Benutzer und Sachbearbeiter in proALPHA

Mitarbeiter Ihres Unternehmens, die mit proALPHA arbeiten, werden in proALPHA als Benutzer geführt. Dabei können Mitarbeiter, die als Sachbearbeiter für bestimmte Aufgaben zuständig sind, z.B. für die Pflege von Kundenstammdaten oder für die Auftragsabwicklung, auch im proALPHA Benutzerstamm als Sachbearbeiter geführt werden. So können unternehmensintern festgelegte Zuständigkeiten in proALPHA abgebildet und für die Aufgabenorganisation genutzt werden, z.B. in Zusammenhang mit der WorkflowAutomation.

Mitarbeiter als Benutzer führen

Die Mitarbeiter Ihres Unternehmens, die mit proALPHA arbeiten, werden von Ihrem Systemverwalter als Benutzer erfasst. Im Stammdatensatz eines Benutzers legt der Systemverwalter auch Einstellungen für das Arbeiten mit proALPHA fest, die speziell für den Benutzer gelten. Wichtige Benutzereinstellungen sind:

  • Freigabe zur Anmeldung

  • Benutzerkennung und Passwort für die Anmeldung

    Hinweis: Wenn das Single Sign-on genutzt wird, dann benötigt der Benutzer beim Start vom proALPHA weder Benutzerkennung noch Passwort.

  • Sprache, in der die Oberfläche dargestellt wird

  • Stellvertreter des Benutzers

  • Benutzer ist ein proALPHA Sachbearbeiter

  • Mitarbeiter ist ein Remote-Benutzer

    Remote-Benutzer greifen über die vorgelagerten Anwendungen DMS und CA-Link auf Daten zu, die in proALPHA erfasst sind. Eine Anmeldeberechtigung für proALPHA haben Remote-Benutzer nicht.

Damit der Benutzer in proALPHA auf die für seine Arbeit benötigten Programme und Datensätze zugreifen kann, legt der Systemverwalter außerdem entsprechende Zugriffsberechtigungen fest.

Benutzer als Sachbearbeiter festlegen und verwenden

Benutzer können für bestimmte Aufgaben zuständig sein, z.B. für die Betreuung bestimmter Kunden. Solche Benutzer werden in proALPHA als Sachbearbeiter bezeichnet. Welche Benutzer Sachbearbeiter sind, wird im Benutzerstammdatensatz des jeweiligen Benutzers hinterlegt (Kontrollkästchen Sachbearbeiter).

In verschiedenen Bereichen der Logistik werden Sachbearbeiter gemäß ihrer Zuständigkeit in Datensätzen hinterlegt, z.B. in Kundenstammdatensätzen und Belegen der Kunden. Anhand dieser Hinterlegung ist für andere Benutzer ersichtlich, wer für einen Geschäftsvorgang zuständig ist. Als Arbeitserleichterung wird bei der Belegerfassung ein Benutzer als Sachbearbeiter vorgeschlagen. Dies kann

  • der aktuell in proALPHA angemeldete Benutzer sein, der die Belegerfassung durchführt oder

  • der Benutzer, der den Kunden oder Lieferanten betreut und daher als Sachbearbeiter in dessen Stammdatensatz hinterlegt ist.

Hinweis: Um in einem Feld für Benutzerkennungen die Benutzerkennung des aktuellen Benutzers zu erfassen, können Sie die Taste <#> (Raute) drücken. Dies ist anhand der Compilerkonstante pa_D_UserFieldCurrentUser konfiguriert.

Als Benutzer mit proALPHA arbeiten

Damit Sie Ihre Aufgaben in proALPHA erledigen können, müssen Sie zuerst proALPHA starten. Abhängig davon, wie das unternehmensinterne Netzwerk organisiert ist, können Sie sich ohne Benutzerkennung und Passwort (Single Sign-on) in proALPHA anmelden oder nur mit Benutzerkennung und Passwort. Nach dem Start von proALPHA wird die Oberfläche in der Sprache dargestellt, die Ihr Systemverwalter in Ihrem Benutzerstammdatensatz hinterlegt hat. Wenn Sie eine andere Sprache wünschen, kann dies von Ihrem Systemverwalter umgesetzt werden.

Zum bequemen Arbeiten mit proALPHA können Sie Ihre Arbeitsumgebung nach Ihren Anforderungen gestalten. So können Sie verschiedene benutzerspezifische Einstellungen für das Verhalten von proALPHA festlegen oder den Arbeitsbereich des proALPHA Fensters gestalten.

Als proALPHA Benutzer erfassen und pflegen Sie die Daten der Geschäftsvorgänge, für die Sie als Sachbearbeiter Ihres Unternehmens verantwortlich sind. Die Datenerfassung und Datenpflege nehmen Sie in den entsprechenden Programmen vor. Zum bequemen Arbeiten mit proALPHA können Sie häufig benötigte Programme und Datensätze als Favoriten definieren.

Mit Hilfe von Zugriffsberechtigungen hat Ihr Systemverwalter u.a. festgelegt, welche Programme und Datensätze für Sie freigegeben oder gesperrt sind. Sollten Sie z.B. versehentlich auf ein für Sie gesperrtes Programm zugreifen, dann werden Sie in einer Systemmeldung über die Sperre informiert.

Besondere Unterstützung bietet die WorkflowAutomation. So können Sie u.a. Stammdatensätze oder Belege, für die Sie verantwortlich sind, zum gewünschten Termin in Ihre Wiedervorlage - den Aufgabenmonitor - stellen. Die Aufgaben, auch Vorgänge genannt, lassen sich von dort aus direkt bearbeiten und bei Bedarf an andere Sachbearbeiter weiterleiten. Sofern Sie für einen Kollegen im Falle von Urlaub oder Krankheit Stellvertreter sind, können Sie in Ihrem Aufgabenmonitor dessen offene Aufgaben einsehen und ggf. von dort aus abarbeiten.

Auch das proALPHA Dokumenten-Management-System (DMS) steht Ihnen zur Verfügung, sodass Sie die vielfältigen Möglichkeiten zur Archivierung und Verwaltung von Dokumenten jeglicher Art nutzen können.

Informationen für Benutzer

Ein Benutzer kann zu den Geschäftsvorgängen, für die er als Sachbearbeiter zuständig ist, in proALPHA folgende Informationen einsehen:

Informationen

Informationsquellen

Vertriebsbelege oder Einkaufsbelege, in denen er als Sachbearbeiter hinterlegt ist

Übersicht der Vertriebsbelege:

Menüpunkt MIS | Sachbearbeiter (Benutzer) in der Programmauswahl; Menüpunkt Belege Vertrieb

Übersicht der Einkaufsbelege:

Menüpunkt MIS | Sachbearbeiter (Benutzer) in der Programmauswahl; Menüpunkt Belege Einkauf

Die Übersichten zeigen offene und archivierte Belege, in denen der aktuell in proALPHA angemeldete Benutzer als Sachbearbeiter hinterlegt ist.

Monatsstatistiken über Geschäftsvorgänge, für die er als Sachbearbeiter zuständig ist

Sachbearbeiterstatistiken:

Menüpunkt MIS | Sachbearbeiter (Benutzer) in der Programmauswahl; Menüpunkt Statistiken

Ein Vorgesetzter oder ein Controller kann zu den Geschäftsvorgängen aller Sachbearbeiter in proALPHA folgende Informationen einsehen:

Informationen

Informationsquellen

Vertriebsbelege oder Einkaufsbelege der Sachbearbeiter

Übersicht der Vertriebsbelege:

  • Menüpunkt Vertrieb | MIS | Sachbearbeiter in der Programmauswahl; Menüpunkt Belege Vertrieb

  • Menüpunkt MIS | Vertrieb | Sachbearbeiter in der Programmauswahl; Menüpunkt Belege Vertrieb

Übersicht der Einkaufsbelege:

  • Menüpunkt Einkauf | MIS | Sachbearbeiter in der Programmauswahl; Menüpunkt Belege Einkauf

  • Menüpunkt MIS | Einkauf | Sachbearbeiter in der Programmauswahl; Menüpunkt Belege Einkauf

Die Übersichten zeigen offene und archivierte Belege, in denen der jeweils ausgewählte Benutzer als Sachbearbeiter hinterlegt ist.

Monatsstatistiken über Geschäftsvorgänge der Sachbearbeiter

Sachbearbeiterstatistiken über Geschäftsvorgänge des Vertriebs:

  • Menüpunkt Vertrieb | MIS | Sachbearbeiter in der Programmauswahl; Menüpunkt Statistiken Vertrieb

  • Menüpunkt MIS | Vertrieb | Sachbearbeiter in der Programmauswahl; Menüpunkt Statistiken Vertrieb

Sachbearbeiterstatistiken über Geschäftsvorgänge des Einkaufs:

  • Menüpunkt Einkauf | MIS | Sachbearbeiter in der Programmauswahl; Menüpunkt Statistiken Einkauf

  • Menüpunkt MIS | Einkauf | Sachbearbeiter in der Programmauswahl; Menüpunkt Statistiken Einkauf

Hinweis: Hier ist beispielhaft beschrieben, für welche Zielgruppen in einer Unternehmensorganisation die angebotenen Informationen vorgesehen sind. Das kann z.B. ein Vorgesetzter oder Controller sein, während ein "normaler" Sachbearbeiter nur seine eigenen Belege einsehen soll. Wer welche Informationen sieht, wird über die Zugriffsberechtigungen für die entsprechenden Programme gesteuert. Die Rolle des Vorgesetzten ist in proALPHA nicht explizit abgebildet. Der Zugang zu Informationen und Funktionen wird über die Zugriffsberechtigungen gesteuert, die für die entsprechenden Programme vergeben werden. Dazu kann entsprechend der eigenen Unternehmensorganisation vorgegangen werden, z.B. indem eine Benutzergruppe "Controlling" eingerichtet und mit passenden Zugriffsberechtigungen versehen wird.