Benennungskataloge

Benennungskataloge sind Hilfsmittel bei der Datenerfassung, durch die Inkonsistenzen oder Tippfehler vermieden und einheitliche Begriffe verwendet werden. Ein Benennungskatalog enthält genau die Daten, die bei der Datenerfassung oder Datenpflege in einem bestimmten Feld benötigt werden.

Benennungskataloge konzipieren

Bevor Sie Benennungskataloge anlegen, sollten Sie betriebsintern klären, welche Benennungskataloge mit welchem Inhalt benötigt werden und wie diese zu verwenden sind. Wichtige Fragestellungen dabei sind:

Welche Verbindlichkeit hat ein Benennungskatalog?

Verbindlichkeit bedeutet, dass ein Benutzer bei der Datenerfassung Katalogbegriffe verwenden muss oder kann.

Wenn Katalogbegriffe verwendet werden müssen, muss der Benennungskatalog alle erforderlichen Katalogbegriffe enthalten. Ggf. muss eine betriebsinterne Absprache erfolgen, was zu tun ist, wenn noch weitere Katalogbegriffe erforderlich sind.

Wenn Katalogbegriffe verwendet werden können, dann kann der Benutzer auch Daten im Feld eingeben, die nicht im Benennungskatalog enthalten sind. Es muss entschieden werden, ob diese Daten automatisch in den Benennungskatalog übernommen werden. Wenn keine automatische Übernahme erfolgt muss ggf. eine Absprache erfolgen, ob und wie Katalogbegriffe ergänzt werden.

Die Verbindlichkeit eines Benennungskatalogs legen Sie mit der Optionsgruppe Zwang/Auto/Vorschlag fest.

In welchen Sprachen werden Katalogbegriffe benötigt?

Auch die Benennungskataloge unterstützen die Mehrsprachigkeit von proALPHA. So können die Katalogbegriffe u.a. in den Sprachen Ihrer Kunden und Lieferanten für die Datenerfassung zur Verfügung gestellt werden.

Wenn die Katalogbegriffe in mehreren Sprachen benötigt werden, dann legen Sie mehrsprachige Benennungskataloge an. Mehrsprachige Benennungskataloge verwenden Sie für Felder, deren Daten ihrerseits in mehreren Sprachen hinterlegt werden können, z.B. Felder für Bezeichnungen. Wenn die Katalogbegriffe nur in der Defaultsprache benötigt werden, dann legen Sie einsprachige Benennungskataloge an.

Thema: Mehrsprachige oder einsprachige Benennungskataloge anlegen

Werden Daten in Feldern erfasst, die in logischem Zusammenhang stehen?

Für solche Felder, z.B. die Bezeichnungsfelder im Teilestamm können Sie Basis- und Detailkataloge anlegen, die in Beziehung zueinander stehen. So legen Sie z.B. den Benennungskatalog "Bezeichnung 1" als Basiskatalog und den Benennungskatalog "Bezeichnung 2" als Detailkatalog an.

Im Basiskatalog erfassen Sie die zulässigen Bezeichnungen für das erste Bezeichnungsfeld. Im Detailkatalog erfassen Sie die zulässigen Bezeichnungen für das zweite Bezeichnungsfeld. Im Basiskatalog bestimmen Sie anschließend die Beziehung zwischen den Katalogbegriffen der beiden Benennungskataloge. Das bedeutet: Wenn ein Benutzer im ersten Bezeichnungsfeld eine bestimmte Bezeichnung erfasst, dann werden ihm im zweiten Bezeichnungsfeld die dazugehörigen Bezeichnungen vorgeschlagen.

Thema: Basiskataloge und Detailkataloge anlegen

Werden in den Mandanten unterschiedliche Katalogbegriffe benötigt?

Wenn erforderlich, dann können Sie einen Benennungskatalog so anlegen, dass Sie je Mandant unterschiedliche Katalogbegriffe erfassen können. Dies legen Sie mit dem Firmeninclude fest.

Geeignete Felder für Benennungskataloge

Benennungskataloge eignen sich für Felder wie z.B. Bezeichnung, Selektion oder Suchbegriff, in denen Daten beliebig erfasst werden können. Somit sind dies Felder, bei denen mit Hilfe der Benennungskataloge die Daten konsistent gehalten werden.

Benennungskataloge sind nicht für Felder geeignet, die auf eine Sekundärtabelle verweisen. Ein solches Feld ist z.B. das Feld Lagermengeneinheit im Teilestamm, dessen zulässige Werte bereits über seine Sekundärtabelle (Tabelle S_MengenEinheit) erfasst werden. Wenn Sie dennoch für solche Felder Benennungskataloge anlegen, dann müssen die Daten der Sekundärtabelle mit den Daten des Benennungskatalogs konsistent gehalten werden.

Hinweis: Fehler, die durch Inkonsistenzen zwischen Benennungskatalog und Sekundärtabelle entstehen, werden von der proALPHA Business Solutions GmbH nicht als Softwarefehler eingestuft.

Benennungskataloge anlegen

Für die Anlage eines Benennungskatalogs erfassen Sie verschiedene Daten. Sie bestimmen u.a. die Verbindlichkeit des Benennungskatalogs. Mit der Verbindlichkeit legen Sie fest, ob der Benennungskatalog verwendet werden muss oder verwendet werden kann (Optionsgruppe Zwang/Auto/Vorschlag). Zudem bestimmen Sie, ob der Benennungskatalog mehrsprachig geführt wird (Kontrollkästchen mehrsprachig).

Sie können:

  • Einen Benennungskatalog manuell anlegen

  • Einen Benennungskatalog mit der Kopiervorlage anlegen

    Beim Anlegen von Benennungskatalogen mit der Kopiervorlage werden die Katalogbegriffe nicht kopiert.

Mehrsprachige oder einsprachige Benennungskataloge anlegen

Ein Benennungskatalog kann mehrsprachig oder einsprachig geführt werden.

Mehrsprachige Benennungskataloge verwenden Sie für Felder, deren Daten ihrerseits in mehreren Sprachen hinterlegt werden können, z.B. Felder für Bezeichnungen. Entsprechend erfassen Sie in den Benennungskatalogen die Katalogbegriffe wie für Bezeichnungen üblich in den Applikationssprachen. Die Applikationssprachen sind in dem Anwendungsparameter SB_Languages... hinterlegt. Im Gegensatz dazu können Sie in einsprachigen Benennungskatalogen die Katalogbegriffe nur in der Defaultsprache erfassen. Die Defaultsprache ist in der Compilerkonstante pa_DefaultSprache hinterlegt.

Hinweis: Das proALPHA Datenmodell gibt für mehrsprachige Bezeichnungen eine 1:1-Beziehung zwischen der Defaultsprache und der jeweils anderen Sprache vor. Daher können Sie zu einer Bezeichnung in der Defaultsprache immer nur eine Bezeichnung in der anderen Sprache erfassen. Dies gewährleistet, dass die Beziehung zur Bezeichnung in der Defaultsprache korrekt hergestellt wird, wenn Sie beim Erfassen einer fremdsprachigen Bezeichnung nicht in der Defaultsprache arbeiten.

Mehrsprachigen Benennungskatalog anlegen

  1. Öffnen Sie das Fenster Benennungskataloge.

  2. Erfassen Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern.

  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen mehrsprachig.

  4. Speichern Sie.

  5. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Kataloginhalt (mehrsprachig).

    Das Fenster Kataloginhalt (mehrsprachig) wird geöffnet.

  6. Erfassen Sie die gewünschten Katalogbegriffe. Gehen Sie dazu je Katalogbegriff wie folgt vor:

    • Geben Sie im Feld Begriff den gewünschten Katalogbegriff ein.

    • Klicken Sie auf die Schaltfläche .

      Der Katalogbegriff wird in der Defaultsprache angelegt.

  7. Erfassen Sie die Katalogbegriffe in weiteren Sprachen. Gehen Sie dazu je Katalogbegriff wie folgt vor:

    • Klicken Sie auf die Zeile des gewünschten Katalogbegriffs.

    • Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Bezeichnungen.

      Das Fenster Bezeichnungen wird geöffnet.

    • Erfassen Sie den Katalogbegriff in den gewünschten Sprachen.

Einsprachigen Benennungskatalog anlegen

  1. Öffnen Sie das Fenster Benennungskataloge.

  2. Erfassen Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern.

  3. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen mehrsprachig.

  4. Speichern Sie.

  5. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Kataloginhalt.

    Das Fenster Kataloginhalt wird geöffnet.

  6. Erfassen Sie die gewünschten Katalogbegriffe. Gehen Sie dazu je Katalogbegriff wie folgt vor:

    • Geben Sie im Feld Begriff den gewünschten Katalogbegriff ein.

    • Klicken Sie auf die Schaltfläche .

      Der Katalogbegriff wird in der Defaultsprache angelegt.

Basiskataloge und Detailkataloge anlegen

Wenn Sie einen Benennungskatalog für genau ein Feld - ohne weitere Beziehungen zu anderen Feldern - benötigen, dann können Sie genau diesen Benennungskatalog mit den dazugehörigen Katalogbegriffen anlegen. Auch können Sie Benennungskataloge definieren, deren Katalogbegriffe in Beziehung zueinander stehen. Der Basiskatalog enthält die führenden Katalogbegriffe. Der Detailkatalog enthält die abhängigen Katalogbegriffe. Wenn eine Beziehung bestehen soll, dann definieren Sie einen Basiskatalog und einen Detailkatalog. Solche Beziehungen zwischen den Benennungskatalogen stellen Sie dann her, wenn die Felder, denen die Benennungskataloge zugeordnet werden, auch in Beziehung zueinander stehen. So legen Sie z.B. den Benennungskatalog "Postleitzahlen" als Basiskatalog an und den Benennungskatalog "Ort" als Detailkatalog. Je Postleitzahl bestimmen Sie im Basiskatalog, welche Orte zu der Postleitzahl gehören. Das bedeutet: Wenn ein Benutzer eine bestimmte Postleitzahl erfasst, dann werden ihm die dazugehörigen Orte vorgeschlagen.

Welche Detailkataloge einem Basiskatalog angehören, bestimmen Sie beim Anlegen des Detailkatalogs, indem Sie ihm den gewünschten Basiskatalog zuordnen. Ferner müssen Sie die Katalogbegriffe des Detailkatalogs den korrespondierenden Katalogbegriffen des Basiskatalogs zuordnen. Dazu können Sie:

  • Einen Detailkatalogbegriff einem Basiskatalogbegriff zuordnen (Begriffszuordnung)

  • Mehrere Detailkatalogbegriffe einem Basiskatalogbegriff in einem Arbeitsschritt zuordnen (Schnellerfassung)

Ein Detailkatalog kann auch ein Basiskatalog sein, wenn mehr als zwei Felder miteinander in Beziehung stehen. Beim Definieren von Basis und -Detailkatalogen entsteht ein Katalogbaum.

In dem Katalogbaum werden folgende Benennungskataloge unterschieden:

  • Detailkatalog, der kein Basiskatalog ist

    Dieser Benennungskatalog wird auch als Catalog bezeichnet.

  • Detailkatalog, der auch Basiskatalog ist

    Dieser Benennungskatalog wird auch als Parent Catalog bezeichnet.

  • Basiskatalog, der kein Detailkatalog ist

    Dieser Benennungskatalog wird auch als Root Catalog bezeichnet.

Restriktion für die Zuordnung von Katalogen

Für die Konfiguration von Katalogen gilt die nachfolgend beschriebene technische Restriktion. Die Zuordnung eines Detailkatalogs zu einem Basiskatalog mit entsprechender Verwendung der Katalogbegriffe ist nur möglich, wenn die betreffenden Felder auf der Oberfläche im selben Programmfenster enthalten sind. Die programmübergreifende Zuordnung von Katalogen und Katalogbegriffen wird nicht unterstützt.

Innerhalb des Fensters müssen die Felder darüber hinaus Bestandteil desselben Fenstersegments (Frame) sein. So können Sie z.B. nur Felder miteinander verknüpfen, die innerhalb eines Fensters auf derselben Registerkarte platziert sind. Eine Registerkarte entspricht in der Regel einem Frame, jedoch nicht immer.

Da die Definition der Kataloge auf der Ebene der einzelnen Felder und nicht auf der Ebene der Frames erfolgt, kann die Konsistenz der Verknüpfungen zwischen Feldern erst beim Programmstart geprüft werden. Geprüft wird, ob alle verknüpften Felder Bestandteile desselben Frames sind. Ist dies nicht der Fall, dann werden Sie in einer Systemmeldung entsprechend informiert.

Fehler, die durch nicht unterstützte Zuordnungen zwischen Katalogen entstehen, werden von der proALPHA Business Solutions GmbH nicht als Softwarefehler eingestuft.

Basiskatalog und Detailkatalog in Beziehung setzen

  1. Legen Sie den gewünschten Basiskatalog und den dazugehörigen Detailkatalog an.

  2. Geben Sie im Detailkatalog im Feld Basiskatalog den Basiskatalog ein.

    Alternativ: Ordnen Sie über <Strg + A> den gewünschten Basiskatalog zu.

  3. Wechseln Sie zum Basiskatalog.

  4. Bei mehrsprachigen Katalogen: Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Kataloginhalt (mehrsprachig).

    Bei einsprachigen Katalogen: Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Kataloginhalt.

  5. Suchen Sie den gewünschten Katalogbegriff.

  6. Ordnen Sie einen oder mehrere Katalogbegriffe zu. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

    • Einen Katalogbegriff zuordnen

      1. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Begriffsverweise.

        Das Fenster Begriffsverweise wird geöffnet.

      2. Wählen Sie im Feld Detailkatalog den gewünschten Detailkatalog aus.

      3. Geben Sie im Feld Begriff den Katalogbegriff aus dem Detailkatalog ein.

        Alternativ: Ordnen Sie über <Strg + A> den gewünschten Katalogbegriff zu.

    • Mehrere Katalogbegriffe zuordnen

      1. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Schnellerfassung.

        Das Zuordnungsfenster Schnellerfassung wird geöffnet.

      2. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

      3. Wählen Sie im Feld Detailkatalog den gewünschten Detailkatalog aus.

      4. Ordnen Sie die gewünschten Katalogbegriffe aus dem Detailkatalog zu.

Benennungskataloge freigeben

Damit ein neu angelegter Benennungskatalog von den Benutzern auf der proALPHA Oberfläche verwendet werden kann, muss er zunächst freigegeben werden. Der Benennungskatalog wird von proALPHA geprüft. So wird z.B. geprüft, ob die Katalogbegriffe mehrsprachiger Basis- und Detailkataloge in denselben Sprachen erfasst sind. Bei der Prüfung wird eine Protokolldatei erstellt, die das Prüfergebnis enthält. Die Protokolldatei wird in dem temporären Verzeichnis gespeichert, das in der proALPHA Startkonfiguration hinterlegt ist (Parameter Temp). Wenn bei der Prüfung Fehler ermittelt werden, wird ein Benennungskatalog nicht freigegeben. Im Falle von Basis- und Detailkatalogen werden alle Benennungskataloge nicht freigegeben, auch wenn ein Fehler nur für einen Benennungskatalog ermittelt wird. Fehlerfreie Benennungskataloge werden freigegeben und können anschließend dem zugehörigen Feld zugewiesen werden.

Prüfung und Freigabe starten Sie im Fenster Benennungskataloge über den Menüpunkt Extras | Katalogfreigabe.

Benennungskataloge zuweisen

Einen Benennungskatalog können Sie nur im Entwicklungsmodus einem Feld zuweisen (Einstellung der Compilerkonstante pa_ExecMode auf "DEVELOPMENT"). Benennungskataloge können Sie den Eingabefeldern zuweisen, die in Tabellen enthalten sind, z.B. dem Eingabefeld Bezeichnung in der Tabelle "S_Artikel". Die Zuweisung erfolgt in den Objektinformationen des Felds.

Die Zuweisung kann auch direkt in den Domänen erfolgen. Ebenso kann die Zuweisung eines Benennungskatalogs zu einem Feld in den Domänen aufgehoben werden. Für das Arbeiten in den Domänen sind hinreichende Fachkenntnisse erforderlich. Informationen dazu erhalten Sie von Ihrem Berater.

Felder, denen Benennungskataloge zugewiesen sind, sind auf der proALPHA Oberfläche farbig unterlegt. Anhand der Farben erkennen die Benutzer, dass ein Benennungskatalog zu dem Feld hinterlegt ist. Außerdem verdeutlichen die Farben die Verbindlichkeit eines Benennungskatalogs. Die Farben sind im proALPHA Farbschema festgelegt.

Farben

Erläuterungen

Rot

Höchste Verbindlichkeit

Der Benutzer muss die Katalogbegriffe verwenden.

Gelb

Mittlere Verbindlichkeit

Der Benutzer kann die Katalogbegriffe verwenden. Wenn Daten eingegeben werden, die nicht im Benennungskatalog enthalten sind, dann werden diese nach dem Speichern in den Benennungskatalog automatisch übernommen.

Blau

Niedrigste Verbindlichkeit

Der Benutzer kann die Katalogbegriffe verwenden. Wenn Daten eingegeben werden, die noch nicht im Benennungskatalog enthalten sind, dann werden diese nicht automatisch übernommen.

Hinweis:

  • In Eingabefeldern, die als Spalten in Übersichten (Browsern) geöffnet werden, werden Benennungskataloge nicht unterstützt. Auch wenn einem solchen Feld ein Benennungskatalog zugewiesen wurde, können in dem Feld keine Katalogbegriffe verwendet werden.

  • Wenn Sie einem Feld einen leeren Benennungskatalog (keine Katalogbegriffe enthalten) zuweisen, dann wirkt sich die Zuweisung nicht aus. Das bedeutet: Das Verhalten entspricht dem Verhalten ohne zugewiesenen Benennungskatalog. Dies betrifft alle leeren Benennungskataloge unabhängig von den Einstellungen, die Sie mit der Optionsgruppe Zwang/Auto/Vorschlag getroffen haben. Daher sollten Sie nur Benennungskataloge zuweisen, die mindestens einen Katalogbegriff enthalten.

Benennungskatalog einem Feld zuweisen

  1. Öffnen Sie das Fenster der gewünschten Datensatzart.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

  3. Positionieren Sie den Cursor in das gewünschte Feld und öffnen Sie die Objektinformationen mit <Strg + Z>.

    Das Fenster Object Information wird geöffnet.

  4. Wählen Sie im Feld Help Support den Wert "CTRL-K" aus.

  5. Geben Sie im Feld Catalog den Schlüssel des Benennungskatalogs ein.

    Alternativ: Ordnen Sie über <Strg + A> den gewünschten Benennungskatalog zu.

  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Der Benennungskatalog ist dem Feld zugeordnet.

  7. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Das Fenster Object Information wird geschlossen.

  8. Schließen und starten Sie proALPHA.

    Der Benennungskatalog kann nun als <Strg + K> Übersicht verwendet werden.

Benennungskataloge pflegen

Die Daten eines Benennungskatalogs können Sie ändern. So können Sie z.B. die Bezeichnung ändern. Bestehende Katalogbegriffe können Sie nicht ändern. Sie können weitere Katalogbegriffe erfassen und nicht mehr benötigte Katalogbegriffe löschen. Wenn Sie in einem freigegebenen Benennungskatalog Änderungen vornehmen, dann wird automatisch die Freigabe entzogen. Sie müssen den Benennungskatalog erneut freigeben.

Hinweis: Änderungen an mehrsprachigen Benennungskatalogen gelten nicht für bestehende Zuweisungen in Feldern. Wenn Sie z.B. Übersetzungen für Katalogbegriffe nachträglich erfassen, dann stehen diese für die betreffenden Felder nicht zur Verfügung.

Benennungskataloge, die noch keinem Feld zugewiesen sind, können Sie löschen.

Voraussetzungen dafür sind:

  • Es bestehen keine Beziehungen zwischen den Katalogbegriffen von Basis- und Detailkatalogen.

    Tipp: Nutzen Sie die Schnellerfassung, um die Zuordnungen von Katalogbegriffen aufzuheben.

  • Der Benennungskatalog darf keine Katalogbegriffe enthalten.

  • Basis- und Detailkataloge dürfen nicht in Beziehung gesetzt sein (Feld Basiskatalog im Detailkatalog).

Hinweis: Informationen zum Löschen von Benennungskatalogen, die bereits einem Feld zugewiesen sind, erhalten Sie von Ihrem Berater.

Mehrsprachige Benennungskataloge synchronisieren

Bei der Verwendung von mehrsprachigen Katalogbegriffen im Erfassungsfenster einer Datensatzart werden die übersetzten Katalogbegriffe automatisch in die Sprachtabelle der Datensatzart übernommen, wenn der Datensatz gespeichert wird. Dies wird als Katalogsynchronisation bezeichnet.

In Ausnahmen kann es vorkommen, dass die Katalogsynchronisation nicht erfolgt, z.B. wegen einer Datensatzsperre. In diesem Fall wird die Katalogsynchronisation im Tagesabschluss durchgeführt. Wenn auch im Tagesabschluss keine Katalogsynchronisation erfolgen kann, dann kann die Katalogsynchronisation im Benennungskatalog manuell gestartet werden. Welche Benennungskataloge zu synchronisieren sind, sehen Sie im Fenster Monitor Katalogsynchronisation. Die Synchronisation starten Sie im Fenster Monitor Katalogsynchronisation über den Menüpunkt Extras | Synchronisation starten.