Belege übernehmen

Im Rahmen eines Geschäftsvorgangs können Sie Belegdaten stufenweise von einem Beleg in den nächst folgenden Beleg übernehmen, wodurch ein neuer Beleg mit den Belegdaten eines bestehenden Belegs automatisch erfasst wird. So können Sie z.B. im Vertrieb die Belegdaten eines Angebots über den Auftrag in einen Lieferschein und eine Rechnung übernehmen. Das Übernehmen eines Belegs wird auch als Belegübernahme bezeichnet. Der Beleg, dessen Daten übernommen werden, wird auch als Vorgängerbeleg bezeichnet. Der durch die Belegübernahme neu erfasste Beleg wird auch als Folgebeleg bezeichnet.

Je nach Belegart der Vorgängerbelege und Folgebelege können Sie entscheiden, ob nur einzelne Belegpositionen oder der komplette Beleg (Komplettübernahme) mit allen Belegpositionen übernommen werden.

Die Belegübernahme können Sie jederzeit abbrechen, so z.B., wenn Sie für die Übernahme den falschen Beleg ausgewählt haben. Wenn Sie z.B. die Bearbeitung im Erfassungsfenster des Belegkopfs des neuen Belegs abbrechen, dann wird dieser nicht gespeichert. Je nach Belegübernahme wird eine Systemmeldung angezeigt, in der Sie entscheiden, ob die Mengen im Vorgängerbeleg angepasst oder storniert werden sollen.

Wenn die Belegübernahme abgeschlossen ist und das Erfassungsfenster des Belegkopfs des neuen Belegs zur Bearbeitung geöffnet ist, dann müssen Sie den neuen Beleg speichern. Erst nach dem Speichern ist der neue Beleg in der Datenbank hinterlegt und kann für die weitere Abwicklung des Geschäftsvorgangs verwendet werden. Die Belegdaten eines Folgebelegs können Sie wie für Belege üblich pflegen.

Die Belegübernahme ist in proALPHA standardisiert. Grundlegende Erläuterungen dazu finden Sie in diesem Thema. Spezielle Erläuterungen finden Sie in den jeweiligen Detailthemen, z.B. "Aufträge in Lieferscheine übernehmen".

Hinweise zur Belegübernahme

Hinweise zu...

Hinweise

...Zugriffsberechtigungen

Für die Belegerfassung und somit für die Belegübernahme können Zugriffsberechtigungen konfiguriert sein. Das bedeutet, dass Sie nur die Belege übernehmen können, für die Sie Zugriffsrechte haben.

...Zuständen

Belege können durch Zustände für die Workflow-Bereiche der Folgebelege gesperrt oder mit einer Warnung belegt sein. Gesperrte Belege können Sie nicht übernehmen. Wollen Sie einen Beleg mit einer Warnung übernehmen, dann werden Sie über die Warnung informiert und können entscheiden, ob Sie den Beleg trotzdem übernehmen wollen.

...Einzelpreisen, Rabatten und Zuschlägen

Bei der Belegübernahme werden die Einzelpreise, Rabatte und Zuschläge aus den Vorgängerbelegen in die Folgebelege übernommen. Das bedeutet, dass in den Folgebelegen keine Preis- und Rabattfindung stattfindet.

Vertriebsbelege übernehmen

In der Regel können Sie:

Das Kopieren eines Angebots erfolgt ähnlich einer Belegübernahme. Auch dabei können Sie ein komplettes Angebot oder einzelne Belegpositionen übernehmen.

Thema: Angebote kopieren

Kompletten Vertriebsbeleg übernehmen

Eine Belegübernahme starten Sie im Erfassungsfenster für die Belegart des jeweiligen Folgebelegs. So starten Sie z.B. die Belegübernahme eines Auftrags in einen Lieferschein im Erfassungsfenster für Lieferscheine. Zuerst grenzen Sie in einem Filter die Belege ein, die für eine Belegübernahme infrage kommen. Die selektierten Belege werden dann in der Übersicht zur Belegübernahme aufgelistet. In der Übersicht bestimmen Sie, welcher Beleg komplett mit allen Belegpositionen übernommen wird.

Voraussetzung für die Komplettübernahme eines Belegs ist, dass der Beleg keine Teilepositionen mit folgenden Teilen enthält:

  • Seriennummernführende Teile

  • Chargenpflichtige Teile

  • Teile mit chaotischer Lagerverwaltung

Bei einer Komplettübernahme wird der Folgebeleg mit den Daten des Vorgängerbelegs automatisch erfasst. Dabei wird der Belegkopf des Folgebelegs mit den Daten des Vorgängerbelegs angelegt und die Belegpositionen des Folgebelegs werden mit den Daten der Belegpositionen des Vorgängerbelegs angelegt. Die Belegpositionen werden mit ihren jeweils offenen Mengen in den Folgebeleg übernommen. Wenn z.B. bereits Teilmengen eines Auftrags in einen Lieferschein übernommen sind, dann werden bei der darauffolgenden Komplettübernahme nur die offenen Mengen des Auftrags in den Lieferschein übernommen.

Kompletten Vertriebsbeleg übernehmen

  1. Öffnen Sie das Erfassungsfenster der Belegart des gewünschten Folgebelegs.

  2. Wählen Sie im Erfassungsfenster des Belegkopfs den Menüpunkt Extras | Belegübernahme.

    Alternativ: <F10>

    Der Filter Belegübernahme wird geöffnet.

  3. Wählen Sie im Feld Herkunftsbelegart die Belegart des gewünschten Vorgängerbelegs aus.

  4. Bestimmen Sie in den dafür vorgesehenen Feldern die Selektionskriterien, um die Vorgängerbelege einzugrenzen.

  5. Bestätigen Sie mit OK.

    Das Fenster zur Belegübernahme wird geöffnet.

    Die selektierten Vorgängerbelege werden zeilenweise angezeigt.

  6. Klicken Sie auf die Zeile des gewünschten Vorgängerbelegs.

  7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Komplettübernahme.

    Der Folgebeleg wird automatisch erfasst.

    Das Erfassungsfenster des Folgebelegs wird geöffnet.

    Der Belegkopf des Folgebelegs ist zur Bearbeitung geöffnet.

  8. Optional: Brechen Sie die Belegübernahme im Folgebeleg ab, ohne zu speichern.

    Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche .

    Alternativ: <Esc>

    Der Folgebeleg wird gelöscht.

    Je nach Belegübernahme wird eine Systemmeldung angezeigt, so z.B. bei der Belegübernahme eines Auftrags in einen Lieferschein.

    Klicken Sie in der Systemmeldung auf eine der folgenden Schaltflächen:

    Schaltflächen

    Auswirkungen

    Ja

    In den Belegpositionen des Vorgängerbelegs (Herkunftsbelegs) werden die offenen Mengen der Teile angepasst. Je Belegposition wird die offene Menge um die bei der Belegübernahme ursprünglich übernommene Menge erhöht. So stehen die offenen Mengen für weitere Belegübernahmen zur Verfügung, z.B. zur Lieferung der Teile.

    Nein

    In den Belegpositionen des Vorgängerbelegs (Herkunftsbelegs) werden die Mengen der Teile storniert. Je Belegposition wird die stornierte Menge um die bei der Belegübernahme ursprünglich übernommene Menge erhöht. So stehen diese Mengen nicht mehr für weitere Belegübernahmen zur Verfügung.

  9. Schließen Sie die Belegübernahme im Folgebeleg ab.

    Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche .

    Alternativ: <Strg + S>

    Der Folgebeleg wird gespeichert.

Einzelne Belegpositionen eines Vertriebsbelegs übernehmen

Eine Belegübernahme starten Sie im Erfassungsfenster für die Belegart des jeweiligen Folgebelegs. So starten Sie z.B. die Belegübernahme von Belegpositionen eines Auftrags in einen Lieferschein im Erfassungsfenster für Lieferscheine. Dabei grenzen Sie in einem Filter die Belege ein, die für eine Belegübernahme infrage kommen. Die selektierten Belege werden dann in der Übersicht zur Belegübernahme aufgelistet. In der Übersicht bestimmen Sie im ersten Schritt, von welchem Beleg einzelne Belegpositionen übernommen werden. Im zweiten Schritt bestimmen Sie in einer weiteren Übersicht, welche Belegpositionen mit welchen Mengen übernommen werden. Dazu werden die Teilepositionen und die Wertpositionen des Vorgängerbelegs in der Übersicht zur Übernahme angeboten. Gruppensummen und Zwischensummen werden automatisch in den Folgebeleg übernommen. Ob die Textpositionen des Vorgängerbelegs in den Folgebeleg übernommen werden, entscheiden Sie bei der Belegübernahme in einer Systemmeldung.

Bei der Übernahme einzelner Belegpositionen wird der Folgebeleg mit den Daten des Vorgängerbelegs automatisch erfasst. Dabei wird der Belegkopf des Folgebelegs mit den Daten des Vorgängerbelegs angelegt und die gewünschten Belegpositionen des Folgebelegs werden mit den Daten der Belegpositionen des Vorgängerbelegs angelegt. Welche Menge von einer Belegposition in den Folgebeleg übernommen wird, bestimmen Sie mit dem Lieferkennzeichen. Um z.B. die komplette Menge einer Belegposition zu übernehmen, verwenden Sie das Lieferkennzeichen "Komplettübernahme". Um eine Teilmenge zu übernehmen, verwenden Sie das Lieferkennzeichen "Teilübernahme". Zudem erfassen Sie die gewünschte Menge. Abhängig davon, welcher Vorgängerbeleg bei einer Belegübernahme übernommen wird, stehen unterschiedliche Lieferkennzeichen zur Verfügung.

Bei der Belegübernahme können Sie in der Übersicht der Belegpositionen verschiedene Daten erfassen, auswählen oder einsehen, die je nach Belegübernahme unterschiedlich sind. So können Sie u.a. vom Vorgängerbeleg abweichende Daten erfassen, die in den Belegkopf des Folgebelegs übernommen werden, wie z.B. der Sachbearbeiter. Ebenso können Sie verschiedene Daten für die Teile erfassen, die in die Belegpositionen des Folgebelegs übernommen werden, wie z.B. Seriennummern. Zur Erfassung solcher Daten gibt es verschiedene Erfassungsfenster, die Sie jeweils mit Schaltflächen öffnen können:

Daten

Schaltflächen

Fenster

Daten aus dem Belegkopf des Vorgängerbelegs, u.a. Lieferbedingung und Versandart

Daten Belegkopf

Daten Belegkopf

Bei einigen Belegübernahmen wird das Fenster Daten Belegkopf automatisch geöffnet, z.B. bei der Belegübernahme eines Angebots in einen Auftrag.

Packmittel oder Verpackungsvorschläge aus der Belegposition des Vorgängerbelegs

Themen:

Packmittel

Verpackung

Seriennummern

Thema: Seriennummern vergeben

Seriennummern

Die Schaltfläche steht nur zur Verfügung, wenn das Teil der zu übernehmenden Belegposition seriennummernführend ist.

Erfassung Seriennummern

Chargen

Thema: Chargenpflichtige Teile entnehmen

Chargen

Die Schaltfläche steht nur zur Verfügung, wenn das Teil der zu übernehmenden Belegposition chargenpflichtig ist.

Reservierung Chargen Teil

Daten zur Auslagerung des Teils mit chaotischer Lagerverwaltung aus der Belegposition des Vorgängerbelegs

Lagerplätze

Die Schaltfläche steht nur zur Verfügung, wenn das Teil der zu übernehmenden Belegposition ein Teil mit chaotischer Lagerverwaltung ist.

Auslagerung Teil

Lagerort der Set-Bestandteile aus der Belegposition des Vorgängerbelegs

Set-Bestandteile

Die Schaltfläche steht nur zur Verfügung, wenn das Teil der zu übernehmenden Belegposition ein Set ist.

Übernahme Set-Bestandteile

Teileposition als Wertposition übernehmen

Wertposition

Die Schaltfläche steht nicht für alle Belegübernahmen zur Verfügung, z.B. bei der Belegübernahme von Aufträgen in Lieferscheine.

Fenster Übernahme, Spalte Werteposition

Die Teileposition wird in der Spalte Wertposition mit einem Stern (*) gekennzeichnet.

Alternativteile, die zu dem Teil der zu übernehmenden Belegposition im Teilestamm erfasst sind

Substitution

Die Schaltfläche steht nicht für alle Belegübernahmen zur Verfügung, z.B. bei der Belegübernahme von Lieferscheinen in Rechnungen.

Auswahl Alternativteile

Offene Posten zu dem Kunden aus dem Vorgängerbeleg

offene Posten

offene Posten Konto

Besteuerungsgrundlagen aus dem Vorgängerbeleg

BesteuGrundlagen

Die Schaltfläche steht nur für die Belegübernahme von Aufträgen in Lieferscheine, Rechnungen in Gutschriften und Demo-Lieferscheine in Proforma-Rechnungen zur Verfügung.

Besteuerungsgrundlagen ändern

Einzelne Belegpositionen eines Vertriebsbelegs übernehmen

  1. Öffnen Sie das Erfassungsfenster der Belegart des gewünschten Folgebelegs.

  2. Wählen Sie im Erfassungsfenster des Belegkopfs den Menüpunkt Extras | Belegübernahme.

    Alternativ: <F10>

    Der Filter Belegübernahme wird geöffnet.

  3. Wählen Sie im Feld Herkunftsbelegart die Belegart des gewünschten Vorgängerbelegs aus.

  4. Bestimmen Sie in den dafür vorgesehenen Feldern die Selektionskriterien, um die Vorgängerbelege einzugrenzen.

  5. Bestätigen Sie mit OK.

    Das Fenster zur Belegübernahme wird geöffnet.

    Die selektierten Vorgängerbelege werden zeilenweise angezeigt.

  6. Klicken Sie auf die Zeile des gewünschten Vorgängerbelegs.

  7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Positionen.

    Das Fenster zur Übernahme der einzelnen Belegpositionen wird geöffnet.

    Die Belegpositionen (Teilepositionen und Wertpositionen) des Vorgängerbelegs werden zeilenweise angezeigt.

  8. Erfassen Sie die gewünschte Menge und das entsprechende Lieferkennzeichen.

  9. Optional: Prüfen Sie verschiedene zu übernehmende Daten und ändern Sie diese ggf. für die Übernahme in den Folgebeleg.

  10. Bestätigen Sie im Fenster zur Übernahme der einzelnen Belegpositionen mit OK.

    proALPHA prüft Folgendes:

    Der Folgebeleg wird automatisch erfasst.

    Das Erfassungsfenster des Folgebelegs wird geöffnet.

    Der Belegkopf des Folgebelegs ist zur Bearbeitung geöffnet.

  11. Optional: Brechen Sie die Belegübernahme im Folgebeleg ab, ohne zu speichern.

    Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche .

    Alternativ: <Esc>

    Der Folgebeleg wird gelöscht.

    Je nach Belegübernahme wird eine Systemmeldung angezeigt, so z.B. bei der Belegübernahme eines Auftrags in einen Lieferschein.

    Klicken Sie in der Systemmeldung auf eine der folgenden Schaltflächen:

    Schaltflächen

    Auswirkungen

    Ja

    In den Belegpositionen des Vorgängerbelegs (Herkunftsbelegs) werden die offenen Mengen der Teile angepasst. Je Belegposition wird die offene Menge um die bei der Belegübernahme ursprünglich übernommene Menge erhöht. So stehen die offenen Mengen für weitere Belegübernahmen zur Verfügung, z.B. zur Lieferung der Teile.

    Nein

    In den Belegpositionen des Vorgängerbelegs (Herkunftsbelegs) werden die Mengen der Teile storniert. Je Belegposition wird die stornierte Menge um die bei der Belegübernahme ursprünglich übernommene Menge erhöht. So stehen diese Mengen nicht mehr für weitere Belegübernahmen zur Verfügung.

  12. Schließen Sie die Belegübernahme im Folgebeleg ab.

    Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche .

    Alternativ: <Strg + S>

    Der Folgebeleg wird gespeichert.

Einkaufsbelege übernehmen

Sie können:

Einzelne Belegpositionen eines Einkaufsbelegs übernehmen

Eine Belegübernahme starten Sie im Neuanlagefenster für die Belegart des jeweiligen Folgebelegs. So starten Sie z.B. die Belegübernahme einer Bestellung in einen Wareneingangsbeleg im Neuanlagefenster für Wareneingangsbelege. Dabei bestimmen Sie anhand von Belegart und Belegnummer, welchen Vorgängerbeleg Sie übernehmen wollen. Anschließend bestimmen Sie in einer Übersicht, welche Belegpositionen mit welchen Mengen übernommen werden. Dazu werden die Teilepositionen und die Wertpositionen des Vorgängerbelegs in der Übersicht zur Übernahme angeboten.

Bei der Übernahme einzelner Belegpositionen wird der Folgebeleg mit den Daten des Vorgängerbelegs automatisch erfasst. Dabei wird der Belegkopf des Folgebelegs mit den Daten des Vorgängerbelegs angelegt und die gewünschten Belegpositionen des Folgebelegs werden mit den Daten der Belegpositionen des Vorgängerbelegs angelegt. Welche Menge von einer Belegposition in den Folgebeleg übernommen wird, bestimmen Sie mit dem Lieferkennzeichen. Um z.B. die komplette Menge einer Belegposition zu übernehmen, verwenden Sie das Lieferkennzeichen "Komplettübernahme". Um eine Teilmenge zu übernehmen, verwenden Sie das Lieferkennzeichen "Teilübernahme". Zudem erfassen Sie die gewünschte Menge. Abhängig davon, welcher Vorgängerbeleg bei einer Belegübernahme übernommen wird, stehen unterschiedliche Lieferkennzeichen zur Verfügung.

Bei der Belegübernahme können Sie in der Übersicht der Belegpositionen verschiedene Daten erfassen, auswählen oder einsehen, die je nach Belegübernahme unterschiedlich sind. So können Sie u.a. verschiedene Daten für die Teile erfassen, die in die Belegpositionen des Folgebelegs übernommen werden, wie z.B. Seriennummern. Zur Erfassung solcher Daten gibt es verschiedene Erfassungsfenster, die Sie mit jeweils mit Schaltflächen öffnen können:

Daten

Schaltflächen

Fenster

Menge in Lagermengeneinheit

Menge in LME

Die Schaltfläche steht nur zur Verfügung, wenn in der Teile-Lieferanten-Beziehung des Teils in der Belegposition eine Toleranz hinterlegt ist.

Fenster Übernahme, Spalte Menge in LME

In der Spalte Menge in LME können Sie die Menge in der Lagermengeneinheit erfassen.

Packmittel oder Verpackungsvorschläge aus der Belegposition des Vorgängerbelegs

Themen:

Packmittel

Verpackung

Seriennummern

Thema: Seriennummern vergeben

Seriennummern

Die Schaltfläche steht nur zur Verfügung, wenn das Teil der zu übernehmenden Belegposition seriennummernführend ist.

Erfassung Seriennummern

Chargen

Thema: Chargenpflichtige Teile entnehmen

Chargen

Die Schaltfläche steht nur zur Verfügung, wenn das Teil der zu übernehmenden Belegposition chargenpflichtig ist.

Chargen

Einzelne Belegpositionen eines Einkaufsbelegs übernehmen

  1. Öffnen Sie das Erfassungsfenster der Belegart des gewünschten Folgebelegs.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Alternativ: <Strg + N>

    Das Neuanlagefenster des Belegs wird geöffnet.

  3. Wählen Sie im Feld Belegart die Belegart des gewünschten Vorgängerbelegs aus.

  4. Geben Sie im Feld Belegnummer die Belegnummer des Vorgängerbelegs ein.

    Alternativ: Ordnen Sie über <Strg + A> die Belegnummer zu.

    Die Daten des Lieferanten werden aus dem Lieferantenstamm ermittelt und in das Neuanlagefenster übernommen.

  5. Optional: Erfassen Sie weitere belegspezifische Daten in den entsprechenden Feldern.

  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Das Fenster zur Übernahme der einzelnen Belegpositionen wird geöffnet.

    Die Belegpositionen (Teilepositionen und Wertpositionen) des Vorgängerbelegs werden zeilenweise angezeigt.

  7. Erfassen Sie die gewünschte Menge und das entsprechende Lieferkennzeichen.

  8. Optional: Prüfen Sie verschiedene zu übernehmende Daten und ändern Sie diese ggf. für die Übernahme in den Folgebeleg.

  9. Setzen Sie die Belegübernahme fort. Bestätigen Sie dazu je nach Art der Belegübernahme mit OK oder klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Der Folgebeleg wird automatisch erfasst.

    Das Erfassungsfenster des Folgebelegs wird geöffnet.

    Der Belegkopf des Folgebelegs ist zur Bearbeitung geöffnet.

  10. Optional bei Rechnungskontrollbelegen: Erfassen Sie die Kopfzuschläge aus dem Vorgängerbeleg. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

    1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zuschläge.

      Das Fenster Zuschläge wird geöffnet.

    2. Erfassen Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern.

    3. Bestätigen Sie mit OK.

      Das Fenster Zuschläge wird geschlossen.

      Hinweis: Die Kopfzuschläge eines Vorgängerbelegs, aus dem Sie Belegpositionen übernommen haben, können Sie direkt in dem Rechnungskontrollbeleg einsehen. Klicken Sie dazu im Fenster der Belegpositionen auf die Zeile der gewünschten Belegposition. Wählen Sie den Menüpunkt Info | Zuschläge Herkunftsbeleg.

  11. Optional: Brechen Sie die Belegübernahme im Folgebeleg ab, ohne zu speichern.

    Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche .

    Alternativ: <Esc>

    Der Folgebeleg wird gelöscht.

    Die offenen Mengen des Vorgängerbelegs stehen für weitere Belegübernahmen zur Verfügung.

  12. Schließen Sie die Belegübernahme im Folgebeleg ab.

    Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche .

    Alternativ: <Strg + S>

    Der Folgebeleg wird gespeichert.

Einzelne Belegpositionen eines Einkaufsbelegs nachträglich übernehmen

In einen offenen Einkaufsbeleg, der durch die Belegübernahme eines Vorgängerbelegs erfasst wurde, können Sie nachträglich weitere Belegpositionen dieses oder eines anderen Vorgängerbelegs übernehmen. Die Belegübernahme starten Sie im Erfassungsfenster des Belegs, in den die Belegpositionen übernommen werden sollen. Wenn ein Lieferant z.B. für eine Warenlieferung mehrere Teilrechnungen übermittelt, können Sie für die Rechnungskontrolle zunächst die Belegpositionen des Wareneingangsbelegs in einen Rechnungskontrollbeleg übernehmen, für die bereits eine Lieferantenrechnung vorliegt. Beim Eintreffen weiterer Lieferantenrechnungen können Sie den Rechnungskontrollbeleg um weitere Belegpositionen ergänzen, indem Sie die entsprechenden Belegpositionen des Wareneingangsbelegs nachträglich übernehmen.

Einzelne Belegpositionen eines Einkaufsbelegs nachträglich übernehmen

  1. Öffnen Sie das Erfassungsfenster der Belegart des gewünschten Folgebelegs.

  2. Suchen Sie den Folgebeleg.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Der Belegkopf des Folgebelegs wird zur Bearbeitung geöffnet.

  4. Wählen Sie je nach Art der Belegübernahme einen der folgenden Menüpunkte:

    Belegübernahme von...

    Menüpunkte

    ...Lieferscheinen aus Lieferavisen in Wareneingangsbelege

    Extras | Belegübernahme Lieferavis

    Alternativ: <Shift + F10>

    ...anderen Belegen in Wareneingangsbelege

    Extras | Belegübernahme

    Alternativ: <F10>

    ...Wareneingangsbelegen in Rechnungskontrollbelege

    Extras | Belegübernahme Wareneingänge

    Alternativ: <F10>

    ...anderen Belegen in Rechnungskontrollbelege

    Extras | Belegübernahme Sonstige Belege

    Alternativ: <Shift + F10>

    Das Fenster zur Belegübernahme wird geöffnet.

    In dem Fenster werden die für eine Belegübernahme zur Verfügung stehenden Vorgängerbelege zeilenweise angezeigt.

  5. Suchen Sie den gewünschten Vorgängerbeleg.

  6. Klicken Sie auf die Zeile des gewünschten Vorgängerbelegs. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Positionen.

    Alternativ: Doppelklicken Sie auf die Zeile des gewünschten Vorgängerbelegs.

    Das Fenster zur Übernahme der einzelnen Belegpositionen wird geöffnet.

    Die Belegpositionen (Teilepositionen und Wertpositionen) des Vorgängerbelegs werden zeilenweise angezeigt.

  7. Erfassen Sie die gewünschte Menge und das entsprechende Lieferkennzeichen.

  8. Optional: Prüfen Sie verschiedene zu übernehmende Daten und ändern Sie diese ggf. für die Übernahme in den Folgebeleg.

  9. Setzen Sie die Belegübernahme fort. Bestätigen Sie dazu je nach Art der Belegübernahme mit OK oder klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Das Fenster zur Übernahme der einzelnen Belegpositionen wird geschlossen.

    Das Fenster zur Belegübernahme bleibt für die Übernahme von Belegpositionen weiterer Vorgängerbelege geöffnet.

  10. Optional: übernehmen Sie weitere Belegpositionen.

    Wiederholen Sie dazu die Schritte 5 bis 9, bis alle gewünschten Belegpositionen übernommen sind.

  11. Schließen Sie das Fenster zur Belegübernahme.

  12. Optional bei Rechnungskontrollbelegen: Erfassen Sie die Kopfzuschläge aus den Vorgängerbelegen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

    1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zuschläge.

      Das Fenster Zuschläge wird geöffnet.

    2. Erfassen Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern.

    3. Bestätigen Sie mit OK.

      Das Fenster Zuschläge wird geschlossen.

      Hinweis: Die Kopfzuschläge eines Vorgängerbelegs, aus dem Sie Belegpositionen übernommen haben, können Sie direkt in dem Rechnungskontrollbeleg einsehen. Klicken Sie dazu im Fenster der Belegpositionen auf die Zeile der gewünschten Belegposition. Wählen Sie den Menüpunkt Info | Zuschläge Herkunftsbeleg.

  13. Optional: Brechen Sie die Belegübernahme im Folgebeleg ab, ohne zu speichern.

    Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche .

    Alternativ: <Esc>

    Die Belegpositionen werden nicht übernommen.

  14. Schließen Sie die Belegübernahme im Folgebeleg ab.

    Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche .

    Alternativ: <Strg + S>

    Der Folgebeleg wird gespeichert.

Einzelne Belegpositionen mehrerer Einkaufsbelege übernehmen

In einen Einkaufsbeleg können Sie auch Belegpositionen mehrerer Vorgängerbelege übernehmen. Wenn ein Lieferant z.B. eine Sammelrechnung über mehrere Warenlieferungen übermittelt, können Sie so den Rechnungskontrollbeleg durch die Belegübernahme der Belegpositionen der entsprechenden Wareneingangsbelege erfassen. Für die Belegübernahme mehrerer Einkaufsbelege legen Sie im ersten Schritt den Belegkopf des Folgebelegs manuell an. Anschließend übernehmen Sie nacheinander die gewünschten Belegpositionen der einzelnen Vorgängerbelege. Bei der Übernahme gehen Sie vor wie beim nachträglichen Übernehmen von Belegpositionen.

Auswirkungen der automatischen Belegerfassung

Thematik

Auswirkungen

Belegverknüpfungen

Die Belegverknüpfungen des Vorgängerbelegs und des Folgebelegs werden entsprechend ergänzt. So ist in der Belegverknüpfung des Vorgängerbelegs der Folgebeleg aufgeführt und in der Belegverknüpfung des Folgebelegs ist der Vorgängerbeleg aufgeführt.

Archivierung des Vorgängerbelegs

Je nach Belegart kann der Vorgängerbeleg nach der Belegübernahme automatisch archiviert werden.

Mengen- und Werteflüsse

Das automatische Erfassen eines Belegs kann je nach Konfiguration Mengen- und Werteflüsse auslösen. Je nach Belegart entsteht z.B. eine Bedarfsmenge oder eine Deckungsmenge. Ebenso werden Statistikwerte und Analysewerte entsprechend geändert.