Infofenster "Belegausgabe"

Im Infofenster Belegausgabe erhalten Sie Informationen zur Ausgabe von Vertriebsbelegen und Einkaufsbelegen. Die Belegausgabe informiert u.a. über das Ausgabedatum und die Art der Ausgabe. Dazu wird je Beleg protokolliert, zu welchem Zeitpunkt der Beleg durch wen ausgegeben wird.

Belegausgabe protokollieren

Ob und für welche Belege die Ausgabe in der Belegausgabe protokolliert wird, ist anhand folgender Anwendungsparameter konfiguriert:

  • VB_LogDocIssue für Vertriebsbelege

  • EB_LogDocumentIssues für Einkaufsbelege

Zu einem Beleg werden folgende Arten der manuellen und automatisierten Ausgabe protokolliert:

Hinweis: Der Datenaustausch über EDI oder INWB wird nicht in der Belegausgabe protokolliert. Informationen über den Datenaustausch erhalten Sie im Infofenster Datenaustausch.

Infofenster öffnen

Das Infofenster können Sie an folgenden Stellen öffnen:

  • Im Belegkopf des ausgegebenen Belegs (Menüpunkt Info | Belegausgabe)

    Alternativ: Klicken Sie auf die farbige Schaltfläche rechts neben Trackingstatus.

  • In der Übersicht aktive Belegausgaben.

    Doppelklicken Sie auf die Zeile des gewünschten Ausgabevorgangs.

    Alternativ: Klicken Sie auf die Zeile des gewünschten Ausgabevorgangs und wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Detail.

Inhalt des Infofensters

Hinweis: Wenn Sie das Infofenster aus der Übersicht aktive Belegausgaben öffnen, dann lautet der Fenstertitel Detail Belegausgabe.

Im Infofenster Belegausgabe sind die Ausgabevorgänge zu Belegen aufgelistet. Welche Ausgabevorgänge im Infofenster aufgelistet werden, ist davon abhängig, an welcher Stelle das Infofenster geöffnet wurde.

Öffnen des Infofensters

Erläuterungen

Im Belegkopf eines Belegs

Sie sehen alle manuellen oder automatisierten Ausgabevorgänge zu dem Beleg. Die Ausgabevorgänge sind chronologisch aufsteigend sortiert.

In der Übersicht aktive Belegausgaben

Sie sehen den aktuell laufenden automatisierten Ausgabevorgang zu einem Beleg. Den Beleg wählen Sie zuvor in der Übersicht der aktiven Belegausgaben aus.

Das Infofenster "Belegausgabe" ist zweigeteilt. Der linke Fensterbereich zeigt die Ausgabevorgänge in Form einer vertikalen Baumstruktur. Die verschiedenen Elemente in der Baumstruktur sind mit Symbolen gekennzeichnet. Im rechten Fensterbereich können Sie die Daten zu den einzelnen Ausgabevorgängen einsehen.

Ausgabevorgänge

Die Baumstruktur listet manuelle und automatisierte Ausgabevorgänge jeweils mit Datum und Uhrzeit auf. Zu einem automatisierten Ausgabevorgang sehen Sie zusätzlich folgende Informationen:

  • Zeitliche Abfolge des Ausgabevorgangs in einzelnen Ausgabeschritten

    Dazu existiert je Ausgabeschritt des Belegs ein Eintrag in der Baumstruktur. So sehen Sie, wann die Belegausgabe angefordert und wann sie freigegeben wurde. Zudem sehen Sie, ob und welche Fehler bei der Ausgabe aufgetreten sind.

  • Elemente des zugehörigen Ausgabeprozesses

    Je Ausgabeprozess sehen Sie, welche Belege und anderen Dokumente ausgegeben wurden und wann sie für die Ausgabe bereitgestellt wurden. Auch sehen Sie, über welche Ausgabeeinheiten die Ausgabe erfolgt ist, z.B. per E-Mail. Dazu existiert je Beleg und je Ausgabeeinheit ein Eintrag in der Baumstruktur. In dem Eintrag sind die Ausgabeschritte bezogen auf den Beleg oder die Ausgabeeinheit aufgelistet.

Die Ausgabevorgänge und ihre verschiedenen Elemente unterscheiden Sie anhand von Symbolen. Symbole dienen zudem der Kennzeichnung von Ausgabeschritten, z.B. im Fehlerfall.

Symbole

Erläuterungen

Ausgabevorgang (manuelle Belegausgabe)

Ausgabevorgang (automatisierte Belegausgabe)

Automatisierte Belegausgabe: Ausgabe, in der Belege und weitere Dokumente gebündelt sind.

Automatisierte Belegausgabe: Beleg oder anderes Dokument, das in einer Ausgabe enthalten ist.

Automatisierte Belegausgabe: Ausgabeeinheit, z.B. Drucker

Ausgabevorgang: Freigabe ist angefordert.

Ausgabevorgang: Ausgabevorgang ist unterdrückt.

Ausgabevorgang: Ausgabevorgang ist freigegeben.

Ausgabevorgang: Ausgabevorgang wartet.

Ausgabevorgang: Ausgabevorgang ist in Verarbeitung.

Ausgabevorgang: Im Ausgabevorgang ist ein Fehler aufgetreten.

Ausgabeschritt: Ausgabeschritt wurde wegen eines Fehlers nicht ausgeführt.

Ausgabevorgang: Ausgabevorgang ist erfolgreich beendet.

Ausgabeschritt: Ausgabeschritt ist erfolgreich beendet.

Daten zu Ausgabevorgängen

Im Folgenden finden Sie Erläuterungen zu den wichtigsten Daten.

Daten zum Ausgabevorgang und zu Ausgabeschritten

Daten

Erläuterungen

Trackingstatus

Aktueller Status des kompletten Ausgabevorgangs oder eines einzelnen Ausgabeschritts, z.B. "Belegausgabe erfolgreich beendet".

Anlagedatum

Datum, zu dem der Ausgabevorgang oder der Ausgabeschritt gestartet wurde

angelegt durch

Benutzerkennung des Benutzers, der den Ausgabevorgang oder der Ausgabeschritt gestartet hat

Detailinformation

Detailinformation zu einem Ausgabeschritt. So sehen Sie z.B. zu einem Beleg, dass eine PDF-Datei zur Versendung mit E-Mail erzeugt wurde.

Wenn ein Fehler aufgetreten ist und ein Ausgabeschritt nicht ausgeführt wurde, dann sehen Sie in der Detailinformation die Fehlerursache.

Schnittstelle

Ausgabegerät, über das die Belegausgabe erfolgt ist

Thema: Schnittstelle

Maschine

Rechner, auf dem die Ausgabe des Belegs gestartet wurde

Thema: Maschine

Parameterliste

Parameter zu dem Ausgabevorgang oder dem Ausgabeschritt. Als Parameter werden u.a. folgende Daten gespeichert:

  • Einstellungen zu den Belegen selbst, z.B. ob nur offene Belegpositionen ausgegeben werden.

  • Einstellungen aus den Ausgabeoptionen, z.B. ob eine Kopie im DMS bereitgestellt wird.

  • Angaben zur Bereitstellung der auszugebenden Daten. Solche Angaben sind z.B. Name und Verzeichnis der Spool-Datei bei der Druckausgabe oder der PDF-Datei beim Mailversand

Daten zu den auszugebenden Dokumenten

Je Dokument sehen Sie im Feld Belegtyp die Art des Dokuments, z.B. "Beleg" für den eigentlichen Beleg oder "DMS" für eine Archivdatei aus dem DMS. Abhängig vom Belegtyp sehen Sie weitere Daten. So sehen Sie z.B. bei einem Beleg dessen Belegart und Belegnummer. Über die Schaltfläche Anzeigen können Sie zudem die PDF-Datei einsehen, die für die Ausgabe des jeweiligen Dokuments erzeugt wurde.

Daten zu den verwendeten Ausgabeeinheiten

Je Ausgabeeinheit sehen Sie im Feld Ausgabetyp, auf welchem Weg die Belegausgabe erfolgt, z.B. per E-Mail. Abhängig vom Ausgabetyp sehen Sie weitere Daten. So sehen Sie z.B. beim Mailversand Empfänger und Betrefftext der E-Mail. Über die Schaltfläche Anzeigen können Sie zudem eine Vorschau der E-Mail einsehen.