Auswertungen und Kalkulationen

In Auswertungen werden Werte dargestellt und analysiert, die bei verschiedenen Geschäftsvorgängen ermittelt und verbucht wurden, u.a. auf die Konten der Finanzbuchhaltung oder die Kostenarten der Kostenrechnung. Daher zählen z.B. Bilanz und Kostenstellen-BAB zu den Auswertungen. Neben diesen für das Rechnungswesen typischen Auswertungen zählen auch die Kalkulationen zu den Auswertungen, z.B. Standardvorkalkulation oder Deckungsbeitragskalkulation.

Die Definition und Pflege von Auswertungen und Kalkulationen ist in proALPHA standardisiert. Grundlegende Erläuterungen dazu finden Sie in diesem Thema. Spezielle Erläuterungen zu den Auswertungen und Kalkulationen der proALPHA Module finden Sie in den jeweiligen Detailthemen, z.B. "Bilanzen".

Hinweis: Zur Vereinfachung wird im Folgenden der Begriff "Auswertung" verwendet. Dieser Begriff meint sowohl Auswertungen des Rechnungswesens als auch Kalkulationen der Logistik.

Hinweise zu Zugriffsberechtigungen

Für die Definition, Pflege und Verwendung von Auswertungen und Kalkulationen können Zugriffsberechtigungen konfiguriert sein. Das bedeutet, dass Sie u.a. eine Auswertungsvariante oder einzelne Daten einer Auswertungsvariante nur dann pflegen können, wenn Sie Zugriffsrechte dafür haben. Wenn Sie irrtümlich eine Auswertungsvariante pflegen oder verwenden wollen, für die Sie keine Zugriffsrechte haben, dann werden Sie in einer Systemmeldung informiert.

Bei der Anzeige einer Auswertung können in weiteren Fenstern abhängige Daten beauskunftet werden, z.B. Bewegungen und Monatswerte. Für die betreffenden Fenster können Programmverriegelungen konfiguriert sein. Im Falle einer Programmverriegelung wird der Menüpunkt zum Öffnen des Fensters nicht angezeigt, z.B. der Menüpunkt Bewegungen im Menü Extras.

Arten von Auswertungen

Thema: Arten von Auswertungen

Aufbau und Inhalt von Auswertungen

Eine Auswertung oder Kalkulation ist wie eine Tabelle aufgebaut. Sie besteht aus:

  • Auswertungsspalten

    Auswertungsspalten strukturieren Werte in einer Auswertung oder Kalkulation hinsichtlich zeitlicher Intervalle, wie z.B. Jahreswerte oder Periodenwerte. Je nach Auswertungsart stehen für eine Auswertung verschiedene Auswertungsspalten zur Verfügung.

  • Auswertungszeilen

    Auswertungszeilen enthalten die Auswertungswerte oder Kalkulationswerte strukturiert nach der Art des Werts, so z.B. Auswertungszeilen für Materialeinzelkosten oder Herstellkosten.

  • Auswertungszellen

    Die Auswertungszellen ergeben sich über die Anzahl der Auswertungsspalten und Auswertungszeilen. In einer Auswertungszelle wird ein Wert oder ein Text ausgegeben. Werte z.B. in einer Bilanz sind Anlagevermögen und Umlaufvermögen. Texte können genutzt werden, um Werte zu erläutern oder Auswertungsvarianten zu gliedern. Texte z.B. in einer Bilanz sind "Anlagevermögen" und "Umlaufvermögen".

Auswertungen definieren und pflegen

Die Definition oder Pflege einer Auswertung oder Kalkulation erfordert abhängig von der Auswertungsart verschiedene Arbeitsschritte. Wichtige Arbeitsschritte sind:

Auswertungen gestalten

Auswertungen können Sie für die Ausgabe und für die Anzeige der aktuellen Werte individuell gestalten. Zum einen können Sie für die Anzeige der Auswertungen einige wenige Formatierungen festlegen. Zum anderen können Sie für die Ausgabe der Auswertungen verschiedenste Formatierungen vornehmen, z.B. die farbige Hinterlegung von Auswertungszeilen.

Sie können:

Auswertungen berechnen

Zur Darstellung aktueller Werte in einer Auswertung oder Kalkulation muss diese berechnet werden. Dazu stehen je nach Auswertungsart Verarbeitungsprogramme zur Verfügung, z.B. das Verarbeitungsprogramm Bilanz berechnen.

Auswertungen anzeigen

Zur schnellen Einsicht der berechneten Werte einer Auswertung oder Kalkulation kann diese am Bildschirm in einem Infofenster angezeigt werden. In dem Infofenster können Sie u.a. Einzelwerte einsehen oder über die Auswertungsperioden blättern.

Auswertungen ausgeben

Auswertungen und Kalkulationen können auf Papier gedruckt werden. Dazu stehen je nach Auswertungsart Druckprogramme zur Verfügung, so z.B. das Druckprogramm Bilanz ausgeben.

Auswertungswerte löschen

Die berechneten Werte zu einer Auswertung können Sie löschen, z.B. aus Gründen der Speicherkapazität.

Auswertungswerte automatisch löschen

Auswertungswerte können im Tagesabschluss automatisch gelöscht werden, wenn eine bestimmte Anzahl von Tagen - die Speicherdauer - verstrichen ist. Die Speicherdauer wird je Auswertungsart von Ihrem Systemverwalter konfiguriert.

Administration

Objekte

Bedeutung

Konfigurationstabelle Auswertungsarten

Vordefinierte Auswertungsarten

AA_UnitValues

Anlagenspiegel: Einzelwerte berechnen und speichern

BM_ExportGrid2SpreadSheetZeroDivision

Export nach Tabellenkalkulation: Kennzeichen für Nulldivision

FA_UnitValues

Auswertungen Finanzbuchhaltung: Einzelwerte berechnen und speichern

KA_UnitValues

Auswertungen Kostenrechnung: Einzelwerte berechnen und speichern

SA_AnalysisAmounts_...

Bezeichnungen und Keys der Betragskennungen für die Auswertungsspalten des Anlagenspiegels (Feld Betragskennung in der Konfigurationstabelle Auswertungsspalten)

SA_AnalysisGridMaxCells

Maximale Anzahl von Zellen, die in Auswertungen mit Einzelwerten angezeigt wird

SA_AnalysisGridMaxRows

Maximale Anzahl von Einzelzeilen, die in Auswertungen mit Einzelwerten angezeigt wird

SA_AnalysisText_...

Texte für unterschiedliche Verwendungszwecke

SA_AnalysisUserColumnTypes_...

Spaltentypen

SA_AnalysisPrintControl_...

Steuerung der Druckausgabe

SA_AnalysisViewAssgTypes_...

Ansichtszuordnungstypen

SA_BaseMeasureQuantityColumn

Festlegung, ob Bezugsgrößen in Mengenspalten automatisch ermittelt werden.

SA_ColumnViewCalcRefAnalysisPeriod

Referenzauswertungen zu benutzerdefinieren Spaltenansichten berechnen.

SA_DefaultPrintColumnWidth

Spaltenbreite in Millimetern

Die Breite wird verwendet, wenn das Attribut "ColumnWidthAnaColumn" nicht genutzt wird.

SA_DefaultRowLabelWidth

Breite der Zeilenbezeichnung in Millimetern

Die Breite wird verwendet, wenn das Attribut "RowLabelWidth" nicht genutzt wird.

SA_FormulaAbbrevationsDisplay

Abkürzungen der Operatoren für Zellenbezüge in Formeln

SA_OptSelPrevPeriodAsInitVal

Buchungsperiode im Vorlauf vorschlagen

SA_PrintAttribute_...

Attribute zur Gestaltung von Auswertungen (Auswahlfeld Attributname im Fenster Drucksteuerung des jeweiligen Auswertungselements)

SA_SurchargeCostItemFixedShare

Festlegung, ob der fixe Anteil der Zuschlagskostenart bzw. des Zuschlagskontos ein Faktor bei der Berechnung der Gemeinkosten ist

SA_Tables...

Festlegung, für welche Auswertungselemente ein Attribut verfügbar ist (Auswahlfeld Attributname im Fenster Drucksteuerung des jeweiligen Auswertungselements).

SA_UnitLinesNoStorageOfZeroValues

Einzelwerte bestimmter Auswertungsarten grundsätzlich nicht speichern

SA_UnitValues

Kalkulationen: Einzelwerte berechnen und speichern

SK_UnitValues

Kennzahlenbericht: Einzelwerte berechnen und speichern

pa_SA_BalancesExt...

Werte zur Berechnung von Kalkulationen in der Tabelle "ttSA_Balances" speichern und auslesen

pa_SA_Zeile_Saldokennz

Saldokennzeichen von Auswertungszeilen

Office

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA Session

Office Software für den Datenexport in ein Tabellenkalkulationsprogramm

Welche Arten von Office Software unterstützt werden und welche Versionen jeweils freigegeben sind, finden Sie in den Freigabeinformationen.

Temp

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA Session

Verzeichnis zum Speichern von temporären Dateien (TEMP-Verzeichnis)

Datenexport von Listen

Auswertungswerte in verschiedene Dateiformate exportieren

Steuercodes

Initialisierung der Formatierungen für die Ausgabe

Zugriffsberechtigungen

Thema: Zugriffsberechtigungen für Auswertungen einrichten

Speicherdauer

Thema: Speicherdauer für Auswertungen konfigurieren

Zugriffsberechtigungen für Auswertungen einrichten

Für Auswertungen können Sie folgende Zugriffsberechtigungen einrichten:

  • Programme und Programminstanzen über die Programmverriegelung

  • Datensätze über die Funktions-, Satz- und Benutzungsverriegelung

  • Felder über die Feldverriegelung

Besonderheiten zu Auswertungen des Rechnungswesens

Wenn das Programm für die Berechnung einer Auswertung für einen Benutzer verriegelt wurde, dann gilt diese Verriegelung an folgenden Stellen:

  • Verarbeitungsprogramm zur Berechnung der Auswertung

  • Vorlauf zur Anzeige der Auswertung

  • Druckvorlauf der Auswertung

Im Vorlauf zur Anzeige und im Druckvorlauf ist das Kontrollkästchen Neuberechnung gesperrt. Wenn die Einzelwerte der Auswertung nicht gespeichert werden, dann ist auch das Kontrollkästchen Einzelwerte gesperrt.

Hinweis: Die Felder werden grundsätzlich gesperrt, auch dann wenn der Benutzer die Kontrollkästchen aktiviert und die Einstellung der Vorläufe gespeichert hat, bevor Sie die Programmverriegelung konfiguriert haben. Wenn der Benutzer seine gespeicherte Einstellung lädt, dann werden die Kontrollkästchen deaktiviert, sodass eine Berechnung nicht möglich ist.

Wenn einzelne Auswertungsvarianten verriegelt wurden, dann gilt diese Verriegelung an folgenden Stellen:

  • Verarbeitungsprogramm zur Berechnung der Auswertung

  • Vorlauf zur Anzeige der Auswertung

  • Druckvorlauf der Auswertung

  • Vorlauf zum Löschen von Auswertungswerten

Hinweis: Nach dem Berechnen oder Löschen werden üblicherweise Systemmeldungen ausgegeben, in denen der Benutzer über die erfolgreiche Berechnung oder das erfolgreiche Löschen informiert wird. Wenn der Benutzer im Vorlauf für ihn freigegebene und verriegelte Auswertungsvarianten selektiert, dann werden diese Systemmeldungen nicht ausgegeben. Die Berechnung der freigegebenen Auswertungsvarianten oder das Löschen der Werte in den freigegebenen Auswertungsvarianten erfolgt dennoch.

Speicherdauer für Auswertungen konfigurieren

Anhand folgender Speicher können Sie die Speicherdauer für Auswertungen konfigurieren:

  • KBAB (Speicherdauer für Kostenstellen-BAB-Werte)

  • KKAB (Speicherdauer für Kostenarten-BAB-Werte)

  • TKTB (Speicherdauer für Kostenträgerbogenwerte)

  • TTKB (Speicherdauer für Kostenartenberichtswerte)

  • RETB (Speicherdauer für Ergebnisträgerbogenwerte)

  • REKB (Speicherdauer für Ergebniskontenberichtswerte)

  • EL_LBW (Speicherdauer für Werte in Lieferantenbewertungen)

  • PSVKAL (Speicherdauer für Werte in Standardvorkalkulationen der Produktion)