Datenerfassung und Datenpflege

Zur Abbildung Ihrer Geschäftsvorgänge erfassen, pflegen und verwenden Sie in proALPHA unterschiedliche Arten von Daten. proALPHA stellt zahlreiche Funktionen zur Verfügung, die Sie dabei wirkungsvoll unterstützen.

Daten erfassen und pflegen

Zur Abbildung Ihrer Geschäftsvorgänge erfassen und pflegen Sie in proALPHA unterschiedliche Arten von Daten. So legen Sie z.B. Stammdatensätze an, in denen Sie die Daten Ihrer Kunden erfassen und pflegen. Neben der manuellen Datenerfassung stehen in proALPHA verschiedene Möglichkeiten der automatischen Datenerfassung zur Verfügung. So können z.B. die Daten elektronisch übermittelter Belege automatisch erfasst werden. Weitere Erläuterungen zur Datenerfassung finden Sie in den entsprechenden Themen, z.B. im Thema "Stammdaten" und im Thema "Belege". Wenn Sie das proALPHA Dokumentenmanagement nutzen, dann bietet sich mit der Dokumentenanalyse eine besondere Möglichkeit der automatischen Belegerfassung.

Zur Erfassung und Pflege der Daten stehen in proALPHA verschiedene Arten von Fenstern zur Verfügung. Diese Fenster enthalten wiederum Felder unterschiedlicher Feldtypen. Erläuterungen dazu finden Sie in den Themen "Fenster" und "Felder".

Abhängig von der Datensatzart erfassen Sie Daten in unterschiedlichen Feldern. Daten werden wie in Windows üblich erfasst. So geben Sie z.B. in Eingabefeldern Daten ein. Kontrollkästchen dagegen aktivieren oder deaktivieren Sie.

Wenn Sie ein Fenster öffnen, z.B. um einen neuen Stammdatensatz anzulegen, können bestimmte Felder bereits mit einem Wert gefüllt sein. Dies sind Vorschlagswerte, die für die betreffende Datensatzart u.a. vordefiniert sind. So werden z.B. in den Stammdatenfenstern der Kunden die Kundennummern vorgeschlagen, die in entsprechenden Nummernkreisen vordefiniert sind. In verschiedenen Feldern werden die Werte Null (0) oder Fragezeichen (?) vorgeschlagen. Mit diesen Werten können besondere Funktionalitäten verbunden sein, die ausgeführt werden, wenn der Vorschlagswert nicht geändert wird. Besondere Funktionalitäten werden in der Feldhilfe der betreffenden Felder erläutert. Der Wert Null (0) kann auch darauf hinweisen, dass noch keine Datenerfassung erfolgt ist.

Die Daten erfassen Sie nacheinander. Dabei können Sie mit der Taste <Tabulator> von einem Feld ins nächste Feld wechseln. Abschließend speichern Sie die Daten. Solange die Daten noch nicht gespeichert sind, können Sie die Daten beliebig ändern.

Hinweis: Zum Erfassen und Bearbeiten von Daten in Fenstern können Zugriffsberechtigungen konfiguriert sein. Das bedeutet, dass Sie Daten nur dann erfassen oder bearbeiten können, wenn Sie die entsprechende Zugriffsberechtigung besitzen. So bleiben z.B. Felder, für die Sie keine Zugriffsrechte haben, gesperrt, auch wenn das zugehörige Fenster zur Bearbeitung geöffnet ist.

Tipp: Den Feldinhalt eines Felds können Sie in die Zwischenablage kopieren, auch wenn Sie das Feld selbst nicht bearbeiten können. Doppelklicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Feld.

Unzulässige Zeichen

Beim Erfassen von Daten in Eingabefeldern sind verschiedene Sonderzeichen unzulässig, da bei der Verarbeitung der Daten Probleme auftreten können. Wenn Sie ein unzulässiges Zeichen erfasst haben, dann werden Sie in einer Systemmeldung entsprechend informiert.

Hinweis: Die Prüfung auf Unzulässigkeit erfolgt nur beim manuellen Erfassen von Zeichen. Beim automatischen Erfassen, z.B. im Zuge eines Datenimports, erfolgt keine Prüfung.

Welche Zeichen unzulässig sind, hängt von der Funktion des Eingabefelds ab.

Abhängig davon, welche Daten Sie erfassen wollen, können weitere Zeichen unzulässig sein. So muss z.B. eine E-Mail-Adresse im standardisierten Format erfasst werden und darf keine Umlaute enthalten.

Darüber hinaus gelten für das Erfassen von Daten in Eingabefeldern folgende Empfehlungen:

  • In Schlüsselfeldern sowie in Eingabefeldern für Daten, die nicht sprachabhängig erfasst werden, sollten Sie grundsätzlich nur Zeichen verwenden, die im ASCII-Zeichensatz enthalten sind. Ansonsten können bei der Verarbeitung an Schnittstellen oder beim Drucken Probleme auftreten, z.B. weil die verwendeten Zeichen nicht abgebildet werden können.

  • In Eingabefeldern, deren Feldwerte in grafischen Formularen oder Listen ausgegeben werden, sollten Sie folgendes Zeichen nicht verwenden: "\" (umgekehrter Schrägstrich, Backslash).

    Das Zeichen wird bei der Ausgabe standardmäßig als Steuerzeichen interpretiert. Wenn das Zeichen in einer Zeichenkette enthalten ist, dann führt dies bei der Ausgabe der Zeichenkette dazu, dass das nachfolgende Zeichen nicht ausgegeben wird. Die Ausgabesteuerung für grafische Formulare und Listen ist anhand der Compilerkonstanten pa_BJ_WAIMEA_EscapeCode und pa_BJ_WAIMEA_TextDelimiter konfiguriert. Wenn Sie das Zeichen "\" für die Datenerfassung benötigen, dann kann die Konfiguration für Ihr Unternehmen individuell angepasst werden. Informationen dazu erhalten Sie von Ihrem Berater.

Daten mit Feldmasken erfassen und pflegen

Feldmasken sind ein Hilfsmittel zum effizienten Erfassen und Pflegen von Daten in Fenstern. Dort können Sie die Taste <Tabulator> nutzen, um von einem Feld ins nächste Feld zu wechseln. Mit einer Feldmaske legen Sie fest, dass Felder, in denen Sie keine Daten erfassen wollen, in der Tabulatorfolge übersprungen werden.

Feldmasken definieren Sie je Datensatzart. So ist eine Feldmaske z.B. gültig für alle Stammdatensätze von Teilen oder alle Belege einer Belegart. Zur Arbeitserleichterung können Sie alle Felder eines Fensters in einem Arbeitsschritt aus der Tabulatorfolge herausnehmen oder in die Tabulatorfolge aufnehmen. Wenn Sie für die Datenerfassung nur wenige Felder benötigen, können Sie so z.B. im ersten Schritt alle Felder aus der Tabulatorfolge herausnehmen und anschließend die wenigen Felder wieder aufnehmen.

Die für eine Datensatzart definierte Feldmaske wird beim Erfassen und Pflegen von Datensätzen verwendet. Nicht benötigte Felder werden in der Tabulatorfolge übersprungen.

Hinweis: Felder, die übersprungen werden, sind nicht für die Eingabe gesperrt. In solche Felder können Sie per Mausklick wechseln.

Ausnahmen sind Felder, für die Sie keine Zugriffsrechte haben sowie Felder, die im Rahmen der Abarbeitung von manuellen Vorgängen in der WorkflowAutomation gesperrt sind.

Daten mit Benennungskatalogen erfassen und pflegen

Hinweis: Spezielle Erläuterungen zur Konzipierung der Benennungskataloge sowie zum Anlegen und Pflegen von Benennungskatalogen finden Sie im Detailthema "Benennungskataloge".

Benennungskataloge sind Hilfsmittel bei der Datenerfassung, durch die Inkonsistenzen oder Tippfehler vermieden und einheitliche Begriffe verwendet werden. Benennungskataloge werden zu den Feldern hinterlegt, in denen Sie die Daten erfassen. Der Benennungskatalog zu einem Feld enthält genau die Daten, die Sie in dem Feld erfassen. Bei zusammengehörenden Feldern stehen auch die jeweiligen Benennungskataloge miteinander in Beziehung. So enthält z.B. der Benennungskatalog "Postleitzahlen" die Postleitzahlen, die Sie in dem Feld PLZ eingeben. Der Benennungskatalog "Orte" enthält die Orte zu den Postleitzahlen, die Sie im Feld Ort eingeben. Weil die Benennungskataloge miteinander in Beziehung stehen, schlägt proALPHA bei Eingabe einer Postleitzahl die dazugehörigen Orte vor.

Die Daten in einem Benennungskatalog werden auch als Katalogbegriffe bezeichnet. Um die Katalogbegriffe für ein bestimmtes Feld einsehen und auswählen zu können, öffnen Sie den Benennungskatalog mit der Tastenkombination <Strg + K>. Daher wird der Benennungskatalog auch als <Strg + K> Übersicht bezeichnet.

Felder, zu denen Benennungskataloge hinterlegt sind, sind farbig unterlegt. Je nach Farbe erkennen Sie, ob Sie die Daten aus dem Benennungskatalog verwenden müssen oder können und ob Ihre Dateneingabe korrekt ist. Die Farben sind im proALPHA Farbschema festgelegt.

Anwendungsfälle bei der Datenerfassung

Benennungskataloge werden in der Regel von Ihrem Systemverwalter angelegt. Dieser legt auch fest, welche Katalogbegriffe ein Benennungskatalog enthält. Je Benennungskatalog konfiguriert er, welcher der beiden folgenden Anwendungsfälle bei der Datenerfassung unterschieden wird:

Anwendungsfälle

Erläuterungen

Sie können Katalogbegriffe aus der <Strg + K> Übersicht verwenden.

Wenn die Daten, die Sie eingeben wollen, nicht im Benennungskatalog enthalten sind, dann können Sie die gewünschten Daten manuell eingeben.

Diese Daten werden je nach Konfiguration automatisch in den Benennungskatalog übernommen. Damit Sie erkennen, dass Ihre Daten in den Benennungskatalog automatisch übernommen werden, wird das Feld farbig unterlegt (Gelb). Dies dient Ihnen als Hilfe, um die Korrektheit der Daten zu gewährleisten.

Sie müssen Katalogbegriffe aus der <Strg + K> Übersicht verwenden.

Wenn Sie Daten eingeben, die nicht im Benennungskatalog enthalten sind, dann wird eine Systemmeldung angezeigt und der Datensatz kann nicht gespeichert werden. Damit Sie erkennen, dass Sie einen Katalogbegriff verwenden müssen, wird das Feld farbig unterlegt (Rot).

Tipp: Bei manueller Eingabe eines Katalogbegriffs wird dieser automatisch vervollständigt, wenn Sie die Anfangszeichen eingeben und die Taste <Tabulator> drücken. Die Vervollständigung findet nur statt, wenn der Begriff eindeutig identifiziert werden kann.

Mehrsprachige Benennungskataloge

Daten, die Sie in proALPHA erfassen und pflegen, können sprachabhängige Daten sein, u.a. Bezeichnungen, die in unterschiedlichen Sprachen erfasst werden. Für die Erfassung und Pflege der sprachabhängigen Daten können Benennungskataloge mehrsprachig geführt werden. Das bedeutet: Wenn Sie sprachabhängige Daten in der Oberflächensprache erfassen, können Sie die <Strg + K> Übersicht öffnen. In dieser Übersicht werden dann die Katalogbegriffe in der Oberflächensprache angezeigt und Sie können den gewünschten Katalogbegriff auswählen. Die sprachabhängigen Daten werden automatisch auch in den weiteren Sprachen zum Datensatz, den Sie anlegen, ermittelt und gespeichert. Wenn nun ein anderer Benutzer proALPHA in einer anderen Oberflächensprache nutzt, dann werden die sprachabhängigen Daten in dieser Sprache angezeigt.

Zuletzt verwendete Datensätze erneut aufrufen

Die Datensätze, die Sie zuletzt zur Bearbeitung geöffnet haben, können ähnlich wie in Windows im Menü Datei des entsprechenden Fensters aufgelistet werden (Menüpunkt Zuletzt verwendet). Die Auflistung steht zur Verfügung, wenn Sie zum Pflegen von Daten berechtigt sind (aktives Kontrollkästchen Pflegeberechtigung in Ihren Benutzerstammdaten). Der Umfang der Auflistung ist anhand des Anwendungsparameters BU_NumOfLRUElements konfiguriert. So können z.B. die fünf zuletzt geöffneten Datensätze aufgelistet werden. Ein Datensatz wird auch dann aufgelistet, wenn Sie die Bearbeitung des Datensatzes ohne Speichern abgebrochen haben.

Datensätze wiedervorlegen

Datensätze können Sie als persönliche Wiedervorlage in Ihren Aufgabenmonitor legen. Die persönliche Wiedervorlage für Datensätze können Sie z.B. nutzen, um anstehende Aufgaben im Blick zu behalten oder um den Bearbeitungsstand von Datensätzen zu verfolgen.

Auf Datensätze zugreifen

Für Datensätze können Zugriffsberechtigungen konfiguriert sein. Das bedeutet, dass Sie nur dann auf einen Datensatz zugreifen können, wenn Sie entsprechende Zugriffsrechte haben. Wenn Sie irrtümlich auf einen Datensatz zugreifen wollen, für den Sie keine Zugriffsrechte haben, dann werden Sie in einer Systemmeldung informiert.

Darüber hinaus kann es vorkommen, dass Sie als Benutzer auf einen Datensatz zugreifen, der bereits durch einen anderen Benutzer bearbeitet wird. Auch kann es vorkommen, dass der Datensatz bereits archiviert oder gelöscht wurde. Ein solcher Datensatz kann in Übersichten enthalten sein, z.B. in Ihrer persönlichen Wiedervorlage oder in der Übersicht Dispovorschläge nach Teil. Wenn Sie auf den Datensatz über eine solche Übersicht zugreifen, dann werden Sie in einer Systemmeldung über den jeweiligen Sachverhalt informiert. So enthält die Systemmeldung z.B. den Benutzernamen, wenn der Datensatz bereits durch einen anderen Benutzer bearbeitet wird.

Daten mit Hilfe von Filtern eingrenzen

In verschiedenen Fenstern können Sie Datensätze mit Hilfe von Filtern zur weiteren Bearbeitung eingrenzen.

Daten suchen

Für die Suche von Daten stehen je nach Art der Daten und Anlass der Suche verschiedene Wege zur Verfügung. So können Sie u.a.:

  • Stammdaten suchen, z.B. um sie zu pflegen oder für die Erfassung von Bewegungsdaten zu verwenden.

    Erläuterungen zum Suchen von Stammdaten finden Sie im Thema "Stammdaten suchen".

  • Belege suchen, z.B. um sie auszugeben.

    Erläuterungen zum Suchen von Belegen finden Sie im Thema "Belege suchen".

  • Weitergehende Informationen zu einem Datensatz einholen.

    Dazu können Sie z.B. das Menü Info im Fenster des Datensatzes nutzen. Dort können Sie z.B. Informationen zu abhängigen Datensätzen sowie Werte einsehen. So können Sie z.B. den Geschäftsvorgang zu einem Beleg anhand der Belegverknüpfung nachvollziehen. Zudem können Sie Dokumente aufrufen, die zu dem Datensatz im Dokumenten-Management-System hinterlegt sind.

  • Informationen über alle Daten gewinnen, die in proALPHA erfasst sind, z.B. zu Controllingzwecken. Dazu steht das Management-Informationssystem zur Verfügung. Dort können Sie z.B. alle im Vertrieb erfassten Belege einsehen, aber auch die gesamten Daten des Vertriebs.

Zum effizienten Suchen stehen je nach Art der Daten verschiedene Hilfsmittel zur Verfügung. So können Sie Übersichten aufrufen, in denen Sie die gewünschten Datensätze suchen können. Zudem können Sie Datensätze anhand von Merkmalen sowie mit der Kombinationssuche suchen. In Abgrenzung zu anderen Suchfunktionen in proALPHA ermöglicht die Kombinationssuche das gleichzeitige Suchen über mehrere Suchkriterien.

Daten ausgeben

Daten, die in proALPHA erfasst sind, können Sie je nach Datensatzart auf verschiedene Art ausgeben, z.B. drucken oder exportieren. So können Sie z.B. Belegdaten zur Übermittlung an Geschäftspartner in Formularen drucken.

Beim Ausgeben in Formulare oder Listen selektieren Sie die auszugebenden Daten im Druckvorlauf. Die Art der Ausgabe sowie das Ausgabegerät bestimmen Sie in den Ausgabeoptionen. Dort können Sie u.a. auch bestimmen, dass die Ausgabe in eine Datei erfolgt. Informationen zu den Feldern der Druckvorläufe und Ausgabeoptionen erhalten Sie über die Taste <F1>. Erläuterungen zum Gestalten und Ausgeben von Formularen finden Sie im Thema "Formulare". Erläuterungen zum Gestalten und Ausgeben von Listen finden Sie im Thema "Listen".

Datenexporte können Sie u.a. aus Übersichten für die Weiterverarbeitung in verschiedenen Programmen durchführen. Erläuterungen zu Datenexporten finden Sie im Thema "Datenexporte".

Eine weitere Ausgabemöglichkeit steht mit dem Berichtswerkzeug List & Label zur Verfügung.

Erläuterungen zu den Ausgabemöglichkeiten der verschiedenen Datensatzarten finden Sie in den entsprechenden Themen, z.B. im Thema "Belegdaten ausgeben und übermitteln".

Daten aufbewahren

Daten können in proALPHA längerfristig aufbewahrt werden. Dies betrifft z.B. Daten aus Geschäftsprozessen, die aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist über einen bestimmten Zeitraum gespeichert werden müssen. Die aufzubewahrenden Daten werden je nach Art und Herkunft in Tabellen gespeichert. So werden z.B. Belege je Belegart im Belegarchiv gespeichert. Abhängig von der Datensatzart ist für die Daten eine Speicherdauer vorgegeben. Nach Ablauf der vorgegebenen Speicherdauer können die gespeicherten Daten automatisch gelöscht werden, z.B. beim Tagesabschluss. Die Speicherdauer kann Ihr Systemverwalter an betriebsinterne Anforderungen anpassen.

Belege - wie sie an Geschäftspartner, z.B. Kunden übermittelt wurden - können zudem im DMS als COLD-Archivierung (Computer Output on Laserdisk) archiviert werden. Die Archivierung erfolgt automatisiert, z.B. beim Belegausdruck oder beim Tagesabschluss.

Extern auf Daten in proALPHA zugreifen

Für verschiedene Daten in proALPHA kann der externe Zugriff, z.B. über mobile Endgeräte, ermöglicht werden. Der Zugriff erfolgt über proALPHA Services der INWB. Solche Services stehen u.a. für die Beauskunftung von Lagerbeständen und Lagerbewegungen zur Verfügung. Die Funktion wird für Ihr Unternehmen individuell programmiert. Informationen dazu erhalten Sie von Ihrem Berater.

Administration

Objekte

Bedeutung

Datenausgabe

Unternehmensspezifische Konfiguration der Datenausgabe

BJ_Preview

Vorschlagswert für die Einstellung der folgenden Optionsgruppe: Keine Vorschau/Vorschau mit Druckoption/Vorschau ohne Druckoption (Ausgabeoptionen)

BJ_SwitchDefaultprinter

Festlegung, ob der Standarddrucker temporär auf den gewählten Drucker umgeschaltet wird.

BU_NumOfLRUElements

Anzahl der Datensätze, die je Datensatzart im Menüpunkt Zuletzt verwendet aufgelistet werden

DB_LRUEntryDefaultText

Defaultbeschriftung der Untermenüpunkte zum Menüpunkt Zuletzt verwendet

pa_ForbiddenFileChars

Sonderzeichen, die in Eingabefeldern für Dateinamen unzulässig sind.

pa_ForbiddenMainIndexChars

Sonderzeichen, die in Schlüsselfeldern unzulässig sind.

Speicherdauer

Unternehmensspezifische Konfiguration der Speicherdauer je Speicher