. Die E-Mail-Adressen der Geschäftspartner werden aus deren Adressstammdatensätzen ermittelt und vorgeschlagen. Der E-Mail wird automatisch das Formular zu dem Beleg als PDF-Datei angehängt.

Thema: Belegdaten in Formularen mit E-Mails senden

Archivierte Belege an Geschäftspartner senden

Infofenster des betreffenden Belegs (Belegarchiv)

Informationen zu Calls an einen Kunden senden

Erfassungsfenster Calls

Die E-Mail-Adresse des Kunden wird aus dessen Adressstammdatensatz ermittelt und vorgeschlagen.

Thema: Calls und Briefe mit E-Mails senden

Zahlungsavise an einen Geschäftspartner senden

Fenster Druckwiederholung Zahlungsavis Lieferanten

Fenster Druckwiederholung Zahlungsavis Kunden

Die E-Mail-Adresse des Geschäftspartners wird aus dessen Adressstammdatensatz ermittelt und vorgeschlagen.

Thema: Ein Zahlungsavis mit einer E-Mail senden

Mahnungen an einen Geschäftspartner senden

Fenster für Mahnvorschläge, z.B. Mahnvorschläge (mahnbare Kunden)

Die E-Mail-Adresse des Geschäftspartners wird aus dessen Adressstammdatensatz ermittelt und vorgeschlagen.

Thema: Mahnungen mit E-Mails senden

Im DMS archivierte Belege senden

DMS-Anwender-Frontend

Thema: Dokumentdateien senden

Daten, die in proALPHA erfasst sind, als Liste versenden

Fenster Ausgabeoptionen

Das E-Mail-Programm rufen Sie bei der Ausgabe der Liste auf, indem Sie in den Ausgabeoptionen den Windows-Drucker "PDF-Mailversand" auswählen. Dabei wird der E-Mail automatisch die Liste als PDF-Datei angehängt.

Thema: Listen ausgeben und übermitteln

Sachbearbeiter über Vorgänge in der WorkflowAutomation informieren

Automatische Erzeugung der E-Mail, wenn ein Vorgang anfällt

Thema: Sachbearbeiter mit E-Mails über Vorgänge benachrichtigen

Supportanfrage an proALPHA

Automatische Erzeugung der E-Mail, wenn eine Supportanfrage erstellt wird

Thema: Supportanfragen erstellen

E-Mails an mehrere Empfänger senden

Im Rahmen verschiedener Geschäftsvorgänge können Sie E-Mails mit identischem Text an mehrere Empfänger senden. Bei entsprechender Konfiguration erfolgt die Versendung direkt aus proALPHA über einen SMTP-Server, ohne dass das E-Mail-Programm geöffnet wird. Die E-Mails werden dabei automatisch adressiert.

Warum werden E-Mails gesendet?

Wo wird der E-Mail-Versand gestartet?

Erläuterungen

Marketingaktionen durchführen

Fenster E-Mails versenden Marketingaktion

Thema: Adressaten kontaktieren

Saldenbestätigungen an verschiedene Geschäftspartner senden

Fenster Saldenbestätigung Debitoren mit E-Mail senden

Fenster Saldenbestätigung Kreditoren mit E-Mail senden

Die E-Mail-Adressen der Geschäftspartner werden aus deren Adressstammdatensätzen ermittelt. Der E-Mail wird automatisch das Formular zu dem Beleg als PDF-Datei angehängt.

Thema: Saldenbestätigungen mit E-Mails senden

Zahlungsavise an verschiedene Geschäftspartner senden

Fenster Druckwiederholung Zahlungsavis Lieferanten

Fenster Druckwiederholung Zahlungsavis Kunden

Die E-Mail-Adressen der Geschäftspartner werden aus deren Adressstammdatensätzen ermittelt. Der E-Mail wird automatisch das Formular zu dem Beleg als PDF-Datei angehängt.

Thema: Mehrere Zahlungsavise mit E-Mails senden

Mahnungen an verschiedene Geschäftspartner senden

Fenster Mahnvorschläge mahnbare Kunden

Fenster Mahnvorschläge mahnbare Verbände

Die E-Mail-Adressen der Geschäftspartner werden aus deren Adressstammdatensätzen ermittelt. Der E-Mail wird automatisch das Formular zu dem Beleg als PDF-Datei angehängt.

Thema: Mahnungen mit E-Mails senden

E-Mails im proALPHA DMS archivieren

Wenn Sie Microsoft Outlook als E-Mail-System nutzen, dann können Sie:

Administration

Hinweis: Für den E-Mail-Versand aus proALPHA wird die Microsoft Programmierschnittstelle MAPI genutzt. Weiterführende Informationen zur MAPI-Nutzung sowie zur Parametrierung des E-Mail-Versands finden Sie im proALPHA Wiki. Das proALPHA Wiki ist Bestandteil des proALPHA Kundenportals. Die Zugangsdaten für das proALPHA Kundenportal erhalten Sie vom proALPHA Service.

Objekte

Bedeutung

BM_MAPIResolveName

Anpassungsmodus: Benutzerspezifisch

ACM: Base | E-Mail

Festlegung, ob im E-Mail-Client eine Empfängerauflösung durchgeführt wird

Hinweis: Die Empfängerauflösung kann auf Empfängerseite zusätzliche Validierungen der Empfängernamen auslösen und so Einschränkungen beim Empfang bewirken.

Defaultwert ist "no", d.h. es wird keine Empfängerauflösung durchgeführt.

pa_D_Mailsysteme...

Zulässige E-Mail-Systeme für den E-Mail-Versand

pa_D_MailParamDelimiter

Trenner für Mail-API-Parameter

pa_D_SMTPMAILADRPRAEFIX

pa_D_SMTPMAILADRPOSTFIX

Präfix und Suffix für SMTP-Mail-Adressen

pa_MailTasten

Tastenbelegung zum Starten des E-Mail-Versands

MailSystem

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA Session

Verwendetes E-Mail-System

MailSystemAPI

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA Session

Bevorzugte E-Mail-Schnittstelle

Mit dem Parameter können Sie eine Schnittstelle hinterlegen, über die das Mailsystem aufgerufen wird.

So bestimmen Sie mit dem Parameterwert "Application", dass Outlook über die Outlook Application API aufgerufen wird. Beim Aufruf über die Schnittstelle wird Outlook nicht-modal geöffnet, sodass zusätzlich zur E-Mail-Funktion weitere Funktionen ausgeführt werden können.

Defaultwert ist "Application".

Schnittstelle "Application"

Für folgende Funktionen muss die Schnittstelle "Application" hinterlegt sein:

  • Nutzung von Office in der 64-Bit-Version

  • Archivierung von Outlook-E-Mails im DMS mit manueller Beschlagwortung

MailProfile

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA Session

Verwendete E-Mail-Einstellungen

SMTP-Server

Themen:

Dateianhänge

Thema: E-Mail-Versand mit Dateianhängen

Digitale Signatur

Thema: E-Mail-Versand mit digitaler Signatur

E-Mail-Versand mit CDOSYS (lokaler SMTP-Dienst)

Bei dieser Verfahrensweise erfolgt der Versand über den virtuellen Standardserver für SMTP des Internet Information Servers (IIS). Dazu ist in der Startkonfiguration im Startparameter Mailsystem das verwendete E-Mail-System zu hinterlegen, z.B. Microsoft Outlook. Der Startparameter MailsystemAPI wird nicht definiert.

E-Mail-Versand mit CDOSYS (externer SMTP-Server)

Bei dieser Verfahrensweise kann der Versand über einen beliebigen externen SMTP-Server erfolgen. Dazu ist in der Startkonfiguration eine entsprechende Verbindung zu dem Server zu definieren. Der Server ist im Startparameter MailSystem wie folgt zu hinterlegen: "SMTP:<Hostname des SMTP-Servers>". Im Startparameter MailsystemAPI ist "CDOSYS" zu hinterlegen.

Zusätzlich zur allgemeinen Konfiguration für den E-Mail-Versand können Sie für den E-Mail-Versand über einen externen SMTP-Server folgende spezielle Konfigurationen vornehmen:

Objekte

Bedeutung

MailSMTPAuth

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA Session

Verfahrensweise zur Authentifizierung bei Verwendung eines externen SMTP-Servers als E-Mail-System

MailSMTPUser

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA Session

Benutzername zur Authentifizierung bei Verwendung eines externen SMTP-Servers als E-Mail-System

MailSMTPPassword

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA Session

Passwort zur Authentifizierung bei Verwendung eines externen SMTP-Servers als E-Mail-System

MailSMTPPort

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA Session

Portnummer des SMTP-Servers bei Verwendung eines externen SMTP-Servers als E-Mail-System

E-Mail-Versand mit Standard-SMTP-Protokoll

Bei dieser Verfahrensweise kann der Versand über einen beliebigen externen SMTP-Server erfolgen. Dazu ist in der Startkonfiguration im Startparameter Mailsystem der SMTP-Server als E-Mail-System zu hinterlegen. Der Startparameter MailsystemAPI wird nicht definiert.

Zusätzlich können Sie für den E-Mail-Versand über einen externen SMTP-Server folgende spezielle Konfigurationen vornehmen:

Objekte

Bedeutung

MailSMTPAuth

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA Session

Verfahrensweise zur Authentifizierung bei Verwendung eines externen SMTP-Servers als E-Mail-System

MailSMTPUser

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA Session

Benutzername zur Authentifizierung bei Verwendung eines externen SMTP-Servers als E-Mail-System

MailSMTPPassword

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA Session

Passwort zur Authentifizierung bei Verwendung eines externen SMTP-Servers als E-Mail-System

MailSMTPPort

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA Session

Portnummer des SMTP-Servers bei Verwendung eines externen SMTP-Servers als E-Mail-System

MailSMTPServer

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA Session

Hostname des SMTP-Servers bei Verwendung eines externen SMTP-Servers als E-Mail-System

Der Hostname ist zu hinterlegen, wenn der E-Mail-Versand über diesen Server ohne Öffnen des lokalen E-Mail-Programms erfolgen soll.

Die Verwendung des Startparameters MailSMTPServer ermöglicht die Versendung von E-Mails im Hintergrund, z.B. im Rahmen von Marketingaktionen, bei gleichzeitiger Nutzung des lokalen E-Mail-Programms im Vordergrund.

E-Mail-Versand mit Dateianhängen

Der E-Mail-Versand mit Dateianhängen wird z.B. für Belege genutzt. Für den E-Mail-Versand werden die betreffenden Daten in PDF-Dateien gespeichert und an die E-Mail angehängt.

Zusätzlich zur allgemeinen Konfiguration für den E-Mail-Versand wird dazu ein PDF-Reader benötigt. Welche Arten von PDF-Software unterstützt werden und welche Versionen jeweils freigegeben sind, finden Sie in den Freigabeinformationen.

Objekte

Bedeutung

PDFDriver

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA Session

Treiber für die Erstellung von PDF-Dateien

Erläuterungen zur Konfiguration der Erstellung finden Sie im Thema "Datenausgabe in PDF-Dateien einrichten".

Hinweis: Wenn Sie für die Erstellung von PDF-Dateien den Acrobat PDF Writer verwenden, dann benötigen Sie einen entsprechenden Druckertreiber. Ein solcher Druckertreiber ist im Lieferumfang von Microsoft Windows nicht enthalten.

Die Nutzung des Acrobat PDF Writers unterliegt der Verantwortung des Benutzers. Probleme, die dabei auftreten, können nicht vom Support der proALPHA Business Solutions GmbH bearbeitet oder behoben werden.

E-Mail-Versand mit digitaler Signatur

Hinweis: proALPHA unterstützt ausschließlich das Signaturformat "PKCS#7". Zudem ist die digitale Signatur in proALPHA nur dann möglich, wenn der E-Mail-Versand UI-basiert durchgeführt wird. Das bedeutet: Der Benutzer startet den E-Mail-Versand manuell.

Wenn ein Beleg per E-Mail gesendet wird, dann kann der Beleg digital signiert werden. Für die digitale Signatur werden die erforderlichen Zertifikate im Microsoft Zertifikatsmanager (auch als Windows-Zertifikatsmanager bezeichnet) verwaltet. Die Signaturberechtigung wird je Benutzer konfiguriert. Weiterführende Informationen zur Konfiguration finden Sie im proALPHA Wiki. Das proALPHA Wiki ist Bestandteil des proALPHA Kundenportals. Die Zugangsdaten für das proALPHA Kundenportal erhalten Sie vom proALPHA Service.

Objekte

Bedeutung

Kontrollkästchen Signaturberechtigt im Benutzerstamm

Festlegung, ob der Benutzer einen Beleg digital signieren darf.

Eingabefeld Fingerabdruck im Benutzerstamm

Festlegung, ob das erforderliche Zertifikat automatisch ermittelt wird oder vom Benutzer ausgewählt werden muss.