Belege

Belege dienen zur Abbildung von Geschäftsvorgängen Ihres Unternehmens, z.B. des Einkaufs oder des Verkaufs von Waren oder Dienstleistungen. Dazu können Sie in Belegen z.B. Daten von Waren und Dienstleistungen erfassen, die Ihr Unternehmen einkauft, produziert und verkauft.

Zur Abbildung der einzelnen Arbeitsschritte eines Geschäftsvorgangs gibt es in verschiedenen Modulen, z.B. Vertrieb und Einkauf, unterschiedliche Arten von Belegen, z.B. Bestellungen und Aufträge. Belege können unterschiedliche Daten enthalten, so enthält z.B. ein Auftrag die Daten der Waren und Dienstleistungen, die ein Kunde bei Ihrem Unternehmen bestellt hat.

Die Belegerfassung kann manuell oder automatisch erfolgen. Bei der manuellen Belegerfassung werden zur Arbeitserleichterung verschiedene Daten, die in den Stammdaten hinterlegt sind, ermittelt und in den Belegen vorgeschlagen. Bei der automatischen Belegerfassung wird zur Abwicklung eines Geschäftsvorganges der erste Beleg, z.B. ein Angebot, manuell erfasst. Weitere Belege zum Geschäftsvorgang, z.B. ein Auftrag, werden automatisch erfasst.

Nach Abschluss eines Geschäftsvorgangs werden die dazugehörigen Belege archiviert, sodass sie auch später noch im Belegarchiv eingesehen werden können. Einige Belege können auch schon während des Geschäftsvorgangs archiviert werden. Belege zu dem Geschäftsvorgang, die noch nicht archiviert sind, werden in Abgrenzung zu den archivierten Belegen als offene Belege bezeichnet.

Die Belegerfassung und Belegpflege ist in proALPHA standardisiert. Grundlegende Erläuterungen dazu finden Sie in diesem Thema. Spezielle Erläuterungen zu den Belegen der proALPHA Module finden Sie in den jeweiligen Detailthemen, z.B. "Lieferscheine".

Hinweise zu Belegen

Thematik

Hinweise

Zugriffsberechtigungen

Für die Pflege und Einsicht von Belegen können Zugriffsberechtigungen konfiguriert sein. Das bedeutet, dass Sie nur die Belege der Belegarten oder nur einzelne Belegdaten zu einem Beleg pflegen oder einsehen können, für die Sie Zugriffsrechte haben. Wenn Sie irrtümlich einen Beleg oder Belegdaten pflegen oder einsehen wollen, für den Sie keine Zugriffsrechte haben, dann werden Sie in einer Systemmeldung informiert.

Sprache für die Bildschirmanzeige

Für die Pflege und Einsicht von Belegen können bei einigen Belegarten die sprachabhängigen Daten des Belegs am Bildschirm in der Belegsprache oder der Oberflächensprache dargestellt werden. Die Sprache können Sie im Beleg ändern.

Arten von Belegen

Thema: Arten von Belegen

Aufbau und Inhalt von Belegen

Aufbau und Inhalt eines Belegs sind von der Belegart abhängig. Belege einiger Belegarten haben einen weitgehend identischen Aufbau. Dies betrifft hauptsächlich Vertriebsbelege und Einkaufsbelege. In der Regel besteht ein solcher Beleg aus:

  • Einem Belegkopf

    Im Belegkopf sind die allgemeinen Daten, z.B. des Kunden oder Lieferanten hinterlegt. Dazu zählen u.a. Adressangaben und Zahlungsbedingungen.

  • Mehreren Belegpositionen

    In den Belegpositionen sind u.a. Daten von Waren und Dienstleistungen sowie Texte hinterlegt.

    Je nach Belegart kann ein Beleg folgende Belegpositionen enthalten:

    • Teilepositionen

      In Teilepositionen sind die Daten von Waren und Dienstleistungen hinterlegt. Dies können z.B. Waren sein, die ein Kunde bei Ihrem Unternehmen bestellt hat oder Waren, die Ihr Unternehmen bei einem Lieferanten bestellt hat.

    • Wertpositionen

      In Wertpositionen sind nur Werte von Waren und Dienstleistungen hinterlegt. Dies können z.B. Anzahlungen sein.

    • Textpositionen

      In Textpositionen sind Texte hinterlegt. Dies können z.B. Kommentare zu den Belegen oder Bemerkungen zu Belegpositionen sein.

    • Gruppensummen

      Anhand solcher Belegpositionen werden in Vertriebsbelegen bei der Formularausgabe Gruppensummen gebildet.

    • Zwischensummen

      Anhand solcher Belegpositionen werden in Vertriebsbelegen bei der Formularausgabe Zwischensummen gebildet.

Belegerfassung

In proALPHA können Sie bei Bedarf, z.B. Ihr Unternehmen erhält einen Auftrag von einem Kunden, Belege entsprechend erfassen. Zur Belegerfassung gibt es verschiedene Vorgehensweisen. Wie ein Beleg erfasst wird, ist u.a. von dem Ablauf des Geschäftsvorgangs abhängig. Wenn z.B. ein Kunde einen Auftrag per Post oder telefonisch übermittelt, dann können Sie den Auftrag manuell erfassen. Als Erfassungshilfe für die Belegerfassung können verschiedene Belegdaten vorgeschlagen werden. Solche Vorschlagswerte können je Belegart als Belegparameter hinterlegt sein. So können Sie Belege z.B. anhand verschiedener Auftragsarten differenzieren.

Im Gegensatz dazu kann der Auftrag automatisch erfasst werden, wenn der Kunde den Auftrag z.B. auf Grund eines Angebots erteilt oder wenn er seine Bestellung auf dem elektronischen Weg übermittelt. Bei der automatischen Belegerfassung werden Daten eines bestehenden Belegs in den neuen Beleg übernommen. Je nach Belegart kann die automatische Erfassung eines Belegs durch folgende Vorgehensweisen erfolgen:

  • Durch die Belegübernahme.

    Dabei werden Daten eines bereits erfassten Belegs in einen neuen Beleg übernommen.

  • Durch die Generierung.

    Die Generierung von Belegen erfolgt durch verschiedene Verarbeitungsprogramme. Je nach Verarbeitungsprogramm können mehrere Belege oder auch nur ein Beleg generiert werden. Bei der Generierung eines Belegs werden Daten eines oder mehrerer bestehender Belege in den generierten Beleg übernommen.

  • Durch die Übernahme einer EDI-Nachricht.

    Je nach EDI-Nachricht kann bei der Übernahme ein neuer Beleg erstellt werden, in den die Daten der EDI-Nachricht übernommen werden. Ebenso können bei der Übernahme die Daten eines bestehenden Belegs geändert werden.

  • Durch die Übernahme einer INWB-Nachricht

    Je nach INWB-Nachricht kann bei der Übernahme ein neuer Beleg erstellt werden, in den die Daten der INWB-Nachricht übernommen werden. Ebenso können bei der Übernahme die Daten eines bestehenden Belegs geändert werden.

  • Durch die Übernahme eines Webshop-Belegs.

    Bei der Übernahme eines Webshop-Belegs wird in proALPHA ein neuer Beleg erstellt, in den die Daten des Webshop-Belegs übernommen werden.

  • Durch die Übernahme eines b2b-Shop-Belegs.

    Bei der Übernahme eines b2b-Shop-Belegs wird in proALPHA ein neuer Beleg erstellt, in den die Daten des b2b-Shop-Belegs übernommen werden.

Bei der Belegerfassung wird eine Belegnummer aus dem dafür vorgesehenen Nummernkreis vergeben.

proALPHA kann die Belegerfassung protokollieren. Das bedeutet, die Erfassung eines Belegs wird in Änderungshistorien aufgezeichnet.

Belege suchen

Einen Beleg können Sie zu verschiedenen Zwecken suchen. So können Sie z.B. einen offenen Beleg suchen, um die Belegdaten zu pflegen. Auch können Sie Belege suchen, die bestimmte Eigenschaften haben oder einem bestimmten Geschäftsvorgang angehören.

Einen offenen Beleg suchen

Einen offenen Beleg suchen Sie z.B., um die Belegdaten zu pflegen oder für die Formularausgabe. Den Beleg können Sie wie folgt suchen:

  • Im Erfassungsfenster der Belegart (Belegkopf)

    Dort können Sie über offene Belege blättern. So können Sie z.B. je Kunden oder kundenübergreifend über die Belege einer Belegart blättern.

  • In Übersichten

    So können Sie z.B. die <Strg + A> Übersicht aufrufen, in der Sie den gewünschten Beleg suchen.

    Anwendungsfälle:

    Suche über

    <Strg + A> Übersicht öffnen im

    Titel der Übersichten

    Offene Vertriebsbelege einer Belegart zu einem Kunden

    Erfassungsfenster des Belegs im Feld Belegnummer

    Vertriebsbelege

    Offene Vertriebsbelege einer Belegart zu mehreren Kunden

    Erfassungsfenster des Belegs im Feld Kunde

    Belege nach Kunden

    Offene Einkaufsbelege einer Belegart zu mehreren Lieferanten

    Erfassungsfenster des Belegs im Feld Lieferant

    offene Belege

    Erfassungsfenster des Belegs im Feld Belegnummer

Einen archivierten Beleg suchen

Einen archivierten Beleg suchen Sie z.B. für die Formularausgabe. Den Beleg suchen Sie im MIS. Dort gibt es je Belegart ein Infofenster mit einer Übersicht der archivierten Belege. Diese Übersicht wird auch als Belegarchiv bezeichnet.

Einen Beleg suchen, der aus einem Beleg generiert wurde

Zur Arbeitserleichterung können Sie zu verschiedenen Belegen (Vorgängerbelege) die daraus generierten Belege aufrufen. So können Sie z.B. aus den Belegpositionen eines Auftrags die Bestellungen aufrufen, die aus den Belegpositionen des Auftrags generiert wurden. Einen Beleg rufen Sie über folgende Menüs auf:

  • Menü Funktion im Belegkopf oder der Belegposition des Vorgängerbelegs

    So können Sie z.B. Bestellungen, die aus einem Auftrag generiert wurden, in den Auftragspositionen öffnen (Menüpunkt Funktion | Bestellungen).

  • Menü Info im Belegkopf oder der Belegposition des Vorgängerbelegs

Mehrere offene Belege mit bestimmten Eigenschaften suchen

Belege mit bestimmten Eigenschaften können Sie mit Hilfe von Merkmalsleisten suchen.

Belege zu Geschäftsvorgängen suchen

In der Belegverknüpfung eines Belegs sehen Sie alle Belege zu dem Geschäftsvorgang, für den der Beleg erfasst wurde. Dazu rufen Sie die Belegverknüpfung direkt in dem Beleg auf (Menü Info).

In der Belegverknüpfung des MIS können Sie offene oder archivierte Belege anhand ihrer Belegnummern suchen.

Über offene Belege im Erfassungsfenster des Belegkopfs blättern

  1. Öffnen Sie das Erfassungsfenster der gewünschten Belegart.

    Abhängig von der Belegart wird ein Beleg angezeigt, z.B. der Beleg mit der kleinsten Belegnummer.

  2. Blättern Sie.

    Anwendungsfälle:

    • Im Feld Kunde, Lieferant oder Ziellagerort blättern

      Klicken Sie dazu in das Feld und klicken Sie auf eine der folgenden Schaltflächen:

      Schaltflächen

      Alternative Tasten

      Auswirkungen

      In dem Fenster wird auf den Beleg des Kunden, Lieferanten oder Ziellagerorts mit der nächstgrößeren Belegnummer geblättert. Wenn alle Belege eines Kunden, Lieferanten oder Ziellagerorts durchgeblättert sind, dann wird auf die Belege des nächstfolgenden Kunden, Lieferanten oder Ziellagerorts geblättert, beginnend mit der jeweils kleinsten Belegnummer.

      In dem Fenster wird auf den Beleg des Kunden, Lieferanten oder Ziellagerorts mit der nächstkleineren Belegnummer geblättert. Wenn alle Belege eines Kunden, Lieferanten oder Ziellagerorts durchgeblättert sind, dann wird auf die Belege des davor liegenden Kunden, Lieferanten oder Ziellagerorts geblättert, beginnend mit der jeweils größten Belegnummer.

      <Strg + Ende>

      In dem Fenster wird auf den letzten Beleg des letzten Kunden, Lieferanten oder Ziellagerorts geblättert. Dies ist der Beleg mit der größten Belegnummer, der für den Kunden, Lieferanten oder Ziellagerort mit der größten Kundennummer, Lieferantennummer oder Lagerortnummer erfasst wurde.

      <Strg + Pos 1>

      In dem Fenster wird auf den ersten Beleg des ersten Kunden, Lieferanten oder Ziellagerorts geblättert. Dies ist der Beleg mit der kleinsten Belegnummer, der für den Kunden, Lieferanten oder Ziellagerort mit der kleinsten Kundennummer, Lieferantennummer oder Lagerortnummer erfasst wurde.

    • Im Feld Belegnummer blättern

      Klicken Sie dazu in das Feld und klicken Sie auf eine der folgenden Schaltflächen:

      Schaltflächen

      Alternative Tasten

      Auswirkungen

      In dem Fenster wird auf den Beleg mit der nächstgrößeren Belegnummer geblättert.

      In dem Fenster wird auf den Beleg mit der nächstkleineren Belegnummer geblättert.

      <Strg + Ende>

      In dem Fenster wird auf den Beleg mit der größten Belegnummer geblättert.

      <Strg + Pos 1>

      In dem Fenster wird auf den Beleg mit der kleinsten Belegnummer geblättert.

Offene Vertriebsbelege im Erfassungsfenster des Belegkopfs mit Übersichten suchen

  1. Öffnen Sie das Erfassungsfenster der gewünschten Belegart.

    Abhängig von der Belegart wird ein Vertriebsbeleg angezeigt, z.B. der Vertriebsbeleg mit der kleinsten Belegnummer.

  2. Öffnen Sie die Übersicht der Belege.

    Anwendungsfälle:

    • Übersicht der Vertriebsbelege im Feld Kunde öffnen

      Klicken Sie dazu in das Feld und drücken Sie <Strg + A>.

      Die Übersicht Belege nach Kunden wird geöffnet.

      In der Übersicht werden die offenen Vertriebsbelege der Belegart nach Kunden sortiert zeilenweise angezeigt.

      Tipp: Um einen Vertriebsbeleg eines bestimmten Kunden zu suchen, können Sie zuerst im Feld Kunde die <Strg + Y> Übersicht aufrufen, in der Sie den Kunden suchen und auswählen. Anschließend können Sie über die offenen Vertriebsbelege des Kunden blättern.

    • Übersicht der Vertriebsbelege im Feld Belegnummer öffnen

      Klicken Sie dazu in das Feld und drücken Sie <Strg + A>.

      Die Übersicht Vertriebsbelege wird geöffnet.

      In der Übersicht werden die offenen Vertriebsbelege des aktuellen Kunden zeilenweise angezeigt.

  3. Suchen Sie den gewünschten Vertriebsbeleg.

  4. Doppelklicken Sie auf die Zeile des Vertriebsbelegs.

    Der Vertriebsbeleg wird im Erfassungsfenster angezeigt.

Offene Einkaufsbelege im Erfassungsfenster des Belegkopfs mit Übersichten suchen

  1. Öffnen Sie das Erfassungsfenster der gewünschten Belegart.

    Abhängig von der Belegart wird ein Einkaufsbeleg angezeigt, z.B. der Einkaufsbeleg mit der kleinsten Belegnummer.

  2. Öffnen Sie die Übersicht der Belege.

    Anwendungsfälle:

    • Übersicht der Einkaufsbelege im Feld Lieferant öffnen

      Klicken Sie dazu in das Feld und drücken Sie <Strg + A>.

      Die Übersicht offene Belege wird geöffnet.

      In der Übersicht werden die offenen Einkaufsbelege der Belegart nach Lieferanten sortiert zeilenweise angezeigt.

      Tipp: Um einen Einkaufsbeleg eines bestimmten Lieferanten zu suchen, können Sie zuerst im Feld Lieferant die <Strg + Y> Übersicht aufrufen, in der Sie den Lieferanten suchen und auswählen. Anschließend können Sie über die offenen Einkaufsbelege des Lieferanten blättern.

    • Übersicht der Einkaufsbelege im Feld Belegnummer öffnen

      Klicken Sie dazu in das Feld und drücken Sie <Strg + Y>.

      Die Übersicht offene Belege Lieferant wird geöffnet.

      In der Übersicht werden die offenen Einkaufsbelege des aktuellen Lieferanten zeilenweise angezeigt.

  3. Suchen Sie den gewünschten Einkaufsbeleg.

  4. Doppelklicken Sie auf die Zeile des Einkaufsbelegs.

    Der Einkaufsbeleg wird im Erfassungsfenster angezeigt.

Offene Materialwirtschaftsbelege im Erfassungsfenster des Belegkopfs mit Übersichten suchen

  1. Öffnen Sie das Erfassungsfenster der gewünschten Belegart.

    Abhängig von der Belegart wird ein Materialwirtschaftsbeleg angezeigt, z.B. der Materialwirtschaftsbeleg mit der kleinsten Belegnummer.

  2. Öffnen Sie die Übersicht der Materialwirtschaftsbelege im Feld Belegnummer.

    Klicken Sie dazu in das Feld und drücken Sie <Strg + A>.

    In der Übersicht werden die offenen Materialwirtschaftsbelege der Belegart nach Ziellagerorten sortiert zeilenweise angezeigt.

  3. Suchen Sie den gewünschten Materialwirtschaftsbeleg.

  4. Doppelklicken Sie auf die Zeile des Materialwirtschaftsbelegs.

    Der Materialwirtschaftsbeleg wird im Erfassungsfenster angezeigt.

Offene oder archivierte Belege kundenübergreifend oder lieferantenübergreifend in Infofenstern suchen

  1. Wählen Sie in der Programmauswahl im Ordner MIS | Firma den Ordner Belege Vertrieb oder Belege Einkauf.

    Je Belegart wird der entsprechende Menüpunkt zum Öffnen des jeweiligen Infofensters aufgelistet.

  2. Doppelklicken Sie auf den Menüpunkt der gewünschten Belegart.

    Die Übersicht der Belege der Belegart wird geöffnet.

    Ob in der Übersicht offene oder archivierte Belege angezeigt werden, bestimmen Sie mit dem Kontrollkästchen offene Belege.

  3. Suchen Sie den gewünschten Beleg.

  4. Doppelklicken Sie auf die Zeile des Belegs.

    Der Beleg wird im Infofenster angezeigt.

Offene oder archivierte Belege je Kunden oder je Lieferanten in Infofenstern suchen

  1. Öffnen Sie das Infofenster Kunden (Info) oder Lieferanten (Info)

  2. Suchen Sie den gewünschten Kunden oder Lieferanten.

  3. Wählen Sie im Menü Belege den Menüpunkt der gewünschten Belegart.

    Die Übersicht der Belege der Belegart wird geöffnet.

    Ob in der Übersicht offene oder archivierte Belege angezeigt werden, bestimmen Sie mit dem Kontrollkästchen offene Belege.

  4. Suchen Sie den gewünschten Beleg.

  5. Doppelklicken Sie auf die Zeile des Belegs.

    Der Beleg wird im Infofenster angezeigt.

Offene oder archivierte Materialwirtschaftsbelege in Infofenstern suchen

  1. Wählen Sie in der Programmauswahl den Ordner MIS | Materialwirtschaft.

    Je Belegart wird der entsprechende Menüpunkt zum Öffnen des jeweiligen Infofensters aufgelistet.

  2. Doppelklicken Sie auf den Menüpunkt der gewünschten Belegart.

    Der Filter zur Belegart wird geöffnet.

  3. Bestimmen Sie in den dafür vorgesehenen Feldern die Selektionskriterien, um die gewünschten Materialwirtschaftsbelege einzugrenzen.

  4. Bestätigen Sie mit OK.

    Die Übersicht der Materialwirtschaftsbelege der Belegart wird geöffnet.

    Die selektierten Materialwirtschaftsbelege werden zeilenweise angezeigt.

    Ob in der Übersicht offene oder archivierte Materialwirtschaftsbelege angezeigt werden, bestimmen Sie mit dem Kontrollkästchen offene Belege.

  5. Suchen Sie den gewünschten Materialwirtschaftsbeleg.

  6. Klicken Sie auf die Zeile des Materialwirtschaftsbelegs.

  7. Wählen Sie den Menüpunkt Info | Beleg.

    Der Materialwirtschaftsbeleg wird im Infofenster angezeigt.

Belege pflegen

Die in proALPHA erfassten Belege können Sie pflegen. Wenn z.B. ein Kunde die bestellte Menge reduziert, dann können Sie die Auftragsmenge im Auftrag entsprechend ändern. Zur Pflege eines Belegs können Sie:

  • Belegdaten ändern

  • Dokumente zum Beleg im DMS verwalten

  • Weitere Belegpositionen anlegen

  • Bestehende Belegpositionen löschen

  • Den Beleg archivieren

  • Den Beleg löschen

Hinweis: Belegkopf und Belegpositionen sind jeweils in eigenen Datensätzen gespeichert. Für jeden dieser Datensätze wird ein Änderungsdatum geführt. Daher wird das Änderungsdatum des Belegkopfs nur bei Änderungen im Belegkopf aktualisiert, nicht jedoch bei Änderungen in den Belegpositionen.

Belegdaten ausgeben und übermitteln

In proALPHA können Sie die Daten eines Belegs an einen Geschäftspartner übermitteln. Wie und welche Belegdaten eines Belegs ausgegeben und übermittelt werden, ist von der Belegart, dem Geschäftspartner und dem Ablauf des Geschäftsvorgangs abhängig. Die Belegdaten eines Belegs können Sie wie folgt ausgeben und übermitteln:

  • Belegdaten in einem Formular drucken und das Formular per Post senden.

  • Belegdaten in einem Formular direkt aus proALPHA faxen.

  • Belegdaten in einem Formular als PDF-Datei speichern und die PDF-Datei als Anhang mit einer E-Mail senden.

    Hinweis: PDF-Dateien können mit dem proALPHA PDF Producer erstellt werden. Mit dem proALPHA PDF Producer erstellte PDF-Dateien entsprechen dem ISO-Standard PDF/A (Konformitätsebene PDF/A-2u). Sie sind daher für die digitale Langzeitarchivierung geeignet. Erläuterungen zur Konfiguration finden Sie im Thema "Datenausgabe in PDF-Dateien einrichten".

  • Belegdaten als EDI-Nachricht über EDI senden.

  • Belegdaten als INWB-Nachricht über die INWB senden.

Belege freigeben

Einige Belege müssen freigegeben werden, damit sie weiterverarbeitet werden können. So muss z.B. ein Lieferschein freigegeben werden, damit er fakturiert werden kann. Je nach Konfiguration kann die Freigabe eines Belegs manuell oder automatisch erfolgen.

Belegerfassung und Belegabwicklung überwachen

Die Erfassung und die Abwicklung können mit der WorkflowAutomation überwacht werden. Anhand der WorkflowAutomation können Sie:

  • Belege wiedervorlegen.

  • Belege an Sachbearbeiter weiterleiten.

  • Sachbearbeiter über anfallende Arbeitsschritte informieren, wie z.B. die Neuanlage eines Belegs oder die Erledigung von Arbeitsschritten während des Geschäftsvorgangs. Außerdem können Belege den dafür zuständigen Sachbearbeitern zur Prüfung vorgelegt werden. Dazu sind in der WorkflowAutomation je Belegart verschiedene Ereignisse und Vorgänge vordefiniert, wobei einige Ereignisse für die WorkflowAutomation mehrerer Belegarten zur Verfügung stehen. Andere Ereignisse stehen nur für jeweils eine Belegart zur Verfügung.

  • Belege mit Zuständen sperren, z.B. für die Bearbeitung oder die weitere Abwicklung innerhalb des Geschäftsvorgangs. Beim Bearbeiten eines Belegs werden die Zustände geprüft.

Wiedervorlagen sowie Vorgänge, die auf Grund von Ereignissen anfallen, werden in der WorkflowAutomation automatisch in die Aufgabenmonitore der zuständigen Sachbearbeiter gestellt. Dort können die Sachbearbeiter die angefallenen Vorgänge abarbeiten.

Hinweis: Die Pflege von Belegen kann auch umfangreiche Änderungen mit sich bringen. Zur Information der zuständigen Sachbearbeiter können Sie die WorkflowAutomation im Beleg manuell starten.

Belege wiedervorlegen

Belege können Sie als Wiedervorlage in den Aufgabenmonitor legen. Dies kann z.B. erforderlich sein, wenn Sie einen neuen Beleg erfasst haben und mit dem Kunden Rücksprache halten müssen.

Sie können den Beleg in die Wiedervorlage des zuständigen Sachbearbeiters aufnehmen. Dies können Sie selbst oder ein anderer Sachbearbeiter sein. Dazu ordnen Sie in dem Beleg ggf. den gewünschten Sachbearbeiter zu. Mit dem Wiedervorlagedatum bestimmen Sie, zu welchem Datum der Beleg in den Aufgabenmonitor des Sachbearbeiters gestellt wird. So kann ein Beleg z.B. drei Tage nach Belegerfassung als Wiedervorlage in den Aufgabenmonitor gestellt werden. Dort kann der Beleg bearbeitet werden.

Darüber hinaus können Sie den Beleg als persönliche Wiedervorlage in Ihren Aufgabenmonitor aufnehmen.

Belege wiedervorlegen

  1. Öffnen Sie das Erfassungsfenster der gewünschten Belegart.

  2. Suchen Sie den gewünschten Beleg.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Der Beleg wird zur Bearbeitung geöffnet.

  4. Geben Sie im Feld Wiedervorlage das gewünschte Wiedervorlagedatum ein.

  5. Optional: Hinterlegen Sie im Feld Sachbearbeiter den Namen, unter dem Sie in proALPHA als Sachbearbeiter geführt werden, sodass der Beleg zur Wiedervorlage in Ihren Aufgabenmonitor gestellt wird. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

    1. Speichern Sie.

    2. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

      Das Fenster Parameter wird geöffnet.

    3. Geben Sie im Feld Sachbearbeiter den gewünschten Sachbearbeiter ein.

      Alternativ: Ordnen Sie über <Strg + A> den gewünschten Sachbearbeiter zu.

    4. Bestätigen Sie mit OK.

      Das Fenster Parameter wird geschlossen. Der geänderte Sachbearbeiter wird im Belegkopf angezeigt.

    Hinweis: Wenn Sie nicht der für den Beleg zuständige Sachbearbeiter sind, dann können Sie den zuständigen Sachbearbeiter auffordern, den Beleg an Sie weiterzuleiten, sodass er in Ihren Aufgabenmonitor gestellt wird.

  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Alternativ: <Strg + S>

    Der Beleg wird gespeichert. Gleichzeitig wird der Beleg zum Wiedervorlagedatum als Wiedervorlage in Ihren Aufgabenmonitor gestellt.

Belege weiterleiten

Belege können Sie an andere Sachbearbeiter weiterleiten, z.B. für die Pflege von Belegdaten. Beim Weiterleiten eines Belegs ordnen Sie einen Vorgang aus dem Workflow-Bereich der jeweiligen Belegart zu und bestimmen, welche Sachbearbeiter den Beleg erhalten sollen. Anhand des Vorgangs werden diese Sachbearbeiter über den Arbeitsschritt informiert, der auf Grund des Belegs zu erledigen ist. Je nach Konfiguration können Sie auch bestimmen, ob der Vorgang in die Aufgabenmonitore der Sachbearbeiter gestellt wird und/oder die Sachbearbeiter per E-Mail informiert werden. Dies bestimmen Sie anhand der Benachrichtigungsart. Die Benachrichtigungsarten sind in dem Anwendungsparameter BB_WFNotificationTypes_... hinterlegt.

Belege, die Sie irrtümlich mit Vorgängen an Sachbearbeiter weitergeleitet haben, können Sie zurückrufen.

Belege weiterleiten

  1. Öffnen Sie das Erfassungsfenster der gewünschten Belegart.

  2. Suchen Sie den gewünschten Beleg.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Das Fenster Vorgang erzeugen wird geöffnet.

  4. Erfassen Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern. So können Sie z.B. bestimmen, welcher Sachbearbeiter den Beleg in seinen Aufgabenmonitor erhält.

  5. Optional: Klicken Sie auf die Schaltfläche Abbruch.

    Das Fenster Vorgang erzeugen wird geschlossen ohne den Beleg weiterzuleiten.

  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorgang erzeugen.

    Alternativ: Drücken Sie die Taste <Eingabe>.

    Der Beleg wird weitergeleitet.

Belege prüfen

Für einige Belege kann in der WorkflowAutomation die Prüfung der Belege durch andere Sachbearbeiter veranlasst werden. Dazu werden die betreffenden Belege in die Aufgabenmonitore der entsprechenden Sachbearbeiter gestellt. So können z.B. Rechnungen zur Prüfung an die Geschäftsleitung weitergeleitet werden. Nach Abschluss der Prüfung eines Belegs kennzeichnet der Sachbearbeiter den Beleg als geprüft. Dazu existiert im Belegkopf der betreffenden Belege das Kontrollkästchen Beleg geprüft.

Die Prüfung kann in der WorkflowAutomation veranlasst werden. Dazu gibt es folgendes Ereignis: Beleg prüfen, das für die Prüfung konfiguriert werden kann. Auch kann die Kennzeichnung von Belegen als "geprüft" in der WorkflowAutomation überwacht werden. Dazu gibt es folgendes Ereignis: Beleg geprüft.

In verschiedenen Übersichten erhalten Sie Informationen darüber, welche Belege von welchen Sachbearbeitern geprüft wurden. So z.B. in der Strg + A Übersicht, die Sie im Feld Belegnummer im Belegkopf eines offenen Belegs aufrufen können. In einer solchen Übersicht werden die Informationen je Beleg in folgenden Spalten angezeigt:

Spalten

Spalteninhalte

SB Prüfung

Name des Sachbearbeiters, der den Beleg als geprüft gekennzeichnet hat.

Prüfdatum

Datum, zu dem der Sachbearbeiter den Beleg als geprüft gekennzeichnet hat.

Belgpf

Spalteninhalte:

  • "ja", wenn der Beleg geprüft wurde und von dem betreffenden Sachbearbeiter als geprüft gekennzeichnet wurde. Das bedeutet, dass im Belegkopf des Belegs das Kontrollkästchen Beleg geprüft aktiv ist.

  • "nein", wenn der Beleg noch nicht geprüft wurde. Das bedeutet, dass im Belegkopf des Belegs das Kontrollkästchen Beleg geprüft nicht aktiv ist.

Mengen- und Werteflüsse durch Belege

Die Belegerfassung sowie die Belegabwicklung können je nach Konfiguration Mengen- und Werteflüsse auslösen, sowohl innerhalb eines Moduls, als auch in andere Module. So können z.B. in der Materialwirtschaft die Bestandsmengen verändert werden und die Bestandsveränderungen können auf die Bestandskonten gebucht werden. Ebenso können verschiedene Statistikwerte oder Analysewerte beeinflusst werden.

Informationen zu Belegen

Je nach Belegart eines Belegs können Sie in proALPHA unterschiedliche Informationen einsehen. Wichtige Informationen und Informationsquellen sind u.a.:

Informationen

Informationsquellen

Werte eines Belegs

Beleginformationen in Vertriebsbelegen

Beleginformationen in Einkaufsbelegen

Werte je Belegposition eines Belegs

Positionsinformationen in Vertriebsbelegen

Belege zu einem Geschäftsvorgang

Belegverknüpfung

Ausgabeprotokoll

Belegausgabe

Datenaustausch zu einem Beleg

Erfassungsfenster des Belegs; Menüpunkt Info | Datenaustausch

Zum Beleg sehen Sie die Nachrichten, die im Rahmen des Datenaustauschs über EDI oder über die INWB gesendet oder empfangen wurden. Zu den Nachrichten können Sie zudem Nachrichteninhalte, Sende- und Empfangsprotokolle sowie Fehlerprotokolle einsehen.

Übersichten offener oder archivierter Belege, z.B. Aufträge, die für einen Kunden erfasst wurden

Übersichten offener oder archivierter Belege

Daten von Belegen, z.B. zur Analyse oder Weiterverarbeitung in einem Tabellenkalkulationsprogramm

Exportdateien, die Sie durch verschiedene Datenexporte erstellen können.

Daten von Belegen, z.B. zum Drucken

Listen zu Belegen

Verschiedene Werte, z.B. Auftragseingang oder Umsatz

Statistiken

Analysen des Analyzers

ABC-Analysen

Informationen zur WorkflowAutomation des Belegs

Infofenster "Workflow"

Weitere Informationen, z.B.

  • Informationen zum Kunden oder Lieferanten, für den der Beleg erfasst wurde oder

  • Notizen, die zum Beleg erfasst wurden sowie

  • Dokumente, die zum Beleg eingescannt wurden.

Erfassungsfenster des Belegs; Menü Info

Management-Informationssystem

Notizen zu Datensätzen

Dokumenten-Management-System

Listen zu Belegen

Die Daten von Belegen können Sie in Listen über Belege ausgeben. Dazu sind im Lieferumfang von proALPHA Listenansichten enthalten. Abhängig von der Belegart können Sie Listenansichten im Listeneditor gestalten. Bei der Ausgabe der Liste grenzen Sie die auszugebenden Daten anhand verschiedener Selektionskriterien im Druckvorlauf ein.

Administration

Objekte

Bedeutung

Konfigurationstabelle Belegarten

Vordefinierte Belegarten

EB_LogDocumentIssues

Belegausgabe von Einkaufsbelegen protokollieren

EB_NameSurchargesDocHeader...

Bezeichnungen der Kopfzuschläge in Einkaufsbelegen

EB_PurDocsLoginNameAsSp

Sachbearbeiter in Einkaufsbelegen vorschlagen

MM_TimeUnits_...

Zeiteinheiten für Zeitangaben

SB_PlaceDestEntryRequired_...

Erfassungspflicht für Bestimmungsorte

VB_AutoCalcOfDocTotals

Tatsächliche Steuerbeträge bei der Einsicht der Belegsummen ermitteln

VB_AutoSaveOfDocTotals

Tatsächliche Steuerbeträge beim Speichern des Vertriebsbelegs ermitteln

VB_CommodityCodeRequired

In Vertriebsbelegen zu Exportgeschäften nur Belegpositionen für Teile anlegen, für die im Teilestamm statistischen Warennummern und Ursprungsländer hinterlegt sind.

VB_DiscountSurcharge...

Bezeichnungen und Spaltenüberschriften für Felder für Rabatte und Zuschläge in Belegpositionen von Vertriebsbelegen

VB_LogDocIssue

Belegausgabe von Vertriebsbelegen protokollieren

VB_NameSurchargesDocHeader...

Bezeichnungen der Kopfzuschläge in Vertriebsbelegen

VB_SalesDocLogNameAsSpecialist

Sachbearbeiter in Vertriebsbelegen vorschlagen

VB_UseSetComponentsForPrice

Einzelpreise von Set-Bestandteilen in Vertriebsbelegen bei der Preisfindung ermitteln

VB_SalesDocLineSearchField

Vorschlagswert für das Suchkriterium zur Suche von Teilen in Belegpositionen von Vertriebsbelegen

VS_CallsSearchField

Vorschlagswert für das Suchkriterium zur Suche von Teilen in Belegpositionen von Calls

VS_MaintAgreements...

Vorschlagswert für das Suchkriterium zur Suche von Teilen in Beleg-, Kosten- und Materialpositionen von Wartungsverträgen

VS_ServiceOrder...

Vorschlagswert für das Suchkriterium zur Suche von Teilen in Beleg-, Kosten- und Materialpositionen von Serviceaufträgen

pa_IA_Handelsspanne

Berechnungsart der Spanne

pa_S_IncoTerm

Festlegung, ob Bestimmungsorte in proALPHA erfasst werden können

pa_V_Belegarten

pa_IV_Belegarten

pa_E_Belegarten

pa_IE_Belegarten

pa_M_Belegarten

pa_IM_Belegarten

Anzeigereihenfolge der Belegarten in Auswahlfeldern in bestimmten Fenstern, z.B. im Erfassungsfenster für die Standardbelegtexte

pa_V_Auftragswert

Festlegung, welches Zuschlagsfeld der vier wertmäßigen Kopfzuschläge in Vertriebsbelegen für Kopfzuschläge verwendet wird, die von den Auftragswerten abhängig sind

pa_V_Frachtzuschlag

Festlegung, welches Zuschlagsfeld der vier wertmäßigen Kopfzuschläge in Vertriebsbelegen für Frachtkosten verwendet wird

pa_V_PTList_CustomTariffNrExceptions

Ergänzende Konfiguration zum Anwendungsparameter VB_CommodityCodeRequired bei Einstellung "Yes"

pa_V_Verpackungskostenzuschlag

Festlegung, welches Zuschlagsfeld der vier wertmäßigen Kopfzuschläge in Vertriebsbelegen für Verpackungskosten verwendet wird

pa_V_Versandkostenzuschlag

Festlegung, welches Zuschlagsfeld der vier wertmäßigen Kopfzuschläge in Vertriebsbelegen für Versandkosten verwendet wird

pa_V_WRZ1_Art

Festlegung, ob der Positionszuschlag aus dem ersten Feld auf das Erlöskonto oder das Zuschlagskonto gebucht wird

Belegausgabe

Thema: Belege ausgeben und übermitteln

WorkflowAutomation

Thema: Ereignis "Beleg prüfen" konfigurieren

DMS-Archivierung

Thema: Dokumente archivieren

DMS-Recherche

Thema: Dokumente recherchieren

COLD-Steuerparameter

Vordefinierte COLD-Steuerparameter für die automatische Archivierung im DMS

Intrahandelsstatistik

Thema: Intrahandelsstatistik

Speicher

Speicherdauer für archivierte Belege

Belege ausgeben und übermitteln

Zum Faxen und zum Senden von E-Mails sind die allgemeinen Systemeinstellungen zu konfigurieren. Erläuterungen dazu erhalten Sie unter:

Zusätzlich können Sie für die Ausgabe und Übermittlung von Belegdaten weitere Systemeinstellungen konfigurieren:

Objekte

Bedeutung

BJ_PrintGraphReportInOnePrintJob

Formulare eines Sammeldrucks zu einem einzigen Druckauftrag zusammenfassen

BJ_SetPrintedFlagOnLLPreview

Druckkennzeichen für List & Label schon bei Vorschau setzen

EB_PrintOpenDocumentLinesOnly

Beim Einzeldruck und Sammeldruck nur offene Belegpositionen ausgeben und beim E-Mail-Versand nur offene Belegpositionen in den PDF-Dateien speichern

SB_PrintOptForDocOutput

Beim Einzeldruck im Druckvorlauf bestimmen, ob nur offene oder alle Belegpositionen ausgegeben werden und beim E-Mail-Versand im Vorlauf bestimmen, ob in den PDF-Dateien nur offene oder alle Belegpositionen gespeichert werden

VB_LogDocIssue

Belegausgabe protokollieren

EB_LogDocumentIssues

pa_BJ_TestPrint

Daten als Testdruck ausgeben

Hinweis: Die Kennzeichnung als Testdruck auf dem betreffenden Formular erfolgt anhand eines Wasserzeichens. Dazu ist das gewünschte Wasserzeichen in der Formularvorlage wie folgt zu hinterlegen:

pa_BJ_VorschauEinfach

Umfang der Druckvorschau beim Sammeldruck von Belegen bestimmen

Softwareoption S_BelegAusgabe

Verwendung der automatisierten Belegausgabe

Automatisierte Belegausgabe

Unternehmensspezifische Konfiguration von Ausgabeprozessen

Folgeformulare

Folgeformulare ausgeben

Formularnummer im Druckprogramm

Im Druckprogramm kann eine feste Formularnummer (PKS-Parameter) hinterlegt werden, z.B. durch den Berater. Diese Formularnummer hat Vorrang vor allen Belegparametern, sodass für die Ausgabe diese Formularnummer verwendet wird, unabhängig davon, welche Formularnummer im Belegkopf hinterlegt ist.

Anzahl Formulare im Druckprogramm

Im Druckprogramm kann eine feste Anzahl Formulare (PKS-Parameter) hinterlegt werden, z.B. durch den Berater. Diese Formularanzahl hat Vorrang vor allen Belegparametern, sodass für die Ausgabe diese Formularanzahl verwendet wird, unabhängig davon, welche Formularanzahl im Belegkopf hinterlegt ist.

Ereignis "Beleg prüfen" konfigurieren

Bei einigen Belegarten, z.B. Rechnungen, kann es erforderlich sein, dass diese nach der Belegerfassung zur Prüfung an andere Sachbearbeiter weiterzuleiten sind. Dazu können Sie in den Workflow-Bereichen der betreffenden Belegarten das Ereignis "Beleg prüfen" entsprechend konfigurieren.

Im proALPHA Standard ist das Ereignis "Beleg prüfen" (Ereignis "36") als Folgeereignis zum Vorgang "Beleg bearbeiten" (Vorgang "100") konfiguriert. Dieser Vorgang wird wiederum durch das Ereignis "Neuanlage Beleg" (in der Regel Ereignis "10") ausgelöst. Dazu sind folgende Workflow-Komponenten relevant:

Workflow-Komponenten

Erläuterungen

Ereignis "Neuanlage Beleg"

Dem Ereignis muss der Vorgang "Beleg bearbeiten" zugeordnet sein.

Vorgang "Beleg bearbeiten"

Dem Vorgang muss das Ereignis "Beleg prüfen" als Folgeereignis zugeordnet sein. Dazu sind in dem Vorgang folgende Daten zu hinterlegen:

  • Im Feld Folgeereignis ist die Nummer des Ereignisses "Beleg prüfen" (Ereignis "36") zu hinterlegen.

  • Im Feld Folgebereich ist der Workflow-Bereich zu hinterlegen, in dem das Ereignis "Beleg prüfen" ausgelöst wird.

Ereignis "Beleg prüfen"

Im proALPHA Standard ist das Ereignis "Beleg prüfen" so konfiguriert, dass es ausgelöst wird, sobald die Bearbeitung des Vorgangs "Beleg bearbeiten" abgeschlossen ist.

Für die Auslösung des Ereignisses können weitere Bedingungen programmiert werden. Eine solche Bedingung kann z.B. ein bestimmter Bestellwert sein. So kann das Ereignis u.a. für Bestellungen so programmiert werden, dass diese erst ab einem Bestellwert von 500 Euro zur Prüfung an Sachbearbeiter weitergeleitet werden.

Die Bedingungen können für Ihr Unternehmen individuell programmiert werden. Die Programme sind im proALPHA Standard zu dem Ereignis je Workflow-Bereich im Feld Aktion hinterlegt. Bei Bestellungen ist dies z.B. das Programm "e_vakt36.p". Informationen dazu erhalten Sie von Ihrem Berater.

Verteilergruppe des Belegs

In der Verteilergruppe des Belegs ist für den Vorgang "Beleg bearbeiten" als Sachbearbeiter der aktuelle Benutzer oder dessen Stellvertreter hinterlegt. So ist gewährleistet, dass nur der für einen Beleg zuständige Sachbearbeiter die Prüfung des Belegs veranlassen kann.

Tipp: Bei der Auslösung des Ereignisses "Beleg prüfen" wird dem Beleg ein Zustand zugeordnet. Für den Zustand können Sie die Funktion "Sperre" vergeben. Dadurch ist gewährleistet, dass der Beleg nicht ohne Prüfung weiterverarbeitet wird. So können Sie z.B. die WorkflowAutomation für Lieferscheine so konfigurieren, dass ungeprüfte Lieferscheine nicht in Sammelrechnungen zusammengefasst werden.