Telefonintegration

Die Telefonintegration verbindet Ihre Telefonanlage mit proALPHA. Über die Telefonintegration können aus proALPHA Telefonverbindungen hergestellt und Daten zu Anrufern ermittelt werden. Die Telefonintegration greift dabei auf Telefonnummern zu, die im Adressstamm hinterlegt sind. So können Sie z.B. Ihre Kunden oder Lieferanten direkt aus ihren Stammdatensätzen anrufen.

Über eine direkte Verknüpfung von Telefonfunktion und Datenhaltung in proALPHA können darüber hinaus Informationen bereitgestellt werden, die Sie für Ihre Telefonate benötigen. So können z.B. beim Eingehen eines Anrufs von einem Ihrer Kunden automatisch dessen Stammdaten angezeigt werden.

Eingegangene Anrufe werden in der Anrufhistorie protokolliert.

Telefonverbindungen herstellen

Aus proALPHA können Sie Telefonverbindungen zu beliebigen Gesprächspartnern herstellen. Je nach Gesprächspartner und Arbeitssituation können Sie dabei unterschiedlich vorgehen:

  • Aus Datensätzen anrufen

  • Aus dem Telefonbuch anrufen

Aus Datensätzen anrufen

Gesprächspartner, deren Daten als Stammdaten erfasst sind, können Sie sowohl aus den entsprechenden Stammdatensätzen als auch aus den Belegen anrufen, in denen die gemeinsamen Geschäftsvorgänge dokumentiert sind (Schaltfläche im Fenster der Datensatzart).

Telefonverbindungen können Sie u.a. in folgenden Datensatzarten herstellen:

  • Stammdaten von Kunden, Kontakten, Lieferanten und Ansprechpartnern

  • Vertriebs- und Einkaufsbelege

Wenn Sie z.B. einen Auftrag bearbeiten, können Sie für Rückfragen aus dem Auftrag heraus den Kunden anrufen. So haben Sie die Daten des Auftrags beim Telefonat zur Hand und können sie ggf. auch gleich bearbeiten. Beim Anrufen aus proALPHA wird die Telefonnummer des Kunden aus dem Adressstamm ermittelt. Sind zu dem Kunden mehrere Telefonnummern hinterlegt, z.B. für Festnetz und Mobilfunk, können Sie die gewünschte Telefonnummer aus einer Liste auswählen. Ebenso bei dem Auftrag: Sind zu dem Auftrag mehrere Telefonnummern hinterlegt, z.B. die des Kunden, der Lieferadresse und der Rechnungsadresse, können Sie die gewünschte Telefonnummer aus einer Liste auswählen.

Aus dem Telefonbuch anrufen

Im proALPHA Telefonbuch können Sie Telefonnummern und weitere Adressdaten, die im Adressstamm hinterlegt sind, in einer Übersicht einsehen. Aus der Übersicht können Sie die jeweilige Nummer direkt anrufen (Schaltfläche ).

Voraussetzung für die Anzeige einer Adresse im Telefonbuch ist, dass im Stammdatensatz der Adresse das Kontrollkästchen Telefonbuch aktiv ist.

Zum schnellen Finden einer Telefonnummer können Sie die Daten der Übersicht anhand von Filterkriterien eingrenzen.

Anrufhistorie verwenden

Anrufe, die während Ihrer Arbeitssitzung eingehen, werden in der Anrufhistorie protokolliert. Die Anrufe werden mit Angabe von Datum und Uhrzeit sowie Name und Telefonnummer des Anrufers protokolliert. In der Anrufhistorie können Sie Anrufe direkt annehmen oder Anrufer zurückrufen (Schaltfläche ) sowie Daten zu Anrufern einsehen.

Für das Arbeiten mit der Anrufhistorie können Sie verschiedene Einstellungen festlegen. So kann die Anrufhistorie beim Eingehen eines Anrufs automatisch geöffnet werden. Zugleich kann automatisch ein Fenster mit Daten zu dem Anrufer geöffnet werden, z.B. das Stammdatenfenster eines Kunden. Für die Anzeige von Daten zu einem Anrufer wird ermittelt, in welchen Datensätzen die Telefonnummer hinterlegt ist. Dazu können z.B. die Tabellen mit den Stammdaten von Kunden, Lieferanten und Ansprechpartnern durchsucht werden. Welche Tabellen in welcher Reihenfolge bei einem Anruf durchsucht werden, bestimmen Sie in den Einstellungen als Suchpriorität. So kann z.B. beim Eingehen eines Anrufs zuerst im Kundenstamm nach der Telefonnummer gesucht werden und anschließend im Ansprechpartnerstamm. Zudem können Sie bestimmen, dass zu einem protokolliertem Anruf bei mehreren gefundenen Datensätzen nur der Datensatz angezeigt wird, in dem die Telefonnummer zuerst gefunden wurde (Haupttreffer).

Bei Bedarf können Sie die Anrufhistorie auch manuell öffnen (Menüpunkt Systemverwaltung | Tools | Anrufhistorie in der Programmauswahl).

Hinweis: Die Anrufhistorie steht mandantenübergreifend zur Verfügung. Sie bleibt geöffnet, wenn Sie in einen anderen Mandanten wechseln.

Einstellungen für die Anrufhistorie festlegen

Als Benutzer können Sie für die Anrufhistorie verschiedene Einstellungen festlegen. So können Sie z.B. festlegen, dass die Anrufhistorie beim Eingehen eines Anrufs automatisch geöffnet wird. Die Einstellungen legen Sie mit Hilfe verschiedener Menüpunkte im Menü Extras fest.

Menüpunkte

Aktionen/Erläuterungen

Suchpriorität

Öffnet das Fenster Suchprioriät.

Mit der Suchpriorität bestimmen Sie, welche Tabellen bei einem Anruf nach der Telefonnummer des Anrufers durchsucht werden, um die Anruferdaten zu ermitteln. Dazu können Sie Tabellen zuordnen, Zuordnungen aufheben sowie die Reihenfolge der Suche festlegen.

Der Vorschlagswert für die Suchpriorität ist anhand des Anwendungsparameters BB_CTISearchPriority konfiguriert. Die zuletzt gewählte Einstellung wird benutzerspezifisch anhand des Anwendungsparameters gespeichert.

Nur Haupttreffer

Zeigt in der Anrufhistorie zu jedem protokolliertem Anruf nur den Datensatz, in dem die Telefonnummer zuerst gefunden wurde. Die eingeschränkte Anzeige ist aktiviert, wenn der Menüpunkt mit einem Haken gekennzeichnet ist. Die weiteren Datensätze können Sie einblenden, indem Sie den Menüpunkt deaktivieren.

Ausnahme: Zum zuletzt protokollierten Anruf werden immer alle Datensätze angezeigt, in denen die Telefonnummer gefunden wurde. Dies ist unabhängig von der Einstellung des Menüpunkts.

Der Vorschlagswert für die Einstellung des Menüpunkts ist anhand des Anwendungsparameters BB_CTIStopSearch konfiguriert. Die zuletzt gewählte Einstellung wird benutzerspezifisch anhand des Anwendungsparameters gespeichert.

Benachrichtigungsmodus

Bestimmt, wie die Benachrichtigung bei eingehenden Anrufen erfolgt. Sie können zwischen folgenden Benachrichtigungsmodi wählen:

  • Anrufhistorie automatisch öffnen

    Beim Eingehen eines Anrufs wird die Anrufhistorie automatisch geöffnet. Wenn Sie gerade in einem Dialogfenster arbeiten, dann werden Sie mit einer Bildschirmnachricht (Desktop Alert) informiert.

  • Bei Anruf benachrichtigen

    Beim Eingehen eines Anrufs werden Sie mit einer Bildschirmnachricht (Desktop Alert) informiert. Aus der Bildschirmnachricht können Sie die Anrufhistorie öffnen.

  • Keine Anrufe anzeigen

    Beim Eingehen eines Anrufs wird die Anrufhistorie nicht geöffnet. Es erfolgt keine Benachrichtigung über das Eingehen des Anrufs.

    Bei Bedarf können Sie die Anrufhistorie manuell öffnen (Menüpunkt Systemverwaltung | Tools | Anrufhistorie in der Programmauswahl).

Ein Benachrichtigungsmodus wird verwendet, wenn der entsprechende Menüpunkt mit einem Haken gekennzeichnet ist. Der Vorschlagswert für die Einstellung des Benachrichtigungsmodus ist anhand des Anwendungsparameters BB_CTINotificationMode konfiguriert. Die zuletzt gewählte Einstellung wird benutzerspezifisch anhand des Anwendungsparameters gespeichert.

Ruftelefon ändern

Damit Sie die Telefonintegration für Ihre Telefonate nutzen können, ist Ihre Telefonnummer in der Telefonieschnittstelle als Ruftelefon hinterlegt. Wenn Sie Ihre Telefonate über eine andere Telefonnummer führen wollen, dann können Sie das Ruftelefon vorübergehend oder dauerhaft ändern.

Voraussetzung dafür ist, dass auch für diese andere Telefonnummer die Telefonieschnittstelle entsprechend konfiguriert ist.

Ruftelefon ändern

  1. Suchen und starten Sie das folgende Programm: Telefonintegration

  2. Suchen Sie den Telefonanschluss, den Sie als Ruftelefon festlegen wollen.

  3. Klicken Sie auf die Zeile des Telefonanschlusses.

  4. Wählen Sie im Feld Standort ggf. den gewünschten Standort.

  5. Optional: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen dauerhaft speichern.

  6. Bestätigen Sie mit OK.

Administration

Hinweis: Weiterführende Informationen zur Konfiguration und zur Installation finden Sie im proALPHA Wiki. Das proALPHA Wiki ist Bestandteil des proALPHA Kundenportals. Die Zugangsdaten für das proALPHA Kundenportal erhalten Sie vom proALPHA Service.

Objekte

Bedeutung

Telefonieschnittstelle (TAPI)

Die proALPHA Telefonintegration unterstützt den TAPI-Standard ab Version 3.1.

Voraussetzung für den Einsatz der Telefonintegration ist, dass die TAPI-Schnittstelle nach den Anforderungen Ihres Unternehmens konfiguriert ist. Informationen hierzu finden Sie in der Installationsdokumentation für die Telefonintegration.

Hinweis: Die Einrichtung und Nutzung von TAPI unterliegt der Verantwortung des Benutzers. Probleme, die dabei auftreten, können nicht vom Support der proALPHA Business Solutions GmbH bearbeitet oder behoben werden.

BB_CTICityCode

Ortskennzahl des Standorts der Telefonanlage

BB_CTICountryCode

Landeskennzahl des Standorts der Telefonanlage

BB_CTIDemoMode

Demonstrationsmodus für die Simulation eingehender Anrufe

BB_CTIDialPrefix

Amtskennziffer, die der Rufnummer für ausgehende Gespräche vorangestellt wird

BB_CTIIgnoreList

Interne Kennzahlen der Telefonanlage, die bei der Verarbeitung eingehender Anrufe ignoriert werden

BB_CTIInternalNumLength

Anpassungsmodus: Benutzerspezifisch

ACM (Systemverwaltung): Base | CTI

Anzahl der Ziffern in internen Durchwahlnummern zur Unterscheidung interner von externen Anrufen

Defaultwert ist "3".

BB_CTIInternationalDialPrefix

Anpassungsmodus: Benutzerspezifisch

ACM (Systemverwaltung): Base | CTI

Ziffernfolge, die der Landeskennzahl für ausgehende Gespräche vorangestellt wird (Verkehrsausscheidungsziffer)

Defaultwert ist "00".

BB_CTILocation

Standort der Telefonanlage

BB_CTINotificationMode

Verfahrensweise für die Benachrichtigung bei eingehenden Anrufen

BB_CTIRefreshByIncomingCallAmount

Anpassungsmodus: Benutzerspezifisch

ACM (Systemverwaltung): Base | CTI

Anzahl eingegangener Anrufe, nach der der CTI-Service neu gestartet wird

Defaultwert ist "6".

BB_CTIRefreshFrequency

Anpassungsmodus: Benutzerspezifisch

ACM (Systemverwaltung): Base | CTI

Zeitspanne in Minuten, nach der der CTI-Service neu gestartet wird

Defaultwert ist "30".

BB_CTISearchPriority

BB_CTISearchTables

BB_CTIStartupProcedures

BB_CTIStopSearch

Vorgaben für die Suche und Anzeige der Daten zu Anrufern

BB_CTIStripCharOnIncome

Anpassungsmodus: Benutzerspezifisch

ACM (Systemverwaltung): Base | CTI

Führende Ziffer oder Ziffernfolge, die bei der Verarbeitung eingehender Anrufe aus den Rufnummern entfernt wird

Defaultwert ist "0".

BB_CTITapiConnectParams

Anpassungsmodus: Profilspezifisch

ACM (Systemverwaltung): Base | CTI

TAPI-Verbindungsparameter

BB_CTITapiConnectValues

Anpassungsmodus: Benutzerspezifisch

ACM (Systemverwaltung): Base | CTI

TAPI-Verbindungskennungen

pa_CTI_ReconnectTAPIOnDial

Festlegung, ob die Verbindung zur Telefonie-Schnittstelle vor dem Herstellen einer Telefonverbindung neu gestartet wird.

pa_CTI_RegularRefresh

Festlegung, ob die Telefonintegration im Verlauf der Arbeitssitzung regelmäßig neu gestartet wird.

BB_CTIRefreshFrequency

Anpassungsmodus: Benutzerspezifisch

ACM (Systemverwaltung): Base | CTI

Zeitspanne in Minuten, nach der die Telefonintegration jeweils neu gestartet wird.

Damit die Telefonintegration neu gestartet wird, muss die Compilerkonstante pa_CTI_RegularRefresh auf "1" eingestellt sein.

Defaultwert ist "30".

pa_CTI_RefreshByNumberOfIncomingCalls

Festlegung, ob die Telefonintegration im Verlauf der Arbeitssitzung nach einer bestimmten Anzahl eingegangener Anrufe neu gestartet wird.

BB_CTIRefreshByIncomingCallAmount

Anpassungsmodus: Benutzerspezifisch

ACM (Systemverwaltung): Base | CTI

Anzahl eingegangener Anrufe, nach der die Telefonintegration jeweils neu gestartet wird.

Damit die Telefonintegration neu gestartet wird, muss die Compilerkonstante pa_CTI_RefreshByNumberOfIncomingCalls auf "1" eingestellt sein.

Defaultwert ist "6".

Tool Simulation eingehender Anrufe

Mit dem Tool können Sie Telefonintegration testen.