Dokumentenanalyse

Zahlreiche Dokumente liegen in Papierform vor und müssen in proALPHA erfasst werden. Dabei unterstützt Sie proALPHA mit der Dokumentenanalyse. Bei der Dokumentenanalyse werden digitalisierte Papierdokumente für die automatische Belegerfassung in proALPHA aufbereitet.

Die Dokumentenanalyse steht für Eingangsrechnungen (Lieferantenrechnungen) zur Verfügung. So können Eingangsrechnungen analysiert und z.B. korrespondierende Rechnungskontrollbelege automatisch erfasst werden.

Erläuterungen zu den Dokumentarten

Die Dokumentenanalyse steht für folgende Dokumentarten zur Verfügung:

Dokumentarten

Erläuterungen

"ERR" für Lieferantenrechnungen, zu denen Rechnungskontrollbelege generiert werden

Dies sind Lieferantenrechnungen für Teile, die im proALPHA Teilestamm geführt werden. In den Lieferantenrechnungen können Rechnungspositionen für Teile mit Lagerführung und/oder Rechnungspositionen zu Dienstleistungen enthalten sein.

Solche Lieferantenrechnungen haben einen Bezug zu Bestellungen und/oder Wareneingangsbelegen. Somit werden zu den Lieferantenrechnungen in proALPHA korrespondierende Rechnungskontrollbelege generiert.

Thema: Arbeitsschritte bei der Dokumentart "ERR"

"FER" für Lieferantenrechnungen, zu denen Eingangsrechnungen für die Finanzbuchhaltung generiert werden

Dies sind Lieferantenrechnungen für Leistungen, die in proALPHA nicht als Teile abgebildet sind und somit auch keine Lagerführung haben. Dazu zählen z.B. Rechnungen für Mietwagen, Mobilfunkverträge oder Leasingverträge.

Solche Lieferantenrechnungen haben keinen Bezug zu Bestellungen und/oder Wareneingangsbelegen (sogenannte Kostenrechnungen). Somit werden zu den Lieferantenrechnungen in proALPHA Eingangsrechnungen für die Finanzbuchhaltung generiert. Dazu werden Buchungssätze erzeugt und in der Datenübernahme der Finanzbuchhaltung bereitgestellt (Buchungsstapel). Durch das Verbuchen der Buchungsstapel werden die Eingangsrechnungen generiert.

Thema: Arbeitsschritte bei der Dokumentart "FER"

Die Dokumentarten sind in dem Anwendungsparameter O_DocAnaDocType hinterlegt.

Arbeitsschritte bei der Dokumentart "ERR"

Abhängig davon, welches Verfahren Ihr Unternehmen für die Dokumentenanalyse verwendet, können bei der Dokumentenanalyse unterschiedliche Arbeitsschritte anfallen. Von der Dokumentart ist abhängig, welche zusätzlichen Arbeitsschritte anfallen können. Dies betrifft z.B. Arbeitsschritte bei der Prüfung des Analyseergebnisses. Für die Dokumentart "ERR" können das u.a. folgende Arbeitsschritte sein:

Arbeitsschritte

Themen

Ermittelte Feldwerte der Analysefelder prüfen und ggf. bearbeiten (Analyseeditor)

Analyseergebnis prüfen und bearbeiten

Prüfung, ob der korrekte Lieferant ermittelt wurde und den Lieferanten ggf. korrigieren (Fenster Lieferant im Analyseeditor)

Lieferanten prüfen und korrigieren

Prüfung, ob die korrekten Belegreferenzen der Rechnungspositionen zu den Bestellungen und Wareneingangsbelegen ermittelt wurden und die Belegreferenzen ggf. korrigieren (Fenster Dokumentenanalyse - Details im Analyseeditor)

Belegreferenzen prüfen und korrigieren

Prüfung, ob zu Rechnungspositionen zwischenzeitlich Wareneingangsbelege erfasst wurden (Verarbeitungsprogramm Wareneingänge überwachen)

Wareneingänge überwachen

Manueller Start der Beleggenerierung

Rechnungskontrollbelege aus der Dokumentenanalyse generieren

Prüfung und Freigabe der generierten Rechnungskontrollbelege (Fenster Rechnungskontrolle - Freigabe-Workflow im Aufgabenmonitor)

Freigabe-Workflow für Rechnungskontrollbelege

Löschung von nicht mehr benötigten Analysen (Verarbeitungsprogramm Dokumentenanalyse löschen)

Analysen löschen

Arbeitsschritte bei der Dokumentart "FER"

Abhängig davon, welches Verfahren Ihr Unternehmen für die Dokumentenanalyse verwendet, können bei der Dokumentenanalyse unterschiedliche Arbeitsschritte anfallen. Von der Dokumentart ist abhängig, welche zusätzlichen Arbeitsschritte anfallen können. Dies betrifft z.B. Arbeitsschritte bei der Prüfung des Analyseergebnisses. Für die Dokumentart "FER" können das u.a. folgende Arbeitsschritte sein:

Arbeitsschritte

Themen

Ermittelte Feldwerte der Analysefelder prüfen und ggf. bearbeiten (Analyseeditor)

Analyseergebnis prüfen und bearbeiten

Prüfung, ob der korrekte Lieferant ermittelt wurde und den Lieferanten ggf. korrigieren (Fenster Lieferant im Analyseeditor)

Lieferanten prüfen und korrigieren

Prüfung der Buchungsdaten (Fenster Dokumentenanalyse - Buchungen im Analyseeditor)

Buchungen prüfen und korrigieren

Manueller Start der Beleggenerierung

Eingangsrechnungen aus der Dokumentenanalyse generieren

Löschung von nicht mehr benötigten Analysen (Verarbeitungsprogramm Dokumentenanalyse löschen)

Analysen löschen

Komponenten für die Dokumentenanalyse

Komponenten

Erläuterungen

Scanner oder andere Quelle

-

Eingangsverzeichnis in Ihrem Dateisystem

In dem Eingangsverzeichnis werden die Dateien mit den eingescannten Dokumenten für die Archivierung und anschließende Dokumentenanalyse bereitgestellt.

Je nach Konfiguration können Dokumente automatisiert im DMS archiviert und für die Dokumentenanalyse bereitgestellt werden. Dazu müssen sie in einem Eingangsverzeichnis abgelegt werden. Das Eingangsverzeichnis kann überwacht werden, sodass die Dokumente automatisch in den DMS-Order verschoben werden. Sobald die Dokumente archiviert sind, wird das Eingangsverzeichnis automatisch geleert.

Für die Überwachung des Eingangsverzeichnisses ist dieses in dem Anwendungsparameter O_DocAnaDirectory hinterlegt.

DMS-Ordner und DMS-Ordnerdateien

Die Dokumente werden in dem DMS-Ordner als DMS-Ordnerdateien archiviert und für die Dokumentenanalyse bereitgestellt.

Die Archivierung kann automatisch oder manuell erfolgen. Sie erfolgt automatisch, wenn die Überwachung des Eingangsverzeichnisses konfiguriert ist.

Die Archivierung kann mit der WorkflowAutomation überwacht werden. Dazu gibt es folgendes Ereignis: Ordnerdatei archiviert.

Die Ordner-ID des DMS-Ordners ist in dem Anwendungsparameter O_DocAnaFolder hinterlegt.

Hinweis: Der Exchange-Archivierungsdienst (DM-Mail) ermöglicht die automatisierte Archivierung von E-Mails unter Nutzung der Postfach-Regeln des Microsoft-Exchange-Servers. So können in regelmäßigen Abständen die definierten Exchange-Ordner durch den Dienst nach neuen E-Mails durchsucht werden.

Thema: Exchange-Archivierungsdienst

Analysesoftware (Fremdsystem)

Für die Dokumentenanalyse benötigen Sie eine spezielle Analysesoftware (Fremdsystem), z.B. smart FIX des Anbieters Insiders Technologies oder die Analysesoftware des Anbieters StratOz GmbH.

Die Analysesoftware analysiert das Dokument und erkennt gängige proALPHA Belegdaten, z.B. Datumsangaben, Mengenangaben, Adressdaten oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummern. Dazu werden bei der Konfiguration Stammdaten und Belegdaten, wie sie in proALPHA erfasst sind, in die Datenbank der Analysesoftware eingepflegt. Das Einpflegen erfolgt über die INWB, ähnlich wie eine Replikation.

Die Analysesoftware ist lernfähig. Die Datenbank der Analysesoftware wird ständig mit den aus den Dokumentenanalysen resultierenden neuen Daten erweitert. Dazu durchläuft jedes Dokument nach Abschluss der Analyse einen Lernprozess in dem Fremdsystem, bevor das Dokument wieder an proALPHA zurückgesendet wird.

Zudem können Änderungen, die Sie am Analyseergebnis vorgenommen haben, in die Datenbank der Analysesoftware einfließen. Dazu senden Sie das bearbeitete Analyseergebnis an die Analysesoftware zurück.

(Gilt nur für Verfahren 1.)

Welches Fremdsystem verwendet wird, ist anhand des Anwendungsparameters O_DocAnaServiceProvider konfiguriert.

INWB (Integration Workbench) und INWB-Nachrichten

Der Datenaustausch zwischen der Analysesoftware (Fremdsystem) und proALPHA erfolgt über die Integration Workbench (INWB).

Über die INWB werden die Dokumente von proALPHA an die Analysesoftware gesendet und die Analyseergebnisse wieder an proALPHA gesendet. Der Datenaustausch erfolgt anhand von INWB-Nachrichten des Nachrichtentyps pAX_DOCANA.

Die Versendung der Dokumente an die Analysesoftware kann automatisch oder manuell erfolgen. Die Dokumente werden im Analyseausgang aufgelistet.

Thema: Dokumente an die Analysesoftware senden

Die Versendung der Analyseergebnisse an proALPHA erfolgt automatisch. Sobald die Analyse eines Dokuments abgeschlossen ist, wird das Analyseergebnis von der Analysesoftware über einen Webservice an proALPHA gesendet. Die Dokumente werden im Analyseeingang aufgelistet.

Der Analyseeingang wird wie für den Nachrichteneingang beim Datenaustausch mit der INWB üblich überwacht. Dazu gibt es das Verarbeitungsprogramm "INWB: Überwacht die Inbox". Bei der Ausführung des Verarbeitungsprogramms können verschiedene Ereignisse der WorkflowAutomation für die Dokumente ausgelöst oder Belege direkt generiert werden.

Thema: WorkflowAutomation für die Dokumentenanalyse

Fenster Analyseübersicht

Die Analyseübersicht ist das zentrale Fenster zur Verwaltung und Bearbeitung der Dokumente. Dazu werden die Dokumente in der Analyseübersicht aufgelistet.

Thema: Analyseübersicht

Fenster Analyseergebnis (Analyseeditor)

Im Analyseeditor können Sie die Analyseergebnisse der analysierten und an proALPHA gesendeten Dokumente prüfen und ggf. bearbeiten.

Thema: Analyseeditor

Verarbeitungsprogramm Dokumentenanalyse löschen

Verarbeitungsprogramm zum Löschen von analysierten Dokumenten.

Thema: Analysen löschen

Verarbeitungsprogramm Wareneingang überwachen

Verarbeitungsprogramm zur Überwachung von Eingangsrechnungen, die vor dem Wareneingang in Ihrem Unternehmen eintreffen.

Dokumente mit Rechnungspositionen, zu denen noch keine Wareneingangsbelege erfasst sind, bleiben in der Regel im Analyseeingang stehen. So werden für diese Dokumente keine Rechnungskontrollbelege generiert.

Mit Hilfe des Verarbeitungsprogramms wird geprüft, ob zu den betreffenden Rechnungspositionen der Dokumente zwischenzeitlich Wareneingangsbelege erfasst wurden.

Thema: Wareneingänge überwachen

Verarbeitungsprogramm Belege generieren

Verarbeitungsprogramm zur Generieren von Belegen.

Mit Hilfe des Verarbeitungsprogramms werden aus den Daten der Analyseergebnisse entsprechende Belege generiert, z.B. Eingangsrechnungen.

Thema: Belege generieren

Fenster Rechnungskontrolle - Freigabe-Workflow

Damit die generierten Rechnungskontrollbelege im Tagesabschluss verarbeitet werden, müssen diese von den zuständigen Sachbearbeitern geprüft und freigegeben werden. Zur Unterstützung der Sachbearbeiter können Sie einen Freigabe-Workflow definieren.

Thema: Freigabe-Workflow für Rechnungskontrollbelege

Fenster Dokumentenanalyse - Konfiguration

Das Fenster dient zur Konfiguration der Dokumentenanalyse.

Thema: Analyse konfigurieren

Verfahren der Dokumentenanalyse

Für die Dokumentenanalyse stehen folgende Verfahren zur Verfügung:

Welches Verfahren in Ihrem Unternehmen verwendet wird, ist anhand des Anwendungsparameters O_DocAnaMode konfiguriert.

Scannen und Nachbearbeitung in proALPHA

(Verfahren 1)

Bei diesem Verfahren erfolgt keine Prüfung und Nachbearbeitung der Analyseergebnisse durch die Fremdsoftware. Das bedeutet: Die Dokumente werden von proALPHA an die Fremdsoftware gesendet. Dort werden die Dokumente analysiert. Die Analyseergebnisse werden sofort ohne Prüfung und Nachbearbeitung an proALPHA gesendet. Daher müssen Sie die Analyseergebnisse im proALPHA Analyseeditor prüfen und ggf. bearbeiten.

Ablauf

Für den Ablauf der Dokumentenanalyse mit dem Verfahren sind folgende Ordner in der Analyseübersicht relevant:

Neue Dokumente

Analyseausgang

Analyseeingang

Verarbeitet

Schritte

Erläuterungen

Eingangsrechnung einscannen oder andere Quelle verwenden und die Datei mit der eingescannten Eingangsrechnung im Eingangsverzeichnis bereitstellen

-

Datei vom Eingangsverzeichnis in den DMS-Ordner verschieben und als DMS-Ordnerdatei archivieren

Die Archivierung kann automatisch oder manuell erfolgen. Sie erfolgt automatisch, wenn die Überwachung des Eingangsverzeichnisses konfiguriert ist.

Das neue Dokument wird in der Analyseübersicht im Ordner Neue Dokumente angezeigt.

Thema: Analyseübersicht

Tipp: Sie können einzelne Dokumente per Drag & Drop in den Ordner ziehen. Dies kann z.B. ein Dokument sein, das Sie als PDF-Datei auf Ihrem Desktop gespeichert haben.

Dokument an die Analysesoftware senden

Die Versendung kann automatisch oder manuell erfolgen.

Thema: Dokumente an die Analysesoftware senden

Das versendete Dokument wird in der Analyseübersicht im Ordner Analyseausgang, z.B. Unterordner Versendet, angezeigt.

Analyse durch die Analysesoftware durchführen

Die Analysesoftware analysiert das Dokument und erkennt gängige proALPHA Belegdaten.

Das Analyseergebnis wird durch die Analysesoftware nicht geprüft und nicht nachbearbeitet.

Analyseergebnis an proALPHA senden

Sobald die Analyse eines Dokuments abgeschlossen ist, wird das Analyseergebnis von der Analysesoftware automatisch an proALPHA gesendet.

Das Dokument wird in der Analyseübersicht im Ordner Analyseeingang, z.B. Unterordner Empfangen, angezeigt.

Analyseergebnis im Analyseeditor prüfen und ggf. bearbeiten

Da durch die Analysesoftware keine Prüfung und keine Nachbearbeitung erfolgt sind, ist der Arbeitsschritt bei diesem Verfahren unbedingt erforderlich.

Thema: Analyseeditor

Nachdem Sie das Dokument bearbeitet haben, wird dieses in der Analyseübersicht im Ordner Analyseeingang, Unterordner Editiert angezeigt.

Beleg generieren

Die Generierung kann manuell oder automatisch erfolgen.

Themen:

Nachdem der Beleg generiert wurde, wird das Dokument in der Analyseübersicht im Ordner Verarbeitet angezeigt.

Scannen in proALPHA und Nachbearbeitung extern

(Verfahren 2)

Für die Nutzung der Dokumentenanalyse wird dieses Verfahren empfohlen.

Bei diesem Verfahren erfolgt die Prüfung und Nachbearbeitung der Analyseergebnisse durch die Fremdsoftware. Das bedeutet: Die Dokumente werden von proALPHA an die Fremdsoftware gesendet. Dort werden die Dokumente analysiert, geprüft und nachbearbeitet. Die nachbearbeiteten Analyseergebnisse werden an proALPHA gesendet. Eine Prüfung und Nachbearbeitung der Analyseergebnisse im proALPHA Analyseeditor ist nicht unbedingt erforderlich.

Ablauf

Für den Ablauf der Dokumentenanalyse mit dem Verfahren sind folgende Ordner in der Analyseübersicht relevant:

Neue Dokumente

Analyseausgang

Analysesystem

Analyseeingang

Verarbeitet

Schritte

Erläuterungen

Eingangsrechnung einscannen oder andere Quelle verwenden und die Datei mit der eingescannten Eingangsrechnung im Eingangsverzeichnis bereitstellen

-

Datei vom Eingangsverzeichnis in den DMS-Ordner verschieben und als DMS-Ordnerdatei archivieren

Die Archivierung kann automatisch oder manuell erfolgen. Sie erfolgt automatisch, wenn die Überwachung des Eingangsverzeichnisses konfiguriert ist.

Das Dokument wird in der Analyseübersicht im Ordner Neue Dokumente angezeigt.

Thema: Analyseübersicht

Tipp: Sie können einzelne Dokumente per Drag & Drop in den Ordner ziehen. Dies kann z.B. ein Dokument sein, das Sie als PDF-Datei auf Ihrem Desktop gespeichert haben.

Dokument an die Analysesoftware senden

Die Versendung kann automatisch oder manuell erfolgen.

Thema: Dokumente an die Analysesoftware senden

Das versendete Dokument wird in der Analyseübersicht im Ordner Analyseausgang, Unterordner Versendet angezeigt.

Analyse durch die Analysesoftware durchführen

Die Analysesoftware analysiert das Dokument und erkennt gängige proALPHA Belegdaten.

Das Analyseergebnis wird durch die Analysesoftware (Fremdsystem) geprüft und kann im Fremdsystem manuell nachbearbeitet werden. Je nach Analysesoftware können Sie die Daten in unterschiedlichen Fenstern manuell nachbearbeiten. Bei der Analysesoftware "smart FIX" erfolgt die Nachbearbeitung im Fenster Verifier.

Solange sich das Dokument bei der Analysesoftware befindet, wird dieses in der Analyseübersicht im Ordner Analysesystem angezeigt.

Analyseergebnis an proALPHA senden

Sobald die Nachbearbeitung des Dokuments abgeschlossen ist, wird das Analyseergebnis von der Analysesoftware automatisch an proALPHA gesendet.

Das Dokument wird in der Analyseübersicht im Ordner Analyseeingang, z.B. Unterordner Empfangen, angezeigt.

Optional: Analyseergebnis im Analyseeditor prüfen und ggf. bearbeiten

Bei diesem Verfahren ist der Arbeitsschritt optional, da Prüfung und Nachbearbeitung bereits durch die Analysesoftware erfolgt sind. So können Sie das Analyseergebnis trotzdem im Analyseeditor prüfen und ggf. bearbeiten.

Thema: Analyseeditor

Nachdem Sie das Dokument bearbeitet haben, wird dieses in der Analyseübersicht im Ordner Analyseeingang, Unterordner Editiert angezeigt.

Beleg generieren

Die Generierung kann manuell oder automatisch erfolgen.

Themen:

Nachdem der Beleg generiert wurde, wird das Dokument in der Analyseübersicht im Ordner Verarbeitet angezeigt.

Scannen und Nachbearbeitung extern

(Verfahren 3)

Bei diesem Verfahren erfolgen alle Arbeitsschritte vor dem Analyseeingang durch das Fremdsystem. Das bedeutet: Die Dokumente werden durch das Fremdsystem eingescannt. Danach werden die Dokumente im Fremdsystem analysiert, geprüft und nachbearbeitet. Die nachbearbeiteten Analyseergebnisse werden an proALPHA gesendet. Eine Prüfung und Nachbearbeitung der Analyseergebnisse im proALPHA Analyseeditor ist nicht unbedingt erforderlich.

Ablauf

Für den Ablauf der Dokumentenanalyse mit dem Verfahren sind folgende Ordner in der Analyseübersicht relevant:

Analyseeingang

Verarbeitet

Schritte

Erläuterungen

Eingangsrechnung einscannen und Analyse durch die Analysesoftware durchführen

Das Dokument wird durch das Fremdsystem eingescannt und anschließend analysiert.

Die Analysesoftware analysiert das Dokument und erkennt gängige proALPHA Belegdaten.

Das Analyseergebnis wird durch die Analysesoftware (Fremdsystem) geprüft und kann im Fremdsystem manuell nachbearbeitet werden. Je nach Analysesoftware können Sie die Daten in unterschiedlichen Fenstern manuell nachbearbeiten. Bei der Analysesoftware "smart FIX" erfolgt die Nachbearbeitung im Fenster Verifier.

Analyseergebnis an proALPHA senden

Sobald die Nachbearbeitung des Dokuments abgeschlossen ist, wird das Analyseergebnis von der Analysesoftware automatisch an proALPHA gesendet.

Das Dokument wird in der Analyseübersicht im Ordner Analyseeingang, z.B. Unterordner Empfangen, angezeigt.

Thema: Analyseübersicht

Optional: Analyseergebnis im Analyseeditor prüfen und ggf. bearbeiten

Bei diesem Verfahren ist der Arbeitsschritt optional, da Prüfung und Nachbearbeitung bereits durch die Analysesoftware erfolgt sind. So können Sie das Analyseergebnis trotzdem im Analyseeditor prüfen und ggf. bearbeiten.

Thema: Analyseeditor

Nachdem Sie das Dokument bearbeitet haben, wird dieses in der Analyseübersicht im Ordner Analyseeingang, Unterordner Editiert angezeigt.

Beleg generieren

Die Generierung kann manuell oder automatisch erfolgen.

Themen:

Nachdem der Beleg generiert wurde, wird das Dokument in der Analyseübersicht im Ordner Verarbeitet angezeigt.

Belege generieren

Nachdem die Bearbeitung des Analyseergebnisses abgeschlossen ist, wird ein Beleg mit den Daten des Analyseergebnisses aus der Eingangsrechnung generiert. Dabei werden anhand der Feldzuordnungen aus dem Analyseergebnis die korrekten Datenfelder für proALPHA ermittelt und die Daten als Feldwerte in den Beleg übernommen.

Themen:

Beleggenerierung automatisieren

In der Regel wird das Einlesen von Analysedaten und damit die Beleggenerierung automatisch über einen permanenten Job gestartet, wie für INWB-Nachrichten üblich.

Darüber hinaus können Sie die Beleggenerierung gesammelt für alle Dokumentarten automatisieren. Die Generierung erfolgt mit Hilfe des Verarbeitungsprogramms Belege generieren (sovdac03.p). Dazu richten Sie für das Verarbeitungsprogramm einen Job ein. Für den Job können Sie im Vorlauf des Verarbeitungsprogramms folgende Einstellungen festlegen:

  • Belege zu allen oder nur zu neuen Analysen generieren (Kontrollkästchen alle Analysen einlesen)

  • Buchungsstapel für Eingangsrechnungen in der Datenübernahme nur bereitstellen oder auch automatisch verbuchen (Kontrollkästchen Datenübernahme Fibu)

Dokumentenanalyse überwachen

Die Dokumentenanalyse kann mit der WorkflowAutomation überwacht werden. Anhand der WorkflowAutomation können Sachbearbeiter über anfallende Arbeitsschritte informiert werden. Dazu sind für die WorkflowAutomation für die Dokumentenanalyse verschiedene Ereignisse und Vorgänge vordefiniert.

Vorgänge, die auf Grund von Ereignissen anfallen, werden in der WorkflowAutomation automatisch in die Aufgabenmonitore der zuständigen Sachbearbeiter gestellt. Dort können die Sachbearbeiter die angefallenen Vorgänge abarbeiten.

Dokumente, zu denen Ereignisse während des Analyseeingangs ausgelöst wurden, werden in der Analyseübersicht wie folgt angezeigt: Ordner Analyseeingang, Unterordner Workflow.

Hinweis:

  • Die Pflege eines Dokuments kann auch umfangreiche Änderungen mit sich bringen. Zur Information der zuständigen Sachbearbeiter können Sie die WorkflowAutomation für ein Dokument (Ordnerdatei) in der Analyseübersicht manuell starten.

  • Zur Unterstützung der Sachbearbeiter bei der Freigabe von Rechnungskontrollbelegen gibt es den Freigabe-Workflow.

Wareneingänge überwachen

(Gilt nur für Lieferantenrechnungen, zu denen Rechnungskontrollbelege generiert werden.)

Eine Eingangsrechnung, für die ein Rechnungskontrollbeleg generiert werden soll, kann vor der Ware in Ihrem Unternehmen eintreffen. Dies kann z.B. vorkommen, wenn der Lieferant direkt nach dem Versand der Waren die Rechnung per E-Mail an Sie sendet. Somit ist auch der Wareneingangsbeleg für den Lieferschein in proALPHA noch nicht erfasst. Je nach Geschäftsvorgang kann in proALPHA die zu Grunde liegende Bestellung erfasst sein.

Bei der Dokumentenanalyse wird bei Rechnungspositionen für Teile mit Lagerführung geprüft, ob die zugehörigen Wareneingangsbelege in proALPHA erfasst sind. Ob die Prüfung auch für Bestellungen erfolgt, die nicht auf Lager gehen, sondern z.B. auf Kostenstellen, ist anhand des Anwendungsparameters O_DocAnaGRObligatoryWithoutStorage konfiguriert.

Dokumente mit Rechnungspositionen, zu denen keine Wareneingangsbelege erfasst sind, bleiben in der Regel im Analyseeingang stehen. So werden für diese Dokumente keine Rechnungskontrollbelege generiert. Solche Dokumente können mit der WorkflowAutomation überwacht werden. Dazu gibt es folgende Ereignisse:

Wenn die WorkflowAutomation für diese Ereignisse nicht eingerichtet ist, dann werden die Ereignisse zu den betreffenden Dokumenten nicht ausgelöst und die Dokumente werden im Unterordner Fehlerhaft des Analyseeingangs angezeigt.

Wenn die WorkflowAutomation für diese Ereignisse eingerichtet ist, dann werden die Ereignisse zu den betreffenden Dokumenten ausgelöst und die Dokumente werden im Unterordner Wareneingang überwachen des Analyseeingangs angezeigt.

Dokumente, zu denen die genannten Ereignisse ausgelöst wurden, können mit dem Verarbeitungsprogramm Wareneingänge überwachen überwacht werden. Mit Hilfe des Verarbeitungsprogramms wird geprüft, ob zu den betreffenden Rechnungspositionen der Dokumente zwischenzeitlich Wareneingangsbelege erfasst wurden. Dabei wird wie folgt unterschieden:

  • In der Rechnungsposition sind Belegreferenzen zu einem Lieferschein des Lieferanten enthalten.

    Geprüft wird, ob in proALPHA ein Wareneingangsbeleg mit der korrespondierenden Lieferscheinnummer erfasst ist.

    Wenn der Wareneingangsbeleg erfasst ist, dann wird dieser der Rechnungsposition automatisch zugeordnet.

  • In der Rechnungsposition sind nur Belegreferenzen zu einer Bestellung enthalten, die in proALPHA erfasst ist.

    Geprüft wird, ob in der Belegverknüpfung der betreffenden Belegposition der Bestellung ein Wareneingangsbeleg hinterlegt ist.

    Wenn in der Belegverknüpfung ein Wareneingangsbeleg hinterlegt ist, dann wird dieser der Rechnungsposition automatisch zugeordnet.

    Wenn in der Belegverknüpfung mehrere Wareneingangsbelege hinterlegt sind, dann müssen Sie den gewünschten Wareneingangsbeleg manuell zuordnen. Solche Dokumente können mit der WorkflowAutomation überwacht werden. Dazu gibt es folgendes Ereignis: Wareneingang zuordnen.

Sobald für alle Rechnungspositionen eines Dokuments Wareneingangsbelege ermittelt und zugeordnet wurden, kann der Rechnungskontrollbeleg für das Dokument generiert werden.

Das Verarbeitungsprogramm Wareneingänge überwachen können Sie wie folgt starten:

  • Sie starten das Verarbeitungsprogramm manuell.

  • Das Verarbeitungsprogramm wird automatisch über einen permanenten Job gestartet, z.B. nachts.

    In der Regel wird diese Verfahrensweise genutzt, wenn auch die Beleggenerierung automatisch über einen permanenten Job gestartet wird. So wird immer wieder geprüft, ob Wareneingänge zu den betreffenden Eingangsrechnungen erfolgt sind. Wenn für alle Rechnungspositionen eines Dokuments Wareneingangsbelege ermittelt wurden, dann wird der Rechnungskontrollbeleg automatisch generiert.

Im Vorlauf des Verarbeitungsprogramms können Sie bestimmen, dass nur Dokumente mit Analyseeingang innerhalb eines bestimmten Zeitraums berücksichtigt werden. Der Zeitraum wird rückwirkend ab dem Tagesdatum betrachtet. Dazu erfassen Sie im Feld Anzahl von Tagen seit Empfang der Analyse eine entsprechende Anzahl von Tagen.

Zudem können Sie im Vorlauf bestimmen, dass Dokumente überwacht werden, die über längere Zeit im Analyseeingang stehen, weil die Wareneingänge noch nicht erfasst wurden. Dazu erfassen Sie im Feld Anzahl von Tagen bis Wareneingang verspätet eine entsprechende Anzahl von Tagen.

Der Wareneingang zu einem Dokument wird unter folgenden Bedingungen als verspätet betrachtet:

  • Zu dem Dokument ist noch kein Wareneingangsbeleg erfasst.

  • Die Analyse des Dokuments (Empfangsdatum) liegt ab dem Tagesdatum länger zurück, als die im Vorlauf erfasste "Anzahl von Tagen bis Wareneingang verspätet".

Dokumente mit verspätetem Wareneingang können mit der WorkflowAutomation überwacht werden. Dazu gibt es folgendes Ereignis: Wareneingang verspätet.

Tipp: Im Analyseeditor können Sie die Belegreferenzen der Dokumente prüfen und ggf. korrigieren. Zudem können Sie Wareneingangsbelege zu einzelnen Rechnungspositionen aus den Belegverknüpfungen der Bestellpositionen ermitteln lassen.

Thema: Belegreferenzen prüfen und korrigieren

Analysen löschen

Analysen, die nicht mehr benötigt werden, können Sie aus dem Ordner Analyseeingang der Analyseübersicht löschen. Dies betrifft z.B. folgende Analysen:

  • Analysen, zu denen bereits Belege generiert wurden.

    Nachdem ein Beleg zu einem analysierten Dokument generiert wurde, bleibt die Analyse im Analyseeingang trotzdem erhalten.

  • Analysen, zu denen die DMS-Ordnerdateien (Originaldokumente) nicht mehr vorhanden sind, weil diese z.B. manuell gelöscht oder verschoben wurden.

Zum Löschen gibt es das Verarbeitungsprogramm Dokumentenanalyse löschen. Das Verarbeitungsprogramm kann wie folgt gestartet werden:

  • Sie starten das Verarbeitungsprogramm manuell.

  • Das Verarbeitungsprogramm wird automatisch über einen permanenten Job gestartet.

Im Vorlauf des Verarbeitungsprogramms bestimmen Sie, welche Analysen gelöscht werden (Kontrollkästchen verarbeitete Analysen löschen).

Der Analyseeingang der Dokumentenanalyse entspricht dem Nachrichteneingang der INWB. Daher können die Dokumente auch wie für INWB-Nachrichten üblich mit Hilfe der Speicherdauer gelöscht werden.

Einzelne Analysen können Sie zudem direkt im Analyseeditor löschen.

Administration

Objekte

Bedeutung

Softwareoption O_DOCANA

Durchführung der Dokumentenanalyse

Softwareoption O_DOCANA-INV

Verarbeitung von Eingangsrechnungen

BO_InboxDelay

Pause in Sekunden zwischen den einzelnen Verarbeitungsläufen für den Nachrichteneingang

BO_InboxMessageStatus_...

Nachrichtenstatus für Eingangsnachrichten

BO_OutboxMessageStatus_...

Nachrichtenstatus für Ausgangsnachrichten

O_DocAna_MaxToleranceFiBu

Maximal zulässige Differenz zwischen Rechnungsbetrag und Summe der Gegenbuchungen

O_DocAnaCatchwordingExternal

Festlegung, ob die vom Fremdsystem zurückgesendeten PDF-Dateien auch archiviert werden.

O_DocAnaCheckFIPosting

Festlegung, ob Eingangsrechnungen im Vorfeld der Generierung von Rechnungskontrollbelegen auf Bestellbezug geprüft werden.

O_DocAnaCheckTransferPosting

Festlegung, ob Rechnungskontrollbelege generiert werden, wenn die Teile der Wareneingangsbelege bereits auf die Ziellagerorte umgebucht wurden.

O_DocAnaCostAllocationGrouping

(Gilt nur für Lieferantenrechnungen, zu denen Eingangsrechnungen für die Finanzbuchhaltung generiert werden.)

Festlegung, wie die Gegenbuchung zu einer Hauptbuchung für die Datenübernahme in die Finanzbuchhaltung bereitgestellt wird.

O_DocAnaDirectory

Verzeichnisse, in denen Dokumente für die Archivierung und anschließende Dokumentenanalyse bereitgestellt werden (Eingangsverzeichnisse).

O_DocAnaDocType

Dokumentarten, deren Dokumente mit Hilfe der Dokumentenanalyse erfasst werden können.

O_DocAnaDocTypeCatchwording...

Festlegung der Dokumenttypen für die Archivierung von Dateien.

O_DocAnaFolder

Ordner-IDs der DMS-Ordner, die für die Archivierung und Dokumentenanalyse verwendet werden.

O_DocAnaGRObligatoryWithoutStorage

Festlegung, ob die Prüfung auf Wareneingänge auch für Bestellungen erfolgt, die nicht auf Lager gehen.

O_DocAnaInvoiceVoucherBruteForce

Festlegung, ob auch beim Auftreten von Problemen Rechnungskontrollbelege aus der Dokumentenanalyse generiert werden.

O_DocAnaMode...

Verfahren der Dokumentenanalyse

O_DocAnaNewCreationLogic

Festlegung, ob der Datenaustausch mit oder ohne INWB-Nachrichten des Nachrichtentyps pAX-INVOIC erfolgt.

O_DocAnaProcessingType_...

Verarbeitungstypen für die Übernahme von Feldwerten in proALPHA Datenfelder

O_DocAnaReleasePostingStack

(Gilt nur für Lieferantenrechnungen, zu denen Eingangsrechnungen für die Finanzbuchhaltung generiert werden.)

Festlegung, ob Stapelbuchungen bei Bereitstellung aus der Dokumentenanalyse in der Datenübernahme der Finanzbuchhaltung automatisch freigegeben werden.

O_DocAnaServiceProvider...

Analysesoftware (Fremdsystem) für die Dokumentenanalyse

O_DocAnaSingleBatchPosting

(Gilt nur für Lieferantenrechnungen, zu denen Eingangsrechnungen für die Finanzbuchhaltung generiert werden.)

Festlegung, ob je Eingangsrechnung (Lieferantenrechnung) oder je Rechnungsdatum ein Buchungsstapel aus der Dokumentenanalyse in der Datenübernahme der Finanzbuchhaltung bereitgestellt wird.

Analyse

Thema: Analyse konfigurieren

Analysesoftware

Thema: Analysesoftware (Fremdsystem) konfigurieren

Analyseverfahren

Thema: Verfahren der Dokumentenanalyse konfigurieren

Eingangsverzeichnis

Thema: Überwachung des Eingangsverzeichnisses konfigurieren

INWB

Thema: INWB konfigurieren

Bereitstellung von Eingangsrechnungen für die Finanzbuchhaltung

Thema: Bereitstellung der Buchungsstapel für Eingangsrechnungen für die Finanzbuchhaltung konfigurieren

Analyse konfigurieren

Die Analyse ist vorkonfiguriert. Die Konfiguration können Sie im Fenster Dokumentenanalyse - Konfiguration einsehen und nach Ihren Anforderungen ändern. Dazu stehen folgende Menüpunkte zur Verfügung:

  • Datenquelle definieren

  • Verarbeitung auswählen

  • Tabellen auswählen

  • Beziehungen festlegen

  • Felder zuordnen

    Dort ist je Feld festgelegt, wie der Feldwert in das korrespondierende proALPHA Datenfeld übernommen wird (Feld Verarbeitungstyp). Die Verarbeitungstypen sind in dem Anwendungsparameter O_DocAnaProcessingType_... hinterlegt.

Zudem können Sie in dem Fenster die WorkflowAutomation für Ordnerdateien einrichten. Dazu stehen die dafür üblichen Menüpunkte zur Verfügung.

Analysesoftware (Fremdsystem) konfigurieren

Für die Dokumentenanalyse benötigen Sie eine spezielle Analysesoftware (Fremdsystem), z.B. smart FIX des Anbieters Insiders Technologies. Welches Fremdsystem verwendet wird, ist anhand des Anwendungsparameters O_DocAnaServiceProvider konfiguriert.

Die Dokumentenanalyse mit der Analysesoftware smart FIX ist für Eingangsrechnungen (Lieferantenrechnungen) vorkonfiguriert. Dazu wird für smart FIX ein entsprechendes "Starterkit" zur Verfügung gestellt, das unternehmensspezifisch anpassbar ist. Die Anbindung des Fremdsystems erfolgt über eine Schnittstelle, die für Ihr Unternehmen individuell eingerichtet wird. Anpassungen an der Konfiguration für die Analysesoftware können für Ihr Unternehmen individuell programmiert werden. Informationen dazu erhalten Sie von Ihrem Berater.

Verfahren der Dokumentenanalyse konfigurieren

Für die Dokumentenanalyse stehen drei Verfahren zur Verfügung. Für die Nutzung der Dokumentenanalyse wird das Verfahren "Scannen in proALPHA und Nachbearbeitung extern" (Verfahren 2) empfohlen. Welches Verfahren in Ihrem Unternehmen verwendet wird, ist anhand des Anwendungsparameters O_DocAnaMode konfiguriert.

Für die Durchführung und Überwachung der eigentlichen Analyse können Sie die WorkflowAutomation entsprechend der Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens konfigurieren. Dazu wurden im Workflow-Bereich "DMS-Ordnerdatei (O_A)" verschiedene Ereignisse vordefiniert, die in der WorkflowAutomation für die Dokumentenanalyse genutzt werden können.

Für die Automatisierung des Datenaustauschs mit der INWB gibt es das Verarbeitungsprogramm "INWB: Überwacht die Inbox" (bovinw02.p). Das Programm überwacht den Nachrichteneingang. Im Rahmen der Dokumentenanalyse wird das Programm für die Überwachung des Analyseeingangs verwendet.

Tipp: Im DMS können Dokumente (z.B. PDF-Dateien) mit Hilfe der Volltextrecherche nach bestimmten Inhalten durchsucht werden. Wenn in PDF-Dateien eingebettete Bilder mit Texten enthalten sind, dann sind diese Texte von der Volltextsuche ausgenommen. Bei der Dokumentenanalyse werden die Texte der Bilder vom Fremdsystem erkannt, ggf. geändert und als Texte in den PDF-Dateien gespeichert. Damit bei der Volltextsuche auch solche Texte berücksichtigt werden, können die vom Fremdsystem zurückgesendeten PDF-Dateien ebenfalls archiviert werden. Dies konfigurieren Sie anhand des Anwendungsparameters O_DocAnaCatchwordingExternal.

Überwachung des Eingangsverzeichnisses konfigurieren

Eingescannte Dokumente können automatisiert im DMS archiviert und für die Dokumentenanalyse bereitgestellt werden. Dazu müssen die Dateien mit den Dokumenten in einem Eingangsverzeichnis abgelegt sein. Für die Konfiguration der Automatisierung sind folgende Anwendungsparameter relevant:

  • O_DocAnaDocType: Dokumentarten, deren Dokumente mit Hilfe der Dokumentenanalyse erfasst werden können.

  • O_DocAnaDirectory: Verzeichnisse, in denen Dokumente für die Archivierung und anschließende Dokumentenanalyse bereitgestellt werden (Eingangsverzeichnisse).

  • O_DocAnaFolder: Ordner-IDs der DMS-Ordner, die für die Archivierung und Dokumentenanalyse verwendet werden.

Das Eingangsverzeichnis wird mit Hilfe des Verarbeitungsprogramms Dokumentenanalyse - DMS-Archivierung (sovdas00.p) überwacht. Das Verarbeitungsprogramm veranlasst die Archivierung der eingegangenen Dokumente der betreffenden Dokumentart in den entsprechenden DMS-Ordner. Sobald die Dokumente archiviert sind, wird das Eingangsverzeichnis automatisch geleert.

Hinweis: Das Verarbeitungsprogramm zur Überwachung und Archivierung der Dokumente wird über einen Queue-Server gesteuert. Die für das DMS übliche Verzeichnisüberwachung wird dabei nicht genutzt.

Für das Verarbeitungsprogramm legen Sie folgende Daten fest:

  • Queue-Typ: "DMSCold"

  • Betriebssystem: "nur Windows"

Die Verarbeitung kann mit Hilfe eines permanenten Jobs erfolgen, z.B. über Nacht. Den Job können Sie als Endlosverarbeitung einrichten. Die Dauer der Pause zwischen den einzelnen Verarbeitungsläufen ist anhand des Anwendungsparameters BO_InboxDelay konfiguriert.

INWB konfigurieren

Für den Datenaustausch im Rahmen der Dokumentenanalyse ist die INWB wie folgt zu konfigurieren:

  • Die Analysesoftware ist als Fremdsystem anzubinden.

    Die Funktion wird für Ihr Unternehmen individuell programmiert. Informationen dazu erhalten Sie von Ihrem Berater.

  • Für den proALPHA Mandanten als lokaler Teilnehmer ist eine Partnervereinbarung mit dem Connector der Analysesoftware einzurichten.

Der Austausch erfolgt anhand von INWB-Nachrichten des Nachrichtentyps pAX_DOCANA. Die Daten werden in Form von XML-Dateien für die Analysesoftware bereitgestellt.

Für den Benutzer, der von der INWB zur Anmeldung in proALPHA verwendet wird, muss der proALPHA Service IW-SO-DocAna freigegeben sein. Der Service wird für folgende Funktionen benötigt:

  • Auslösung des Ereignisses "Analyse: Nacharbeit"

  • Benachrichtigung nach dem Einpflegen von proALPHA Stammdaten in die Datenbank der Analysesoftware

    Das Einpflegen erfolgt über die INWB, ähnlich wie eine Replikation.

Themen:

Bereitstellung der Buchungsstapel für Eingangsrechnungen für die Finanzbuchhaltung konfigurieren

(Gilt nur für Lieferantenrechnungen, zu denen Eingangsrechnungen für die Finanzbuchhaltung generiert werden.)

Für Eingangsrechnungen (Lieferantenrechnungen) ohne Bezug zu Bestellungen und Wareneingangsbelegen (sogenannte Kostenrechnungen) entstehen korrespondierende Eingangsrechnungen in der Finanzbuchhaltung. Dazu werden entsprechende Buchungssätze erzeugt und in der Datenübernahme der Finanzbuchhaltung bereitgestellt (Buchungsstapel). Die Buchungsherkunftsart ist "Dokumentenanalyse".

Für die Bereitstellung der Buchungsstapel in der Datenübernahme kann folgendes konfiguriert werden:

  • O_DocAnaCostAllocationGrouping: Festlegung, wie die Gegenbuchung zu einer Hauptbuchung für die Datenübernahme in die Finanzbuchhaltung bereitgestellt wird.

  • O_DocAnaReleasePostingStack: Festlegung, ob Stapelbuchungen bei Bereitstellung aus der Dokumentenanalyse in der Datenübernahme der Finanzbuchhaltung automatisch freigegeben werden. Wenn keine automatische Freigabe erfolgt, dann müssen die Stapelbuchungen einzeln freigegeben werden.

  • O_DocAnaSingleBatchPosting: Festlegung, ob je Eingangsrechnung (Lieferantenrechnung) oder je Rechnungsdatum ein Buchungsstapel aus der Dokumentenanalyse in der Datenübernahme der Finanzbuchhaltung bereitgestellt wird.